Virtuelle Kommunikation: Herausforderungen, Do's, Don'ts und Top-Tools

Mit dem Ausbruch der Coronavirus-Pandemie ist die persönliche Geschäftskommunikation vorerst ausgelöscht. Persönliche Treffen und Gespräche mit Wasserspendern wurden schnell durch virtuelle Kommunikationstools ersetzt. Telearbeit war vor der Pandemie auf dem Vormarsch, aber der Ausbruch des Coronavirus hat sie vollständig beschleunigt.

Aufgrund des Mangels an persönlicher Kommunikation ist es wichtig, dass Ihr Unternehmen Remote-Kommunikationsplattformen beherrscht. In diesem Artikel besprechen wir alles, was Sie über virtuelle Kommunikation wissen müssen, von den Tools selbst bis zur Etikette, die Sie befolgen sollten. Wir werden die folgenden Abschnitte in dem Artikel behandeln:

• Was ist virtuelle Kommunikation?
• Herausforderungen der virtuellen Kommunikation
• Dos and Don'ts für virtuelle Kommunikation
• Top virtuelle Kommunikationstools
• Häufig gestellte Fragen

Was ist virtuelle Kommunikation?

Diese Software ermöglicht es Menschen zu kommunizieren, ohne sich im selben Raum zu befinden. Dies geschieht durch eine Kombination aus Audio- und Video-Tools, die eine Kommunikation in Echtzeit ermöglichen. Die Nutzung dieser Tools ist aufgrund von COVID-19 möglicherweise sprunghaft angestiegen , aber es gibt sie schon seit Jahren. Mit fortschreitender Technologie haben sich diese Tools schnell weiterentwickelt.

Verfügbare Tools für die virtuelle Kommunikation

Videokonferenz-Tools – Diese Lösungen gehören zu den wertvollsten virtuellen Kommunikationstools auf dem Markt. Sie ermöglichen es Ihnen, Live-Meetings durchzuführen, indem Sie Audio und Video zwischen zwei Endpunkten senden. Sie sind ein einfacher Ersatz für persönliche Treffen.

Team-Chat-Software — Mit diesen Tools können Sie Sofortnachrichten an Ihre Kollegen senden. Sie sind eine großartige Option, um schnelle Fragen zu stellen und mit dem freundlichen Bürogeplänkel Schritt zu halten, das Sie in Ihren früheren Arbeitsbereichen möglicherweise vermissen.

Projektmanagement-Tools – Diese Software hilft Ihnen, alle Aufgaben im Zusammenhang mit Ihren laufenden Projekten zu organisieren, zu delegieren und zu verwalten.

VoIP-Telefonsysteme für Unternehmen – Diese Plattformen ermöglichen es Benutzern, über das Internet zu telefonieren. Auf diese Weise müssen Mitarbeiter ihre privaten Mobiltelefone nicht für geschäftliche Angelegenheiten verwenden.

E- Mail – E-Mail ist schon lange genug prominent, dass es keiner Definition bedarf. Aber es ist ein wichtiger Bestandteil der virtuellen Kommunikationssoftware eines jeden Unternehmens.

Herausforderungen der virtuellen Kommunikation

Diese Technologie bietet ein erhebliches Maß an Komfort, wenn persönliche Interaktionen einfach nicht möglich sind. Aber nur weil sie eine gute zweite Wahl sind, heißt das nicht, dass sie keine Herausforderungen haben. Hier sind einige Hürden, auf die Sie bei der Verwendung dieser Software stoßen können.

Fehlende Körpersprache – Die Körpersprache ist der Schlüssel zur Kommunikation. Worte machen nur einen kleinen Teil der Botschaft aus, die Sie vermitteln möchten. Laut Business Know How sind 93 % Ihrer Botschaft nonverbal und 55 % Körpersprache.

Dies kann insbesondere dann zu Problemen führen, wenn Sie über ein Instant-Messaging-System wie Slack kommunizieren. Beispielsweise kann ein Manager seinem direkten Vorgesetzten eine einfache Nachricht mit einem Satz senden. Aber ohne zusätzlichen Kontext wie Körpersprache kann die Botschaft falsch interpretiert werden. Diese Fehlinterpretation könnte zu Ablenkungen führen, die die Produktivität der Mitarbeiter beeinträchtigen können.

Humintell- Direktor und Psychologe Dr. David Matsumoto erklärt, dass dieses Problem auf die Tatsache zurückzuführen ist, dass Menschen sich nicht für die zweidimensionale Kommunikation entwickelt haben. Wir sind einfach darauf ausgelegt, in einer dreidimensionalen Welt zu funktionieren. Egal, wie sehr wir uns auf Technologie verlassen, unser Verstand wird sich einfach nie vollständig daran anpassen.

Kommunikation mit Menschen in verschiedenen Zeitzonen – Dies ist ein häufiges Problem bei der Fernkommunikation, aber nicht nur bei COVID-19. Die Chancen stehen gut, dass Sie Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen haben, sei es im selben Land oder auf der ganzen Welt. Das bedeutet, dass Sie, wenn Sie sich mit einem dieser Mitarbeiter verbinden müssen, möglicherweise nur ein kurzes Zeitfenster haben, um ein Meeting zu organisieren.

Die Unternehmenskultur leidet – Viele Mitarbeiter kommen wegen der Stelle und bleiben wegen der blühenden Unternehmenskultur. Aber wenn Sie vollständig auf Fernkommunikation angewiesen sind, kann die Unternehmenskultur verschwinden. Während der COVID-19-Pandemie wurden Unternehmen auf der ganzen Welt mit virtuellen Happy Hours und Spieleabenden kreativ.

Aber leider gibt es einige Dinge, die einfach nicht so gut sind wie das Original. Laut Clutch.co haben 63 % der Mitarbeiter seit Beginn der COVID-19-Pandemie weniger Zeit mit Kollegen verbracht. Auch wenn die Ausbreitung des Virus abgeklungen ist, werden voraussichtlich immer mehr Mitarbeiter weiterhin remote arbeiten. Das bedeutet, dass die Arbeitskultur weiter leiden wird.

Die Arbeit von zu Hause aus hat ihre Ablenkungen – Jede Arbeitsumgebung bringt ihre Ablenkungen mit sich. Aber wenn Ihr Team diese Software von zu Hause aus verwendet, bringt das ein anderes Maß an Ablenkung mit sich.

Es ist für Mitarbeiter einfach, eine Pause einzulegen, die sich in ein einstündiges Nickerchen oder eine Spielsitzung mit dem Hund verwandelt – ohne im Büro anwesend zu sein, ist niemand da, der sie zur Rechenschaft zieht. Die Ablenkungen zu Hause können sich schnell häufen, bevor es keine Erholung mehr gibt.

Laut KDSDK gaben 54 % der in einer Umfrage befragten Amerikaner an, dass sie bei der Arbeit von zu Hause aus mehr abgelenkt werden. 86 % der Befragten geben zudem an, dass sie ihre Freiheit im Homeoffice genutzt haben. Vorfälle wie diese sind unvermeidlich, wenn Ihr Team von zu Hause aus arbeitet.

Instabile Internetverbindungen – Ihr Büro ist wahrscheinlich mit einer stabilen Internetverbindung verbunden. Das ist nicht bei jedem Zuhause der Fall. Einige Leute haben möglicherweise eine schlechte Internetverbindung aufgrund der Region, in der sie leben, oder wie teuer der Dienst sein kann.

Leider verlassen sich diese Tools vollständig auf Ihre Internetverbindung. Eine fehlerhafte Verbindung kann also zu Dienstausfällen führen, die dazu führen können, dass Teammitglieder ins Hintertreffen geraten.

Die Dos and Don'ts der virtuellen Kommunikation

Diese Tools sind ein großer Vorteil, solange Sie sie richtig einsetzen. Hier ist eine Liste mit Dos and Don'ts.

Definieren Sie Kanäle für jede Art von Kommunikation – Diese Technologie bietet Teams einen großen Vorteil, da sie eine Vielzahl von Optionen für die Zusammenarbeit mit Kollegen bietet. Aber gleichzeitig kann dies überwältigend sein. Bei so vielen Kommunikationswegen ist es wichtig zu wissen, welche Art von Konversation für welche Tools geeignet ist.

Aus diesem Grund wäre es ratsam, Protokolle für bestimmte Kommunikationslösungen zu erstellen. Beispielsweise ist ein schneller Check-in für Ihr Team-Messaging-Tool am besten geeignet. Längere und tiefergehende Gespräche eignen sich am besten für Videokonferenzen .

Berücksichtigen Sie Zeitzonen – Da Ihre Mitarbeiter wahrscheinlich in verschiedenen Zeitzonen verstreut sind, müssen Sie dies bei der Kommunikation berücksichtigen. Senden Sie nichts Dringendes über Ihre Team-Messaging-Plattform, da Ihr Kollege möglicherweise stundenlang nicht darauf zugreifen kann.

Sie müssen auch darauf achten, wann Sie Videokonferenzgespräche planen. Versuchen Sie, eine Zeit zu finden, die für alle Gesprächspartner innerhalb der Arbeitszeit liegt. Erwägen Sie, dieses Tool zu nutzen, um eine Besprechungszeit zu finden, die für Sie und Ihre Kollegen in einer anderen Zeitzone geeignet ist.

Überkommunizieren – Da Sie die Körpersprache über diese Tools nicht lesen können, müssen Sie durch Überkommunizieren überkompensieren. Bei einem regelmäßigen persönlichen Gespräch können Sie den gesamten Kontext dessen einschätzen, was eine Person mit ihrer Körpersprache zu sagen versucht. Das ist hier offensichtlich nicht der Fall.

Achten Sie darauf, mit Ihren Kollegen zu viel zu kommunizieren, damit Sie nichts unversucht lassen, wenn es um die Botschaft geht, die Sie zu vermitteln versuchen. Gehen Sie gründlich ins Detail, wenn Sie eine E-Mail oder Sofortnachricht senden, um sicherzustellen, dass Sie jedes Detail abdecken.

Definieren und arbeiten Sie an Ihrer Unternehmenskultur – Kultur ist ein Schlüsselaspekt eines jeden Unternehmens. Es ist zwar etwas schwieriger, dies aus der Ferne zu tun, aber es ist absolut immer noch möglich. Die Nutzung von Videokonferenz-Tools ist eine großartige Möglichkeit, dies zu tun. Nutzen Sie Ihr Videokonferenz-Tool für virtuelle Events. Sie können sogar die Bildschirmfreigabe nutzen, um virtuelle Trivia zu hosten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Team-Messaging-Plattform Wasserkühler-Gespräche in den entsprechenden Bereichen willkommen heißt, um Beziehungen zwischen Kollegen aufzubauen.

Verwenden Sie nach Möglichkeit Video – Fernarbeit kann isolierend sein, und diese Einsamkeit kann sich negativ auf die Arbeitsqualität Ihres Teams auswirken. Der beste Weg, dies zu bekämpfen, besteht darin, wenn möglich Videokonferenzen anstelle von Telefonanrufen zu verwenden. Wenn Sie Kollegen sehen, wird sich Ihr Team weit weniger allein fühlen als zuvor.

Planen Sie Besprechungen nicht nur um der Sache willen — Während frühere virtuelle Teams dies wahrscheinlich schon einmal erlebt haben, wurde der Begriff „Zoom-Müdigkeit“ während der COVID-19-Krise prominent.

BBC gibt an, dass Mitarbeiter durch Zoom-Meetings mehr ausgelaugt werden als durch persönliche Meetings, da die Menschen härter arbeiten müssen, um verschiedene Hinweise, Gesichtsausdrücke und Körpersprache zu interpretieren – das ist anstrengend. Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihren Online-Meetings übermäßig kommunizieren, um den Punkt zu vermitteln und unnötige Meetings zu vermeiden.

Messen Sie die Produktivität nicht daran, wie oft jemand kommuniziert – Menschen kommunizieren online anders als persönlich, also können Sie ihnen das nicht vorwerfen. Nur weil jemand nicht viel an virtuellen Meetings teilnimmt, bedeutet das nicht, dass er nicht hervorragend ist. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie sie ausschließlich nach der Qualität ihrer Arbeit beurteilen.

Teilen Sie Ihrem Team mit, wie es Sie kontaktieren kann – Dies ist besonders wichtig für Manager. Wenn Ihr Team remote arbeitet, kann es nicht einfach zu Ihrem Schreibtisch kommen, um Fragen zu stellen. Ganz zu schweigen davon, dass viele Menschen ziemlich sporadische Zeitpläne einhalten, wenn sie fern sind. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Team weiß, wann und wie es Sie erreichen kann. Stellen Sie sicher, dass sie nicht nach Strohhalmen greifen, wenn es darum geht, herauszufinden, wie sie Sie erreichen können. Wenn Sie Slack oder Microsoft Teams verwenden, wäre es eine gute Option, Ihre Kontaktinformationen in Ihrem Status zu belassen.

Überdenken Sie Ihre Meeting-Einladungsliste – Dies bezieht sich auf die Zoom-Müdigkeit. Wenn jemand nicht an einem Anruf teilnehmen muss, schließen Sie ihn einfach nicht ein. Stellen Sie immer sicher, dass Sie die Einladungsliste noch einmal überprüfen, bevor Sie sie versenden.

Konzentrieren Sie sich nicht nur auf die Arbeit – Wenn Sie in einem Büro arbeiten, neigen Unternehmen dazu, Betriebsausflüge zu veranstalten, bei denen Kollegen Kontakte knüpfen und über das Leben außerhalb der Arbeit sprechen können. Remote-Teams bedeuten normalerweise, dass die Mitarbeiter in verschiedenen Büros verstreut sind, also ist das nicht wirklich möglich. Wenn Sie sich nur auf die Arbeit konzentrieren, brennen Mitarbeiter schnell aus. Stellen Sie also sicher, dass Sie einen Weg finden, um gegebenenfalls persönliche Gespräche in die Arbeit einzuladen, um dies zu bekämpfen.

Top virtuelle Kommunikationstools

Wenn Sie Ihren virtuellen Kommunikationsstack verbessern möchten, sollten Sie die Implementierung dieser Tools in Betracht ziehen.

Team-Messaging – Slack

Slack ist eine großartige Option für Ihre Team-Messaging-Plattform. Mit diesem Tool können Sie Direkt- oder Gruppennachrichten an Kollegen senden und Kanäle starten, die sich auf Arbeits- oder Wasserkühlerthemen beziehen. Slack verfügt über mehr als 2.200 Integrationen und ermöglicht seinen Benutzern sogar, Video- oder Sprachanrufe zu tätigen.

Hier sind einige Slack-Profis von der Bewertungsseite :

• Die Möglichkeit, Nachrichten zu pinnen
• Bietet einen sicheren Ort zum Teilen von Daten
• Hilfreich ist die Möglichkeit, Benachrichtigungen und Nicht-Stören-Zeiten einzustellen

Videokonferenzen – Zoom

Zoom ist ein ideales Tool für Ihre Videokonferenzanforderungen. Es ist ein bekannter Akteur in der Branche, da es im 2020 Gartner Magic Quadrant for Meeting Solutions als Leader und im Magic Quadrant for UCaaS, Worldwide als Leader ausgezeichnet wurde.

Es bietet ein konsistentes Video-Meeting-Erlebnis, das Unternehmen die Möglichkeit bietet, Meetings und Chats, Video-Webinare, Konferenzen und mehr zu nutzen.

Hier sind einige Zoom-Profis von seiner Bewertungsseite :

• Zu sehen, wer stummgeschaltet ist, ist eine großartige Funktion
• Seine PowerPoint-Integration ist nützlich
• Passwortgeschützte Meetings machen Meetings sicher

Projektmanagement – ​​Asana

Asana ist eine großartige Wahl für Ihre Projektmanagementanforderungen. Sie können laufende Projekte aus der Vogelperspektive betrachten oder bis zu den einzelnen Aufgaben jedes Teammitglieds vordringen. Verbinden Sie all diese Aufgaben mit mehr als 100 Integrationen.

Hier sind einige Asana-Profis von der Bewertungsseite :

• Durch das Markieren von Projekten können Teams organisiert bleiben
• Managern die Möglichkeit zu geben, Fälligkeitstermine festzulegen, setzt klare Richtlinien für Teams
• Hochflexibles Werkzeug

Geschäftliches VoIP-Telefon – RingCentral

RingCentral ist die ideale Option für Ihre VoIP-Telefonanforderungen. Diese Plattform bietet ein nahtloses Unified-Communications -Erlebnis, zu dem auch die Business-Telefonlösung gehört. Es bietet zuverlässiges HD-Audio, die Möglichkeit, Anrufe auf jedes Gerät umzuleiten, und Sie können alles über ein Admin-Portal verwalten.

Hier sind einige RingCentral-Profis von seiner Bewertungsseite :

• Intercom-Anrufe sind einfach zu bedienen
• RingCentral ist einfach zu installieren
• Die Anrufweiterleitung ist ein tolles Feature

E-Mail – Gmail

Wenn Sie nach einer neuen E-Mail-Lösung suchen, ist Google Mail eine großartige Option. Es ist eine intuitive und effiziente Plattform. Google Mail bietet 15 GB Speicherplatz, weniger Spam und Zugriff auf Mobilgeräte. Da es Teil der umfangreichen G-Suite von Google ist, können Sie auch Google-Tools wie Google Meet und Google Docs über dieselbe Benutzeroberfläche nutzen.

Hier sind einige Gmail-Profis von der G2-Seite:

• Google Mail ist unglaublich benutzerfreundlich
• Google bietet hervorragende Funktionen wie die Ask-Option, das Planen von E-Mails, Filtern und Schlummern
• Sie können mehrere Konten unter einer Oberfläche verknüpfen

Fazit: Die Beherrschung der virtuellen Kommunikation wird Ihrem Unternehmen helfen

Wenn die Coronavirus-Pandemie die Geschäftswelt etwas gelehrt hat, dann die Tatsache, dass die Fernarbeit von Dauer sein wird. Das bedeutet, dass diese Software nirgendwohin führt. Wenn Ihr Unternehmen der Kurve voraus ist und die Gebote und Verbote lernt und gleichzeitig die Herausforderungen der Fernkommunikation meistert, werden Sie zufriedenere Mitarbeiter finden. Zufriedene Mitarbeiter führen zu einem blühenden und erfolgreichen Arbeitsplatz.

Wenn Sie sich vollständig in den Lebensstil der Fernarbeit einarbeiten möchten, werfen Sie einen Blick auf unsere Liste der besten Geräte und Zubehörteile für die Arbeit von zu Hause aus .