10 Vorteile von VoIP für Unternehmen im Jahr 2023

Während viele Unternehmen immer noch auf herkömmliche Telefonleitungen angewiesen sind, nutzen immer mehr Unternehmen VoIP-Systeme (Voice Over Internet Protocol) für die Kommunikation, da sie eine größere Flexibilität, leistungsstarke Anruffunktionen und günstige Tarife für Inlands- und Auslandsgespräche bieten. Dies sind nur einige der vielen VoIP-Vorteile, die wir in diesem Leitfaden untersuchen werden.

Beispielsweise würden Unternehmen, die internationale Anrufe tätigen, über herkömmliche Telefonleitungen eine enorme Telefonrechnung anhäufen. Da sie eine Internetverbindung nutzen, können die besten VoIP-Systeme auch überall eingesetzt werden und helfen so bei der Verbindung von Remote- und Hybridteams.

Die Vorteile von VoIP liegen auf der Hand, dass sie laut der neuesten VoIP-Statistik derzeit von fast einem Drittel der US-Unternehmen genutzt werden. In der breiteren Gesellschaft ist der Wandel sogar noch dramatischer: Jüngste Daten des National Center for Health zeigen, dass unglaubliche 73 % der erwachsenen Amerikaner zu Hause keinen Festnetzanschluss mehr haben!

VoIP-Systeme haben zwar einige kleinere Nachteile, aber ihre Vorteile überwiegen bei weitem ihre Nachteile, insbesondere für moderne Unternehmen. Wenn Sie die umfangreichen Funktionen und Vorteile von VoIP noch nicht kennengelernt haben, werfen wir einen genaueren Blick darauf, warum VoIP heute für Unternehmen unerlässlich ist und wie Sie den richtigen Anbieter auswählen.

Was ist VoIP? Eine einfache Definition

Voice Over Internet Protocol (VoIP) ist eine Kommunikationstechnologie, die es Ihnen ermöglicht, über das Internet zu telefonieren. Wenn Sie VoIP mit Festnetztelefonen vergleichen, sehen Sie, dass letztere auf einem physischen Netzwerk aus Kupferkabeln basieren, cloudbasierte VoIP-Systeme jedoch überall mit stabilen Internetverbindungen verwendet werden können. Sie sind auch mit einer Vielzahl anderer Geschäftssysteme wie Webkonferenzen und CRM-Software für kleine Unternehmen kompatibel.

VoIP-Technologie gibt es in zwei Hauptformen: Tischtelefone und Softphones. VoIP-Tischtelefone sind physische, traditionell aussehende Telefone, die eine Verbindung zu VoIP-Software herstellen, und Softphones sind Softwareanwendungen, die auf mehreren Geräten wie Mobiltelefonen, Tablets, Desktop-Computern und Laptops ausgeführt werden können.

Vorteile von VoIP: 10 Vorteile für Ihr Unternehmen

Im Folgenden untersuchen wir die zehn wichtigsten Vorteile, die VoIP-Systeme Unternehmen im Jahr 2023 bringen können.

1. Veranstalten Sie Telefonkonferenzen

Herkömmliche Telefonleitungen sind bei Konferenzgesprächen nur begrenzt verfügbar, was sich für viele Geschäftsinhaber als Problem erweisen kann. Wenn Sie VoIP-Dienste nutzen, können Sie beliebig viele Personen in Ihre Telefonkonferenz einbeziehen, sofern Ihre Internetgeschwindigkeit für die Übertragung aller Sprachdaten ausreicht. Die VoIP-Technologie wird ständig weiterentwickelt und verbessert, sodass alle Sprachpakete komprimiert und effizient übertragen werden, um die Verbindungs- und Anrufqualität zu verbessern.

2. Reduzieren Sie Ihre Kosten

Wenn Sie derzeit kein VoIP nutzen, nutzen Sie wahrscheinlich traditionelle Telefonleitungen, die es schon seit Jahrzehnten gibt. In dieser Situation bezahlen Sie am Ende jede Minute, die Sie am Telefon verbringen, was bedeutet, dass Ihre monatliche Rechnung sehr hoch sein kann, insbesondere wenn Sie regelmäßig ins Ausland telefonieren. Bei VoIP ist die Situation völlig anders und Ihre Kosten werden deutlich gesenkt. Moderne Telefonzentralen sind cloudbasiert und deutlich kostengünstiger im Betrieb.

Um VoIP-Dienste nutzen zu können, benötigen Sie lediglich eine hochwertige Internetverbindung, vorzugsweise ADSL. Auf diese Weise können Sie eine hervorragende Sprachqualität und Anrufzuverlässigkeit genießen und Ihre monatlichen Kosten bleiben bei einem festen Betrag. Laut Statistik reduzieren kleine Unternehmen, die auf VoIP umsteigen, ihre Ortskosten um bis zu 40 % und sparen bis zu 90 % bei Auslandsgesprächen.

3. Bandbreitennutzung

Die Optimierung Ihres VoIP-Tarifs entsprechend Ihren Bedürfnissen kann zunächst etwas schwierig sein, aber wenn Ihr Anbieter Ihnen detaillierte Statistiken über Ihre monatliche Datennutzung zur Verfügung stellt, wird der Vorgang viel einfacher. Das Tolle an VoIP-Diensten ist, dass Sie jedes kleine Detail sehen können, das Ihnen bei der Optimierung eingehender/ausgehender Anrufe helfen kann, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen.

4. Erschwingliche Software und Hardware

VoIP macht teure Telefonleitungen, Telefonapparate und andere zugrunde liegende Hardware völlig überflüssig, was die anfänglichen Kosten für die Kommunikation Ihres Unternehmens auf Tausende von Dollar erhöhen kann.

Abgesehen von der VoIP-Software benötigen Sie lediglich eine gute Internetverbindung, einen Computer, eine Soundkarte, ein Mikrofon und Lautsprecher oder Kopfhörer – Dinge, die in jedem Büro auf der ganzen Welt üblich sind. Die meisten VoIP-Pakete sind ebenfalls sehr günstig. Die Preise liegen je nach den Anforderungen und Umständen Ihres Unternehmens zwischen etwa 10 und 30 US-Dollar pro Benutzer und Monat .

Erfahren Sie mehr darüber, wie viel VoIP-Systeme kosten.

5. Eine große Auswahl an tollen Funktionen

Die Funktionen von VoIP-Diensten sind viel besser als die von herkömmlichen Telefonleitungen. Sie haben mehr Flexibilität bei der Anrufverwaltung und profitieren von zusätzlichen Vorteilen wie Voicemail, extra-virtuellen Nummern, Kontaktlisten, Anrufer-IDs usw. Hier sind einige der spezifischeren Vorteile, die Ihnen zur Verfügung stehen Die Vorteile von VoIP-Lösungen für Ihr Unternehmen:

VoIP-Anrufweiterleitung

Wenn Sie oft wichtige Anrufe entgegennehmen müssen, warum sollten Sie dann das Risiko eingehen, diese zu verpassen? Dank des von den meisten VoIP-Dienstanbietern angebotenen „Find Me Call Routing“ wird der Anrufer über mehrere Nummern weitergeleitet, bevor er an die Voicemail weitergeleitet wird. Er klingelt beispielsweise zweimal auf Ihrem Mobiltelefon, zweimal auf Ihrem Bürotelefon und schließlich zweimal auf Ihrem Privattelefon, bevor er an die Voicemail weitergeleitet wird.

Benutzerdefinierte Wartemusik

Eine weitere tolle Funktion, die viele Unternehmen nutzen, ist „Music on Hold“. Das Warten auf die Beantwortung Ihres Anrufs kann sehr mühsam und langweilig sein. Warum also diesen Prozess nicht mit etwas Musik aufpeppen? Moderne VoIP-Systeme ermöglichen es Ihnen, jedem in der Warteschleife befindlichen Anrufer einzigartige und entspannende Melodien zuzuspielen.

6. Effektive Kommunikation zwischen Remote-Mitarbeitern

Im Gegensatz zu Festnetztelefonen ermöglicht das VoIP-System den Mitarbeitern, überall mit einer stabilen Internetverbindung zu arbeiten. Diese Flexibilität macht die Technologie zur perfekten Wahl für Unternehmen, die Remote- und Hybridteams verwalten. Neben grundlegenden Anruffunktionen bieten die meisten VoIP-Systeme auch vielseitige Funktionen für die Zusammenarbeit wie Dokumentenfreigabe und Aufgabenverwaltung, sodass Mitarbeiter mehrere Möglichkeiten zur Kommunikation und Weitergabe von Informationen haben.

VoIP-Systeme liefern auch datengesteuerte Erkenntnisse in Echtzeit und ermöglichen es Managern, die Produktivität der Mitarbeiter aus der Ferne zu überwachen. Dies hilft Unternehmen, Produktivitätshindernisse viel einfacher zu überwinden, als wenn sie sich auf weniger technisch versierte alte Telefonsysteme verlassen würden.

7. Skalierbarkeit des Unternehmens

Wenn Ihr Unternehmen in Zukunft expandieren möchte, sind VoIP-Systeme perfekt für die Skalierung mit Ihrem Unternehmen gerüstet. Die meisten Anbieter bieten modulare, anpassbare Pakete an, die an Ihre spezifischen Bedürfnisse angepasst werden können. Wenn Ihr Team außerdem wächst und Sie in Zukunft andere Dienste benötigen, können Sie auch ein Upgrade auf einen Plan mit einer größeren Auswahl an Funktionen und großzügigeren Benutzerlimits durchführen.

Dies verschafft VoIP-Softphones für wachsende Unternehmen einen enormen Vorteil gegenüber Festnetztelefonsystemen, da die Erweiterung der Hardwaregeräte kostspieliger ist und die Anzahl der Telefonkabel, die in Ihren Räumlichkeiten installiert werden können, möglicherweise begrenzt ist.

8. Sprachqualität

Während Festnetzanschlüsse eine etwas bessere Anrufqualität als VoIP-Systeme bieten, ist davon fast nichts zu erwarten. Die VoIP-Sprachqualität hängt von der Stärke Ihrer Internetverbindung ab. Solange Ihr Netzwerk zuverlässig ist, müssen Sie sich keine Sorgen machen.

Einige VoIP-Anbieter sind in diesem Aspekt jedoch besser als andere. Wenn Sie also Wert auf eine kristallklare Klangqualität legen, empfehlen wir Ihnen, ein führendes System wie RingCentral oder GoTo Connect zu wählen.

9. Portabilität

Ein weiterer wesentlicher Vorteil von VoIP-Systemen ist ihre Flexibilität. Im Vergleich zu Festnetz-Festnetztelefonen, die auf einen bestimmten Standort beschränkt sind, ist die VoIP-Technologie vollständig portabel, da sie auf einer Reihe von Geschäftsgeräten verwendet werden kann.

Dadurch können Mitarbeiter die Technologie überall hin mitnehmen, sei es im Büro, zu Hause oder an einem anderen flexiblen Arbeitsort. Dies ist nicht nur ein klarer Vorteil für Remote- und Hybridteams, sondern auch ein Gewinn für Mitarbeiter, die viel reisen und Geschäftstreffen von mehreren Standorten aus durchführen.

10. Sicherheit

Da Cyberangriffe wie Datenschutzverletzungen und Malware immer häufiger auftreten, wird Sicherheit für Unternehmen, die Bedrohungen entgehen wollen, zur obersten Priorität. Während das Internet anfälliger für Sicherheitsrisiken ist als Festnetzanschlüsse, können VoIP-Dienste genauso sicher sein wie herkömmliche Systeme, sofern Sie einen Anbieter mit angemessenen Sicherheitsmaßnahmen wählen.

Beispielsweise implementieren die meisten VoIP-Anbieter eine Reihe von Sicherheitsmechanismen wie Multi-Faktor-Authentifizierung, Benutzerberechtigungen und Anrufverschlüsselung. Wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen möchten, empfehlen wir Anbieter wie Google Voice und 8×8, da diese erweiterte Sicherheitsmaßnahmen wie strenge Passwortregeln und Compliance-Zertifizierungen bieten. Wenn Sie sich für einen sicheren Anbieter entscheiden, können Sie die Vorteile von VoIP-Systemen nutzen und dabei völlig beruhigt sein.

Weitere Informationen finden Sie in unserem vollständigen Leitfaden zur VoIP-Sicherheit .

So wählen Sie einen VoIP-Anbieter für Ihr Unternehmen aus

Wenn Sie die Vorteile von VoIP selbst ausprobieren möchten, stehen Ihnen zahlreiche Qualitätsanbieter zur Auswahl. Hier sind jedoch einige Überlegungen, die Sie anstellen sollten, bevor Sie sich auf einen Dienst festlegen:

• Wie hoch ist mein Budget? VoIP-Systeme sind wesentlich günstiger als herkömmliche Systeme, einige sind jedoch kostengünstiger als andere. Bevor Sie mit einer Lösung fortfahren, stellen Sie sicher, dass diese zu Ihrem Unternehmensbudget passt. Berücksichtigen Sie nicht nur die monatlichen Preise. Achten Sie auf versteckte Kosten, Startgebühren und Installationskosten, um einen vollständigen Überblick darüber zu erhalten, wie viel es Ihr Unternehmen kosten könnte.
• Wie groß ist mein Team? Verschiedene VoIP-Pläne haben unterschiedliche Benutzerlimits. Daher müssen Sie Pläne auswählen, die der Größe Ihres Unternehmens gerecht werden. Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen, sich für skalierbare Pakete und solche mit starken Onboarding- und Schulungsfunktionen zu entscheiden, wenn Ihr Team im Laufe der Zeit voraussichtlich wachsen wird.
• Welche VoIP-Funktionen benötige ich? Während die meisten VoIP-Anbieter ähnliche Funktionen bieten, variiert der Funktionsumfang je nach System. Während einige beispielsweise eingehende Kommunikationsfunktionen wie Anrufwarteschlange und Klingelgruppen priorisieren, bieten andere möglicherweise stärkere Tools für die Zusammenarbeit. Arbeiten Sie rückwärts, indem Sie ermitteln, welche Funktionen Ihr Unternehmen benötigt, bevor Sie einen Anbieter auswählen, der diese Anforderungen widerspiegelt.
• Benötige ich Hardware? VoIP-Softphones reichen nicht für alle Unternehmen aus. Wenn Ihr Unternehmen ein großes Anrufvolumen verarbeitet und eine hervorragende Anrufqualität benötigt, ist es möglicherweise die bessere Idee, sich für eines der besten VoIP-Festnetztelefone zu entscheiden. Für verbleibende Unternehmen – insbesondere solche mit flexiblen Richtlinien – werden VoIP-Softphone-Apps wahrscheinlich besser geeignet sein.