Was ist eine SaaS-Verwaltungsplattform und benötigen Sie eine?

Aufgrund des Homeoffice-Phänomens in den frühen Tagen der Pandemie waren Unternehmen bestrebt, neue Tools und Technologien für die Interaktion und Arbeit mit Remote-Mitarbeitern zu entdecken. Und mehrere dieser Unternehmen haben Software-as-a-Service-Alternativen (SaaS) eingeführt.

SaaS oder Software, die in der Cloud statt auf lokaler Hardware oder Netzwerken funktioniert, ist mittlerweile fester Bestandteil des Alltagsbetriebs mehrerer Organisationen. Beispiele hierfür sind Google Workspace, Slack und Salesforce. Laut Forrester beabsichtigen 57 % der IT-Administratoren, in SaaS als Bestandteil ihrer digitalen Transformation zu investieren.

Da Ihr Unternehmen immer mehr SaaS-Anwendungen nutzt, wird eine SaaS-Verwaltungsplattform (kurz SMP) zu einer entscheidenden Notwendigkeit.

Die Ausweitung von SaaS-Anwendungen auf Unternehmen ist für IT-Manager zu einem dringenden und belastenden Anliegen geworden. Sie müssen im Auge behalten, welche Maßnahmen ergriffen werden, ob die Apps sicher sind und wie hoch die bereits getätigten Investitionen sind.

Ohne eine SaaS-Verwaltungsplattform müssen Sie all dies manuell erledigen, was ein extrem hohes Risiko von Versehen oder Fehlern mit sich bringt.

• Definition von SMP
• Wie funktioniert die SaaS-Managementplattform?
• Vorteile von SaaS-Verwaltungsplattformen
• Herausforderung im SaaS-Management

Was ist eine SaaS-Verwaltungsplattform?

Über ein Drittel der von SaaSOps befragten IT- und Technologieexperten gaben an, dass sie mindestens eine Woche damit verbringen, manuelle SaaS-Verwaltungsaufgaben auszuführen. Eine SaaS-Verwaltungsplattform ist darauf ausgelegt, dieses Problem durch eine einzige, zentralisierte Lösung zu lösen.

Eine SaaS-Verwaltungsplattform (SMP) ist ein unabhängiges Tool, das mehrere SaaS-Anwendungen über eine zentrale Verwaltungsschnittstelle erkennen, verwalten und schützen kann und so Einblick in die Lizenzierungszyklen der Software bietet.

Eine der entscheidenden Aufgaben einer SaaS-Verwaltungsplattform ist die SaaS-Erkennung. Ein SMP muss in der Lage sein, sowohl sanktionierte Apps (die von der IT genehmigt und validiert werden) als auch nicht sanktionierte Apps (die von Einzelpersonen ohne Autorisierung und Kenntnis der IT verwendet werden) anzuzeigen. Darüber hinaus sichert die Plattform Ihre SaaS-Anwendungen durch automatische Benachrichtigungen und Reparaturen.

Wie funktioniert eine SaaS-Verwaltungsplattform?

Ein SMP verbindet sich mit Ihrer gesamten IT-Umgebung, um die verwendeten Anwendungen zu erkennen und alle damit verbundenen Verwaltungsaktivitäten zu visualisieren. Um dies zu erreichen, verbraucht es kontinuierlich enorme Datenmengen aus verschiedenen Anwendungen, reguliert diese und untersucht alle Datenobjekte innerhalb der SaaS-Umgebung.

Dies macht SMPs zu einer wichtigen Drehscheibe für die Überwachung der im gesamten Unternehmen verwendeten SaaS-Anwendungen. Sie können die Daten auch schützen und gleichzeitig Verbraucher, Anwendungen, Archive und Benutzerinteraktionen mit Unternehmensinformationen überwachen.

Einige der entscheidenden Funktionen von SMP-Plattformen sind:

• Rollenbasierter SaaS-Zugriff : Beschränken Sie den Administratorzugriff auf die Parameter und Steuerelemente, die ein Benutzer zur Ausführung seiner Aufgabe benötigt

• Abrechnungsoptimierung : Kombinieren Sie Nutzungsanalysen mit Automatisierungsrichtlinien, um inaktive Lizenzen und die damit verbundenen Kosten zu vermeiden

• Verwaltung sensibler Daten : Entdecken Sie sensible Inhalte, die in SaaS-Anwendungen gespeichert sind, und verhindern Sie sofort die übermäßige Offenlegung sensibler Daten

• Überwachung des Benutzerverhaltens : Erkennen Sie Änderungen und ungewöhnliche Aktivitäten, um Datenverlust und Eindringlinge zu verhindern

• Benutzerlebenszyklus-Management : Automatisieren Sie Onboarding, Offboarding und Verbraucheränderungsmanagement in der Mitte des Lebenszyklus, um menschliche Fehler zu minimieren und Zeit zu sparen

Die meisten dieser Aufgaben sind interdisziplinär und umfassen Finanzen, IT, Personalverwaltung und Cybersicherheitsfunktionen.

Aus diesem Grund interagieren SaaS-Verwaltungsplattformen mit Ihren anderen Geschäftsanwendungen. Dazu können ein Cloud Access Security Broker (CASB), ein IT-Service-Management-Tool (ITSM) oder ein Personalinformationssystem (HRIS) gehören.

4 Anzeichen dafür, dass Sie eine SaaS-Verwaltungsplattform benötigen

Wenn Sie unsicher sind, ob Sie in ein SMP investieren möchten, achten Sie auf diese vier verräterischen Anzeichen, die Sie benötigen, um Ihre SaaS-Managementfähigkeiten zu stärken:

1. Produktivitätsabläufe in Ihrem Unternehmen sind oft fragmentiert

   Dies kommt häufig bei Projektmanagementanwendungen in großen Organisationen vor. Erwägen Sie die Tools von Monday.com, Airtable, Smartsheet und ClickUp, die mehrere Teams nutzen könnten. Dies verhindert, dass Sie bei der Beschaffung Skaleneffekte erzielen können. Außerdem erschwert es die Benutzerunterstützung und -schulung.

   

   Darüber hinaus behindert die Fragmentierung die Fähigkeit verschiedener Gruppen, an einem einzigen Projekt zusammenzuarbeiten. Sie können bestimmen, welche Anwendungen mit den entsprechenden SaaS-Verwaltungstools konsolidiert werden können, um die Zusammenarbeit zwischen Teams zu erleichtern.

2. Sie haben keine Möglichkeit, Zugangsdaten für bestimmte Apps oder Personen abzurufen

   Mit SaaS-Verwaltungsplattformen ist es einfacher, ein umfassendes und umfassendes Protokoll darüber zu führen, wer Zugriff auf welche Apps und Dienste erhält und wie diese genutzt werden.

   Angenommen, Ihr Marketing-Vizepräsident hat sich im ersten Quartal sieben Mal über Single Sign-On (SSO) bei einem Softwaretool für die Projektzusammenarbeit angemeldet. Doch im selben ersten Quartal meldete sich der Rest der Marketingabteilung nur viermal mit eindeutigen Passwörtern an. Ein ehemaliger Mitarbeiter, der im Einvernehmen ausgeschieden ist, teilt Ihnen mit, dass er über die Software immer noch Zugriff auf Unternehmensunterlagen hat.

   Der CIO und die IT-Abteilung können nicht nachverfolgen, wer was tut. Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, können sie außer der Einhaltung von Checklisten nicht alle Konten effektiv deaktivieren und Anmeldeinformationen löschen.

3. Ihre SaaS-Ausgaben steigen langsam aber sicher in die Höhe

   Unabhängig von Budgetkürzungen und Entlassungen wenden Unternehmen jedes Jahr mehr Mittel für SaaS auf. Die SaaS-Stacks von Unternehmen umfassen mittlerweile zahlreiche cloudbasierte Anwendungen. Zwischen 2021 und 2023 ist beispielsweise ein typisches SaaS-Portfolio um 32 % gewachsen.

   Niemand bestreitet die positiven Aspekte von SaaS. Allerdings werden SaaS-Kosten schnell zu einem Problem, das angegangen werden muss. Angenommen, Sie haben inaktive Abonnements, für die Sie trotz schlechter Nutzung weiterhin monatlich oder sogar jährlich bezahlen.

   Einige Apps sind zwar hilfreich, bringen jedoch versteckte Kosten mit sich, die sich negativ auf das Geschäftsergebnis Ihres Unternehmens auswirken. Wenn Sie feststellen, dass Sie Ihr SaaS-Budget vierteljährlich überschreiten, benötigen Sie wahrscheinlich die Intervention einer SaaS-Verwaltungsplattform.

4. Das SaaS-Anbieter- und SLA-Management ist ein Albtraum

   Käufer führen vor dem Kauf einer App in der Regel umfassende Recherchen und Prüfungen durch, doch SaaS-Anbieter ändern ihre Produkte regelmäßig.

   Anbieter ändern häufig ihre Preispläne und optimieren ihre Regulierungs-, Sicherheits- und Supportrichtlinien, was es für Sie schwierig macht, Schritt zu halten. Da es kein zentrales Repository für Vereinbarungen und Rechnungsinformationen gibt, könnten diese wichtigen Datensätze auf dem E-Mail-Server, der Festplatte oder der Cloud eines Mitarbeiters verloren gehen.

   Mit einer SaaS-Verwaltungsplattform können Sie SLAs durchsetzen und Ihre SaaS-Investitionen maximieren.

Die Herausforderung beim SaaS-Management

SaaS-Anwendungen basieren auf Abonnements, werden in der Regel monatlich oder jährlich pro Benutzer oder „Platz“ abgerechnet und erfordern nicht die erheblichen Vorabinvestitionen, die bei herkömmlicher On-Premise-Software erforderlich sind.

Aufgrund der Flexibilität, wie SaaS-Anwendungen eingerichtet werden können, können Branchenleiter, kleinere Teams und sogar Einzelpersonen mühelos mit der Nutzung beginnen.

Dies führt in vielen Unternehmen dazu, dass viele SaaS-Anwendungen oft mehr Kapazität benötigen. Okta, ein Anbieter von Zugriffsmanagement, stellte in einem Bericht aus dem Jahr 2021 fest, dass seine Kunden durchschnittlich 88 Anwendungen pro Unternehmen implementiert haben, was einem Anstieg von 22 % in den letzten vier Jahren entspricht.

Größere Organisationen (2000 oder mehr Mitarbeiter) haben etwa 175 Bewerbungen.

Dies hat zur Folge, dass IT-Verantwortliche durch den Erwerb von Softwarelizenzen, die über den Standardbeschaffungsprozess hinausgehen, mit einem enormen Kostenanstieg konfrontiert sind. Darüber hinaus kam es zu Entlassungen, weil verschiedene Abteilungen dieselbe Software kauften, ohne zu wissen, was im übrigen Unternehmen vor sich ging.

Nächste Schritte: Auswahl der richtigen SaaS-Verwaltungsplattform für Ihre Anforderungen

Denken Sie über den Einsatz einer SaaS-Verwaltungssoftware nach, wenn:

• Sie beobachten einen Anstieg der Abonnementkosten
• Mehrere Abteilungen beginnen mit der Anschaffung identischer Software
• Ihre Sicherheitsabteilung hat Bedenken
• Sie verwenden Tabellenkalkulationen, um Softwarekäufe zu verwalten

Suchen Sie nach Tools, die mindestens drei Hauptaufgaben verwalten können: die automatisierte Erkennung von Anwendungen, die Verwaltung und Automatisierung von Verwaltungsfunktionen wie Onboarding und Offboarding sowie die Bereitstellung eines zentralen Hubs für die Durchsetzung von Richtlinien.

Suchen Sie als Nächstes nach Funktionen, die einen Mehrwert bieten, z. B. der Möglichkeit, Softwarelizenzen zu kündigen, zu wechseln und zu aktualisieren. Mehrere Automatisierungsfunktionen hängen von der Integration mit SaaS-Anbietern ab; Daher müssen Sie alle von der untersuchten SMP bereitgestellten Integrationen prüfen.

Da sich die digitale Transformation zunehmend auf die Cloud auswirkt, werden SaaS-Verwaltungsplattformen für Unternehmen, die mit der zunehmenden Verbreitung von Software konfrontiert sind, von entscheidender Bedeutung sein.

Erfahren Sie mehr über SMPs, indem Sie das Whitepaper „ The State of SaaS Management“ herunterladen.