Die 12 aktuell heißesten Funktionen zur Nachverfolgung von Verkaufsgesprächen und wer sie hat

Da 73 % der Befragten in einer kürzlich durchgeführten Studie die Arbeit von Vertriebsleitern als „sehr stressig“ bezeichnet haben, ist der beste Weg, diesen Stress abzubauen, die besten Werkzeuge zur Hand zu haben. Sich die Zeit zu nehmen, einen Call Tracker richtig einzurichten, kann Vertriebsleitern das Leben leichter machen.

Als Vertriebsleiter sind Sie dafür verantwortlich, gleichzeitig ein kontinuierliches Wachstum für Ihren Arbeitgeber sicherzustellen, mehrere lose Enden im Auge zu behalten – Fäden, die sich unendlich ziehen, wenn Ihr Marketingteam seine Arbeit richtig macht – und die Servicequalität aufrechtzuerhalten oder auf neue zu verbessern Kunden. Bei all diesen Bällen zum Jonglieren gibt es einfach keine Möglichkeit, alles manuell zu erledigen. Selbst mit einem Team von Fachleuten können Kundenbeschwerden übersehen werden, Leads durch das Raster fallen und der Umsatz darunter leiden.

Die Einrichtung von Systemen, die die Qualitätssicherung in Echtzeit automatisieren, straffen, nachverfolgen, analysieren und durchführen, gibt Ihnen und Ihrem Team eine faire Chance. Es ist möglich, die Verkaufsziele konsequent zu übertreffen, die hart erarbeiteten Leads, die vom Marketingteam generiert wurden, effektiv zu nutzen und Kunden mit einer persönlichen Note zu behandeln, die sie für das Unternehmen beliebt macht. Sie müssen nur einen Teil der manuellen und langwierigen Datenpflege und -analyse an Maschinen auslagern – was 2019 einfacher denn je ist.

Die Nachverfolgung von Verkaufsgesprächen wirkt sich auf die wichtigsten Leistungsindikatoren aus

Um sicherzustellen, dass Ihr Team auf Hochtouren läuft, müssen Sie mehrere Key Performance Indicators (KPIs) messen. Die Reaktionszeit auf Anrufe und die Konversionsrate sind einige harte Metriken, die Sie bei der Verfolgung von Anrufen bewerten sollten, während es sich auch lohnt, eine Qualitätssicherung durchzuführen, um die Abwanderung zu minimieren.

Anrufverfolgungslösungen maximieren die Leistung Ihres Teams, wenn Sie wissen, was zu messen ist und welche Tools die Leistung verbessern. Lassen Sie uns schnell KPIs definieren und dann die Funktionen und Produkte präsentieren, die Sie zur Optimierung dieser Metriken nutzen können.

Als Vertriebsleiter kümmern Sie sich in erster Linie um Umsätze, geschlossene Leads und die Anzahl der Anrufe. Wir erklären diese und einige weitere Metriken unten, die in drei verschiedene Kategorien unterteilt sind: Dollar, Anrufe und Kundenerlebnis.

1. Dollar

• Umsatz: Vielleicht die Mutter aller Vertriebs-KPIs, muss Ihr Vertriebsteam vierteljährliche und jährliche Umsatzziele erreichen. Wenn Sie diesen KPI im Auge behalten, wird sichergestellt, dass Ihr Team auf Kurs bleibt.
• Conversions: Es ist wichtig, den Prozentsatz der telefonischen Leads im Auge zu behalten, die Ihr Team in zahlende Kunden umwandelt. Wenn Ihr Callcenter verschiedene Stufen oder Preispunkte anbietet, schlüsseln Sie diese weiter auf, welches Paket oder welche Dienstleistung.

2. Anrufe

• Anzahl der Anrufe: Wie viele Anrufe bearbeiten Ihre Außendienstmitarbeiter pro Stunde? Sind sie eingehend oder ausgehend? Dies wird an Ihren oben genannten KPI für Conversions anknüpfen.
• Reaktionszeit bei eingehenden Anrufen: Ist Ihr Vertriebsteam bei eingehenden Anrufen rechtzeitig ans Telefon gegangen oder ist ein Lead an die Voicemail gegangen und schließlich in mehreren unbeantworteten Folgeanrufen verloren gegangen? Automatische Weiterleitungen können dabei helfen, und wir werden weiter unten darauf eingehen.
• Durchschnittliche Gesprächsdauer: Dies soll nicht heißen, dass Sie die durchschnittliche Gesprächsdauer nach unten oder oben treiben sollten. Nur eine sorgfältige Analyse Ihrer Daten gibt Aufschluss darüber, ob sich die Gesprächsdauer auf die Konversionsraten auswirkt oder nicht. Zum Glück können Sie diese Zahlen von einem Computer berechnen lassen.

3. Kundenerlebnis

• Qualitätssicherung: Weniger greifbar als eine einzelne Datenzelle, ist die Messung der Qualität jeder Kundeninteraktion entscheidend, um ein positives Erlebnis während der gesamten Customer Journey aufrechtzuerhalten.
• Abwanderung: Ihre Abwanderungsrate spiegelt direkt die Erfahrung des Kunden wider. Während andere Faktoren eine Rolle spielen, die möglicherweise nicht in der Hand Ihres Vertriebsteams liegen – die Qualität des Produkts oder der Dienstleistung Ihres Unternehmens ist einer davon –, ist eine hohe Abwanderungsrate ein Warnsignal. Ihr Inbound-Vertriebsteam bereitet Kunden möglicherweise auf einen Misserfolg vor oder schafft es nicht, den Übergang von einem Interessenten zu einem erfolgreich an Bord gegangenen Kunden effektiv zu bewältigen.

Wenn die Anzahl und Vielfalt der KPIs, für deren Verwaltung Sie verantwortlich sind, überwältigend erscheint, machen Sie sich keine Sorgen. Es gibt heute mehrere Anrufverfolgungsfunktionen auf dem Markt, die Ihnen die Arbeit erleichtern werden, von der Automatisierung der Kuration und Analyse von Daten bis hin zur Rationalisierung von Marketingkanälen in einer Weise, die das Interessenten- und Kundenerlebnis direkt verbessert.

Da Sie möglicherweise nicht bei jedem KPI Unterstützung benötigen, haben wir unten die 12 nützlichsten Anrufverfolgungsfunktionen sowie die Unternehmen aufgelistet, deren Produkte heute in jeder Kategorie führend sind.

Die 12 wichtigsten Anrufverfolgungsfunktionen

Wenden wir unsere Aufschlüsselung der KPI-Kategorien an, um die nützlichsten Anrufverfolgungsfunktionen zu identifizieren, die sich heute auf jede Metrik auswirken:

Zunächst einmal, welche Funktionen können Sie verwenden, um die Verkaufszahlen Ihres Teams zu steigern sowie die Verfolgung Ihres Erfolgs zu automatisieren und genauer zu verfolgen?

1. Verkaufsrangliste

Ein Manager-Favorit, eine Verkaufsrangliste, bietet einen Überblick, sodass Sie sehen können, wer liefert und wer nicht. Machen Sie Ihre Rangliste für das gesamte Team zugänglich, wenn Sie die Verkaufszahlen mit einem kleinen freundschaftlichen Wettbewerb in Ihren Marketingbemühungen steigern möchten.

Unternehmen, die diese Funktion anbieten:

• Kixie

2. Conversion-Tracking

Wenn Ihr Berichts- und Analyse-Dashboard keine Konversionsraten verfolgt, fehlt ihm ein Schlüsselelement. Tauchen Sie ein wenig tiefer ein als in eine Rangliste, die einen breiten Überblick über den Gesamtumsatz bietet. Stellen Sie sicher, dass Ihre Anrufverfolgung mit Daten aus sozialen Medien, PPC-Kampagnen, Google AdWords, Zielseiten oder einer beliebigen Anzahl von Marketingkanälen, die Sie verwenden, integriert werden kann.

Mit der Conversion-Verfolgung nach Kampagne kann Ihr Team beurteilen, welche Marketing-Funnels am besten konvertieren, und dem Marketingteam Feedback darüber geben, wo sein Budget am besten eingesetzt werden kann.

Unternehmen, die diese Funktion anbieten:

• CallTrackingMetrics
• CallRail

3. Lead-Scoring

Diese Software automatisiert die Qualifizierung von Leads, sodass Ihr Team nur diejenigen kontaktiert, die für die Konvertierung reif sind. Es ist wichtig zu wissen, wo sich Ihre potenziellen Kunden in ihrer Customer Journey befinden, und Lead-Scoring ermöglicht es Ihnen, zu vermeiden, dass Sie zu früh abdrücken oder zu lange warten und eine perfekte Gelegenheit verpassen.

Sie müssen nicht mit der Maus über das Lead-Scoring-Diagramm fahren und darauf warten, dass ein potenzieller Kunde einen bestimmten Schwellenwert überschreitet. Eine nützliche Unterfunktion ist die Möglichkeit, Benachrichtigungen zu aktivieren, die das richtige Mitglied des Vertriebsteams anpingen, wenn es Zeit ist, den ersten Kontakt aufzunehmen oder nachzufassen.

Unternehmen, die diese Funktion anbieten:

• Aktiv NACHFRAGE
• CallTrackingMetrics

4. CRM-Integration

Vertriebsteams jeder Budgetebene sollten eine CRM-Plattform (Customer Relationship Management) verwenden, und Sie müssen Ihre Verkaufsanruf-Tracking-Software in Ihr CRM integrieren. Die beste Anrufverfolgungssoftware mit dieser Funktion, die heute verfügbar ist, lässt sich in alles integrieren, von CRMs auf Unternehmensebene bis hin zu Freemium-CRMs für kleine Unternehmen wie Hubspot oder Salesforce.

Profi-Tipp: Marketing-Automatisierung kann Kunden in das richtige Segment leiten und die entsprechenden Marketingkampagnen auslösen, um ihre weitere Customer Journey zu erleichtern. Ihr Marketingteam wird Sie für diese Anrufverfolgungsfunktion lieben.

Unternehmen, die diese Funktion anbieten:

• CallRail
• CallTrackingMetrics
• Aktiv NACHFRAGE
• DialogTech
• SalesLoft
• ToutApp
• Tellweise
• Kixie

Es ist Zeit für das eigentliche Verkaufsgespräch. Hoffentlich ist Ihr Team darüber hinausgegangen, mit auf seinen Schreibtischen verstreuten Papierschnipseln zu arbeiten. Während es Momente der Aufregung geben kann, sollten Sie auch weit über das Tauchen hinaus sein, um einen eingehenden Anruf zu erwischen, bevor es aufhört zu klingeln.

Wenn Ihre eingehenden und ausgehenden Verkaufsanrufe ein wenig optimiert werden könnten, sollten die folgenden Funktionen Ihre Berichterstellung und Anrufanalyse optimieren, die Gesamtzahl der Anrufe und Verkäufe erhöhen und den Druck auf alle Beteiligten verringern.

5. Rufen Sie Reporting and Analytics Dashboard auf

Ähnlich wie ein Dashboard für Vertriebsleiter automatisiert ein Dashboard für Anrufberichte und Analysen die Datenanalyse, sodass Ihr Team leicht beurteilen kann, welche Kundensegmente und Kampagnen Ihnen einen soliden Marketing-ROI verschaffen.

Als Teil davon sollten Sie in der Lage sein, die Multi-Channel-Anrufzuordnung anzuwenden, damit Sie bei der Übermittlung von Feedback (automatisiert oder manuell) an das Marketingteam die Wirksamkeit jeder ihrer Kampagnen genau analysieren können.

Unternehmen, die diese Funktion anbieten:

• CallRail
• DialogTech
• SalesLoft
• ToutApp
• Tellweise
• Kixie

6. Erweitertes Routing

Erweitertes Anruf-Routing verbessert Ihre Inbound-Response-Rate, unabhängig davon, ob ein Kunde gebührenfrei oder lokal anruft. Da Sie es so programmieren können, dass Anrufe nur an verfügbare Vertriebsmitarbeiter weitergeleitet werden, bedeutet erweitertes Wählen und Anrufweiterleitung, dass Sie niemals einen Anruf verlieren müssen, egal zu welcher Tageszeit er eingeht.

Mit der Unterfunktion Flüsternachricht wird jeder Anruf von Details wie dem Standort des Anrufers, der Anzeige, die ihn an das Verkaufsteam geleitet hat, allen Webseiten, die er angesehen hat, und anderen nützlichen Details begleitet. MAk

Unternehmen, die diese Funktion anbieten:

• Convirza

7. Lead-Erfassung

Wenn Sie kein erweitertes Routing verwenden, müssen Sie auf jeden Fall eine Lead-Erfassungsfunktion verwenden. Je schneller Sie zurückrufen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie einen Verkauf abschließen. Die Lead-Erfassung kann die Rückrufzeit minimieren und die Conversions steigern.

Unternehmen, die diese Funktion anbieten:

• Convirza

8. Voicemail-Drop

Voicemail Drop erhöht die Effizienz Ihres Vertriebsteams erheblich. Mit dieser Funktion können Sie sich in die Voicemail eines Empfängers einschleichen, ohne dass sein Telefon jemals klingelt. Dies ist eine allgemeine Funktion, die von der bereitgestellt wird

Sie können eine Voicemail-Drop mit einem vorab aufgezeichneten Anruf verwenden, den Sie an eine ganze Liste senden. Oder vielleicht haben Sie ein Segment von Interessenten, mit denen Sie den Samen säen möchten.

Unternehmen, die diese Funktion anbieten:

• SalesLoft
• Tellweise
• Kixie

Bei all der Arbeit, die mit einem Verkauf verbunden ist, sollte Ihr Team darauf achten, dass jeder Interessent während seiner gesamten Customer Journey respektvoll behandelt wird. Jeder Verkauf ist eine enorme Investition für Ihr Unternehmen oder Ihre Marketingagentur, und Sie möchten für jedes Konto einen hohen Lebenszeitwert (LTV) sicherstellen.

Wenn Sie mehrere Vertriebsmitarbeiter beaufsichtigen müssen, haben Sie möglicherweise nur Zeit, um die Qualitätssicherung in kritischen Bereichen durchzuführen. Die folgenden Funktionen sind nicht nur präventiv, indem sie Systeme schaffen, die Vertrauen schaffen – im Gegensatz zu Frustration – bei Ihren potenziellen Kunden, sondern Ihnen auch dabei helfen, zu erkennen, wo und wann Ihr Fachwissen am dringendsten benötigt wird.

9. Anrufaufzeichnung

Angesichts des Drucks auf Ihr Team, so viele ausgehende und eingehende Verkaufsgespräche zu führen, besteht die Gefahr, dass die Qualität nachlässt. Es ist entscheidend, dass Ihre Interessenten und Kunden während ihrer gesamten Customer Journey mit Respekt behandelt, angehört und geschätzt werden.

Anrufaufzeichnung ist eine sehr nützliche Funktion für Vertriebsleiter und ihre Auditmitarbeiter, um manuell in die Qualitätssicherung einzusteigen. Sie können Warnsignale erklären, wenn die Konversionsraten eines einzelnen Teammitglieds gesunken sind, oder ein bestimmtes Serviceangebot, das sich einfach nicht durchsetzt.

Aufgezeichnete Anrufe geben Ihnen die Möglichkeit, jedes gewünschte Verkaufsgespräch anzuhören – sogar Tage später – um festzustellen, wo das fehlende Glied in Ihrem Verkaufstrichter ist und wie es am besten repariert werden kann.

Unternehmen, die diese Funktion anbieten:

• SalesLoft
• Kixie
• CallRail
• DialogTech
• CallTrackingMetrics

10. Datenschutz des Kunden

Die Verbraucher sind jedoch versiert und viele sind misstrauisch gegenüber der Anrufaufzeichnung. Wenn Sie Funktionen wie Redaction Pro von Convirza einsetzen, können Sie Ihren Kunden versichern, dass sie vollständig davor geschützt sind, dass jemand ihre Kreditkarteninformationen stiehlt.

Indem Sie Ihre Kunden im Voraus beruhigen, stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie den zusätzlichen Vorteil erhalten, ihr Vertrauen zu gewinnen. Wenn sie wissen, dass Ihr Unternehmen alles daran setzt, sich um ihre besten Interessen zu kümmern, hören sie sich mit größerer Wahrscheinlichkeit die Verkaufsgespräche Ihrer Teammitglieder an.

Außerdem haben Sie einen zusätzlichen Anreiz: Wenn Sie vorhaben, Anrufe aufzuzeichnen, müssen Sie den Kunden Privatsphäre bieten, um die Vorschriften einzuhalten.

Unternehmen, die diese Funktion anbieten:

• Convirza

11. Gebührenfreie und lokale Nummern

Lokale und gebührenfreie Nummern machen Ihre Vertriebsmitarbeiter sowohl für eingehende als auch für ausgehende Anrufe weitaus zugänglicher und vertrauenswürdiger. Als Verkaufsteam müssen Sie das Gefühl des Verbrauchers bestätigen, dass er niemals für ein Verkaufsgespräch bezahlen muss. Ebenso möchten bestimmte Verbraucher nur lokal einkaufen.

Das Vorhandensein gebührenfreier und lokaler Nummern wirkt sich direkt auf Ihren Umsatz aus, sogar noch lange nach dem Erstverkauf. Ohne sie können Sie feststellen, dass Ihre Abwanderungsrate steigt, da Kunden frustriert sind, wenn sie für Ferngespräche bezahlen, und beschließen, Ihren Dienst ganz einzustellen. Dies ist eine Funktion, die Sie erwarten sollten, wenn Sie in Ihrer Einrichtung ein Cloud-basiertes Telefonsystem betreiben.

Der Erwerb dieser Nummern bedeutet jedoch nicht, dass Sie eine vorhandene Telefonnummer aufgeben müssen. Eine nützliche Unterfunktion ist die nahtlose Übertragung bestehender Telefonnummern, sodass etablierte Kunden ihre aktuelle Rufnummer beibehalten können, wobei wiederum die Abwanderung minimiert wird.

Unternehmen, die diese Funktion anbieten:

• Convirza

12. White-Label-Dienstleister

Was ist mit dem Vertriebsteam, das als externer Anbieter arbeitet? Es gibt Verkaufssoftware, die es Ihrem Verkaufsteam ermöglicht, alle oben genannten Funktionen zu nutzen und sich nahtlos in die Markenerlebnisse Ihrer Kunden zu integrieren.

Mit den Softwarefunktionen zur Verfolgung von White-Label-Verkaufsanrufen können Sie White-Label-Verkaufsdienstleistungen erbringen, ohne einen Auftragnehmer physisch aus seinem Büro schicken zu müssen.

Unternehmen, die Funktionen anbieten:

• CallRail
• CallTrackingMetrics

Nachverfolgung von Verkaufsgesprächen gibt Ihnen die Kontrolle über KPIs

Die Führung eines Vertriebsteams ist keine leichte Aufgabe. Oft haben Sie ein breites Spektrum an Qualifikationsniveaus, von Kaltakquise-Einsteigern bis hin zu erfahrenen Geschäftsentwicklungsexperten. Erschwerend kommt hinzu, dass die vorhandenen Marketing- und Verkaufstrichter möglicherweise von einem früheren Manager übernommen wurden. Oder, selbst wenn Sie sie selbst eingerichtet haben, verlassen sie sich möglicherweise auf veraltete Methoden oder Technologien.

Wenn Sie versuchen, Ihre KPIs zu verstehen – mit dem ultimativen Ziel, die Servicequalität, die Konversionsraten und den Umsatz zu steigern – ist eine Software zur Verfolgung von Verkaufsgesprächen der perfekte Ausgangspunkt. Indem Sie die Funktionen zur Verfolgung von Verkaufsgesprächen in verfügbarer Software nutzen, können Sie damit beginnen, niedrig hängende Früchte zu identifizieren und zu pflücken.

Die Funktionen zur Nachverfolgung von Verkaufsgesprächen beschränken sich jedoch nicht auf einen Überblick, da ausgefeiltere Tools den Marketing- und Verkaufsprozess Ihres Unternehmens noch ausgefeilter machen. Sie können die Segmentierung potenzieller Kunden mit Lead-Scoring automatisieren, verpasste Anrufe durch automatische Weiterleitung minimieren, Rückrufe mit Voicemail-Drops optimieren und vieles mehr.

Ihr Callcenter sollte einen starken ROI erzielen. Glücklicherweise haben Sie die erforderlichen Tools zur Hand – und wenn Sie ein begrenztes Budget haben, gibt es sogar Optionen für Open-Source-Anrufverfolgungssoftware. Die oben genannten Funktionen zur Nachverfolgung von Verkaufsgesprächen verbessern Ihre Verkaufszahlen. Wir hoffen, Sie finden die Tracking-Software für Verkaufsgespräche genauso nützlich wie wir!