Zeit ist Geld: So werden Sie mit der Planfix-Zeiterfassung für kleine Unternehmen belastbar

Es ist kein Geheimnis, dass kleine Unternehmen im Vergleich zu größeren Unternehmen oft in einer schwächeren Position sind. Da die finanziellen und personellen Ressourcen begrenzt sind, müssen kleine Unternehmen ständig auf der Hut sein und den Einsatz dieser Ressourcen optimieren. Einige Tools können jedoch dabei helfen, Schwachstellen abzumildern, die Arbeitseffizienz zu steigern und es diesen Unternehmen zu ermöglichen, mit den großen Playern ihrer Branche zu konkurrieren. Ein solches Softwaretool ist ein Customer Relationship Management (CRM)-System mit Zeiterfassungsfunktionen.

Warum ist Zeiterfassung für kleine Unternehmen so wichtig?

Für die effiziente Verwaltung von Ressourcen und Aufgabenverteilung spielt die Zeiterfassung eine entscheidende Rolle. Laut einer Studie von AffinityLive, der American Payroll Association und TSheets verlieren Unternehmen täglich fast 7,4 Milliarden Dollar durch nicht nachverfolgte Arbeitsaktivitäten. Aus diesem Grund ist die Zeiterfassung für kleine Unternehmen, in denen jede geleistete Arbeitsstunde zählt, unerlässlich. Damit können Unternehmen nicht nur die für Aufgaben aufgewendete Zeit überwachen, sondern auch Arbeitsabläufe optimieren und Engpässe und Problembereiche identifizieren.

Ressourcenmanagement: Wenn ein Unternehmen weiß, wie viel Zeit für Aufgaben und Projekte aufgewendet wird, kann es die Arbeitslast neu verteilen und die Ressourcen seines Teams effizienter nutzen.

Finanzielle Einblicke: Zeiterfassungssoftware für kleine Unternehmen kann wertvolle Daten für die Budgetierung und das Finanzressourcenmanagement liefern.

Mitarbeiterproduktivität: Die Projektzeiterfassung hilft den Mitarbeitern, sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren, während Teamleiter und Vorgesetzte Berichte über die für verschiedene Aktivitäten aufgewendete Zeit und Geld erhalten.

Motivation und Kontrolle: Indem Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter im Auge behalten, können Sie sie zu Selbstdisziplin motivieren, der Personalabteilung bei der Entwicklung von Motivationssystemen helfen und Verzögerungen im Team verhindern.

Dies ist nur ein kleiner Teil dessen, wie Zeitmanagement die Effizienz von Arbeitsabläufen steigern und Geschäftsprozesse optimieren kann.

Wie können kleine Unternehmen die Zeiterfassung optimieren?

Um Geschäftsprozesse zu optimieren und eine individuelle Geschäftsumgebung für das Zeit- und Ressourcenmanagement aufzubauen, stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Jedes Zeiterfassungstool mit seinen eigenen Funktionen und Vorteilen. Hier eine Übersicht:

Traditionelle Zeiterfassungsmethoden

Sicherlich sind traditionelle Zeitmessmethoden vielleicht etwas veraltet, aber sie werden immer noch verwendet. Denken Sie an Excel-Tabellen, Papierprotokolle oder sogar spezielle Zeiterfassungsgeräte. Der Nachteil? Diese Methoden bieten oft keinen umfassenden Überblick über die für Projekte oder Aufgaben aufgewendete Zeit und die Genauigkeit der gesammelten Daten kann fraglich sein.

Zeiterfassungssoftware

Diese spezielle Zeiterfassungssoftware für kleine Unternehmen ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten zu verfolgen, einschließlich Start- und Endzeiten, Pausen und Aktivitäten für verschiedene Aufgaben. Der Markt bietet Optionen wie Toggl Track, HourStack, Timely, TrackingTime und Clockify. Obwohl sie sehr leistungsstark sind, besteht der Nachteil im Zeit- und Ressourcenaufwand für die Integration in bestehende Aufgabenverwaltungssysteme. Infolgedessen steigt die Anzahl der Programme, die die Mitarbeiter nutzen müssen.

Mobile Zeiterfassungs-Apps

Einige Apps ermöglichen es Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten über mobile Geräte wie Smartphones oder Tablets zu verfolgen. Diese Zeiterfassungs-Apps für kleine Unternehmen bieten in der Regel eine benutzerfreundliche und unkomplizierte Oberfläche für die Zeiterfassung und zusätzliche Funktionen. Allerdings installieren nicht alle Mitarbeiter gerne solche Apps auf ihren Geräten. Ohne eine nahtlose Integration in die Geschäftsprozesse eines Unternehmens liefern diese Apps möglicherweise kein vollständiges Bild.

CRM-integrierte Zeiterfassungssysteme

Bestimmte CRM-Systeme wie Planfix, monday.com, ClickUp und Wrike bieten Zeiterfassungsfunktionen auf ihren Plattformen. Die Zeiterfassungssysteme für kleine Unternehmen ermöglichen die Überwachung der Zeit, die für die Kundenkommunikation, die Erledigung von Aufgaben und andere Aktivitäten aufgewendet wird, direkt im Kundenverwaltungssystem. Diese Option ist der optimale Ansatz, um die Zeiterfassung für Kleinunternehmen nahtlos in den täglichen Arbeitsablauf zu integrieren.

Die Wahl der richtigen Zeiterfassungslösung kann die Produktivität und betriebliche Effizienz erheblich steigern, insbesondere für kleine Unternehmen, die mit der Komplexität des Ressourcenmanagements zu kämpfen haben.

Steigern Sie die Effizienz Ihres Kleinunternehmens mit Planfix

Das Planfix CRM-System ist ein leistungsstarkes Tool zur Verwaltung kleiner Unternehmen. Es ist mehr als nur eine Plattform für effektives Kundenbeziehungsmanagement sowie Projekt- und Aufgabenbearbeitung; Es enthält auch eine Zeiterfassungsfunktion, mit der Sie die für Aufgaben aufgewendete Zeit überwachen können.

Vorteile der Verwendung von Planfix zur Workflow-Optimierung

Planfix ist ein Business-Management-System, aber darüber hinaus auch ein einzigartiger CRM-Transformer. Mit Planfix können Sie die für eine Vielzahl von Aufgaben aufgewendete Zeit verfolgen und außerdem:

• Arbeit organisieren: Mit dem System können Sie Aufgaben strukturieren, Projekte erstellen und Fristen festlegen. Dies erhöht die Produktivität und Termintreue und hilft, Projektengpässe zu erkennen und Risiken zu minimieren.
• Arbeitsbereiche flexibel anpassen: Mit Planfix können Sie Geschäftsprozesse für das gesamte Unternehmen oder bestimmte Abteilungen oder Teams anpassen. Sie entscheiden, welche Daten Sie verfolgen und analysieren möchten – sei es Zeit, Finanzausgaben, Ressourcennutzung usw.
• Verfolgen und protokollieren Sie die Zeit: Die Zeiterfassungsfunktion zeichnet die für jede Aufgabe oder jedes Projekt aufgewendete Zeit auf und erleichtert so die Analyse der Arbeitseffizienz und die Optimierung der Zeitzuteilung.
• Ressourcen verwalten: Planfix bietet Tools zum Verwalten von Teamressourcen, zum Zuweisen von Aufgaben, zum Überwachen ihres Fortschritts sowie zum Kontrollieren von Zeit- und Ressourcenaufwand.

Dank der Flexibilität und umfassenden Funktionen von Planfix kann es mit den Anforderungen Ihres Unternehmens wachsen und skalieren.

Tools zur Optimierung des Workflows in Planfix

In Bezug auf Zeit- und Ressourcenverfolgung zeichnet sich Planfix durch seine integrierten Tracker- und Analysetools aus, mit denen Sie praktisch jede Ressource verfolgen können.

• Planfix-Timer: Mit dieser Funktion können Sie die Zeit Ihrer Mitarbeiter für einzelne Aufgaben oder projektbezogene Aktivitäten genau verfolgen. Aus den gesammelten Daten können Sie verschiedene Berichte erstellen, von der aufgewendeten Zeit über Projektkostenberechnungen bis hin zur Bonusvergabe. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche müssen Sie keine Zeit in die Schulung oder Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter investieren. Der Timer kann direkt im System oder über Browsererweiterungen aktiviert werden.
• Zeiterfassung: Die Datentags von Planfix bieten einen umfassenden Überblick über die Arbeitszeiten, aufgeschlüsselt nach Aufgaben, Projekten, Teamarbeitszeit und Arbeitsbelastung. Diese Daten erleichtern die Verwaltung und Optimierung von Geschäftsprozessen und ermöglichen eine genaue Berechnung der geleisteten Arbeitsstunden, die Gewährung von Prämien und Einblick in die tatsächlichen Ausgaben in verschiedenen Kategorien.
• Buchhaltung und Daten-Tags: Über die Arbeitszeit hinaus können Sie mit Planfix alle Daten verfolgen, die Sie im System verwalten. Sie entscheiden, was Sie verfolgen möchten; Es können Daten zu Projekten, Aufgaben und Mitarbeiterleistungen gesammelt werden. Berechnen Sie den ROI eines Projekts, den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Entwicklung eines Produkts oder einer Dienstleistung, prognostizieren Sie den Umsatz und berücksichtigen Sie Kunden- und Gemeinkosten oder Bürowartung.

Abschluss

Die Implementierung eines CRM-Systems mit Zeiterfassungsfunktionen wie Planfix kann die betriebliche Effizienz kleiner Unternehmen erheblich steigern. Es hilft, Zeit und Ressourcen zu überwachen, Arbeitsprozesse zu optimieren und die Teamproduktivität zu steigern. So können kleine Unternehmen am Markt wettbewerbsfähig bleiben und erfolgreich wachsen.