Team-Messaging-Apps sind in – So finden Sie die richtige für Ihr Team

Team-Messaging-Apps sind nicht unglaublich neu, aber als Slack auf den Markt kam, wurden sie schnell zu einem der am weitesten verbreiteten Tools für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz. An diesem Punkt kann man mit Sicherheit sagen, dass sich viele Teams mitten in einem Meer von Messaging- und Collaboration-Apps verlieren werden, wenn sie eine neue Lösung einführen möchten.

Bei so vielen verfügbaren Optionen kann es unmöglich sein, zu entscheiden, welche Lösung am besten zu Ihrem Team passt. Leider sind die Ressourcen für einen dedizierten CTO einfach nicht vorhanden, es sei denn, Ihr Unternehmen ist ein großes Unternehmen. Wie geht Ihr Team also durch dieses Labyrinth von Optionen? Wie können sie überhaupt verstehen, welche Lösung am besten zu Ihren Arbeitsplatzanforderungen und Ihrer Kultur passt?

Das ist die Idee hinter unserer Kopf-an-Kopf-Chat-Wars-Serie, in der wir beliebte Alternativen zu Slack vergleichen – das an dieser Stelle als Standard angesehen wird. Es kann jedoch immer noch schwierig sein, zu entscheiden, auf welche zwei Apps man sich konzentrieren sollte. Schließlich tauchen ständig neue Konkurrenten auf, wie z. B. Avayas Zang. Aus diesem Grund sind wir hier – um Ihrem Team zu helfen, zu verstehen, was in diese Lösungen einfließt und wie es Sinn macht.

Warum sollte sich Ihr Team überhaupt die Mühe machen?

Warum überhaupt eine Team-Messaging- und Collaboration-App verwenden? Schließlich können E-Mail und Telefonanrufe die Arbeit erledigen, oder? Telefonanrufe bieten eine völlig sofortige und Echtzeit-Kommunikation (wenn das andere Ende abhebt, das heißt). E-Mails ermöglichen es uns, lange Konversationen im Laufe der Zeit aneinander zu reihen und relevante Dateien und Links einzuschließen. Also, was ist der Deal – warum aufgeben, was wir wissen, funktioniert?

Nun, ich bin sicherlich nicht der Erste, der darauf hinweist, dass sich die Art und Weise, wie wir arbeiten, verändert – und zwar drastisch. Obwohl ich Verallgemeinerungen nicht mag, kann ich als Millennial die Notwendigkeit – oder sogar den Wunsch danach – verstehen, was im Wesentlichen Instant Messaging-Apps bei der Arbeit sind. Als mir Slack zum ersten Mal vorgestellt wurde, verstand ich den Hype nicht. Bis zu einem gewissen Grad weiß ich es immer noch nicht, aber das ist eine andere Geschichte für einen anderen Tag. Ich habe jedoch zumindest die Notwendigkeit von so etwas wie Slack im Büro verstanden.

Vorteile gegenüber herkömmlicher Kommunikation

Ich benutze Instant Messenger, seit ich das Internet kennengelernt habe, und Slack erschien mir einfach wie eine hübsche Version des immer gleichen Alten – und das ist gut so. Meine Generation ist mit Technologie vertraut geworden, und zu diesem Zeitpunkt ist es völlig normal, vollständige Gespräche über Textnachrichten oder Verbraucher-Chat-Apps zu führen.

Obwohl persistenter Chat und eine Cloud-Plattform, die das Ganze antreibt , neu sind, ist das Konzept nicht. Ich zögere nicht, diese Lösungen als „hübsche IRC-Clients“ zu bezeichnen. Warum sollte sich Ihr Team überhaupt mit einer dieser Apps beschäftigen? Ich habe einen ausführlichen Beitrag zu den Vorteilen zusammengestellt, aber um es hier gut zusammenzufassen, Team-Messaging-Apps ermöglichen Folgendes:

• Zusammenarbeit über die reine Kommunikation hinaus: Apps zur Teamzusammenarbeit strukturieren unsere Kommunikation viel effizienter, indem sie sich gezielt auf den Inhalt und nicht nur auf die Botschaft konzentrieren. E-Mails werden isoliert und überladen, Telefonanrufe sind nur Gespräche, die sich in Luft auflösen.
• Messaging-Apps fördern die Organisation: Wie gesagt, E-Mails können sehr schnell chaotisch werden. Ich bin mir sicher, dass wir alle die Schrecken kennen, wenn man sich durch riesige E-Mail-Ketten wühlt, fehlende CCs, fehlende Dateien, was auch immer. Mit Collaboration-Apps können Benutzer ihren Arbeitsplatz nativ organisieren und Bereiche bestimmten Teams, Gesprächen oder Projekten zuweisen.
• Persistenz durch die Cloud: Alles wird in der Cloud gespeichert, und Ihr gesamter Kontext und Ihre gesamte Kommunikation sind vollständig konsistent, unabhängig davon, wo und wann Sie auf die App zugreifen. Fangen Sie an, auf Ihrem Computer zu chatten, nehmen Sie Ihr Telefon, um einen Kaffee zu holen, und chatten Sie weiter, ohne einen Takt zu verpassen. Es wird alles in der Cloud gespeichert, sogar Ihre Dateien und Projekte, und es bleibt fast für immer.
• Intensive Anpassung: Diese Apps für die Teamzusammenarbeit sind nicht nur eine hübschere Version von Instant Messenger der alten Schule, sondern bieten anpassbare und leistungsstarke Erfahrungen bei der Zusammenarbeit bei der Arbeit. Mit dem kreativen Geist eines Entwicklers und bereitgestellten APIs können Teams ihre Lösungen vollständig anpassen, um ein wirklich einzigartiges Erlebnis zu schaffen und die Lücke zwischen anderen Produktivitätstools zu schließen.
• Kontext immer im Blick: Alle Ihre freigegebenen Dateien, Entwürfe, schnellen Besprechungen und Projektaktualisierungen sind direkt in Ihrer Chat-App verfügbar. Da Inhalte im Vordergrund der Zusammenarbeit stehen, ist das Ablegen von Dateien nur ein weiterer Teil dessen, was diese Lösungen für die Zusammenarbeit so leistungsstark für Gruppen macht, die mehr erledigen möchten. Inhalte sind für die jeweilige Aufgabe von zentraler Bedeutung, und wenn sie über Apps für die Zusammenarbeit geteilt werden, befindet sich die Datei direkt im Raum.

Worauf verlässt sich Ihr Team bereits?

Der erste Ausgangspunkt wäre einfach zu entscheiden, ob Ihr Unternehmen eine Team-Messaging- und Collaboration-Lösung benötigt oder nicht, oder was genau Ihr Team von einem dieser Tools benötigt. Wir wissen bereits, wie vorteilhaft sie bei der Zusammenarbeit per E-Mail und Telefon sein können. Aber an dieser Stelle trifft die Bezeichnung dieser Lösungen als „einfache Chat-Apps“ nicht wirklich den Nagel auf den Kopf.

Sogar Slack wurde um Videoanrufe und Bildschirmfreigabe erweitert. In der Zwischenzeit konzentrieren sich andere Optionen wie Cisco Spark von Anfang an auf die umfangreichen Funktionen für die Zusammenarbeit. Einige Optionen auf dem Markt sind sogar zu festgefahren, wenn sie versuchen, so viel wie möglich in eine App zu packen. Slack ist unter anderem deshalb so erfolgreich, weil sie sich zunächst auf eine bestimmte Funktion konzentriert haben.

Verstehen Sie, was Ihr Team braucht und was nicht

Videokonferenzen können ein unglaublich leistungsstarkes Tool sein, um eine intensive Zusammenarbeit zu fördern, wenn Text- oder Telefonanrufe einfach nicht ausreichen. Wenn Ihr Team jedoch klein ist und sich immer im selben Büro befindet, warum sollten Sie dann dafür bezahlen?

Eine großartige Möglichkeit, um aufzuschlüsseln, was genau Ihr Team braucht, besteht darin, herauszufinden, wie Sie arbeiten, und sogar Ihre Mitarbeiter zu bitten, die Tools aufzulisten, die sie derzeit verwenden, und warum. Für eine schnelle Aufschlüsselung umfassen die gängigsten Funktionen für Zusammenarbeit und Messaging:

• Dauerhafter Chat auf allen Geräten
• Individuelle Chatrooms zum Organisieren von Inhalten und Gesprächen
• Eine leicht verständliche Benutzeroberfläche und einfache Benutzererfahrung
• Dateifreigabe in Echtzeit mit einfachem Drag & Drop
• Integrationen mit anderen Apps und Lösungen
• Video-Chat, Bildschirmfreigabe und manchmal Sprachanrufe

Es ist durchaus möglich, dass Ihr Team begonnen hat, eigene Lösungen zur Lösung dieser Probleme zu übernehmen, oder Ihr Team jongliert zwischen E-Mail, Skype, Telefonanrufen und Dropbox, um alles zu erledigen.

Sobald Sie eine Vorstellung davon haben, welche Tools Ihr Team benötigt, um Aufgaben erfolgreich zu erledigen, können Sie sich auf die spezifischen Funktionen konzentrieren, die Ihr Team benötigen würde, und diejenigen streichen, die es nicht verwenden würde. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Suche zu vereinfachen, indem Lösungen entfernt werden, die nicht in die Rechnung passen. Wenn Ihr Team beispielsweise niemals Videokonferenzen verwendet, ist eine Lösung mit Video im Vordergrund nicht die beste für Ihr Team.

Vergleichen Sie Ihre Optionen

Nachdem Sie nun eine Vorstellung davon haben, wovon Ihr Team profitieren kann, werden wir uns genauer ansehen, wie Sie verschiedene Lösungen sogar vergleichen können. Bei unseren vorherigen Paarungen konzentrieren wir uns in der Regel auf einige wenige spezifische Schlüsselpunkte, um das bestmögliche Vergleichsspiel von Äpfeln zu Äpfeln zu bieten. Basierend auf den Kriterien, die wir verwendet haben, gehen wir im Allgemeinen die Liste der Features und Funktionen durch, sowie wie es ist, die App zu verwenden, wie organisiert sie Benutzern ermöglicht und wie viel das alles kostet. Lassen Sie uns diese nacheinander aufschlüsseln.

Enthaltene Merkmale und Funktionen

Wir haben dies in den vorherigen Abschnitten ein wenig berührt, aber es lohnt sich, es noch einmal ausführlich hervorzuheben. Viele dieser Apps werden sich auf eine Idee konzentrieren und darauf aufbauen, wie Slack, oder einige werden versuchen, Ihnen jedes kleine Feature und jede Funktion in einem „Einheitsgröße“-Ansatz zuzuwerfen. Je nachdem, wie Ihr Team arbeitet und kommuniziert, werden dadurch bestimmte Konkurrenten schnell ausgeschlossen.

Sogar Slack hat begonnen, seine Funktionsliste zu erweitern: einst nur eine Chat-Kommunikations-App, verfügt es jetzt über native Video- und Sprachanrufe. Auf der anderen Seite sind Lösungen wie GoToMeetings oder das neue Chime von Amazon in erster Linie videofokussierte Optionen. Andere Lösungen wie Glip konzentrieren sich stark auf die Idee der Zusammenarbeit und des Teilens von Dateien, ebenso wie Microsoft Teams, das auf dem bestehenden Office 365-Ökosystem aufbaut.

Integrationen und Flexibilität

Einige der Funktionen einer Team-Messaging-App sind nicht unbedingt das, was sie nativ tun, sondern wie sehr Ihr Team die App nach seinem Willen biegen und fast seine eigene einzigartige Lösung konstruieren kann. Integrationen sind mit Sicherheit einer der größten Trends für die Teamzusammenarbeit im Jahr 2017, da sie uns helfen werden, so viel Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern. Integrationen ermöglichen es uns einfach, eine Verbindung zu zwei verschiedenen Plattformen herzustellen, um Features und Funktionen zu verbinden.

Ohne Zweifel sind Integrationen und die allgemeine Flexibilität der Plattform einige der wichtigsten Faktoren, die bei der Suche nach einer Lösung zu berücksichtigen sind. Slack zum Beispiel ist leistungsfähig genug, um die App in eine vollständige Lösung für das Remote-Worker-Management zu verwandeln. Slack verfügt mit Abstand über die größte sofort einsatzbereite Integrationsbibliothek und wird weiter wachsen. In der Zwischenzeit haben weniger bekannte Lösungen kleinere Listen und können sogar komplizierter zu entwickeln sein.

Benutzererfahrung und Benutzerfreundlichkeit

Ich komme immer wieder auf diesen einen Satz zurück, aber er ist absolut wahr: Wenn Ihr Produkt oder Ihre Lösung nicht einfach ist und manchmal sogar Spaß macht, werden die Leute es einfach nicht verwenden. Apple hat das auf den Kopf gestellt und versteht UX vor allem anderen. Design und die Benutzeroberfläche sind ebenfalls wichtig, aber UX und UI gehen im Allgemeinen Hand in Hand – mit einer schlechten UI geht eine schlechte Benutzererfahrung einher. Wir diskutieren also wirklich über UI, konzentrieren uns aber stark auf die UX, die es mit sich bringt.

Abgesehen von den Designentscheidungen wird die Benutzererfahrung von einer Reihe von Faktoren beeinflusst. Diese können von nativen Funktionen, die die Plattform bietet, bis hin zum einfachen Zugriff auf Menüs und Anpassungseinstellungen reichen. Aber auch, wie konsistent Benachrichtigungen funktionieren, und noch kleinere Aspekte wie Thread-Messaging oder ein reaktionsschnelles Suchtool. Einige dieser Anwendungen versuchen, jede einzelne Funktion in einem Angebot unterzubringen, oder versuchen, mit einem neuen, ausgefallenen Design herauszukommen – und die Endbenutzererfahrung leidet darunter.

Preise und Einschränkungen

Der eigentliche Kicker und wohl der wichtigste Aspekt am Ende des Tages ist, wie viel die Lösung Sie kosten wird. Natürlich möchten wir alle Geld sparen und das Beste für unser Geld bekommen, und diese Messaging-Apps sind nicht anders. Abhängig von der Preisstruktur, wie viele Pläne verfügbar sind und sogar wie den Benutzern Gebühren berechnet werden, ändern sich die enthaltenen Funktionen – einige Anbieter werden billigeren Plänen sogar künstliche Beschränkungen auferlegen.

Nun, das ist normal – so funktioniert ein Freemium-Modell: Sie brauchen einen Anreiz für Ihre Benutzer, bei Bedarf ein Upgrade durchzuführen. Es ist jedoch erwähnenswert, dass einige Anbieter etwas liberaler sind als andere, wenn es um enthaltene Features und Funktionen sowie um die Preisstruktur geht. Zum Beispiel sperrt Slack einige seiner billigeren Pläne mit großen Einschränkungen. Aber sie sind auch dafür bekannt, dass sie ein Geschäft nur für AKTIVE Benutzer berechnen, nicht nur für alle Mitglieder Ihres Unternehmens, die ein Mandatskonto haben.

Alles zusammenfügen

Sobald Sie wissen, wie Ihr Team arbeitet und welche Tools es benötigt, ist es an der Zeit, mit der Suche zu beginnen. Der naheliegendste Ansatz könnte eine einfache Google-Suche mit einer Liste oder Excel-Tabelle sein, um alle relevanten Optionen zu verfolgen, die Sie finden.

Es wäre hilfreich, auch eine laufende Liste aller wichtigen Funktionen zu erstellen, die Ihr Team benötigt, und abzuhaken, ob jede Lösung in Ihrer Liste diese Funktion enthält oder ob sie dafür speziell Gebühren erheben. Scheuen Sie sich nicht, diese Anbieter auch in ihren Support-Hotlines anzusprechen, um zu verstehen, wie ihr Service ist und wie effektiv die Unterstützung im Notfall sein kann.

Versuch's bevor du's kaufst

Scheuen Sie sich nicht, auch kostenlose Testversionen oder Versionen der Apps herunterzuladen. Versuchen Sie, bevor Sie kaufen, ist immer eine solide Strategie – deshalb bieten Autofirmen Testfahrten an. Nahezu jede Messaging-Lösung auf dem Markt bietet entweder eine Test- oder eine Freemium-Version an.

Ihr Team könnte verschiedene Tools ausprobieren oder einfach dasjenige ausprobieren, das am besten aussieht, um zu sehen, ob es haftet. Unsere praktischen Tests bestehen aus Spielen, Klicken und Erkunden. Vergessen Sie nicht, einen Blick auf unsere Team-Collaboration-Vergleichsseite sowie unsere praktischen Bewertungen und Head-to-Heads zu werfen.