Erfolgreiche CLM-Implementierung: Grundlagen schaffen

Veröffentlicht: 2020-12-18

Die erfolgreiche Implementierung von Vertragsverwaltungssoftware in Ihrem Unternehmen – unabhängig von der Branche, der Größe Ihres Unternehmens oder anderen Faktoren – ist ein lohnendes Unterfangen, das dazu beiträgt, manuelle Arbeitsstunden zu reduzieren und Geld und Zeit zu sparen.

Außerdem muss es nicht schwierig sein , eine Software für das Vertragslebenszyklusmanagement in Ihrem Unternehmen einzuführen.

Warum sollte ein Unternehmen eine Vertragsmanagement-Software implementieren?

Es ist kein Geheimnis, dass der Umgang mit Rechtsverträgen eine Tortur ist, die wertvolle Zeit in Anspruch nimmt und manchmal Anwaltskosten nach sich ziehen kann, wenn sie nicht korrekt durchgeführt wird.

Ein weiterer Fakt ist: Verträge in der modernen Geschäftswelt werden immer komplexer. Nicht nur das, auch das Vertragsvolumen, das Unternehmen heute verwalten müssen, um operieren zu können, nimmt ebenfalls zu.

Je mehr Verträge und je komplexer unsere Verträge sind, desto mehr Probleme treten natürlich auf.

Diese Probleme werden durch ein bereits bestehendes Problem verschärft … die traditionellen Vertragsmanagementsysteme sind für Unternehmen von heute einfach nicht geeignet.

Im digitalen Zeitalter, in dem wir leben, werden viele unserer Abläufe und Prozesse dank Online- und Softwarelösungen erheblich vereinfacht.

Und wenn es um das Vertragsmanagement geht, hat die Lebenszyklussoftware für das Vertragsmanagement es viel einfacher gemacht, die Überflutung von Verträgen zu verwalten, die Unternehmen ( jeder Größe ) heute plagen.

Durch die Rationalisierung des gesamten Vertragslebenszyklus – von der Erstellung über die Unterzeichnung bis zur Verlängerung – helfen Vertragsmanagement-Softwaretools Unternehmen dabei, Verträge effektiver und effizienter zu verwalten und dabei Zeit und Geld zu sparen.

Wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation noch keine Vertragsverwaltungssoftware implementiert hat, tun Sie dies am besten eher früher als später.

Hier sind einige der Hauptgründe, warum ein Unternehmen die Implementierung in Betracht ziehen sollte Softwarelösungen für das Vertragsmanagement:

Online Speicher

Einer der Hauptvorteile von Vertragsverwaltungssoftware ist die Möglichkeit, alle Verträge in einer Online-Datenbank zu speichern – eine Datenbank, die keine physische Hardware zum Speichern von Daten erfordert, sondern stattdessen eine „Cloud“ verwendet.

Das bedeutet, keine Aktenschränke, Computerordner, verlorenen Papiere mehr … jedes einzelne Dokument wird sicher ( und automatisch ) in einer gesicherten Datenbank gespeichert, auf die nur diejenigen zugreifen können, die die Berechtigung haben, es einzusehen.

Einfache Erstellung

Mit einer Contract Lifecycle Management Software können Verträge auf Basis vergangener Verträge und rechtsgültiger Vorlagen erstellt werden.

Das Beste am Vertragserstellungsprozess mit Vertragsmanagement-Softwaretools ist, dass Stift und Papier nicht erforderlich sind.

Es gibt keine von Menschen verursachten Fehler ( da die Software dies nicht zulässt ) und die Verträge werden automatisch zur Genehmigung an diejenigen gesendet, die sie unterzeichnen müssen – ziellos im Büro herumzulaufen und zu versuchen, Verträge unterschrieben zu bekommen, ist nicht länger Problem.

Ablaufwarnungen

Die Verwaltung von Verträgen ist von Natur aus schwierig, und einer der kniffligsten Aspekte ist es, den Überblick darüber zu behalten, wann Verträge auslaufen und entweder überprüft und/oder verlängert werden müssen.

Verwenden Vertragsverwaltungssoftware können Benutzer anpassen, wann sie über bestimmte Verträge benachrichtigt werden möchten, sodass keine Rechtsdokumente jemals „ungültig“ werden, ohne dass die relevanten Parteien dies wissen.

Rechtshilfe

Ein weiterer der vielen Vorteile von Vertragsmanagement-Software ist die Art und Weise, wie diese Programme jegliche Rechtsbehinderung bei der Vertragsgestaltung und -unterzeichnung verhindern.

Künstliche Intelligenz in Software stellt sicher, dass kein Vertrag erstellt werden kann, wenn er Klauseln enthält, die nicht zum Vertrag und zu dem, was das Dokument zu begründen versucht, „passen“.

Vertragsmanagement-Software für Rechtsteams ist im Wesentlichen ein weiteres Mitglied der Rechtsabteilung und hilft enorm.

Universeller Zugriff

Bei herkömmlichen Verträgen ist der Zugriff auf diese Dokumente mühsam – wenn sie in Anwaltsschränken aufbewahrt werden, muss Personal physisch anwesend sein, um einen Vertrag einzusehen … wenn er in einem Computerordner gespeichert ist, muss die Datei an den Benutzer gesendet werden sie können darauf zugreifen.

Mit Softwarelösungen für das Vertragsmanagement können alle Benutzer mit den richtigen Berechtigungen auf jede Version eines Vertrags zugreifen, solange sie über einen Internetzugang verfügen.

Das bedeutet keine nächtlichen E-Mail-Anfragen oder Faxe.

Automatisierte Berichte

Ein weiterer Vorteil der Contract Lifecycle Management Software sind die automatisierten Berichte, die das Programm für Unternehmen generieren kann.

Benutzer können die Art der Daten, die sie in einem Bericht sehen möchten, anpassen und mit wenigen Klicks einen vollständigen, umfassenden Bericht erhalten, der eine beliebige Anzahl von Verträgen innerhalb einer Organisation umfasst.

Diese Verträge können dann an andere Teammitglieder gesendet werden, um wichtige Informationen zu präsentieren, ohne dass manuelle Arbeit erforderlich ist.

So implementieren Sie Contract Lifecycle Management-Software

Nachdem Sie nun die Bedeutung von Vertragsverwaltungssoftware und die Vorteile von Vertragsverwaltungssoftware für kleine und große Unternehmen gleichermaßen kennen, erfahren Sie hier, wie Sie diese Softwarelösungen in Ihrem Unternehmen implementieren können:

Erstellen Sie ausreichende Anweisungen für Mitarbeiter und Teammitglieder, damit sie nahtlos mit der Nutzung der Software beginnen können
Passen Sie die Anweisungen an die Rolle, Abteilung usw. eines Mitarbeiters an.
Setzen Sie sich ein klares Ziel, was Sie mit der Vertragsverwaltungssoftware erreichen möchten
Identifizieren Sie frühere Klauseln und Vorlagen, die zur einfachen Vertragserstellung in die Software installiert werden können
Wissen Sie genau, welche Art von Verträgen Sie mit einer Vertragslebenszyklus-Management-Software generieren möchten
Identifizieren und etablieren Sie Schlüsselrollen und Berechtigungen für alle Mitarbeiter
Legen Sie Pflichten und Verantwortlichkeiten in Bezug auf das Vertragsmanagement fest
Kontinuierliche Verfolgung und Aufzeichnung des Fortschritts mithilfe von Vertragsverwaltungssoftware

Vorteile einer Vertragsmanagement-Software

Es gibt endlose Vorteile von Vertragslebenszyklus-Management-Software, die alle dazu führen, dass weniger Zeit und Geld für die Verwaltung von Verträgen aufgewendet werden.

Was kann eine Vertragsmanagement-Software gewährleisten?

Vertragsmanagement-Software stellt sicher, dass Unternehmen so wenig Zeit wie möglich für das Vertragsmanagement aufwenden, wodurch mehr Zeit und Ressourcen für das aufgewendet werden, was für das Geschäft wirklich wichtig ist – Wachstum und Umsatz.

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