Virtuelle Telefonnummer: Wie funktioniert sie und wie bekomme ich eine?

Eine virtuelle Telefonnummer, die manchmal auch als Durchwahlnummer (DID) bezeichnet wird, ermöglicht es Ihnen, weit entfernte Kunden zu erreichen und Ihrem Unternehmen eine nationale Präsenz zu verleihen, selbst wenn Sie gerade erst begonnen haben, außerhalb Ihres Heimatmarktes zu expandieren.

Es bietet mehr Flexibilität als eine herkömmliche Telefonnummer, da es keine festverdrahtete Verbindung gibt und Sie es von praktisch jedem Ort der Welt aus verwenden können.

Werfen wir einen Blick darauf, was eine virtuelle Nummer ist, wie sie funktioniert, welche Vorteile sie hat und wie man sie bekommt.

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• Was ist eine virtuelle Telefonnummer?
• Wie funktioniert eine virtuelle Telefonnummer?
• So erhalten Sie eine virtuelle Telefonnummer
• Virtuelle Telefonnummern vs. traditionelle Telefonnummern
• Vorteile einer virtuellen Telefonnummer
• Überblick Anbieter von virtuellen Telefonnummern
• Häufig gestellte Fragen zu virtuellen Telefonnummern

Was ist eine virtuelle Telefonnummer?

Eine virtuelle Telefonnummer ist eine Cloud-basierte Telefonnummer, mit der ein Unternehmen unabhängig von herkömmlichen Festnetzen erreicht werden kann. Virtuelle Geschäftstelefonnummern nutzen das Internet, um eine Verbindung zu Telefonnetzen herzustellen, ohne dass eine herkömmliche Leitung oder Vermittlungsstelle erforderlich ist. Es gibt nur sehr wenig physische Hardware mit einer virtuellen Nummer, sodass eingehende Anrufe auf jedem Gerät beantwortet werden können, das mit der Cloud verbunden ist.

Ihr Unternehmen kann von einem VoIP-Dienstanbieter so viele virtuelle Telefonnummern erwerben, wie es benötigt, um Einheimische in verschiedenen Märkten zu erreichen. Jede Nummer lässt sich einfach über VoIP-Software verwalten, und lokale Vorwahlen, 800-Vorwahlen und internationale Nummern können Ihrem Unternehmen zugewiesen werden.

Wie funktioniert eine virtuelle Telefonnummer?

Eine virtuelle Telefonnummer nutzt das Internet, um Telefongespräche zu führen. Es ist keine SIM-Karte, Netzabdeckung oder physische Adresse erforderlich, um Anrufe zu tätigen oder zu empfangen. Es folgt den gleichen Regeln wie herkömmliche Festnetznummern – lokale und nationale Nummern haben 10 Ziffern, die die Vorwahl, die dreistellige Amtsleitung und die vierstellige Teilnehmernummer umfassen.

Um eine virtuelle Nummer zu verwenden, benötigen Sie eine schnelle Internetverbindung über Kabel, LTE oder Wi-Fi-Netzwerk und ein Gerät wie einen Desktop, Laptop oder ein Mobiltelefon. Wenn Ihre Internetverbindung nicht zuverlässig ist, kann die Anrufqualität darunter leiden.

Es ist kein Anschluss an das Kupferleitungsnetz erforderlich, was Ferngesprächsgebühren, teure Installationen und Anforderungen an die Festverdrahtung mit sich bringt.

Es gibt vier Haupttypen von virtuellen Telefonnummern, die Unternehmen verwenden:

• Vanity-Nummern: Diese verwenden einprägsame alphanumerische Ausdrücke oder Nummern, die es einfach machen, sich an Ihre Marke zu erinnern.
• Gebührenfreie Nummern: Dies sind nationale Nummern, die Kunden verwenden, um eine Marke von überall aus ohne Gebühren für Ferngespräche zu erreichen.
• Lokale Nummern: Lokale Telefonnummern verwenden bestimmte Vorwahlen, um ein Unternehmen lokaler erscheinen zu lassen, selbst wenn es sich weit entfernt befindet.
• Lokale internationale Nummern: Ähnlich wie lokale Nummern lassen lokale internationale Nummern ein Unternehmen für ausländische Märkte lokal erscheinen.

Der virtuelle Telefondienst ermöglicht es Unternehmen, Anrufe basierend auf geschäftlichen Anforderungen anzunehmen.

Möchten Sie Anrufe nach 17:00 Uhr an der Ostküste erhalten, nachdem die Geschäftszeiten eines Callcenters vorüber sind? Die Software für virtuelle Telefonnummern leitet eingehende Kundendienstanrufe stattdessen automatisch an die Callcenter an der Westküste weiter, die später geöffnet sind.

So erhalten Sie eine virtuelle Telefonnummer

Egal, ob Sie lokale, Vanity- oder gebührenfreie Nummern benötigen, die meisten Anbieter richten Ihnen während des Anmeldevorgangs eine virtuelle Telefonnummer ein. In der Regel berechnen sie pro Telefonleitung und Monat und portieren alte Nummern zu ihrem Dienst.

Es gibt zwar Anbieter von virtuellen Telefonnummern, die kostenlose Nummern anbieten, aber sie bieten keine Optionen für unbegrenzte Anrufe oder die Möglichkeit, sich mit mehreren Benutzern zu verbinden. Wenn Sie möchten, dass Kundenanrufe ohne Einschränkungen an die richtige Stelle geleitet werden, ist ein Abonnementdienst die richtige Wahl.

Das Erhalten einer virtuellen Telefonnummer ist ein einfacher Vorgang, der in wenigen Schritten erledigt werden kann:

1. Finden Sie den richtigen Anbieter für virtuelle Telefondienste und melden Sie sich für seinen Dienst an
2. Wählen Sie bei der Anmeldung eine Stadt- oder Ortsvorwahl Ihrer zukünftigen Nummer
3. Schließen Sie den Anmeldevorgang ab, indem Sie Ihre Zahlungsdaten eingeben. Beachten Sie, dass dieser Schritt je nach Anbieter verschoben wird

Sobald alles eingerichtet ist, können Sie das virtuelle Telefonsystem verwenden.

Virtuelle Telefonnummern vs. traditionelle Telefonnummern

Der Hauptunterschied zwischen virtuellen Telefonnummern und herkömmlichen Telefonnummern besteht darin, dass virtuelle Telefonnummern es Benutzern ermöglichen, Anrufe über das Internet zu tätigen und entgegenzunehmen, während herkömmliche kabelgebundene Festnetzanschlüsse für die Telefonkommunikation auf das physische PSTN angewiesen sind.

Die folgende Tabelle bietet einen schnellen Überblick über virtuelle Telefone im Vergleich zu herkömmlichen Telefonsystemen:

PSTN-Telefone sind auf eine Telefonnummer und eine Leitung pro physischer Adresse beschränkt, was bedeutet, dass ihnen die Mobilität und Portabilität virtueller Telefonnummern fehlt. Bei fest verdrahteten Telefonen müssen Unternehmen für jeden Standort, an dem sie geschäftlich tätig sind, separate Telefonnummern erwerben.

Da ein traditionelles PBX-Telefonsystem vor Ort untergebracht ist, ist das Hinzufügen neuer Telefonleitungen oder das Aufrüsten der Technologie ein zeitraubender Aufwand für IT-Teams – ganz zu schweigen von hohen Kosten für Geschäftsinhaber. Außerdem müssen IT-Abteilungen den störenden Prozess der Installation eines Telefonsystems mit mehreren Leitungen durchlaufen, damit mehrere Agenten gleichzeitig die Telefonleitung nutzen können.

Eine virtuelle Nummer hingegen ist weder an Kabel noch an einen physischen Standort gebunden und verlässt sich vollständig auf VoIP (Voice over Internet Protocol), um Telefonanrufe über das Internet zu tätigen/empfangen.

VoIP erleichtert Sprachanrufe über eine mobile Softphone-Anwendung, auf die auf mehreren Geräten gleichzeitig zugegriffen werden kann. Benutzer virtueller Telefonsysteme können jederzeit, von überall und auf jedem Gerät mit Internetverbindung wie Smartphones, Desktop- und Laptop-Computern und Tablets Sprachanrufe tätigen/empfangen.

Virtuelle Telefonsysteme sind auch viel skalierbarer als herkömmliche, und das Hinzufügen neuer Telefonleitungen/Nebenstellen zu einer vorhandenen VoIP-Telefonnummer erfordert keine physische Installation. Stattdessen fügen Administratoren einfach neue Telefonleitungen hinzu, indem sie sie direkt auf der Website des VoIP-Anbieters kaufen und zuweisen. Der gesamte Vorgang dauert nur wenige Minuten und eliminiert die Ausfallzeiten, die durch die manuelle Installation der Telefonleitung verursacht werden.

Mit einer virtuellen geschäftlichen Telefonnummer können ganze Teams von Agenten, nicht nur ein Benutzer, gleichzeitig über dieselbe Telefonnummer Gespräche führen oder geschäftliche SMS-Textnachrichten senden.

Virtuelle Telefonnummern verfügen auch über erweiterte Funktionen als ihre Festnetz-Pendants.

Beispielsweise können Administratoren eingehende Anrufe zu bestimmten Zeiten an voreingestellte Geräte weiterleiten, die auf die Arbeitspläne der Agenten abgestimmt sind. Jede Telefonnummer oder Nebenstelle kann eine bestimmte Funktion erfüllen – Benutzer können beispielsweise eine Nummer für die Verkaufsabteilung wählen oder eine Nebenstelle einrichten, um eine Verbindung zum Kundendienst herzustellen.

Zusamenfassend?

Das virtuelle Geschäftstelefonsystem bietet viel mehr Komfort, Mobilität, Funktionalität und Erschwinglichkeit als herkömmliche Festnetztelefone.

Vorteile einer virtuellen Telefonnummer

Es gibt mehrere einzigartige Vorteile für virtuelle Telefonnummern. Bei kleineren Unternehmen werden diese Nummern häufig verwendet, wenn der Geschäftsinhaber keine persönlichen Daten oder eine persönliche Nummer herausgeben möchte. Eine virtuelle Geschäftstelefonnummer klingelt bei jedem kompatiblen Telefon, und die meisten Dienste ermöglichen sogar Textnachrichten und Voicemail.

All dies wird mit derselben Paketvermittlungstechnologie verwaltet, die auch für andere internetbasierte Dienste verwendet wird. Es besteht keine Notwendigkeit zur Wartung von Telefonkabeln und es gibt keine offenen Stromkreise, die beim Telefonieren berücksichtigt werden müssen.

Es gibt mehrere andere Gründe, einen virtuellen Telefondienst für ein kleines Unternehmen in Betracht zu ziehen.

Verknüpfen Sie Geschäftsstandorte mit einer Telefonnummer

Mit einer virtuellen Telefonnummer verwenden mehrere Standorte auf der ganzen Welt eine einzige, zentralisierte Nummer, um Anrufe entgegenzunehmen. Wenn ein Kunde in einer bestimmten Zeitzone Hilfe benötigt, bekommt er oder sie diese von Agenten in seiner Region der Welt. Die Verwendung von Nebenstellen mit einer virtuellen Nummer ist ebenfalls möglich, sodass ein Kunde, wenn er speziellere Hilfe benötigt, mit der richtigen Abteilung verbunden wird. Dies wird selbst dann durchgeführt, wenn das Zentrum der anfänglichen Nummer Hunderte von Kilometern von der Nebenstelle entfernt ist.

Zugang zu einem größeren Pool an Talenten

Es gibt keine physischen Einschränkungen, wenn es darum geht, ein Telefonzentrum auf der ganzen Welt mit einem virtuellen Telefon zu eröffnen. Das bedeutet, dass Ihr geschäftliches Telefonsystem Kunden mit ihrem richtigen Agenten verbindet, unabhängig vom Herkunftsort oder Standort des Agenten. Da virtuelle Telefonnummern unabhängig von herkömmlicher PSTN- und PBX-Hardware sind, erhalten Agenten unterwegs geschäftliche Anrufe auf ihren Smartphones und Laptops. Mit dieser Art von Konnektivität können Kunden leicht mit Agenten verbunden werden, die ihnen zuvor geholfen haben.

Auch die Zuordnung des Ursprungsortes zu einem Callcenter in der Nähe ist viel einfacher. Die Vereinigten Staaten und Kanada sind voll von regionalen Dialekten und lokalen Callcentern, die sich mit lokalen Fällen befassen, erleichtern es den Agenten, die Kundenbedürfnisse zu verstehen. Mit einem lokalen virtuellen Telefon können Unternehmen ganz einfach bestimmte Anrufe mit Agenten abgleichen, die den Dialekt oder Slang sprechen. Selbst wenn sie Hunderte von Kilometern entfernt sind, sieht der Anrufer die Vorwahl und denkt, dass der Anruf lokal weitergeleitet wird.

Überall Anrufe entgegennehmen

Virtuelle Telefonnummern bieten Mitarbeitern außerhalb des Büros mehr Flexibilität. Wenn beispielsweise eine Rezeptionistin aus der Ferne arbeiten muss, erhält sie dennoch alle Anrufe, die an das Unternehmen gerichtet sind. Dies geschieht über Desktop- oder mobile Apps. Da virtuelle Nummern mit Software für das Anrufmanagement geliefert werden, ist es einfach, Anrufweiterleitung oder Anrufweiterleitung zu verwenden, um sich mit anderen Abteilungen zu verbinden.

Einige VoIP-Software bietet die Funktion, Anrufe von Gerät zu Gerät weiterzuleiten. Ein auf einem Softphone eingehender Anruf wird schnell an ein Smartphone oder Mobiltelefon weitergeleitet, wenn der Mitarbeiter den Standort wechseln muss. Wenn ein Mitarbeiter einen geplanten Rückruf hat, geht er oder sie seiner Arbeit nach, ohne am Telefon warten zu müssen. Aufgrund der COVID-19-Pandemie wurde dies wichtig, weil virtuelle Nummern es Mitarbeitern ermöglichten, Anrufe von zu Hause aus entgegenzunehmen, selbst wenn sie sozial weit entfernt waren.

Bereitstellung von Einwahlnummern für internationale Märkte

Einige Produkte gedeihen im Ausland, und eine der besten Möglichkeiten, in ausländische Märkte zu expandieren, besteht darin, Kunden eine lokale Nummer zur Verfügung zu stellen, um Ihr Unternehmen zu erreichen. Virtuelle Telefonnummern sind nicht auf US-Vorwahlen und 800-Nummern beschränkt. Bei einigen Anbietern können Sie auch internationale Nummern erwerben, damit Ihre ausländischen Kunden Sie erreichen können.

Mit einer virtuellen Telefonnummer ist es einfach, ein Callcenter in einer Region wie Nova Scotia einzurichten und Anrufe von Kunden aus ausländischen Märkten wie Italien entgegenzunehmen. Der Anrufer muss keine Ferngespräche führen, und die Callcenter-Software leitet diese Art von Anrufen an Agenten weiter, die der italienischen Sprache mächtig sind. Für den Anrufer gibt es keinen Hinweis darauf, dass er ins Ausland telefoniert, und Sie bieten denjenigen, die Ihre Marke aus ausländischen Märkten erreichen, ein starkes Kundenserviceerlebnis, ohne lokale Callcenter eröffnen zu müssen.

Da diese Technologie alle Anrufe an eine einzige Nummer weiterleitet, bietet sie eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass internationale Märkte über eine lokalisierte Einwahlnummer verfügen, über die Kunden das Unternehmen und die Abteilung erreichen, mit der sie sprechen und ihre Probleme schnell lösen müssen .

Messen Sie die Leistung von Vertrieb und Marketing

Im Marketing oder Vertrieb müssen Sie in der Lage sein, die Anzahl der erhaltenen Anrufe nachzuverfolgen, insbesondere wenn Sie Anrufe aus mehreren Kampagnen entgegennehmen. Sie können Marketingkampagnen bestimmte Telefonnummern zuordnen, anstatt Ihre Haupttelefonnummer zu verwenden, und die Leistung und Konversionsraten dieser Kampagnen effektiv messen.

Mit einer virtuellen Telefonnummer ist es einfach, den Erfolg in verschiedenen Märkten zu kartieren. Wenn Anrufer beispielsweise häufiger Ihre Nummer mit der Vorwahl 515 wählen, ist dies ein Indikator dafür, dass Ihre Kampagne möglicherweise mehr Des Moines-Anrufer hat. Vielleicht könnte die Kampagne in dieser Stadt gut auf eine andere Gegend übertragen werden, um den Umsatz zu steigern.

Überblick über Anbieter von virtuellen Telefonnummern

Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über die fünf Anbieter, die gebührenfreie, lokale und virtuelle Vanity-Telefonnummern in ihren Plänen anbieten.

Häufig gestellte Fragen zu virtuellen Telefonnummern

Nachfolgend haben wir einige der häufigsten häufig gestellten Fragen zu virtuellen Telefonnummern beantwortet.