Die 5 wichtigsten Vorteile der Einführung einer Team-Collaboration-Lösung über E-Mail

E-Mail ist seit einiger Zeit der König in der Geschäftskommunikation und hat zuvor Tischtelefone und Anrufe zwischen Kollegen verdrängt. Mit E-Mail könnte die Kommunikation zwischen Kollegen schneller und zu günstigeren Zeiten erfolgen. E-Mail bot einen einzigen Ort, um alle Ihre eingehenden und ausgehenden Kontakte zu verfolgen, wobei einige Versuche unternommen wurden, alles zu organisieren. Aber das Telefon ging nie weg, und die gute altmodische Schneckenpost auch nicht. E-Mail wird wahrscheinlich nie verschwinden, aber man sollte sich weniger darauf verlassen.

Die nächste große Verschiebung in der Kommunikation am Arbeitsplatz scheint sich in Richtung Team-Collaboration-Lösungen zu bewegen. Slack hat in den Nachrichten Wellen geschlagen und ist wahrscheinlich eines der schnellsten Beispiele für die richtige Teamzusammenarbeit. Gehen Sie jedoch nicht einfach davon aus, dass diese Lösungen die nächste Generation von Yahoo- oder AOL-Messengern sind. Diese Dienste für die Teamzusammenarbeit verlagern den Fokus weg von E-Mails und ermöglichen es den Mitarbeitern, mehr Arbeit zu erledigen und sie schneller zu erledigen. Basierend auf der Cloud bewahren diese Lösungen Dateien dort auf, wo Sie sie benötigen, und ermöglichen die Persistenz Ihrer Nachrichten – sie sind immer genau dort, wo Sie sie hinterlassen haben. Team-Collaboration-Lösungen geben Teams die Möglichkeit, genau das zu tun, nämlich zusammenzuarbeiten. Wenn Sie immer noch unentschlossen und unsicher sind, ob es an der Zeit ist, die Abhängigkeit von E-Mails zu durchbrechen, haben wir eine Liste mit einigen Vorteilen zusammengestellt, die eine Team-Collaboration-Lösung gegenüber herkömmlicher E-Mail mit sich bringt.

1) Zusammenarbeit über reine Kommunikation hinaus

E-Mail ermöglicht es uns, unsere Gedanken schnell niederzulegen und die Nachricht weiterzuschicken. Auf der anderen Seite bietet uns E-Mail auch einen bestimmten Ort, an dem wir auf alle unsere Kommunikationen zugreifen können. E-Mail basiert jedoch auf einem Silo-Ansatz und funktioniert oft eher als Einbahnstraße, in der nur Informationen weitergegeben werden. Wenn Sie ein neues Memo mit dem Team teilen möchten, versenden Sie es in einer einzigen E-Mail-Explosion, damit alle es sehen können. Alle Fragen oder Anfragen kommen in Kanälen von jedem einzelnen Empfänger, und es erweist sich als schwierig, sie alle im Auge zu behalten.

Apps für die Teamzusammenarbeit strukturieren unsere Kommunikation viel effizienter, indem sie sich gezielt auf den Inhalt und nicht nur auf die Botschaft konzentrieren. Mit dem Inhalt im Vordergrund fördern Kollaborations-Apps nicht nur das Push-Out von Informationen an andere Personen, sondern auch einen gegenteiligen Pull-Effekt. Anstatt eine E-Mail mit einem Update zu Ihrem neuesten Projekt an 10 Personen zu senden, können Sie mit Collaboration-Apps einen Raum oder eine Unterhaltung mit den notwendigen und relevanten 10 Personen beginnen, es als „Q2 Memo“ bezeichnen, die Datei direkt ablegen und Ihren Kollegen zusehen Beginnen Sie nicht nur ein Gespräch, sondern einen Prozess der Zusammenarbeit. Der frei fließende Chat von Collaboration-Apps ermöglicht es jedem Teammitglied, direkt mit der Gruppe zu interagieren, anstatt dass Fragen einzeln eingehen. Die Struktur von Collaboration-Lösungen ermöglicht es den Mitarbeitern auch, vorbeizuschauen, wann es ihnen am besten passt, alles Versäumte nachzuholen und sich zu melden, wenn etwas Relevantes auftaucht. E-Mail lässt diesen freien Fluss und die Konversationsstruktur nicht zu, schränkt aber die Hin- und Her-Zusammenarbeit ein.

2) Bleiben Sie organisiert

Ein Gespräch nach dem anderen, mit einer langen Liste von Hin und Her, es ist leicht, sich in einer Reihe von E-Mails zu verlieren. „Wo ist die Nachricht, die Steve mir über die neuen TPS-Berichte geschickt hat?“ Bevor Sie es wissen, sind 15 Minuten vergangen und Sie können immer noch nicht den einen Anhang finden, den Sie vor dem Meeting dringend brauchen! Collaboration-Apps machen die Organisation einfach, da sie auf der Idee basieren, organisiert zu bleiben, indem Inhalte und Dateien direkt in Ihren Räumen gespeichert werden. Mit der Möglichkeit, Projekte und Teams in bestimmten Räumen oder Konversationen zu organisieren, wird die Zeit reduziert, die mit der Suche nach 15 verschiedenen E-Mails derselben Person verbracht wird, nur um diese eine relevante E-Mail oder bestimmte Informationskette zu finden. Stattdessen können Sie mit Team Collaboration-Lösungen einfach direkt in den klar gekennzeichneten Raum gehen und finden, was Sie brauchen, indem Sie durch den Inhalt scrollen.

Zusätzlich zur organisierten Kommunikation enthalten Team Collaboration-Apps eine leistungsstarke Suchfunktion, um sowohl den geschriebenen Text als auch alle in den Räumen gespeicherten Dateien zu durchsuchen. Da diese Collaboration-Apps persistent sind, verschwindet das Gespräch, das Sie vor zwei Tagen geführt haben, nicht – Sie müssen nur nach oben scrollen und sehen, was Steve Ihnen über das Meeting erzählt hat. Diese individuellen Räume für bestimmte Projekte oder die Zusammenarbeit mit bestimmten Kollegen bedeuten, dass es so einfach ist, den Überblick über Projekte zu behalten, wie eine kurze Nachricht im entsprechenden Raum abzulegen, was wiederum die Zusammenarbeit fördert – alle Parteien können die Nachricht sehen und sich bei Bedarf und wann einschalten Sie bekommen am besten eine Chance. Es gibt keine Tage mehr, an denen Sie einen E-Mail-Thread starten, die falsche Person auf CC setzen oder auf halbem Weg bemerken, dass Ihr Gespräch das halbe Team vermisst.

3) Persistenz durch die Cloud

Ich beziehe mich immer wieder auf diesen Begriff der Persistenz, aber was bedeutet das eigentlich? Alles (Nachrichten, Dateien, Besprechungen), das in diesen Team-Collaboration-Apps gesendet und empfangen wird, wird in der Cloud gespeichert, dort gespeichert und ist für alle Clients von praktisch überall aus zugänglich. Da alles in einem Cloud-Netzwerk gehandhabt wird, kann alles genau dort bleiben, wo es ist, egal mit welchem ​​Gerät Sie darauf zugreifen. Und im Gegensatz zu E-Mail sind diese Collaboration-Apps nicht nur eins zu eins, sondern ermöglichen einen Gruppenchat, der immer mobil und immer aktiv ist. Wenn Sie Ihre Arbeit erledigen und ein Problem lösen möchten, brauchen Sie mehr als nur eine Person, die sich an der Unterhaltung beteiligt, und Apps für die Teamzusammenarbeit sind die Tools, die es Teams ermöglichen, in Gruppen zu arbeiten. Aber je größer eine Gruppe wird, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass alle gleichzeitig online sind, um Ihre Nachrichten zu lesen. Auch hier kommt die persistente Natur der Cloud ins Spiel.

Mit Team Collaboration-Apps zwischen einem Desktop-Client, einem Mobiltelefon-Client oder sogar einem Online-Webbrowser-Client ist es möglich, auf jedem Gerät und überall in Verbindung zu bleiben. In Kombination mit dem dauerhaften Chat und dem Datei-Hosting kann der Zugriff auf die Informationen, die Sie zum Erledigen Ihrer Arbeit benötigen, sofort erfolgen. Einen Tag im Büro verpasst? Starten Sie die App auf Ihrem Telefon und bleiben Sie auf dem Laufenden, während die Cloud alle verpassten Nachrichten einholt. Sie haben Ihren Laptop mit dem aktualisierten TPS-Bericht im Büro vergessen? Kein Problem, melden Sie sich einfach auf Ihrem Smartphone oder sogar Heimcomputer bei Ihrer Team-Collaboration-App an, schauen Sie in den Raum, in dem die Datei abgelegt wurde, und laden Sie sie auf Ihr Gerät herunter.

4) Passen Sie es an Ihre Bedürfnisse an

Diese Apps für die Teamzusammenarbeit sind nicht nur eine hübschere Version von Instant Messenger der alten Schule, sondern bieten anpassbare und leistungsstarke Erfahrungen bei der Zusammenarbeit bei der Arbeit. Mit dem kreativen Geist eines Entwicklers und bereitgestellten APIs können Teams ihre Lösungen vollständig anpassen, um ein wirklich einzigartiges Erlebnis zu schaffen und die Lücke zwischen anderen Produktivitätstools zu schließen. Einfache Ergänzungen wie Chat-Bots können es Benutzern ermöglichen, laufende Aufgabenlisten direkt in ihrem Raum für die Zusammenarbeit zu führen, Erinnerungen festzulegen oder sogar die Dateifreigabe zu vereinfachen. Ergänzungen wie die Watson-Technologie von IBM zu Cisco Spark werden eine neue Ebene des persönlichen Assistenten hervorbringen, der direkt in Ihrer Kollaborationsplattform lebt.

Noch einen Schritt weiter ist die Macht der Integrationen. Durch Integrationen mit beliebten Arbeitsanwendungen von Office 365 und DropBox bis hin zu Integrationen mit beliebten CRMs wie Salesforce und Zendesk können Teams ihre eigene Collaboration-App erstellen, die mit den anderen Apps funktioniert, die sie bereits verwenden. Integrationen ermöglichen eine Anpassung, die E-Mail einfach nicht leisten kann. Durch die direkte Verknüpfung von Salesforce mit Ihrer Collaboration-App kann jedes Mal, wenn ein neues Anrufticket geöffnet wird, ein neuer Chatroom erstellt werden, sodass die Mitarbeiter die erforderlichen Informationen eingeben, die erforderlichen Dateien ablegen und den Anruf- oder Ticketfortschritt verfolgen können. Da diese Räume persistent und mit Salesforce verknüpft sind, bleiben alle Informationen auch nach dem Anruf erhalten. Wenn Sie sogar Hilfe von einem anderen Agenten benötigen, fügen Sie einfach den Agenten oder relevante Teammitglieder zum Raum hinzu und beginnen Sie mit der Zusammenarbeit! Was Sie mit Integrationen und Chatbots tun können, ist nur durch Ihre Kreativität begrenzt.

5) Dateien leben in der App

Da Inhalte im Vordergrund der Zusammenarbeit stehen, ist das Ablegen von Dateien nur ein weiterer Teil dessen, was diese Lösungen für die Zusammenarbeit so leistungsstark für Gruppen macht, die mehr erledigen möchten. Inhalte sind für die jeweilige Aufgabe von zentraler Bedeutung, und wenn sie über Apps für die Zusammenarbeit geteilt werden, befindet sich die Datei direkt im Raum. Auf diese Weise können Sie handeln, reagieren und eine fortlaufende Historie aller Änderungen führen. Wie oft haben Sie eine E-Mail gesendet, aber vergessen, den Anhang einzufügen? Mit Collaboration-Apps als Ihrer Hauptkommunikationsmethode wird das nie wieder passieren.

Dateien müssen nicht als Anhänge an Nachrichten gesendet werden und können einfach per Drag-and-Drop direkt in Ihren Raum oder Ihre Konversation gezogen werden. Durch die Leistungsfähigkeit der Cloud und die Persistenz von Messaging gehen Anhänge nicht länger in E-Mail-Ketten verloren als in Ihrem Posteingang. Die gemeinsame Nutzung von Dateien per E-Mail erhöht nur die Unordnung und erfordert, dass die Mitarbeiter den Überblick über ihren Posteingang behalten, um sie von der Arbeit fernzuhalten. Auch hier kann mit Persistenz auf allen Plattformen jederzeit und überall auf Dateien zugegriffen werden, zusammen mit der gesamten Zusammenarbeit und Arbeit, die damit einhergeht.

Das Endergebnis

Wenn sich der Arbeitsplatz ändert, ändern sich auch die Tools, mit denen wir unsere Arbeit erledigen. E-Mail war einst der König und schlug Telefon- und sogar Videoanrufe, um in Verbindung zu bleiben. Apps für die Teamzusammenarbeit bieten eine neue Veränderung in der Art und Weise, wie wir unsere Arbeit erledigen. Beständiges Messaging und leistungsstarke Dateifreigabe halten den Inhalt im Fokus und ermöglichen eine natürliche Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, wo immer sie sich befinden.

Auch wenn sie E-Mails nie wirklich ersetzen werden, werden Team-Collaboration- und Business-Messaging-Apps die tägliche E-Mail-Flut ergänzen und Ihren Posteingang übersichtlich halten. Besprechungen finden ständig und sofort statt, und die Produktivität kann ein neues Niveau erreichen, wenn die Zusammenarbeit im Mittelpunkt steht. Wenn Sie der Meinung sind, dass eine Team Collaboration-App zu Ihrem Unternehmen passen würde, können Sie sich unsere Aufschlüsselung der einzelnen Anbieter und deren Serviceangebote ansehen. Um einen besseren Einblick zu erhalten, welche Plattform am besten funktioniert, können Sie sich auch unsere Chat Wars-Vergleichsserie ansehen, in der wir Cisco Spark und HipChat mit der beliebtesten Collaboration-App Slack vergleichen.