UCaaS vs. VoIP: Alles, was Sie wissen müssen

Die Unternehmenskommunikation entwickelt sich stetig weiter. Wie erreichen Sie Ihre Kunden und wie arbeitet Ihr Team zusammen? Es gibt zwei große Schlagworte, wenn es darum geht, wie Unternehmen auf dem Laufenden bleiben: VoIP und Unified Communications as a Service (UCaaS). In diesem Leitfaden werden wir beide erklären und Ihnen zeigen, wie sich die beiden Technologien unterscheiden.

Was ist VoIP?

VoIP, was für Voice over Internet Protocol steht, ist eine Technologie, die das Internet nutzt, um den traditionellen Anrufprozess zu emulieren. Der VoIP-Dienst lässt sich nahtlos mit standardmäßigen öffentlichen Telefonnetzen (PSTN) verbinden, ohne viele der Einschränkungen, die mit diesen Leitungen verbunden sind. VoIP ist weniger hardwareabhängig. Mit PSTN sind Sie an jahrhundertealte Kupferleitungen angebunden, die mit Ihren Endpunkten (Telefonen) fest verdrahtet sein müssen.

Beim PSTN müssen diese Leitungen gewartet werden, weshalb Ferngespräche extra kosten. Bei VoIP-Verbindungen wird eine Technologie verwendet, um Ihre Stimme über Datenpakete über das Internet zu übertragen. Sie werden während Ihres Anrufs verschlüsselt und an ein anderes VoIP-Telefon oder einen herkömmlichen Festnetzanschluss übertragen. Ein Großteil der Hardware, die Festnetzanrufe unterstützt, ist bei VoIP fremd, sodass keine massiven Gebühren für Ferngespräche erforderlich sind. Tatsächlich klappen die meisten VoIP-Anbieter in den USA und Kanada Anrufe ohne Aufpreis in ihre Tarife ein.

Alle Funktionen, die Sie möglicherweise auf einem Standard-Festnetztelefon finden, sind mit VoIP verfügbar. Dazu gehören „Nicht stören“, „Anrufer-ID“, „Voicemail“ und „Anrufweiterleitung“. VoIP bietet sogar Funktionen wie:

• Remote-Anrufweiterleitung – So können Sie Anrufe dorthin weiterleiten, wo Sie sie benötigen, auch wenn Sie mobil sind.
• Virtuelle Telefonnummern – Diese ermöglichen es Ihnen, Vanity-Nummern (z. B. 1-800-YOURBIZ), lokale Nummern oder gebührenfreie Nummern zu verwenden, um die Reichweite Ihres Unternehmens zu erweitern.
• Advanced Call Routing – Hosted IVR und Auto Attendant sind Cloud-basierte, hardwarefreie Routing-Systeme. Diese Technologien leiten Anrufer über Menüs an die richtige Abteilung weiter und bieten Self-Service-Optionen.

VoIP ist viel vielseitiger als herkömmliche PBX-Telefondienste vor Ort. Bei PSTN-Anrufen sind Sie beispielsweise auf die Telefonkommunikation beschränkt. Mit VoIP können Sie Anrufe auf Tischtelefonen, Softphones, die Cloud-basierte Software sind, und auf Apple iOS-, Windows Phone- und Google Android-Smartphonegeräten entgegennehmen und tätigen. Dadurch wird die Kommunikation nahtloser, und es gibt mehrere Technologien, die einen schnellen Wechsel zwischen VoIP-Endpunkten ohne Ausfallzeiten ermöglichen.

Was ist UCaaS?

UCaaS ist eine einheitliche Plattform von Kommunikationstechnologien, die Unternehmen verwenden, um jegliche Kommunikation und Zusammenarbeit intern und extern zu fördern. In früheren Zeiten wurde gelegentlich ein Konferenzraum genutzt, der zwei Büros über herkömmliche Telefonverbindungen verband. Heutzutage liefern Anbieter wie Zoom, 8×8, RingCentral und Nextiva Webkonferenzlösungen und andere Tools, die Teams verwenden, um in Verbindung zu bleiben. Diese sind besonders nützlich, wenn Teams geografisch voneinander getrennt sind.

Beispielsweise ist keine vollwertige Videokonferenz erforderlich, um mit einem einzelnen Kollegen zu kommunizieren. Ein einheitliches Kommunikationstool, das Anbieter gewähren, ist der Business-Chat. Wie Instant-Messaging-Programme bieten Business-Chat-Lösungen eine textbasierte Möglichkeit für Kollegen, miteinander zu sprechen. Über die Chat-App tauschen die Teammitglieder bei Bedarf schnell Ideen und Dateien aus.

Eine weitere UCaaS-Lösungsfunktion, die oft in die Angebote der meisten Anbieter integriert ist, ist die Bildschirmfreigabe. Die Bildschirmfreigabe ist ein Konferenztool, mit dem Teammitglieder ihren Kollegen zeigen, was auf ihren Desktops/Smartphone-Bildschirmen passiert. Dies ist nützlich, wenn Sie PowerPoint-Präsentationen halten oder neue Software vorführen.

Auch Projektmanagement-Tools sind häufig in Unified Communications-Suiten enthalten. Diese helfen Managern, Arbeitsabläufe zu verfolgen und Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen, während Funktionen wie Konferenzen und Dateifreigabe für das Team verfügbar bleiben.

Webkonferenzen, Chat, Projektmanagement und Bildschirmfreigabe sind allesamt nützliche Tools für die Remote-Arbeit, aber Unified Communications zeichnet sich durch die Fähigkeit aus, beides in ein nahtloses Erlebnis zu integrieren. Einige UC-Suiten ermöglichen es Ihnen, mit nur wenigen Klicks einen Einzel-Chat in eine Videokonferenz umzuwandeln.

Tatsächlich ist die Integration eines der wichtigsten Merkmale eines Unified Communications as a Service (UCaaS)-Tools. Bei vielen Lösungen verbindet sich Ihre UCaaS-Plattform mit Software von Drittanbietern wie Salesforce, Miscrosoft, Oracle und mehr. In diesem Fall chattet und ruft Ihr Team potenzielle Kunden direkt aus dem CRM an.

Unified Communications macht in Contact Centern erhebliche Fortschritte. Laut einer Studie von Frost und Sullivan verbessert Unified Communication and Collaboration (UCC) die Produktivität (85 %), beschleunigt die Entscheidungsfindung (84 %), verbessert das Kundenerlebnis (83 %) und fördert Innovationen (82 %).

UCaaS vs. VoIP: Die vollständige Aufschlüsselung

Inzwischen können Sie sehen, dass VoIP und Unified Communications zwei leistungsstarke Technologien sind, die eine bessere Kommunikation fördern. Doch wie lassen sich die beiden Technologien vergleichen? Es ist wichtig zu verstehen, dass sowohl Unified Communications als auch VoIP-Software von vielen Anbietern miteinander kombiniert werden.

Beispielsweise bietet RingCentral in allen RingCentral-Preisplänen sowohl Unified Communications- als auch VoIP-Funktionen. Mit ihrem Basisangebot, dem Essentials Plan, erhalten Sie unbegrenzte Anrufe innerhalb der USA und Kanada sowie Team-Messaging und Dokumentenfreigabe. Die Anzahl der Unified Communications-Funktionen wird erheblich erweitert, wenn Sie zu höheren Ebenen navigieren.

Selbst in Anbetracht dessen ist VoIP im weiteren Sinne etwas eingeschränkt. Mit nur VoIP haben Sie nur Sprachanrufe. Außer Punkt-zu-Punkt-Anrufen und Funktionen wie Anrufer-ID und virtuellen Nummern enthält es nicht viel. Es bietet Einsparungen gegenüber herkömmlichen Anrufen, ist aber sicherlich nicht das A und O der Geschäftskommunikation.

UCaaS-Pakete hingegen neigen dazu, VoIP-Anrufe in ihre breiteren Suiten von Kommunikationslösungen zu integrieren. Auf diese Weise können Sie mit einem Kollegen chatten und den Chat mit wenigen Tastendrücken sofort in einen internetgestützten Anruf oder eine Konferenz umwandeln.

Unified Communications hat einen wesentlich größeren Anwendungsbereich als einfache VoIP-Anrufe, da UC auf alle Bereiche des Kommunikationsprofils eines Unternehmens ausgerichtet ist. UC wird auch verwendet, um über Omnichannel-Methoden wie SMS und E-Mail sehr einfach zusammenzuarbeiten oder mit Kunden zu kommunizieren.

Interagieren diese Technologien auf technischer Ebene? Das tun sie auf jeden Fall. Sowohl VoIP als auch Unified Communications sind vom Session Initiation Protocol (SIP) abhängig. SIP ist ein Protokoll, das das Öffnen und Schließen von Datenverbindungen ermöglicht, was SIP zu einer stabilen Option für SIP-Anrufe oder einfach nur für Informationsübertragungen macht. VoIP benötigt SIP, um Anrufe aufzubauen und sie mit bestehenden PSTN-Netzwerken zu verbinden – es definiert die gesendeten Nachrichten und stellt die Verbindung her und schließt sie bei Bedarf.

UCaaS verwendet auch SIP für alle seine Funktionen. Wenn Sie einen Chat, eine Konferenz oder eine Dateifreigabe eröffnen oder Aufgaben über Workflow-Software senden, wird SIP in den meisten UCaaS-Paketen verwendet, um Verbindungen zu verwalten und zu schließen.

Da diese beiden Technologien auf SIP angewiesen sind, überrascht es nicht, dass sie oft miteinander verbunden sind. Aus diesem Grund ist es besser, einen Anbieter zu finden, der beide Technologien bereitstellt, damit Sie ein stärkeres Profil für die Geschäftskommunikation haben. Wenn Sie jedoch feststellen, dass Ihr Unternehmen die Funktionen für die Zusammenarbeit nicht benötigt, sparen Sie mit einer einfachen VoIP-Anruflösung Geld, insbesondere wenn Sie umfangreiche Ferngespräche führen.

Unified Communications erfordert fast immer irgendeine Form von Hardwareinvestition, insbesondere wenn Sie nicht über die vorhandene Netzwerk- oder Computerarchitektur verfügen, um die Softwareanforderungen zu unterstützen. Dennoch sind diejenigen, die UCaaS integrieren, oft mobiler, insbesondere wenn eine Krise eintritt und Remote-Arbeit erforderlich ist. Das MIT stellte fest, dass im April 2020 34 % der Arbeitnehmer, die zuvor pendelten, von zu Hause aus mit Unified Communications-Tools arbeiteten.

VoIP und Unified Communications gehen Hand in Hand

Einfach ausgedrückt: Erweitern Sie Ihre geschäftlichen Kommunikationsfähigkeiten, indem Sie sowohl VoIP als auch UC nutzen.

Es gibt mehrere Schnittpunkte zwischen den beiden Arten von Geschäftskommunikationstechnologien, es gibt mehrere Unternehmens-VoIP-Anbieter, die Ihnen beim Einstieg helfen.