Geschäftskreditkarten verstehen und wie man sie am besten einsetzt

Ein Unternehmen zu führen kann stressig sein, mit ständigen Ausgaben, um die Lieferanten zufrieden zu stellen, und die Aufrechterhaltung eines ausreichenden Cashflows kann manchmal schwierig sein. Eine bequeme Möglichkeit, dies zu überwinden und die Kaufkraft eines Unternehmens zu erhöhen, besteht darin, mehr über Geschäftskreditkarten zu erfahren, da sie eine einfache Möglichkeit darstellen, auf eine revolvierende Kreditlinie für geschäftliche Einkäufe und Bargeldabhebungen zuzugreifen.

Wenn Sie die Funktionen, Verwendungszwecke und Vorteile von Geschäftskreditkarten verstehen, können Sie eine fundierte Entscheidung darüber treffen, ob sie die richtige Option für Ihr Unternehmen ist und wie Sie das Beste aus einer Geschäftskreditkarte herausholen können. Im Folgenden erkunden wir die Welt der Business-Kreditkarten im Detail.

Was ist eine Business-Kreditkarte?

Eine Business-Kreditkarte hat eine revolvierende Kreditlinie, die im Allgemeinen nur für geschäftliche Ausgaben verwendet werden sollte. Auf die gleiche Weise wie bei persönlichen Kreditkarten werden monatlich Kontoauszüge ausgestellt, die Einzelheiten über den geschuldeten Betrag und die fällige Mindestzahlung enthalten. Wird ein Business-Kreditkartenguthaben jeden Monat vollständig bezahlt, so werden die Aufwendungen nicht verzinst, bei einer Mindestzahlung werden jedoch Zinsen fällig.

Vorteile der Business-Kreditkarte

Die Vorteile von Business-Kreditkarten sind zahlreich. Sie bieten Geschäftsinhabern maximale Flexibilität und unterstützen gleichzeitig das Cash-Management. Nur einige der fantastischen Vorteile, die viele Geschäftskreditkarten bieten, sind:

• Rückzahlung
• Mitarbeiterkarten
• Integrierte Buchhaltungsfunktionen zur Synchronisierung mit Geschäftskonten
• Ausgabenkontrollen
• Reiseversicherung
• Möglichkeit zum Aufbau von Geschäftskrediten.

Überlegungen vor der Beantragung einer Business-Kreditkarte

Vor der Beantragung einer Business-Kreditkarte sind viele Faktoren zu berücksichtigen. Betrachten Sie beispielsweise die verschiedenen Möglichkeiten, wie eine Geschäftskreditkarte für das Unternehmen funktioniert und wie ihre Verwendung überwacht wird. Notieren Sie sich vorher die Vor- und Nachteile, um sicherzustellen, dass die richtige Entscheidung getroffen wird.

Viele Karten haben eine Jahresgebühr, daher ist es wichtig, sich mit der Zahlung dieser und der Höhe der Zinsen für ausstehende Guthaben vertraut zu machen. Idealerweise sollten Sie sich monatlich die Verrechnungssalden ansehen, um unnötige Kosten zu vermeiden.

Wenn Sie beabsichtigen, eine Geschäftskreditkarte im Ausland zu verwenden, ist es wichtig, diejenigen zu finden, die im Ausland gebührenfreie Transaktionen anbieten. Sie sollten auch eine Karte mit wettbewerbsfähigen Wechselkursen beschaffen.

Verwendung einer Geschäftskreditkarte

Sobald Sie Ihre Geschäftskreditkarte erhalten haben, ist es wichtig, robuste Kontrollen für die Nachverfolgung der Geschäftsausgaben einzurichten, da diese Ausgaben letztendlich den Gewinn beeinflussen. Einige zu berücksichtigende Maßnahmen werden im Folgenden erörtert.

Rechenschaftspflicht

Die Verantwortlichkeit für alle Ausgaben für Visitenkarten ist von größter Bedeutung. Es kann eine gute Idee sein, darauf zu bestehen, dass alle Ausgaben für Geschäftskreditkarten vorab genehmigt werden, um sicherzustellen, dass es keine Überraschungen gibt, wenn die monatlichen Kontoauszüge eintreffen.

Die meisten Unternehmen entscheiden sich für eine strenge Berichterstattung über Belege mit Querverweisen auf alle Ausgaben. Es kann erforderlich sein, allen Mitarbeitern, die keine umfassenden Spesenabrechnungen zur Begründung ihrer Kartenausgaben vorlegen, die Kreditkarte zu entziehen.

Wer sollte eine Business-Kreditkarte erhalten?

Es ist wichtig, den Zugang zu Geschäftskreditkarten zu beschränken und sie nur denjenigen zur Verfügung zu stellen, die sie wirklich für wesentliche geschäftliche Anforderungen benötigen. Es ist auch ratsam, eine klare Richtlinie zu Ausgabenlimits für einzelne Karteninhaber festzulegen, da dies dazu beiträgt, dass die Ausgaben das festgelegte Limit nicht überschreiten.

Zu denjenigen, die von einer Geschäftskreditkarte profitieren können, gehören Vertriebsmitarbeiter, die möglicherweise Karten zur Deckung der Reisekosten benötigen. Manager und Führungskräfte benötigen möglicherweise auch Zugriff, um regelmäßige Einkäufe für ihre Abteilungen zu tätigen. Und schließlich finden Unternehmer und Geschäftsinhaber selbst möglicherweise eine Geschäftskreditkarte als beste Option für die Verwaltung des Cashflows.

David Luck, Mitbegründer und CEO von Capital On Tap, sagt: „Die Verwendung einer Geschäftskreditkarte ist eine hervorragende Möglichkeit, den Cashflow zu verwalten, aber es ist wichtig, sich an ein Budget zu halten und sicherzustellen, dass alle Ausgaben berücksichtigt werden. Mit dem richtigen Ansatz und den richtigen Kontrollen kann es ein echter Retter in den Unternehmensfinanzen sein.“

Legen Sie Kartenlimits fest

Die Richtlinien für Geschäftskreditkarten sollten auch Regeln zu akzeptablen Ausgaben enthalten. Die Mitarbeiter sollten darauf hingewiesen werden, welche Ausgaben sie auf Karten setzen und wie viel sie ausgeben können. Es ist auch wichtig zu regeln, wie oft Karten verwendet werden können.

Wenn einem Mitarbeiter eine Geschäftskreditkarte ausgestellt wird, sollte er eine Kopie der Richtlinie erhalten und gebeten werden, sie als Vereinbarung zu unterzeichnen, damit er an diese Regeln gebunden ist. Einige Visitenkartenanbieter arbeiten mit Unternehmen zusammen, um die auf bestimmten Karten zulässigen Transaktionen zu begrenzen. Es ist sogar möglich festzulegen, dass Transaktionen nur zu bestimmten Zeiten stattfinden können.

Damian Brychcy, COO und US-Geschäftsführer von Capital On Tap, sagt: „Eine Business-Kreditkarte kann ein unschätzbares Werkzeug sein, das Ihnen die Möglichkeit gibt, Einkäufe zu tätigen und gleichzeitig Ihrem Cashflow etwas Luft zum Atmen zu geben. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass alles, was Sie mit der Karte kaufen, zurückgezahlt werden muss, also stellen Sie sicher, dass alle Ausgaben verantwortungsvoll sind und innerhalb des Budgets liegen.“

Überwachen Sie die Aktivität der geschäftlichen Kreditkarten

Die Buchhaltungsabteilungen sollten mit der Pflicht betraut werden, die Kreditkartenaktivitäten von Unternehmen zu überwachen, um sicherzustellen, dass die Ausgaben akzeptabel sind.

Aktivitätsbenachrichtigungen per SMS oder E-Mail können von den Anbietern von Geschäftskreditkarten angefordert werden, um dies zu erleichtern. Führungskräfte können angeben, ob sie bei jeder einzelnen Transaktion oder nur jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter versucht, eine Karte für einen Kauf in einer bestimmten Höhe oder in einem nicht genehmigten Bereich zu verwenden, Benachrichtigungen erhalten möchten.

Kluger Einsatz von Geschäftskreditkarten

Geschäftskreditkarten können für viele Unternehmen ein nützliches Instrument sein, da sie eine revolvierende kurzfristige Kreditlinie bieten, die am Ende jeder Abrechnungsperiode ausgezahlt wird. Es ist jedoch im Allgemeinen keine gute Idee, eine Geschäftskreditkarte für große geschäftliche Ausgaben zu verwenden, die über Geschäftskredite finanziert werden könnten. Eine sehr große Geschäftsausgabe könnte die Kreditkarte überfordern und sie für andere Ausgaben im Laufe des Monats unbrauchbar machen.

Wenn absehbar ist, dass Ausgaben im Folgemonat nicht beglichen werden können, kann es sinnvoller sein, einen Geschäftskredit zu beantragen, da die Zinsen bei Kreditkarten höher sind als bei den meisten Krediten. Dadurch wird Ihr Kreditkartenlimit für Mitarbeiter freigegeben, die sie nach Bedarf verwenden können.

Abschluss

Geschäftskreditkarten können eine unglaublich flexible Lösung zur Verbesserung des Cashflows sein und bieten eine Reihe nützlicher Vorteile. Sie können an eine große Anzahl von Mitarbeitern ausgegeben werden und geben ihnen die Möglichkeit, Dienstleistungen nach Bedarf zu bezahlen.

Es ist jedoch wichtig, eine Richtlinie für Kartenausgaben und eine Anleitung für Mitarbeiter einzuführen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter wissen, was einer Geschäftskreditkarte belastet werden kann und was nicht. Außerdem ist es nicht ratsam, mit einer Business-Kreditkarte größere Ausgaben zu tätigen. Es kann kostengünstiger sein, sich für große Gegenstände für einen Geschäftskredit zu entscheiden, und dies vermeidet auch übermäßige Kreditlimits, die Mitarbeiter daran hindern könnten, Karten für wesentliche Ausgaben zu verwenden.