RingCentral-Telefonkonferenzen: Was Sie tun können und was nicht

RingCentral zeichnet sich bereits dadurch aus, dass der Anbieter im Gartner Magic Quadrant für UCaaS als führend anerkannt ist, aber was ist mit seinen Webkonferenzen ? Dies wird immer wichtiger, da viele Unternehmen auf Remote-Arbeit umstellen. Aus diesem Grund hilft sowohl die Audio- als auch die Video-Geschäftskommunikation dabei, die Lücke zwischen den Teams zu schließen.

Solche Lösungen schließen auch physische Lücken; Eine Lösung, wie sie von RingCentral angeboten wird, hilft internationalen Teams, sich verbundener zu fühlen, indem sie eine einfache Kommunikation trotz geografischer Entfernungen fördert. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, was RingCentral-Telefonkonferenzen zu bieten haben und was sie für diejenigen tun können und was nicht, die die Kluft zwischen Teams und Kunden überbrücken möchten.

Was sind RingCentral Conference Calls?

RingCentral-Konferenzanrufe sind eine Möglichkeit für Teammitglieder, miteinander zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Diese Telefonkonferenzen werden per Video oder Sprache durchgeführt und sind über jedes Gerät zugänglich, egal ob Desktop, Tablet oder Smartphone. RingCentral-Konferenzanrufe haben einige Einschränkungen für jede Art von Anruf. Beispielsweise gibt es eine Obergrenze von 500 Teilnehmern für Video- und eine Obergrenze von 1000 Teilnehmern für Audio-Online-Meetings. Für die meisten kleinen Unternehmen ist dies mehr als ausreichend.

RingCentral ist eine vernünftige Option für verschiedene Arten von Unternehmen. Erstens sind sie für ihre vierstufige Preisstruktur bekannt. Dies bietet Konferenzoptionen für Unternehmen mit unterschiedlichen Budgets. Nicht jede Stufe ist gleich, aber jede bietet wesentliche Funktionen, und das Unternehmen kann jederzeit auf einen anderen Plan skalieren, wenn es wächst.

Die Kommunikation über diesen Anbieter ist auch für größere Organisationen sinnvoll. Für Unternehmen mit mehreren internationalen Niederlassungen bietet RingCentral internationale Einwahlnummern und HD-Video für eine optimierte Kommunikation über große geografische Entfernungen hinweg. Die Teilnehmerobergrenzen sind sowohl für Audio- als auch für Videokonferenzanrufe ebenfalls hoch, sodass größere Teams nicht eingeschränkt werden.

Eine Aufschlüsselung von Audiokonferenzen

Audiokonferenzen sind im Grunde ein Telefonanruf, der es Ihrem Team ermöglicht, gleichzeitig miteinander zu kommunizieren. Anstatt also, dass eine Person fünf Anrufe tätigt, um jedes Teammitglied zu erreichen, hilft eine Audiokonferenz dem gesamten Team, sich mit einem einzigen Anruf zu verbinden. Um eine Verbindung herzustellen, wählt sich jede Person in die vom Gastgeber gesendete Konferenzleitung ein. Es gibt auch eine Ein-Klick-Verbindungsoption für diejenigen, die es vorziehen, ein Gerät zu verwenden, auf dem sie sich nicht einwählen können. Hier sind einige herausragende Audiofunktionen:

Unbegrenzte Audiokonferenzen

Einer der bequemsten Aspekte von RingCentral-Audiokonferenzanrufen ist die Tatsache, dass die Teilnehmer nicht im RingCentral-Netzwerk sein müssen, um beizutreten. Auf diese Weise kann ein Team mit einem anderen Team kommunizieren und potenzielle Kunden oder Kunden in das Gespräch einbeziehen. Jede Telefonkonferenz dauert nur sechs Stunden, aber wenn Sie mehr Zeit benötigen, gibt es keine Begrenzung für die Anzahl der geführten Anrufe.

Bei diesen Arten von Audioanrufen gibt es keine Einschränkungen, wer an diesem Anruf teilnimmt. Es gibt auch keine Beschränkungen für die Anzahl der Konferenzen, die ein Benutzer veranstalten kann, und jeder Anruf hat eine Höchstgrenze von 1.000 Teilnehmern. Um mit Audiokonferenzen zu beginnen, müssen Moderatoren über ein RingCentral Office-Abonnement verfügen. Die Teilnehmer müssen keine Anwendung herunterladen, um beizutreten; Sie müssen lediglich eine Einladung für den Anruf erhalten.

Konferenzen über Geräte hinweg

Auf Audiokonferenzen kann über Tischtelefone, Windows- oder MAC-Computer und Smartphones zugegriffen werden. Sowohl Apple- als auch Android-Telefone verfügen über Apps, die mit RingCentral-Konferenzanrufen funktionieren. Wenn Sie mitten in einem Gespräch reisen müssen, kann die Konferenz die Geräte während der Konferenz problemlos wechseln.

Um auf einem beliebigen Gerät auf eine Nachricht zuzugreifen, brauchen Sie nur die One-Tap-Verbindung anstelle eines Zugangscodes zu verwenden. Einladungen werden per SMS an potenzielle Teilnehmer verschickt, um mobile Konferenzen zu vereinfachen. Einladungen werden auch per E-Mail verschickt, sodass Anrufe auf jedem Gerät unkompliziert sind. Die Google Mail-Integration, die ein KMU möglicherweise hat, sieht folgendermaßen aus:

Einfache internationale Konferenzen

Wenn Sie Teammitglieder auf der ganzen Welt haben, müssen Sie auch internationale Konferenzen in Betracht ziehen. Wenn Sie für die Konferenz eine lokale Nummer verwenden, können sich die Teilnehmer einfach in die Nummer einwählen, um der Konferenz beizutreten. Lokale Nummern sind in mehr als 50 Ländern verfügbar, und dies ist eine Kommunikationsmethode, für die keine zusätzlichen Gebühren anfallen, solange eine Einladung vorliegt.

Es gibt auch gebührenfreie virtuelle Telefonnummern in mehr als 80 Ländern. Dadurch können internationale Teilnehmer auf den Audioanruf zugreifen, ohne Gebühren für den Anruf zu erheben. Während eines Anrufs kann der Gastgeber die Konferenz so einrichten, dass bis zu 20 gebührenfreie Nummern verfügbar sind, die von Meeting-Teilnehmern auf der ganzen Welt verwendet werden können.

Fein abgestimmte Meeting-Steuerung

Bei diesen Arten von Audiokonferenzen hat der Gastgeber des Meetings Zugriff auf fein abgestimmte Steuerelemente. Wenn Sie die Kontrolle über den Anruf haben, können Sie Personen im Anruf stummschalten, die Anrufaufzeichnung aktivieren und den Anruf jederzeit beenden. Call Flip steht den Teilnehmern auch zur Verfügung, damit sie unterwegs problemlos zwischen Geräten wechseln können.

Als Gastgeber ist es einfach, die Anzahl der Teilnehmer an der Konferenz zu verwalten, und Sie können sogar Benachrichtigungen hören, die Sie darüber informieren, wenn jemand die Konferenz betritt oder verlässt. Unerwünschte Teilnehmer können auch ganz einfach für Anrufe gesperrt werden.

Eine Aufschlüsselung von Videokonferenzen

Videobasierte Konferenzen auf der Plattform bringen Teammeetings noch einen Schritt weiter und geben ihnen die Möglichkeit, sich von Angesicht zu Angesicht zu treffen, obwohl sie sich in verschiedenen Teilen der Welt befinden. Dies ermöglicht eine problemlose Teamzusammenarbeit mit bis zu 500 Personen.

RingCentral Video verfügt über eingehende Nummern in mehr als 40 Ländern, sodass die Verbindung zu einem globalen Meeting Sekunden dauert, und mehrere Funktionen machen diese Art von Anruf zuverlässig und für ein KMU eine Überlegung wert.

Zuverlässige Konferenz-Feeds

Bei der Teilnahme an einer videobasierten Konferenz sind sowohl der Audio-Feed als auch der Video-Feed High Definition. Dies stellt sicher, dass Ihre Besprechungen immer klar und ansprechend sind, sodass Ihr Team bei Aufgaben auf der gleichen Seite bleibt.

RingCentral hat auch ein hohes Maß an Stabilität mit einer Fünf-Neunen-Verfügbarkeitsgarantie. Das bedeutet, dass sie garantieren, dass ihr Service zu 99,999 % der Zeit verfügbar ist, was nur etwas mehr als fünf Minuten Ausfallzeit pro Jahr bedeutet.

Interaktive Bildschirmfreigabe

Anstatt den Moderator oder andere Teilnehmer während einer Videokonferenz einfach anzusehen, gibt es Optionen, mit denen Sie Anwendungen, Präsentationen, Whiteboards und Dateien teilen können, während Sie an der Besprechung teilnehmen. Dies hilft dem Gastgeber, Informationen mit den Teilnehmern zu teilen und sie bei der Stange zu halten.

Wenn alle am Meeting teilnehmen, wird Ihr Team effizienter. Die Teilnehmer haben Fernzugriff auf den freigegebenen Bildschirm, damit sie damit interagieren können. Dies kann nützlich sein, wenn ein Team versucht, ein Problem zu lösen, und ein Teammitglied beim Anruf eine Lösung hat, die es allen zeigen kann.

Darüber hinaus kann die gemeinsame Nutzung mit bis zu 500 Teilnehmern erfolgen, sodass große Teams Platz finden, wenn sie zusammenkommen und Projekte besprechen müssen. Es ist auch ein großartiges Werkzeug, wenn ein Team Schulungen benötigt.

Müssen Sie demonstrieren, wie eine bestimmte Lösung verwendet wird? Die Anwendungsfreigabe hilft Ihnen, nur die Details der App zu teilen, die Sie vorführen. Dies ist nützlich, wenn Sie nicht möchten, dass die Teilnehmer Informationen oder Anwendungen sehen, die Sie möglicherweise gleichzeitig auf Ihrem Computer ausführen.

Treffen von Angesicht zu Angesicht

Wenn Sie ein Team haben, ist es immer am besten sicherzustellen, dass es gelegentlich persönliche Treffen gibt. Mit RingCentral-Video kann das Team ohne Reisekosten den gleichen Effekt erzielen wie in einem Besprechungsraum. Es eliminiert auch die Zeit, die die Teilnehmer benötigen, um im selben Raum zu reisen.

Einladungen werden entweder einzeln an jede Person oder in einer Gruppe verschickt, was das Versenden einer Einladung an ein ganzes Team zu einer einfachen Aufgabe macht. Tatsächlich sind Kalenderintegrationen, die das gesamte Team täglich nutzt, auch nützlich, um schnell Teilnehmer zu den Videokonferenzen einzuladen.

RingCentral Meetings ist so konzipiert, dass es nahtlos funktioniert, wenn es mit Microsoft Outlook synchronisiert wird. Das Planen eines Meetings, das Einladen von Teilnehmern zur Konferenz, das Aktualisieren von Meeting-Details und das Starten von Meetings sind mit wenigen Klicks erledigt. iCal oder Google Kalender machen es auch einfach, an Meetings teilzunehmen und Einladungen auf Ihrem mobilen Gerät zu versenden.

Der Anruf wird auf Desktop-Computern für jeden zugänglich sein, der sich in einem Büro befindet oder ein Softphone verwenden möchte. RingCentral-Video ermöglicht es Teilnehmern, die mobil bleiben müssen, jedoch auch, auf einem Tablet oder Smartphone an der Telefonkonferenz teilzunehmen.

Einfach zu erstellende Breakout-Sitzungen

Bei großen Telefonkonferenzen beschließt der Gastgeber manchmal, die Gruppe in kleinere Sitzungen aufzuteilen, die als Breakout-Sitzungen bezeichnet werden. Diese Sitzungen ermöglichen einen praktischeren Lernansatz, der mehr Mitgliedern der Gruppe die Teilnahme ermöglicht. Diese kleineren Gruppen ermöglichen es dem Team auch, ein Brainstorming durchzuführen und nach einiger Zeit problemlos zur größeren Gruppe zurückzukehren.

Mit RingCentral Video können bis zu 50 Breakout-Gruppen gleichzeitig aus derselben Konferenz erstellt werden. Wenn sich die Teilnehmer in diesen kleineren Gruppen befinden, haben sie außerdem Zugriff auf Funktionen wie die Bildschirmfreigabe, um ihre Produktivität zu steigern und die Konzentration der Trainingsgruppe zu unterstützen. Video, Audio, Whiteboards und Chat können bildschirmübergreifend geteilt werden.

Wodurch zeichnet sich RingCentral Conferencing aus?

Es gibt ein virtuelles Kontingent an Konferenzplattformen auf dem Markt, insbesondere in der Welt nach COVID-19, also was hebt RingCentral von den anderen ab? In den RingCentral-Benutzerbewertungen von GetVoIP haben wir festgestellt, dass die Kundenakzeptanz weitgehend positiv ist. Hier sind einige der positivsten Aspekte des Dienstes laut diesen Bewertungen und unserer eigenen Plattformanalyse:

• Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Konferenzgespräche, die durchgeführt werden können, oder ob sie gleichzeitig durchgeführt werden können.
• RingCentral verwendet Secure Real-Time Transport Protocol (SRTP) und Transport Layer Security (TLS), um sicherzustellen, dass alle Daten geschützt sind und Paketverluste verhindert werden.
• Sie überwachen alle Audio- und Videoanrufe auf verdächtige Aktivitäten, um VoIP-Sicherheitsverletzungen zu verhindern .
• RingCentral bietet Telefon- und Online-Chat-Support, der rund um die Uhr verfügbar ist.
• Es gibt eine Online-Wissensdatenbank für allgemeine Fragen, die Sie möglicherweise zu RingCentral-Telefonkonferenzen haben.
• Das RingCentral-Portal ist einfach zu navigieren, sodass Sie die Konferenzeinstellungen schnell ändern können.
• Der Gastgeber muss während Konferenzen nicht anwesend sein.
• Es gibt eine Vielzahl von Tischtelefonen und Konferenzgeräten, die mit dem Dienst kompatibel sind. RingCentral hilft auch bei der Bereitstellung von Geräten, die sie nicht verkaufen.

Gibt es Schwächen?

RingCentral-Konferenzen sind nicht perfekt. Wir haben die Funktionen der Lösung analysiert und uns angeschaut, was einige RingCentral-Kunden über die Meeting-Funktionen der Plattform gesagt haben. Hier gerät das Cloud-Telefonsystem ins Hintertreffen:

• Nur 100 Remote-Mitarbeiter können mit dem Standardplan remote an Konferenzen teilnehmen. Diese erhöht sich mit dem Premium Plan auf 200 und endet mit 500 für Ultimate. Dies könnte große Unternehmen behindern.
• Konferenzlinks können die Empfänger manchmal nicht an die eigentliche Konferenz weiterleiten.
• Die Bildschirmübernahme ist auf Desktop-Geräte beschränkt.
• RingCentral-Video verfügt über keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Video-Feeds.
• Unbegrenzte Audiokonferenzen sind nur mit dem Standardplan und höher verfügbar.
• Während 500 Meeting-Teilnehmer für HD-Video und 1.000 für Audio stark sind, gibt es Konferenzlösungen mit bis zu 2.500 Teilnehmern (Civicom).

So richten Sie RingCentral Conferencing ein

Das Einleiten von Konferenzgesprächen mit RingCentral ist relativ einfach. Nachdem Sie sich beim RingCentral Business-Telefonsystem angemeldet haben, wählen Sie Konferenz aus den Optionen aus. Das System fordert Sie dann auf, eine Einwahlnummer auszuwählen, die die Teilnehmer verwenden sollen, wenn sie sich mit der Konferenz verbinden. Hosts, die eine Verbindung herstellen, benötigen einen Host-Code, der verwendet wird, wenn die Konferenz gestartet wird. Immer wenn ein Benutzer eine RingCentral-Konferenz beginnt, wird er automatisch als Gastgeber der Konferenz angesehen, aber wenn er nach Beginn des Meetings ankommt, benötigt er den Code.

Sobald sich ein Teilnehmer einwählt, benötigt er auch einen Teilnehmercode, um sich sicher zu verbinden. Dadurch wird verhindert, dass sich unerwünschte Benutzer mit der Konferenz verbinden. Beim Einrichten des Meetings haben Gastgeber auch die Möglichkeit, bis zu 20 internationale eingehende Nummern für Benutzer im Ausland zu erstellen. Diese sind auf die bestätigten Teilnehmer zugeschnitten und helfen ihnen, internationale Gesprächsgebühren zu vermeiden. Bei der Einrichtung wird ein Link zu allen internationalen Nummern erstellt, den die Teilnehmer verwenden können.

Für Gastgeber, die nicht sofort verfügbar sind, bietet die Konferenzlösung auch eine Funktion „Teilnehmen vor Gastgeber“, mit der die Teilnehmer das Meeting beginnen können. Dies ist in Situationen nützlich, in denen Stakeholder ihre Teams damit beauftragen, an Projekten zu arbeiten und Strategien zu entwickeln, bevor sie zum Meeting kommen.

Darüber hinaus haben Gastgeber die Möglichkeit, Teilnehmer während einer tatsächlichen Konferenz hinzuzufügen. In der RingCentral-App bleiben die Einladung mit Text und die Einladung mit E-Mail-Optionen verfügbar. Es gibt auch eine Schaltfläche „Teilnehmer hinzufügen“, mit der Sie die Telefonnummer oder den Namen von Personen eingeben können, die Sie zur Konferenz hinzufügen möchten. Jede dieser Funktionen ist nützlich für spontane Konferenzen – Sie starten einfach das Meeting und fügen die Teilnehmer hinzu, während Sie fortfahren. Es gibt auch ein Plus-Symbol, mit dem Sie Teilnehmer aus Ihren RingCentral-Kontakten hinzufügen können.

Konferenzen sind von einem Büro aus mit einem Tischtelefon, der Desktop-App RingCentral Phone (Softphone) und Android- oder iPhone-Smartphones möglich. Für die mobile App kann die Software einfach über den Google App Store oder den Apple App Store heruntergeladen werden.

Hat RingCentral die richtigen Konferenzfunktionen?

Als Lösung für die Verbindung von Teams oder sogar für Treffen mit Kunden ist RingCentral für die meisten Unternehmen mehr als ausreichend. Es ist nützlich für Unternehmen, die zu sozialer Distanzierung gezwungen sind, und ist eine starke Lösung für Unternehmen mit unterschiedlichen Büros mit großen geografischen Entfernungen.

Auch Teilnehmer-Caps sind mit dieser Lösung sehr konkurrenzfähig. Vergleichen Sie RingCentral mit Anbietern wie BlueJeans, die eine Obergrenze von 100 Teilnehmern haben, und Sie werden sehen, dass RingCentral eine robuste Lösung für größere Unternehmen ist. Der Anbieter hat dieses Jahr bereits in unserem Artikel RingCentral vs. Dialpad gewonnen und funktioniert auch gut als Alternative zu mehreren anderen Webkonferenzanbietern.

Wenn Sie nach einem Anbieter suchen, der über umfangreiche Webkonferenzfunktionen ähnlich wie RingCentral verfügt, sehen Sie sich unsere interaktiven Tabellen zu den führenden Anbietern von Webkonferenzsoftware an und vergleichen Sie hier RingCentral mit Zoom. Wir bieten detaillierte Bewertungen und zeigen Ihnen die Vor- und Nachteile der einzelnen.