VoIP-Vorteile und -Nachteile: Alles, was Sie wissen sollten

Voice over Internet Protocol (VoIP) ist eine Kommunikationstechnologie, die Sprachanrufe und andere geschäftliche Kommunikationsdaten über das Internet transportiert, im Gegensatz zu den Kupferdrähten des PSTN. Die fortschrittlichen Funktionen von VoIP, die hohe Audioqualität und die Kosteneinsparungen haben herkömmliche Festnetztelefone fast überflüssig gemacht.

Heutige VoIP-Anbieter bieten weit mehr als nur reine Sprachanrufe. Funktionalitäten wie Videokonferenzen, Anrufweiterleitungsstrategien, Interactive Voice Response und Automatisierung von Geschäftsprozessen haben dazu beigetragen, VoIP zu einer 20-Milliarden-Dollar-Industrie zu machen.

Sollten Sie auf virtuelle Telefonie umsteigen? Entdecken Sie unten die wichtigsten Vor- und Nachteile von VoIP.

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• VoIP-Vorteile
• VoIP-Nachteile
• Sollten Sie auf VoIP umsteigen?
• Übersicht der besten VoIP-Anbieter
• Häufig gestellte Fragen

VoIP-Vorteile

Beginnen wir mit den Vorteilen von VoIP:

• Geringere Kosten
• Portabilität
• Bessere Sprachqualität
• Erweiterte Funktionen
• Größere Zugänglichkeit
• Erhöhte Sicherheit
• Leicht skalierbar
• Unterstützt mehrere Kommunikationskanäle

Geringere Kosten

Deutlich niedrigere Betriebskosten sind einer der größten – und am meisten diskutierten – Vorteile von VoIP.

Veraltete Telefonsysteme erfordern teure Hardware und Ausrüstung, ständige Wartung und Upgrades, einen langwierigen Einrichtungs- und Installationsprozess und viele versteckte Gebühren.

Jedes Unternehmen, das auf VoIP umsteigt, spart 49-69 % der monatlichen Kommunikationskosten.

Wie?

Erstens kosten herkömmliche Telefonleitungen (PSTN) etwa 40 US-Dollar pro Leitung, während eine geschäftliche VoIP-Leitung etwa die Hälfte kostet.

Darüber hinaus fügen traditionelle Telefonsysteme im Allgemeinen Minutengebühren für Ferngespräche hinzu.

Bei VoIP-Systemen ist das kostenlose unbegrenzte Telefonieren in den USA und Kanada Standard. Darüber hinaus sind Auslandsgespräche oft in gebündelten Pay-as-you-go-Minuten oder unbegrenzten gebündelten Monatsplänen verfügbar. Unternehmen, die regelmäßig ins Ausland telefonieren, können durch den Wechsel zu VoIP noch mehr sparen.

Während bei herkömmlichen Telefonsystemen der Endbenutzer für kostspielige interne Wartung zahlen muss, sind VoIP-Anbieter für das Upgrade, die Überwachung und die Wartung der Software außerhalb des Standorts in der Cloud verantwortlich. Das bedeutet, dass VoIP nur geringe bis keine Wartungskosten verursacht und mit Ihren vorhandenen Desktop- und Mobilgeräten funktioniert.

Obwohl sich einige Unternehmen für den Kauf von VoIP-Hardware wie Headsets, IP-Tischtelefone oder Lautsprecher entscheiden, benötigen Sie zum Betrieb eines VoIP-Telefonsystems lediglich eine funktionierende Internetverbindung mit ausreichender Bandbreite, ein Ethernetkabel und/oder eine drahtlose Verbindung.

Schließlich verfügen herkömmliche PBX-Telefonsysteme über sehr wenige Funktionen (Voicemail, Anrufer-ID, Anklopfen, Dreiergespräche), die Unternehmen zum Kauf separater Software für den Zugriff auf geschäftliche SMS, Webkonferenzen und IVR zwingen.

Andererseits bieten Business VoIP- und UCaaS-Lösungen eine Fülle fortschrittlicher Kommunikationsfunktionen ohne zusätzliche Kosten.

Portabilität

Portabilität ist ein weiterer Vorteil von VoIP, insbesondere für Remote-, Hybrid- oder hochmobile Teams.

Da VoIP online funktioniert, können Benutzer von überall mit einer funktionierenden Internetverbindung auf ihre Telefonsysteme zugreifen – ideale Unternehmen mit Mitarbeitern über Zeitzonen und Standorte hinweg. VoIP funktioniert auch mit jedem internetfähigen Desktop- oder Mobilgerät und bietet iOS- oder Android-Apps, Webbrowser-basierte Anrufe und eine Softphone-Schnittstelle.

VoIP hält Teams, Führungskräfte und Kunden in Verbindung, egal wo sie sich befinden, und ermöglicht rund um die Uhr sofortigen Zugriff auf Kontakte, Dateien und Funktionen.

Viele VoIP-Anbieter bieten auch robuste Team-Collaboration-Bereiche für Video-Chats, Instant Messaging, Dateifreigabe und gemeinsame Bearbeitung sowie Whiteboarding-Tools für nahtlose Ideenfindung.

Die Umstellung auf VoIP trägt dazu bei, die Anforderungen der heutigen Remote-Mitarbeiter zu erfüllen und die Betriebskosten noch weiter zu senken, ohne die Kommunikation zu beeinträchtigen.

Bessere Sprachqualität

In den frühen Tagen von VoIP boten analoge Festnetztelefone noch eine höhere Gesprächsqualität und einen zuverlässigeren Telefondienst.

In den letzten zehn Jahren hat sich die VoIP-Anrufqualität jedoch dank HD-Voice, globalen Points of Presence, Partnerschaften mit Tier-1-Carriern und automatischer Bandbreitenanpassung verbessert.

Jetzt bietet die VoIP-Technologie konsistentere Anrufe in höherer Qualität als Festnetzanschlüsse mit einer SLA-garantierten Betriebszeit von mindestens 99,9 %.

Die Sprachqualität und andere häufige VoIP-Probleme sind normalerweise auf eine schlechte Internetverbindung zurückzuführen. Probleme wie Audiounterbrechungen, Jitter und Latenz werden häufig durch eine überlastete Bandbreite verursacht und können durch ein Upgrade auf schnelleres Internet mit mindestens 5-25 Mbit/s behoben werden.

Erweiterte Funktionen

Neue, beeindruckende VoIP-Funktionen zur Rationalisierung von Arbeitsabläufen und zur Verbesserung des Kundenerlebnisses befinden sich ständig in der Entwicklung – wobei künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen in den letzten Jahren die Führung übernommen haben.

Beispielsweise verwendet die Stimmungsanalyse für Live-Anrufe Spracherkennung und Natural Language Processing (NLP), um alle eingehenden und ausgehenden Anrufe nach Schlüsselwörtern und Phrasen zu durchsuchen, die auf eine positive, negative oder neutrale Kundenstimmung hinweisen. Manager können alle Callcenter-Aktivitäten in Echtzeit überprüfen, Anrufwarteschlangen, Agenteneffizienz und Kundenzufriedenheitsraten bewerten, um die Geschäftskommunikationsstrategien weiter zu optimieren. Business-VoIP- und CCaaS-Anbieter wie Dialpad und Nextiva bieten diese Funktion an.

Ein weiteres großartiges Beispiel ist der Vonage AI Virtual Assistant, der als digitale Rezeptionistin fungiert. Der virtuelle Assistent kann alle eingehenden Anrufe entgegennehmen, sich mit Anrufern über Konversations-KI unterhalten, relevante Lösungen anbieten, Menüoptionen bereitstellen und Anrufe weiterleiten – alles ohne Einbeziehung eines Live-Agenten.

Dies sind nur zwei Beispiele für viele hochmoderne VoIP-Funktionen, die entwickelt wurden, um Unternehmen effizienter und produktiver zu machen. Ganz zu schweigen von Standard-VoIP-Funktionen, die bei Festnetzanschlüssen selten (wenn überhaupt) verfügbar sind, wie IVR-Menüs, Anrufweiterleitung, Anrufweiterleitung, Video-Chat, SMS/MMS-Textnachrichten, E-Fax, Konferenzanrufe und viele andere. Der Zugriff auf erweiterte Funktionen ist nicht nur etwas Schönes, sondern etwas, das Kunden erwarten, das Unternehmenswachstum ankurbeln und Ihrem Team Zeit und Geld sparen.

Größere Zugänglichkeit

Da VoIP drahtlos und tragbar ist, ist es viel zugänglicher als herkömmliche Geschäftstelefonie.

Auf diese Weise können Manager ihren Einstellungspool außerhalb des stationären Standorts des Unternehmens erweitern und unabhängig vom Standort mit entfernten Mitarbeitern in Kontakt treten. Dieses Maß an geografischer Vielfalt macht Kundenservice und Support rund um die Uhr machbar und erschwinglich – und sorgt für zufriedene Mitarbeiter. Viele VoIP-Anbieter bieten auch Live-Übersetzungsfunktionen und mehrsprachige Unterstützung, damit Kollegen über Sprachbarrieren hinweg kommunizieren können.

Erhöhte Sicherheit

Obwohl die VoIP-Sicherheit einen holprigen Anfang hatte, bieten die heutigen Anbieter Fernüberwachung auf hohem Niveau mit Echtzeit-Sicherheitswarnungen und Zugangskontrolle.

VoIP ist aufgrund von Sicherheitsfunktionen wie den folgenden – wenn nicht sogar sicherer – als herkömmliche Festnetzanschlüsse geworden:

• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
• Spam-Blockierung
• Betrugsprävention
• 24/7/265 Netzwerküberwachung
• HIPAA, DSGVO, SOC 3 Typ 3, HITECH, PCI-Konformität
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE)
• Automatisierte Datensicherung
• Meeting-Warteräume, Meeting-Host-Kontrollen
• Anrufsperre
• Live-Sicherheitsbenachrichtigungen und -berichte

Leicht skalierbar

Herkömmliche PBX-Telefonsysteme sind schwierig und teuer zu skalieren. Das Hinzufügen einer neuen alten Telefonleitung oder eines Bürostandorts erfordert nicht nur den Kauf zusätzlicher Leitungen von Ihrem Telefonnetzanbieter, sondern auch neue Hardware, Verkabelung und sogar Telefonbuchsen.

VoIP hingegen ist bekannt für seine schnelle und einfache Skalierbarkeit. Zusätzliche Leitungen – und Benutzerplätze – können sofort online hinzugefügt werden, indem nur die neue Telefonnummer gekauft wird – keine komplexe Einrichtung oder Verkabelung erforderlich.

Außerdem können Benutzer aus mehreren virtuellen VoIP-Telefonnummern wählen, einschließlich lokaler, internationaler, gebührenfreier und Vanity-Optionen.

Zusatzfunktionen wie zusätzlicher Speicherplatz, neue Kommunikationskanäle, professionell aufgezeichnete Begrüßungen und mehr können durch Hochskalieren auf einen höherstufigen Plan hinzugefügt oder einzeln nach Bedarf à la carte erworben werden.

Dieses Maß an Skalierbarkeit ist besonders ideal für neuere Unternehmen oder Teams, die ein hochgradig angepasstes Geschäftstelefonsystem benötigen.

Unterstützt mehrere Kommunikationskanäle

Obwohl die Sprachkommunikation immer noch ein beliebter Weg ist, um mit Unternehmen zu kommunizieren, entscheiden sich Millennials und Kunden der Generation Z zunehmend dafür, mit Unternehmen über Text, E-Mail, Live-Chat und soziale Medien zu kommunizieren – von denen keines von herkömmlichen Telefonsystemen unterstützt wird. Verbraucher erwarten heute, dass sie über mindestens drei Kanäle mit Unternehmen in Kontakt treten können.

Mit Business-VoIP- und Omnichannel-Plattformen können Benutzer über mehrere Kanäle mit Kunden kommunizieren, mitten in einem Gespräch den Kanal wechseln und jederzeit auf Kundeninformationen und den Kommunikationsverlauf zugreifen. Dies verhindert, dass sich Kunden wiederholen, und beschleunigt die Lösungsraten.

VoIP-Nachteile

Schauen wir uns nun die Nachteile von VoIP-Systemen an:

• Erfordert eine gute Internetverbindung
• Benötigt kontinuierliche Stromversorgung
• Latenz und Jitter
• Unterstützt keine Notrufe

Erfordert eine gute Internetverbindung

Der größte Nachteil der virtuellen Telefonie ist, dass sie einen hochwertigen VoIP-Router und eine zuverlässige Internetverbindung erfordert. Für VoIP-Anrufe sowie andere Funktionen wie Videokonferenzen werden mindestens 5-25 Mbit/s empfohlen. Glücklicherweise sind die Kosten für Internetdienste gesunken, da die Breitbandverbindungsgeschwindigkeiten zunehmen. Auch die anfänglichen Einrichtungskosten für den Internetdienst sind deutlich geringer als bei einer festnetzbasierten TK-Anlage.

Benötigt kontinuierliche Stromversorgung

Da VoIP über das Internet läuft, ist eine unterbrechungsfreie, kontinuierliche Stromversorgung erforderlich.

Während Festnetztelefone, die mit Kupferkabeln betrieben werden, während eines Stromausfalls oder Notfalls stabil bleiben, ist dies bei VoIP-Telefonen nicht der Fall. VoIP-Nutzer müssen sich entscheiden, ob sie ihr Geschäft bis zur Wiederherstellung der Stromversorgung komplett unterbrechen lassen oder in eine teure, etwas sperrige Notstromversorgung investieren.

Latenz und Jitter

VoIP funktioniert, indem kleine Datenpakete über das Internet gesendet und diese Pakete dann an ihrer Ziel-/Empfänger-IP-Adresse wieder zusammengesetzt werden.

Paketverlust tritt auf, wenn diese Datenpakete ihr Ziel nicht erreichen, was zu abgebrochenen Anrufen führt. Jitter tritt auf, wenn Pakete zwar ihr Ziel erreichen, aber in der falschen Reihenfolge ankommen, was zu unverständlichen Anrufen führt.

Jitter und Paketverlust sind normalerweise das Ergebnis einer Netzwerküberlastung. Quality of Service (QoS)-Funktionen zum Schutz von Paketströmen mit VoIP-Daten.

Latenz ist eine Zeitverzögerung zwischen dem Sie sprechen und die Person am anderen Ende der Leitung hört, was Sie sagen. Die Latenz kann normalerweise behoben werden, indem sichergestellt wird, dass auf den Geräten die neuesten Updates installiert sind und die verwendete Hardware (Headsets, IP-Telefone usw.) vom VoIP-Anbieter empfohlen und unterstützt wird.

Unterstützt keine Notrufe

Das Notrufsystem 911 wurde entwickelt, als Festnetzanschlüsse die einzige Option waren, und das System ist für herkömmliche Telefonsysteme konzipiert.

Festnetztelefonnummern sind mit einer physischen Adresse verknüpft und Geräte sind nicht tragbar, sodass es für Notdienste einfach ist, den Standort einer Person zu ermitteln, die 911 von einem Festnetz aus anruft, selbst wenn sie ihren Standort nicht mitteilen können.

Der VoIP-Dienst hingegen ist mobil und portabel konzipiert, sodass sich der Anrufer zum Zeitpunkt eines Notrufs nicht unbedingt an seiner „Rechnungsadresse“ aufhalten muss. Wenn Sie die Tatsache hinzufügen, dass VoIP bei einem Stromausfall funktionsunfähig wird, wird die Verbindung mit Diensten im Notfall kompliziert. Selbst bei Mobiltelefonen mussten Rettungsdienste GPS verwenden, um Anrufer zu lokalisieren.

Viele VoIP-Unternehmen bieten einen Dienst namens Enhanced 911 oder E911 an, mit dem Benutzer Notdiensten für jede VoIP-Nummer eine physische Adresse angeben können.

Dies löst zwar nicht die Probleme mehrerer/falscher Standorte oder eines Stromausfalls, ist aber besser als nichts.

Next Generation 911 (NG911) ist ein IP-basierter Notdienstplan, der derzeit in einigen Teilen der USA und Kanadas implementiert wird. NG911 verwendet WLAN, Bluetooth und andere geografische Informationssysteme, um Anrufer zu lokalisieren, sodass die Öffentlichkeit Informationen per Sprache, Text und Video senden kann.

Sollten Sie auf VoIP umsteigen?

Wenn Sie bis hierher gelesen haben und immer noch nicht überzeugt sind, den Wechsel vorzunehmen, bedenken Sie, dass Kupferdraht-Telefonsysteme bald veraltet sein werden.

VoIP hat nur wenige Nachteile – und die verbleibenden werden schnell behoben –, während seine Vorteile weiter wachsen und sich mit den Kunden- und Geschäftsanforderungen weiterentwickeln.

Für Einzelpersonen, Startups, kleine Unternehmen, Unternehmen, Call Center und wirklich jedes Unternehmen, das Telefonanrufe tätigt oder geschäftliche Kommunikation betreibt, ist VoIP der richtige Weg. Es ist nur eine Frage, welcher VoIP-Dienstanbieter Ihre geschäftlichen Anforderungen am besten erfüllt.

Übersicht der besten VoIP-Anbieter

Hier ist ein kurzer Überblick über die Top-VoIP-Anbieter.

Häufig gestellte Fragen

Nachfolgend haben wir einige Fragen zu den Vor- und Nachteilen von VoIP beantwortet.