Google Meet: Einfaches Planen und Starten von Hangouts-Videokonferenzen

• Mit Google Meet können Sie Online-Meetings mit bis zu 100 Teilnehmern abhalten.
• Verwenden Sie den Google Kalender, um Besprechungen zu planen und direkt einen Google Meet-Link hinzuzufügen.
• Während des Meetings können Sie entscheiden, ob Sie Ihr Kamerabild und/oder Ihr Mikrofon aktivieren möchten.
• Wenn Sie Ihr Meeting aufzeichnen, können Sie es mit anderen teilen.

Mit Google Meet können Sie schnell Hangouts-Videokonferenzen mit vielen Teilnehmern planen und starten. Hier erfahren Sie, wie es geht und wie Sie sogar Konferenzen aufzeichnen können.

Kaum etwas spart mehr Zeit (und damit Geld) und ist einfacher als ein Meeting online abzuhalten. Video- und Audiokonferenzen eignen sich besonders für Unternehmen mit mehreren Standorten oder Gespräche mit Kunden. Mit Meet (ehemals Hangouts) bietet Google seine Lösung an, die komplett webbasiert ist und auch den hauseigenen Google-Kalender beinhaltet. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Google Meet Online-Konferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern abhalten können und wie die Lösung im Vergleich zu Microsoft Teams abschneidet.

Besonders interessant: Google Meet Video Conferencing App Kostenlos für alle – auch für Privatpersonen. Bisher war Google Meet ausschließlich G-Suite-Nutzern, also Premium-Kunden, sowie Bildungseinrichtungen und Behörden vorbehalten.

So planen oder starten Sie Hangouts-Videokonferenzen mit Google Meet

Wenn Sie Ihr nächstes Meeting mit Google Meet abhalten möchten, können Sie einfach Ihren Google Kalender verwenden, um ein Meeting zu planen. Voraussetzung dafür ist allerdings eine Unternehmenslizenz (ein sogenannter „G-Suite-Account“ ). Wenn Sie sie nicht haben, können Sie nur an Google Meet-Meetings teilnehmen, aber Sie können sie nicht selbst organisieren. Stellen Sie daher zunächst sicher, dass Sie mit Ihrem G-Suite-fähigen Google-Konto in den Browser eingeloggt sind, den Sie gerade verwenden.

So planen Sie Ihre Google Meet-Konferenz mit dem Google Kalender

Sie können Ihren Google Kalender verwenden, um eine Google Meet-Konferenz zu planen. Wie es geht:

1. Gehen Sie zu Ihrem Google Kalender.
2. Klicken Sie auf einen freien Bereich, um dort einen neuen Termin anzulegen.
3. Klicken Sie auf „Weitere Optionen“ .
4. Geben Sie oben einen aussagekräftigen Namen für Ihr Meeting ein. Beispiel: „Besprechung der Quartalszahlen“ .
5. Geben Sie die üblichen Details für den Termin wie Zeit, Dauer usw. ein und fügen Sie Gäste mit ihren E-Mail-Adressen hinzu.
6. Entscheiden Sie nun unter „Videokonferenz hinzufügen“, ob Sie „Hangouts Meet“ (Google Meet) nutzen möchten .
7. Wenn Sie sich für die Hangouts Meet-Konferenz entschieden haben, erhalten Sie nach kurzer Wartezeit Ihren Konferenzcode. Dies wird unter dem entsprechenden Dropdown-Menü angezeigt.
8. Sobald Sie den Konferenztermin speichern, erhalten alle hinzugefügten Teilnehmer eine Einladung und damit auch den entsprechenden Link zu Ihrer Konferenz.
9. Klicken Sie zum geplanten Zeitpunkt auf den Konferenzlink in Ihrem Kalender, um die Hangouts-Videokonferenz zu starten und die Teilnehmer zu begrüßen.

Sie können auch spontan ein Meeting abhalten

Gehen Sie wie folgt vor, um spontan ein Google Meet-Meeting zu starten:

1. Rufen Sie die Google Meet-Seite unter https://meet.google.com auf.
2. Klicken Sie auf „Neues Meeting starten“ .
3. Ihre Konferenz wird zunächst in eine Art Standby-Modus versetzt.
4. Unter der Überschrift „Meeting ready“ finden Sie einen Meeting-Link , den Sie nun an die gewünschten Teilnehmer versenden können. Alternativ kann er sich auch über eine Telefonnummer in die Konferenz einwählen, indem er zuerst die Nummer und dann die angezeigte PIN auf seiner Telefontastatur eingibt. Je nach gebuchter G Suite Variante und je nachdem, ob Google Ihren Standort „kennt“ , wird hier eine Telefonnummer angezeigt.
5. Starten Sie nun das Meeting, indem Sie auf „Meeting starten“ klicken .
6. Sie werden nach und nach benachrichtigt, wenn sich andere Teilnehmer in die Konferenz einwählen.
7. Die Zugangsdaten für die Konferenz finden Sie jederzeit unten links im Konferenzfenster unter „Meeting Details“ .

Alternativ geben Sie auf der Google Meet-Startseite unter „Meeting-Code eingeben“ einen Code für die Konferenz ein, um an einer bestehenden Konferenz eines anderen Organisators teilzunehmen.

So verwenden Sie Google Meet auf Smartphones und Tablets

Sie können auch ein Android- oder iOS-basiertes Smartphone oder Tablet für Google Meet verwenden. Laden Sie einfach die entsprechende Hangouts Meet-App aus dem Google Play Store (für Android) oder dem App Store (für iOS) herunter. Es besteht auch die Möglichkeit, innerhalb der App eine Konferenz zu erstellen und den entsprechenden Link über „Teilnahmeinfo teilen“ zu versenden .

Sie können für Ihre Einladungen auch Messenger wie WhatsApp oder Teamwire nutzen. Die eingeladenen Teilnehmer erhalten möglicherweise einen Link zur Installation der Google Hangouts Meet-App.

Diese Optionen sind während des Meetings verfügbar

Abhängig von der in Ihrem Unternehmen eingesetzten G-Suite-Lizenz haben Sie die Möglichkeit, Konferenzen mit bis zu 100 Nutzern abzuhalten oder daran teilzunehmen. Diese Beschränkungen dürften jedoch bald weitgehend aufgehoben werden. Während Ihrer Google Meet-Konferenz stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung:

• Mit Hilfe des Kamerasymbols am unteren Bildschirmrand können Sie bestimmen, ob Ihr Google-Profilbild oder Ihr Kamerabild angezeigt wird.
• Klicken Sie auf das Mikrofonsymbol, um es einzuschalten und mit den Teilnehmern zu sprechen, oder schalten Sie es aus, wenn Sie beispielsweise kurz Rücksprache halten möchten oder aus anderen Gründen vorübergehend oder dauerhaft nicht gehört werden sollen.
• Klicken Sie auf „Bildschirm teilen“ , um den Inhalt Ihres Bildschirms mit den anderen Teilnehmern zu teilen. Navigieren Sie dann zu Inhalten, die Sie anzeigen möchten. So können Sie beispielsweise eine PowerPoint-Präsentation halten.
• Über das Drei-Punkte-Symbol unten rechts können Sie weitere Optionen aufrufen. Dazu gehören automatisch generierte Untertitel, Vollbildmodus oder Einstellmöglichkeiten für Mikrofon und Kamera.
• Klicken Sie unten in der Mitte auf den roten Telefonhörer, um die Google Meet-Konferenz zu verlassen. Sobald alle Teilnehmer die Konferenz verlassen haben, endet diese.

Wie kann ich den Kamerahintergrund ändern oder verwischen?

Sie können anstelle des bestehenden Hintergrunds (zB die Ansicht des Raumes, in dem Sie sich befinden) einen anderen Hintergrund einstellen. Alternativ können Sie dafür sorgen, dass Ihr Hintergrund unscharf wird, sodass keine Details zu sehen sind. Und so gehen Sie vor:

• Im virtuellen Wartebereich: Klicken oder tippen Sie auf das Personensymbol in der unteren rechten Ecke Ihres Kameravorschaubilds.
• Während einer Konferenz: Rufen Sie über das Drei-Punkte-Symbol unten rechts die Option „Hintergrund ändern“ auf.
• Wählen Sie nun eine der angebotenen Optionen: Verwischen Sie Ihren Hintergrund in zwei Stufen, laden Sie Ihr Hintergrundbild hoch oder treffen Sie Ihre Auswahl aus den angebotenen Hintergrundbildern.

Was tun, wenn Sie Ihren Bildhintergrund in Google Meet nicht ändern können?

Wenn Sie keine Möglichkeit haben, den Hintergrund zu ändern, ist Ihr Computer möglicherweise zu langsam für diese ziemlich rechenintensive Funktion. Überprüfen Sie jedoch zuerst, ob die Hardwarebeschleunigung in Ihrem Chrome-Browser aktiviert ist. Diese Einstellung finden Sie unter „Drei-Punkte-Menü (oben rechts) | Einstellungen | Erweitert (erweitern) | System | Hardwarebeschleunigung verwenden, falls verfügbar “. Nachdem Sie diese Einstellung aktiviert haben, müssen Sie Chrome neu starten. Dann sollte Ihnen die Option „Hintergrund ändern“ angezeigt werden.

Sie können auch eine Google Meet-Konferenz aufzeichnen

Eine besonders praktische Funktion ist das Aufzeichnen einer Google Meet-Konferenz. So können Teilnehmer, die die Konferenz verpasst haben, diese auch nachträglich in Text und Bild nachvollziehen.

Aufzeichnungen sind derzeit nur für G Suite Enterprise-Benutzer verfügbar (auch in der Enterprise Educational-Version). Dabei spielt es jedoch keine Rolle, ob Sie Organisator oder nur Teilnehmer einer Konferenz sind – solange sich beide in derselben G-Suite-Unternehmensstruktur befinden. Und so gehen Sie vor:

1. Starten Sie als Organisator eine Google Meet-Konferenz wie oben beschrieben oder nehmen Sie innerhalb derselben Organisation daran teil.
2. Fragen Sie nach Möglichkeit alle Teilnehmer, ob sie mit der Aufzeichnung der Konferenz einverstanden sind.
3. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Symbol und wählen Sie „Meeting aufzeichnen“ .
4. Die Teilnehmer werden nun über den Beginn und später das Ende der Aufzeichnung informiert.
5. Sie können die Aufnahme auch später im selben Menü stoppen ( „Aufnahme stoppen“ ).
6. Die Aufnahme befindet sich einige Minuten nach Beendigung unter „Mein Speicher | Meeting- Aufzeichnungen“ im Google Drive des Meeting-Organisators.

Dies können Sie tun, wenn die Aufzeichnung nicht funktioniert oder nicht angeboten wird

1. Stellen Sie zunächst sicher, dass die Cloud-Speicherlösung Google Drive in Ihrem Unternehmen aktiviert ist.
2. Stellen Sie sicher, dass die Aufzeichnung von Google Meet-Konferenzen in Ihrem Unternehmen und an Ihrem Standort erlaubt ist.
3. Stellen Sie sicher, dass Sie über eine der G Suite-Versionen Enterprise oder Enterprise for Education verfügen.
4. Melden Sie sich mit einem Administratorkonto bei der Google Admin-Konsole an und gehen Sie zu „Apps |“. Bereich G Suite | Google-Hangouts“ .
5. Klicken Sie auf die „Einstellungen für Google Meet“ und wählen Sie ggf. die entsprechende Organisationseinheit in Ihrem Unternehmen aus.
6. Klicken Sie auf „Aufzeichnung von Besprechungen zulassen“ , um die Funktion zu aktivieren.

So vergleicht sich Google Meet mit anderen Konferenztools wie Teams, WebEx und Co.

Einer der Hauptkonkurrenten von Google Meet neben WebEx und GoToMeeting ist Microsoft Teams mit Skype for Business. Das bisher unter dem Namen Lync angebotene Anwendungsformular von Microsoft ist eine eigenständige Lösung für Online-Konferenzen. Es hat hauptsächlich den Namen und Teile des Aussehens mit dem bekannten Skype für Endbenutzer gemeinsam, arbeitet aber ansonsten mit Ihrer Teams-ID und damit als Teil von Microsoft 365.

Während Google Meet vor allem mit einer einfachen Online-Einrichtung punktet, können Sie mit Skype for Business als Teil einer Microsoft 365-Paketlösung Konferenzen mit bis zu 250 statt 100 Teilnehmern (bei Google Meet) abhalten. Im Rahmen einer Skype-Live-Konferenz können Sie sogar Präsentationen vor bis zu 10.000 Teilnehmern halten.

Im Gegensatz zu Google Meet (Stand April 2019) gibt es für Skype for Business auch einen (optionalen) Client für Mac und PC. Darüber hinaus können Sie Skype for Business nahtlos zusammen mit der Mail-, Kontakt- und Kalendersoftware Outlook nutzen.

Wenn Sie also bereits Microsoft 365 in Ihrem Unternehmen einsetzen oder die Einrichtung planen, erhalten Sie mit Skype for Business eine Lösung, die sich (mehr) einfacher in die anderen Office-Komponenten integriert als Google Meet. Setzt man hingegen eher auf einen browserbasierten Ansatz für Online-Meetings ohne Client-Unterstützung für Mac oder PC, leistet Google Meet ebenfalls sehr gute Arbeit.

Das Wichtigste zu Google Meet auf einen Blick

• Mit Google Meet können Sie Meetings online planen und abhalten.
• Starten Sie eine spontane Google Meet-Sitzung oder verwenden Sie Google Kalender, um eine Konferenz zu planen.
• Schalten Sie das Mikrofon und die Kamera während der Sitzung nach Belieben ein oder aus.
• Wenn die Funktion in Ihrer Organisation verfügbar ist und alle Teilnehmer damit einverstanden sind, können Sie Konferenzen auch aufzeichnen.
• Die Anzahl der möglichen Teilnehmer hängt von der von Ihnen verwendeten G-Suite-Lizenz ab und beträgt derzeit maximal 100.

Nicht nur Videokonferenzen, auch die Telefonie wird mittlerweile fast ausschließlich über das Internet abgewickelt. Was sich hinter dem Begriff Unified Communications verbirgt, wie smarte Unternehmenskommunikation Ihre Wettbewerbsposition stärkt und worauf es im digitalen Geschäftsbetrieb sonst noch ankommt, erfahren Sie in unserem kostenlosen PDF-Whitepaper zu UCC.

Wie gefällt Ihnen die hauseigene Meeting-Lösung von Google? Nutzen Sie diese intensiv oder vertrauen Sie lieber Microsoft Teams und Co.?