Die am meisten übersehene Zusammenarbeitsfunktion: Die Vorteile der Bildschirmfreigabe

Unified Communications-Apps sind einfach bis zum Rand mit einzigartigen Funktionen gefüllt. So sehr, dass wir wahrscheinlich vergessen, dass die meisten existieren. Es scheint, als ob viele übersehen, was wirklich einige der stärksten Funktionen für die Zusammenarbeit sind, die Ihr Unternehmen gewinnen kann. Zuvor haben wir uns Presence Indication als eines unserer bevorzugten Collab-Features angesehen, das unbemerkt bleibt – und auf ähnliche Weise wollte ich die Diskussion mit einigen unserer anderen Lieblingsfeatures am Laufen halten.

Insbesondere die Bildschirmfreigabe muss eine der nützlichsten Funktionen sein, die es je gab, und es fühlt sich wirklich nicht so an, als würde es die Liebe bekommen, die es verdient. Nun, ich sage nicht, dass niemand weiß, dass Presence Indication und Screen Sharing existieren, natürlich gibt es sie, und ich bin sicher, dass viele sie bereits täglich nutzen.

Aber ich wollte mir wirklich die Zeit nehmen, um zu beleuchten, wie viel Ihr Team, Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation wirklich gewinnen kann, wenn Sie diese einfachen Funktionen nutzen.

Was ist Bildschirmfreigabe?

Wir werden die einfachen Dinge zuerst aus dem Weg räumen. Für diejenigen, die es nicht wissen, ist die Bildschirmfreigabe wahrscheinlich eine der selbsterklärendsten UC-Funktionen, auf die Sie stoßen werden. Ob Sie es Desktopfreigabe oder Bildschirmfreigabe nennen, es ist alles dasselbe

Die Bildschirmfreigabe ist eine einfache und dennoch leistungsstarke Möglichkeit, die sofortige Zusammenarbeit zu fördern, überall und jederzeit. Benutzer können einen Live-Video-Feed von dem, was auf ihrem Computerbildschirm passiert, mit anderen Teilnehmern der Webkonferenz teilen.

Ich möchte hier einen Unterschied machen: Einige der fortschrittlicheren Lösungen ermöglichen es Benutzern sogar, die Desktop-Steuerung abzugeben, sodass IT-Experten Änderungen aus der Ferne vornehmen können. Dies wäre eine Remotedesktopfunktion . Die beiden gehen im Allgemeinen Hand in Hand, aber nicht alle Screen-Sharing-Lösungen bieten Remote-Desktop-Steuerung.

Genau wie in diesem kleinen Diagramm, das ich mir von HipChat ausgeliehen habe, ist die Bildschirmfreigabe eine der einfachsten Möglichkeiten, eine effektive Zusammenarbeit zu fördern und ansonsten statischen Meetings ein dynamisches Element hinzuzufügen. Mit der Bildschirmfreigabe gehen Webkonferenzen über die bloße Sprachausgabe am Telefon oder das Anzeigen des Webcam-Feeds Ihres Kollegen hinaus.

Fügen Sie Remote Desktop-Steuerelemente hinzu, und Ihr Unternehmen hat jetzt ein unglaublich leistungsstarkes Tool zur Hand, das mehr kann, als nur Ihre Meetings aufzupeppen.

Warum sich überhaupt die Mühe machen?

Nun, ich bin sicher, dass einige von Ihnen dies lesen und mir sagen, dass ich falsch liege, weil die Bildschirmfreigabe nie funktioniert oder zu klobig ist, oder was soll das? Sicher, einiges davon mag in älteren Lösungen zutreffen, ich hatte meinen fairen Anteil an Ärger beim Versuch, eine Remote-Verbindung herzustellen. Aber in der heutigen Zeit der UC-Dominanz ist es nicht so, dass Sie ein ganzes IT-Personal benötigen, um Bildschirmfreigabesitzungen einzurichten, selbst die Basisversion von Skype macht es so einfach wie ein Menüklick. Es gibt auch eine Reihe kostenloser Lösungen, sodass Sie nicht einmal die Brieftasche aufbrechen müssen, um dies zu erreichen.

Warum sollten Sie sich also in Ihren Web-Meetings mit Desktop-Sharing beschäftigen? Je nachdem, was Ihr Unternehmen tut, kann es eine Reihe verschiedener Anwendungsfälle für diese leistungsstarke Funktion geben. Beispielsweise werden Softwareanbieter die Möglichkeit lieben, Käufern oder Kunden zu zeigen, wie ein Produkt funktioniert, ohne ein persönliches Treffen vereinbaren und Reisekosten bezahlen zu müssen. Contact Center sollten es ebenfalls auf ihrer Liste der Must-Have-Features haben.

Und das ist natürlich nur ein Szenario. Unabhängig von der Größe Ihres Teams ist die Bildschirmfreigabe in vielerlei Hinsicht praktisch:

Verbessern Sie Online-Meetings

Wahrscheinlich die offensichtlichste von allen, die Bildschirmfreigabe fügt Ihren Online-Meetings ein völlig neues Element hinzu. Anstatt jedem Teilnehmer eine Kopie dieser PowerPoint-Datei per E-Mail zuzusenden oder eine Datei im Webclient abzulegen, in der Hoffnung, dass sich alle öffnen und auf der richtigen Seite folgen, können Benutzer ihre Präsentation auf ihrem eigenen Desktop mit Bildschirmfreigabe steuern.

Die Teilnehmer können dann einfach den Stream verfolgen, ohne zusätzliche Dateien herunterladen zu müssen, ohne sich Gedanken über Kompatibilitätsprobleme machen zu müssen.

Ausführliche Produktdemonstrationen

Ich habe dieses Beispiel bereits oben erwähnt, aber es kann einer der größten Vorteile der Bildschirmfreigabe sein. Produktanbieter sollten die Bildschirmfreigabe unbedingt nutzen, wenn sie mit potenziellen Kunden zusammenarbeiten.

Anstatt sich auf generische vorgefertigte Antworten auf die Fragen eines Kunden zu verlassen, zeigen Sie sie einfach. Die Bildschirmfreigabe ermöglicht es Ihren Agenten, selbst aktiv zu werden und die Leistungsfähigkeit Ihrer Plattform zu demonstrieren.

Fernschulung und Anleitung

Ähnlich wie bei einer Produktdemonstration kann Ihr Unternehmen die Bildschirmfreigabe nutzen, um Schulungsprogramme mit Kunden anzubieten. Nochmals, anstatt Kunden zu zwingen, sich auf eine PowerPoint-Präsentation zu verlassen oder generische YouTube-How-To-Videos durchzusehen, gehen Sie gleichzeitig direkt mit dem Produkt und dem Kunden in die Praxis.

Wenn ein Kunde sich nicht sicher ist, wie er bestimmte Funktionen verwenden soll, oder überhaupt ein Problem hat, funktioniert die Bildschirmfreigabe auf beiden Seiten, indem das Rätselraten entfällt. Kunden können Agenten genau zeigen, was schief läuft, und Agenten können Kunden genau zeigen, was sie tun müssen.

Behalten Sie die Kontrolle über Remote-Maschinen

Mit fortschrittlicheren Lösungen und Funktionen für die Bildschirmfreigabe können Benutzer die Kontrolle über ihren Desktop an denjenigen am anderen Ende des Meetings abgeben. Dies ist eine großartige Funktion für IT-Teams in Unternehmen, die die Kontrolle über Remote-Computer erweitert, unabhängig davon, wo sie sich befinden.

Ihr Unternehmen kann das IT-Personal in der Hauptniederlassung belassen, und die Bildschirmfreigabe zusammen mit Webkonferenzen kann verwendet werden, um die erforderliche Unterstützung für verteilte Standorte bereitzustellen.

Teamzusammenarbeit und Fernarbeit

Im Anschluss an erweiterte Online-Meetings kann die Bildschirmfreigabe die Online-Zusammenarbeit Ihres Teams drastisch verbessern und gleichzeitig Remote-Arbeitsfunktionen ermöglichen. Wenn Benutzer aus der Ferne arbeiten, können sie per Bildschirmfreigabe von überall auf ihren Bürocomputer zugreifen, und natürlich betreten Online-Meetings eine neue Dimension der Produktivität.

Mit der Bildschirmfreigabe können Benutzer nebeneinander an einem Dokument arbeiten, ohne physisch nebeneinander zu stehen.

Das beste Beispiel aus der realen Welt

Sowohl die Bildschirmfreigabe als auch die Remote-Desktop-Steuerung gibt es schon seit geraumer Zeit. Fragen Sie Ihre IT-Freunde danach, und sie haben wahrscheinlich einige Horrorgeschichten darüber, wie absurd schwierig es war, eine Sitzung mit alten Lösungen aufzubauen.

Aber zu diesem Zeitpunkt ist die Bildschirmfreigabe so beliebt geworden, dass Sie sogar mit Google Bildschirme teilen oder sogar einen Desktop ganz einfach fernsteuern können.

Tatsächlich wird die Bildschirmfreigabe dank der Fortschritte von WebRTC in Nutzung und Einfachheit weiter zunehmen. Ich habe dieses genaue Beispiel bereits hervorgehoben, aber Amazon verwendet eine Form der Bildschirmfreigabe für seine Fire-Tablets.

Wenn Benutzer Hilfe mit ihrem Gerät benötigen, können sie auf die Mayday-Schaltfläche klicken, um In-App-Hilfe zu erhalten. Dadurch wird eine einseitige Videokonferenz eingerichtet, bei der Benutzer einen Live-Stream des Agenten sehen können, der ihnen hilft. Agenten können nicht sehen, wer um Hilfe bittet, sondern können stattdessen genau sehen, was auf dem Bildschirm Ihres Geräts oder der Amazon-App vor sich geht, und sogar die direkte Kontrolle übernehmen oder Zeichenwerkzeuge verwenden.

Auf diese Weise kann der Agent dem Benutzer genau zeigen, was er tun muss, anstatt es ihm nur am Telefon zu sagen. Wie ich schon sagte, hilft dies wirklich, eine Menge Rätselraten zu beseitigen.

Die Zukunft der Bildschirmfreigabe?

Was mich wirklich interessiert, ist nicht so sehr, wo sich die Bildschirmfreigabe gerade befindet, sondern eher, wohin sie sich in nur wenigen Jahren entwickeln kann. Wir wissen bereits, dass Virtual und Augmented Reality in der Geschäftswelt auf dem Vormarsch sind, und ich denke, Augmented Reality kann speziell direkt an das Konzept der Bildschirmfreigabe anknüpfen.

Anstatt Desktop-Bildschirme gemeinsam zu nutzen, was wäre, wenn Mitarbeiter an einem entfernten Standort AR-Brillen oder Brillen tragen könnten, die ein Live-Video-Feedback in einen Konferenzraum am Hauptstandort der Organisation streamen können. Benutzer am anderen Ende können genau sehen, was der Remote-Techniker sieht, und genau wie die Bildschirmfreigabe kann dies dazu beitragen, lästiges Rätselraten bei normaler Kommunikation zu vermeiden.

Aber Sie können das jetzt wirklich mit einer Webcam tun. Wenn Sie also noch einen Schritt weiter gehen, können Benutzer, die den Live-Feed anzeigen, auch Tools erhalten, die denen von Amazon Mayday ähneln. Mit der Möglichkeit, direkt auf den Video-Feed zu zeichnen oder Schemata oder Diagramme hochzuladen, können die Remote-Mitarbeiter echte, nützliche Anweisungen erhalten. Wenn ein Rohr undicht aussieht, kann jemand an der Heimatbasis dieses Rohr hervorheben, damit der Arbeiter es in seiner Brille sehen kann. Oder sie können Schemata aufrufen, die direkt auf der Brille des Arbeiters angezeigt werden.

Nun, das ist eher wie „Real World Sharing“ als „Screen Sharing“, aber dies bringt das gleiche Konzept nur auf die nächste Ebene. Und diese Art von Technologie ist überhaupt nicht weit von uns entfernt.

Auch heute noch ist die Bildschirmfreigabe leistungsfähig

Nun, bevor wir uns darüber aufregen, was sein könnte, sollten wir einen Schritt zurücktreten und uns daran erinnern, wo sich die Bildschirmfreigabe gerade befindet, und das ist an einem sehr guten Ort. Das Konzept ist einfach, es gibt viele Tools, die es möglich machen – sogar Slack und HipChat bieten jetzt native Bildschirmfreigaben an.

Ob Ihr Unternehmen ein Contact Center betreibt und alle möglichen Funktionen nutzen möchte, um den bestmöglichen Support zu bieten, oder ein Produktanbieter, der mehr Umsatz erzielen möchte – die Bildschirmfreigabe ist eines dieser Tools, die Sie nicht verpassen sollten.