Denken Sie über die Tabellenkalkulation hinaus: 3 Tools, die Ihre betriebliche Effektivität verbessern können

Das Tagesgeschäft ist das Herzstück eines jeden Unternehmens. Mitarbeiter, Kundenaufträge, Prozesse, Geräte und Werkzeuge halten ein Unternehmen am Laufen. Jedes dieser Teile muss sich oft wie ein Uhrwerk bewegen, damit ein Unternehmen erfolgreich ist. Wenn Unterbrechungen oder Engpässe auftreten, können sie die Produktivität verringern, Geschäftsfunktionen stören und die Sicherheit gefährden.

Die effiziente und reibungslose Führung ihres Unternehmens hat für Unternehmer höchste Priorität. Und diese Aufgabe könnte in einer Zeit wachsender Online-Bedrohungen und komplexer Compliance-Standards nicht kritischer sein. Im Folgenden werden drei Tools besprochen, die die betriebliche Effektivität eines Unternehmens steigern und gleichzeitig seine Sicherheit gewährleisten können.

1. Governance-, Risiko- und Compliance-Software

Verbraucherschutzgesetze, Ransomware-Bedrohungen und das Risiko von Datenschutzverletzungen machen den Betrieb im digitalen Zeitalter immer komplexer. Netzwerktechnologien wie das Internet sind jedoch nicht allein schuld. Menschen und Prozesse sind die anderen Faktoren, die Unternehmen Risiken und Compliance-Problemen aussetzen können.

Angenommen, Ihr Unternehmen baut Mobilfunkmasten und vermietet die Ausrüstung an andere Unternehmen und Mobilfunkanbieter. Ihr Ziel ist es, den Bau der Türme mit möglichst geringen Kosten abzuschließen, um den Gewinn zu maximieren. Wenn Sie jedoch in dieser Branche tätig sind, müssen Sie die kommunalen, staatlichen und bundesstaatlichen Vorschriften einhalten.

Ihr Fokus auf schlanke Bauprozesse und Kosten ist nicht unbedingt der falsche Ansatz. Dies führte jedoch dazu, dass sich das Unternehmen in der Vergangenheit für unterdurchschnittliche Geräte entschied. Die Ausrüstung entsprach nicht nur den Industriestandards, sondern die Bundesregierung verbot sie auch wegen nationaler Sicherheitsbedenken. Das Unternehmen musste den schmerzhaften und teuren Prozess durchlaufen, die Funkausrüstung jedes Turms auszutauschen.

Governance-, Risiko- und Compliance-Lösungen helfen bei der Bewertung von Technologien, menschlicher Aufsicht und Prozessen, die geschäftliche Schwachstellen schaffen. Dieser auch als GRC bekannte Ansatz betrachtet den Betrieb eines Unternehmens als ganzheitliches System. Anstatt die rote Fahne für ein einzelnes Verfahren zu hissen, zeigt ein GRC-Tool, wie ganze Vorgänge potenzielle Risiken schaffen. Eigentümer und Manager können dann eindeutig Methoden und Entscheidungen identifizieren, die möglicherweise nicht im besten Interesse des Unternehmens sind.

2. Bestandsverwaltungssysteme

Unternehmen, die Produkte verkaufen, müssen Wege finden, Inventar unterzubringen, zu bewegen und zu verfolgen. Ihr Betrieb hängt auch von internen Lieferungen und Geräten ab, selbst wenn Ihr Unternehmen keine materiellen Produkte verkauft. Sie müssen die Vermögenswerte Ihres Unternehmens wie Computer, Softwarelizenzen und Büromaterialien im Auge behalten. Andernfalls könnten Bestandsschwund oder -verlust außer Kontrolle geraten, und die Ursachen könnten schwer zu ermitteln sein.

Bestandsschwund kann schnell teuer werden, und die Quellen können auf größere Sicherheitsbedenken hinweisen. Einige Untersuchungen zeigen, dass Mitarbeiterdiebstahl und Ladendiebstahl 78,3 % der Bestandsverluste verursachen. Rechen- und Schreibfehler machen 15,4 % der Fälle aus, während Verkäuferbetrug zu 3,7 % führt. Weitere 3,9 % sind auf unbekannte Ursachen zurückzuführen, die Unternehmen nicht nachvollziehen können, manchmal aufgrund schlechter oder unzureichender Prozesse.

Bestandsverwaltungssysteme helfen dabei, die Bestandsverfolgungs-, Überwachungs- und Kontrollprozesse eines Unternehmens zu verbessern. Diese Anwendungen synchronisieren auch Änderungen der Asset- und Produktverteilung, wenn ein Unternehmen seine Standorte erweitert. Sie können in Echtzeit sehen, wo sich Produkte und andere Vermögenswerte befinden, einschließlich ihres Werts. Bestandsverwaltungssysteme automatisieren auch Berechnungen wie Anschaffungs- und Abschreibungskosten, die helfen können, festzustellen, wo Schwund auftritt.

Wenn Sie mehr als ein Lager haben, das Produkte empfängt und an mehrere Geschäfte versendet, ist es für Tabellenkalkulationen schwierig, Schritt zu halten. Für Nicht-Einzelhandelsunternehmen sind Tabellenkalkulationen nicht dynamisch genug, um nachzuvollziehen, wohin unternehmenseigene Laptops und mobile Geräte gehen. Sie benötigen ein automatisiertes System, das Lagerbestände und Vermögenswerte effizient verwaltet und keine ständigen menschlichen Eingriffe erfordert.

3. Anwendungen für das Kundenbeziehungsmanagement

Verwaltet Ihr Unternehmen seinen Kundenstamm immer noch mit Tabellenkalkulationen? Dieser Ansatz ist nicht nur zeitaufwändig, sondern kann Ihr Unternehmen auch Sicherheits- und Datenschutzbedenken aussetzen. Da Tabellenkalkulationen eine kontinuierliche Dateneingabe und -bearbeitung erfordern, können sie veraltete Informationen enthalten. Möglicherweise haben Sie Personen in Ihrer Tabelle, die keine Kunden mehr sind oder bestimmte Mitteilungen nicht erhalten möchten.

Einige Kunden möchten beispielsweise Marketing- oder Werbe-E-Mails ablehnen. Jemand müsste eine Spalte in Ihrer Tabelle erstellen, um dies anzuzeigen. Außerdem wäre das Marketing dafür verantwortlich, die Tabelle manuell durchzugehen, um zu bestimmen, wen es von seiner Liste streichen sollte. Dann gibt es noch das Problem der gemeinsamen Nutzung und Speicherung der Tabelle, einschließlich der Verwaltung des Mitarbeiterzugriffs und der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen.

Anwendungen für das Kundenbeziehungsmanagement optimieren Kundendaten, Kommunikationspräferenzen und Informationssicherheit. Mit einer CRM-App können Sie den Mitarbeiterzugriff einschränken und unterschiedliche Berechtigungsstufen gewähren. Beispielsweise benötigen Vertriebs- und Servicemitarbeiter möglicherweise Anzeige- und Bearbeitungsberechtigungen, um Kundeninformationen hinzuzufügen oder zu ändern. Sie benötigen jedoch wahrscheinlich keinen Administratorzugriff, mit dem sie Benutzer hinzufügen oder löschen oder andere Programme integrieren können.

Die Fähigkeiten von CRM-Software erstrecken sich auf Marketingkommunikation, einschließlich E-Mail-Listen. Angenommen, ein Kunde erhält jeden Monat Werbenachrichten, möchte diese aber nicht mehr sehen. Sie können sich abmelden und werden automatisch aus der Kontaktliste des Marketings entfernt. Während ihre Informationen in der Datenbank verbleiben, zeichnet die CRM-App auch die Aktionen des Kunden auf. Die Mitarbeiter sehen sofort, warum dieser Kunde keine Werbe-E-Mails erhält.

Tools zur Steigerung der betrieblichen Effektivität

Um operative Effektivität zu erreichen, müssen Best Practices gefunden und implementiert werden, die Qualität, Effizienz oder Leistung verbessern. Softwareanwendungen sind wichtige Werkzeuge, die Unternehmen bei der Umsetzung von Best Practices unterstützen. Auch wenn Tabellenkalkulationen in der Vergangenheit ausreichten, können sie jetzt zu einem Hindernis für Compliance, Produktivität und Sicherheit werden. Dynamische Lösungen wie GRC-Software, Warenwirtschaftssysteme und CRM-Anwendungen beseitigen die betrieblichen Hürden, die den Geschäftserfolg gefährden können.