Die wichtigsten Vorteile von Unified Communications für Ihr Unternehmen

Unternehmen müssen in der Lage sein, effizient, nahtlos und zuverlässig mit Kunden und Mitarbeitern zu kommunizieren. Moderne Verbraucher erwarten von den Unternehmen, mit denen sie Geschäfte machen, eine äußerst reaktionsschnelle, personalisierte Kommunikation.

Es sollte daher nicht überraschen, dass die Popularität von Unified Communications as a Service (UCaaS) – einer Cloud-basierten Geschäftskommunikationslösung, die Menschen, Prozesse und Systeme auf einer einzigen einheitlichen Plattform verbindet – schnell zugenommen hat.

UC-Plattformen ermöglichen Omnichannel-Echtzeitkommunikation und Teamzusammenarbeit sowie Agentenüberwachung, Automatisierung von Geschäftsprozessen und Analysen. Lesen Sie weiter, um mehr über die wichtigsten Vorteile von UC zu erfahren.

Wesentliche Vorteile von Unified Communications

Unified Communications verbessert den Kundenservice und die Mitarbeiterproduktivität und senkt gleichzeitig die Kommunikationskosten, ohne die Zuverlässigkeit und Plattformsicherheit zu beeinträchtigen.

Hier sind die wichtigsten Vorteile des Wechsels zu Unified Communications:

• Verbesserte Teamproduktivität
• Einsparmaßnahmen
• Geschäftsanalysen
• Nahtlose Omnichannel-Kommunikation
• Erhöhte Sicherheit und Compliance
• Verbesserte Kundenerfahrung

1. Verbesserte Teamproduktivität

Eine erhöhte Teamproduktivität ist einer der bemerkenswertesten Vorteile von Unified Communication. Mit einer UC-Plattform können Mitarbeiter in Echtzeit über den Kanal ihrer Wahl kommunizieren, die Projektzusammenarbeit verbessern, die Lösungsraten beim ersten Kontakt erhöhen und Workflow-Engpässe beseitigen.

Benutzer können Benachrichtigungen und Warnungen anpassen, ihren Benutzeranwesenheitsstatus aktualisieren, um Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten, Nachrichtenbenachrichtigungen und Besprechungserinnerungen einrichten und schnell auf wichtige Kundendaten zugreifen. All dies geschieht innerhalb einer einheitlichen Oberfläche mit Omnichannel-Synchronisierung und Integrationen von Drittanbietern – Sie müssen also nicht mehr zwischen verschiedenen Apps wechseln.

Vereinheitlichte Kommunikationstools wie Chat, Bildschirmfreigabe, Videokonferenzen, Dateifreigabe und VoIP-Funktionalität verbinden entfernte Mitarbeiter auf der ganzen Welt , sodass sie nahtlos zusammenarbeiten können. Die Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Remote-Mitarbeitern hält alle auf dem gleichen Stand – wodurch die Art von Missverständnissen, die Projekte verlangsamen, drastisch reduziert wird.

Eine Unified Communications-Plattform unterstützt auch die Produktivität, indem sie die Onboarding-Prozesse verbessert. Mit beliebten UC-Funktionen wie Videoaufzeichnung und -transkription, Anrufüberwachung und Bildschirm-Einblendungen können Unternehmen ganz einfach ein robustes Schulungsprogramm für neue Mitarbeiter erstellen, das es Einzelpersonen ermöglicht, in ihrem eigenen Tempo zu lernen und auf alles zuzugreifen, was sie benötigen.

Schließlich verbessern UC-Plattformen die Produktivität, indem sie zeitraubende, sich wiederholende Aufgaben eliminieren. Viele UC-Plattformen ermöglichen es Benutzern, automatisierte Workflows und Prozesse zu erstellen. Nahezu jede sich wiederholende Aufgabe kann automatisiert werden – einschließlich ausgehender Anrufe, Anrufweiterleitung, geschäftlicher Textnachrichten und der Ausführung von Analyseberichten.

Sich wiederholende Aufgaben erhöhen die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler, schwächen die Motivation und führen letztendlich zu einem erhöhten Burnout der Mitarbeiter. Wenn Mitarbeiter sich nicht mehr um sich wiederholende Aufgaben kümmern müssen, sparen sie Zeit und können sich auf die anspruchsvollere und sinnvollere Arbeit konzentrieren, für die sie eingestellt wurden.

2. Kosteneinsparungen

Nahezu jedes Unternehmen wird durch den Wechsel zu einem Unified Communications-System erhebliche Einsparungen erzielen. Obwohl die Einsparungen je nach Standort Ihres Unternehmens, Anzahl der Mitarbeiter und Branche variieren, zeigen die Kosteneinsparfaktoren unten, wie sehr UC Ihnen helfen kann, Kosten zu senken.

Reduzierte Reisekosten

Da Teams überall, jederzeit und auf jedem Gerät in Verbindung bleiben können, hilft UC-Software Unternehmen dabei , Reisezeiten und -kosten zu reduzieren . Angesichts der steigenden Kosten für Treibstoff und Flugreisen (ganz zu schweigen von Hotelaufenthalten und Mahlzeiten) können Unternehmen am meisten sparen, die sonst Mitarbeiter benötigen, die weite Strecken für die Arbeit zurücklegen müssen.

Unternehmen, die UC nutzen, um von einer persönlichen zu einer Remote-Belegschaft zu wechseln, werden auch die Kosten immens senken. Da im Jahr 2022 etwa 25 % aller beruflichen Arbeitsplätze in Nordamerika remote sind, sind die Vorteile der Arbeit von zu Hause aus kein Geheimnis mehr.

Reduzierte Ausrüstungs- und Wartungskosten

Mit Unified Communications können Unternehmen den Bedarf an mehreren Telefonen, Faxgeräten und anderen teuren Geräten eliminieren, wodurch sowohl die Investitionsausgaben als auch die Betriebskosten gesenkt werden.

Da UC-Plattformen Cloud-basiert sind und vom Anbieter gehostet werden, müssen Endbenutzer nicht länger für Wartungskosten, teure Geräte-Upgrades, Ferngespräche und den Energieverbrauch bezahlen. Teammitglieder können sogar ihre vorhandenen Geräte wie Smartphones und Desktop-Computer verwenden, um auf ihr UC-System zuzugreifen – es besteht also wirklich keine Notwendigkeit, neue Hardware zu kaufen.

Reduzierte IT-Kosten

Lösungen für Unified Communication und Collaboration helfen Unternehmen auch dabei, die Kosten für den technischen Support zu senken . Da UCaaS-Systeme Managed Service anbieten, werden Stromausfälle, Ausfallzeiten oder andere technische Probleme vom Anbieter behandelt. Dies bedeutet nicht nur eine schnellere Lösung, sondern macht auch internes IT-Personal überflüssig.

Da UCaaS-Anbieter außerdem eine SLA-garantierte Betriebszeit von mindestens 99,9 % anbieten, wird Ihr Team deutlich weniger Dienstunterbrechungen erleben.

Mit UC werden alle Dienste, die das Unternehmen benötigt, auf einer Plattform abgewickelt, anstatt einen anderen Anbieter für Collaboration-Tools, Telefonie, Customer Relationship Management (CRM) usw. zu haben. Dies rationalisiert den Betrieb und erleichtert Endbenutzern die Arbeit, wodurch die IT weiter reduziert wird Kosten.

Skalierbarkeit

Skalierung kann kostspielig sein, insbesondere für kleine Unternehmen und KMUs. Die Vorabkosten für die Einstellung neuer Mitarbeiter, den Kauf neuer Geräte, die Anmietung größerer Büroräume usw. können das Wachstum zu einer Herausforderung oder, schlimmer noch, unmöglich machen.

Unified Communications-Systeme können natürlich nicht alle Skalierungskosten eliminieren, aber sie können den Bedarf an neuen Geräten und einem größeren physischen Raum beseitigen. Aufgrund der mobilen Natur von UC können wachsende Unternehmen Self-Service-Onboarding, Bring Your Own Device (BYOD)-Richtlinien und Remote-Arbeit implementieren, um die Skalierungskosten drastisch zu senken.

3. Geschäftsanalysen

Business Analytics ist der Prozess des Sammelns und Analysierens von Kunden- und Mitarbeiterdaten, um bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen .

Es gibt viele Möglichkeiten für Unternehmen, Daten zu nutzen, um ihre Abläufe und das Kundenerlebnis zu verbessern. Mit einem Cloud-basierten UC-System werden große Datenmengen aus mehreren Quellen wie Textnachrichten, Besprechungsprotokollen, Sprachanrufen, Kommentaren in sozialen Medien, Kaufhistorie, E-Mails und mehr gesammelt. Diese Daten werden dann analysiert, oft mit Hilfe von künstlicher Intelligenz, Verarbeitung natürlicher Sprache und maschinellem Lernen, um umsetzbare Erkenntnisse zu liefern.

Business Analytics kann verwendet werden, um das Kundenerlebnis zu verbessern, indem Daten darüber gesammelt werden, wie Kunden mit Produkten und/oder Dienstleistungen interagieren , sodass Unternehmen erfahren, wo Verbesserungen vorgenommen werden können, um die Kundenbindung und -loyalität zu erhöhen.

In ähnlicher Weise kann Predictive Analytics (eine Art Geschäftsanalyse) verwendet werden, um das Kundenverhalten auf der Grundlage historischer Daten über ähnliche Kunden (z. B. deren Kaufverhalten) vorherzusagen . Je mehr Daten gesammelt werden, desto genauer werden Vorhersagen, sodass Unternehmen ihre Dienstleistungen an ihren einzigartigen Kundenstamm anpassen können. Die meisten Enterprise-UC-Anbieter bieten Predictive Analytics als integrierte Funktion, Add-On oder Integration an.

Business Analytics kann auch verwendet werden, um den Betrieb zu straffen. Contact Center-Analysen sammeln beispielsweise Daten zu Metriken wie der durchschnittlichen Bearbeitungszeit, häufig gestellten Fragen und der Anzahl verpasster Anrufe. Diese Daten werden Erkenntnisse darüber liefern, wo Bedarf an mehr Mitarbeiterschulungen, einem besseren Kunden-Self-Service-System oder Zeitplanoptimierungen besteht.

4. Nahtlose Omnichannel-Kommunikation

Unified Communications verbindet Teammitglieder mit ihren Kollegen und Kunden über mehrere Kanäle, darunter Sprachanrufe, Videoanrufe, SMS-Textnachrichten, Team-Chat/Instant Messaging und soziale Medien. Benutzer können jedem von jedem Gerät mit Internetverbindung aus Nachrichten senden, einschließlich Desktop-Computern und mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets. Darüber hinaus kombinieren UC-Systeme Kommunikationskanäle, Tools von Drittanbietern und zusätzliche Funktionen in einer einzigen optimierten Oberfläche.

Dieser Omnichannel-Service ermöglicht es Unternehmen , auf mehreren Kanälen zu kommunizieren und die gesamte Kommunikation nahtlos zu vereinheitlichen. Jeder Mitarbeiter kann auf Omnichannel-Kundengesprächsverläufe, IVR-Interaktionen, Bestell- und Kontoinformationen, visuelle Voicemails, Notizen von anderen Agenten und mehr zugreifen. Dies ermöglicht einen effizienten, personalisierten Kundendienst und Support und ermöglicht es mehreren Agenten, dieselbe Supportanfrage zu bearbeiten, ohne dass Kunden gezwungen sind, sich zu wiederholen.

5. Erhöhte Sicherheit und Compliance

Starke Sicherheit und Compliance sind erforderlich, um eine potenziell verheerende Datenschutzverletzung und einen irreparablen Verlust des Kundenvertrauens zu vermeiden.

Die führenden UCaaS-Anbieter sind transparent in Bezug auf die Sicherheitsvorkehrungen, die in ihren Systemen enthalten sind.

Die meisten listen Verschlüsselungsstufen, Administratorkontrollen, Berechtigungen usw. sowie die Sicherheitsstandards auf, die der Anbieter einhält, wie SOC 2, GDPR oder HIPAA. Hochsichere UC-Plattformen überwachen in Echtzeit auf allgemeine VoIP-Sicherheitsprobleme und Anomalien und mindern Bedrohungen, bevor sie Schaden anrichten.

Viele Plattformen bieten auch erweiterte Authentifizierungsmethoden wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und Biometrie, die sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer auf vertrauliche Informationen oder Anwendungen zugreifen können. Diese Sicherheitsprotokolle können auch die Wahrscheinlichkeit von Insider-Angriffen verringern.

6. Verbesserte Kundenerfahrung

Das Kundenerlebnis – die Wahrnehmung Ihres Unternehmens durch einen Kunden – basiert weitgehend auf der Qualität und Effizienz seiner Interaktionen mit Ihrem Unternehmen.

Dies wird häufig anhand von KPIs wie Kundenzufriedenheit (CSAT), Kundenloyalität und Net Promoter Score (die Wahrscheinlichkeit, dass ein Kunde das Unternehmen einem Freund oder Familienmitglied weiterempfiehlt) gemessen.

Die meisten UC-Systeme enthalten leistungsstarke Tools zur Verbesserung des Kundenerlebnisses. Beispielsweise können interaktive Sprachantwortsysteme (IVR) implementiert werden, um Kundenprobleme schneller zu lösen. Omnichannel-Servicelösungen ermöglichen es Kunden, den Kanal zu erreichen, mit dem sie sich am wohlsten fühlen. Schließlich ermöglichen Geschäftsanalysen der Marke, das Kundenerlebnis kontinuierlich zu überwachen und so anzupassen, dass es den Bedürfnissen jedes einzelnen Kunden am besten entspricht.

Mit der steigenden Nachfrage nach Business-Collaboration-Plattformen, die Mitarbeitern helfen, effizienter zusammenzuarbeiten, und den steigenden Kundenerwartungen ist Unified Communications zur Lösung der Wahl vieler Unternehmen geworden, die ihre Produktivität steigern, den Gesamtumsatz steigern und das Kundenerlebnis verbessern möchten.

Häufig gestellte Fragen