Was ist eine VoIP-Nummer, wie funktioniert sie und wie bekomme ich eine?

VoIP (Voice over Internet Protocol) ist eine virtuelle Geschäftskommunikationstechnologie, die es Benutzern ermöglicht, in Echtzeit anzurufen, zu texten oder sich über andere Kanäle zu verbinden, unabhängig von ihrem geografischen Standort oder der Art des verwendeten internetfähigen Geräts.

Eine VoIP-Nummer ist eine Telefonnummer, die mit Ihrem geschäftlichen Telefonsystem verknüpft ist, und es stehen mehrere verschiedene Typen zur Auswahl.

Hier skizzieren wir die Grundlagen von VoIP-Telefonnummern: wie sie funktionieren, wie sie sich von herkömmlichen analogen Telefonen unterscheiden, ihre Vorteile und mehr.

Was ist eine VoIP-Telefonnummer?

Eine VoIP-Telefonnummer ist eine virtuelle Telefonnummer, die eingehende/ausgehende Sprachanrufe über das Internet anstelle des herkömmlichen kabelgebundenen PSTN (Public Switched Telephone Network) ermöglicht.

Da sie keine physische Verbindung zum PSTN benötigen, sind VoIP-Nummern nicht auf nur einen physischen Standort, eine Telefonleitung oder ein Gerät beschränkt. Stattdessen kann jede VoIP-Nummer einem einzelnen Benutzer, einem ganzen Unternehmen oder einer bestimmten Abteilung zugewiesen werden.

Da der VoIP-Telefondienst cloudbasiert ist, ist Ihr gesamtes geschäftliches Telefonsystem auf jedem Gerät mit einer Breitband- oder WLAN-Internetverbindung zugänglich. Wenn also jemand Ihre VoIP-Telefonnummer anruft, können Sie den Anruf von Ihrem Desktop-Computer, Ihrem Smartphone, einem VoIP-fähigen Festnetz oder Ihrem Tablet annehmen.

Wie?

Verwenden der Softphone-Schnittstelle.

Die VoIP-Softphone-Oberfläche (siehe oben) ahmt das Aussehen einer Tastentontastatur nach und ist über eine kompatible mobile App auf Desktop- und Mobiltelefonen zugänglich.

Diese Softphone-Anwendung ist im Wesentlichen das „Bedienfeld“ Ihres VoIP-Telefons, mit dem Sie Anrufe tätigen/empfangen, Anrufweiterleitungspfade entwerfen, an Konferenzgesprächen teilnehmen, Audiopegel anpassen, Anrufe weiterleiten und vieles mehr.

Wie funktioniert eine VoIP-Telefonnummer?

Eine VoIP-Nummer funktioniert, indem sie herkömmliches analoges Telefonaudio in kleine digitale Datenpakete umwandelt, die über das Internet an ihr Ziel gelangen, wo sie dann wieder zu klarem Sprachaudio zusammengesetzt werden.

Audioübertragungen von analogen Sprachanrufen (Festnetztelefon) über die PSTN-Leitungsvermittlungsmethode werden mithilfe der PSTN-Leitungsvermittlungsmethode gesendet und empfangen, was bedeutet, dass sie einen physischen Verbindungspunkt erfordern.

VoIP überträgt Audio über Packet Switching , das keinen physischen Verbindungspunkt zur Übertragung von Sprachsignalen benötigt. Packet Switching zerlegt Sprachdaten in kleinere Datenpakete, die aus den Sprach-Audiosignalen des Anrufers bestehen. Diese Datenpakete reisen über das Breitband-Internet zu ihrem Ziel und setzen sich wieder zusammen, sobald sie ihr Ziel (den Anrufempfänger) erreichen.

Die VoIP-Technologie kann im Gegensatz zum leitungsbasierten PSTN tatsächlich den effizientesten Übertragungsweg für diese Datenpakete ermitteln, die Audioqualität verbessern und die Bandbreitennutzung optimieren.

Der Unterschied zwischen einer VoIP-Nummer und einem Festnetzanschluss

Der Hauptunterschied zwischen einer VoIP-Nummer und einem Festnetzanschluss besteht darin, dass VoIP-Nummern eine virtuelle internetbasierte Kommunikation ermöglichen, während Festnetzanschlüsse nur Sprachanrufe über POTS (Plain Old Telephone Service) ermöglichen, die ohne eine physische Verbindung zum PSTN nicht funktionieren können.

Dies ist jedoch bei weitem nicht der einzige Unterschied zwischen VoIP-Telefonanlagen und herkömmlichen Festnetztelefonen. Die folgende Tabelle fasst die Unterschiede zwischen VoIP-Nummern und Festnetznummern zusammen , auf die wir weiter unten näher eingehen werden.

Kommunikationskanäle

Während das Festnetz streng auf Sprachanrufe beschränkt ist, ermöglichen sogar einfachere VoIP-Telefonsysteme heute mindestens 2-3 Kommunikationskanäle.

Telefonieren, virtuelles Faxen und geschäftliche Textnachrichten sind Standardfunktionen von VoIP-Telefonnummern.

Insbesondere bei höherstufigen VoIP-Plänen sind zusätzliche Kommunikationskanäle wie Videokonferenzen, Team-Chat-Messaging und sogar Social-Media-Messaging enthalten. Alle diese Kanäle befinden sich innerhalb einer Omnichannel-Schnittstelle, die in Echtzeit zwischen den Kanälen synchronisiert wird und es den Benutzern erleichtert, während eines Gesprächs zwischen den Kanälen zu wechseln.

Selbst wenn bei Ihrem Anbieter keine zusätzlichen Kommunikationskanäle verfügbar sind, können Sie wahrscheinlich Anwendungen von Drittanbietern in Ihre VoIP-Plattform integrieren – das heißt, Sie können vertraute Apps wie Zoom, Slack oder Microsoft Teams direkt im VoIP-Dashboard verwenden.

Verfügbare Funktionen

Herkömmliche Festnetzanschlüsse können einfach nicht einmal mit den grundlegendsten VoIP-Telefonnummernfunktionen mithalten.

Während das Festnetz nur Voicemail, Anklopfen/Anruf halten, Anrufer-ID und Anrufweiterleitung bereitstellen kann, gibt es weit über 50 VoIP-Features und -Funktionalitäten, darunter:

• Anrufweiterleitung: Leitet eingehende Anrufe automatisch an zusätzliche Agentennummern weiter, wenn der erste Anruf unbeantwortet bleibt, ohne dass der Anrufer auflegen und eine andere Nummer wählen muss
• Anrufweiterleitung: Verteilt eingehende Anrufe automatisch gemäß voreingestellter Anrufpfade/-regeln (fähigkeitsbasiert, Round Robin, zeitbasiert, beziehungsbasiert, listenbasiert usw.)
• Visual Voicemail: Transkribiert Voicemail-Nachrichten und sendet Voicemail-Transkription per Voicemail-to-Text (direkt im Anrufprotokoll angezeigt) oder Voicemail-to-E-Mail an Agenten
• Automatische Anrufverteilung (ACD): Verbindet Anrufer automatisch mit dem besten verfügbaren Mitarbeiter
• Interactive Voice Response (IVR): Self-Service-Funktion für Kunden, bei der Anrufer mit vorab aufgezeichneten Menüansagen interagieren, um ihre eigenen Anrufe zu tätigen/grundlegende Aktionen durchzuführen, ohne sich mit einem Live-Agenten zu verbinden
• Anrufwarteschlange: Wenn alle Agenten beschäftigt sind, werden wartende Anrufer in voreingestellten Anrufwarteschlangen organisiert, bis der beste verfügbare Agent zurückkehrt
• Tools für die Teamzusammenarbeit: Persistente und In-Chat/In-Video-Bildschirmfreigabe, Benutzerkennzeichnung, Benutzerpräsenz, virtuelles Whiteboarding, Aufgabenverwaltung und mehr
• Automatisierte Rückrufe: Ermöglicht Anrufern die Auswahl von Datum und Uhrzeit für den Erhalt eines Rückrufs und fügt automatisch geplante Rückrufe zu Agentenwarteschlangen hinzu
• CRM Call Pops: Zeigt sofort die nativen oder integrierten CRM-Softwaredaten des aktuellen Anrufers, Agentennotizen, den Interaktionsverlauf usw. an.
• Anrufüberwachung: Anrufaufzeichnung und -transkription, Abhören aktiver Anrufe, Flüsteranruf zum Coachen von Agenten in Echtzeit, Anrufaufschaltung zur Übernahme des aktuellen Anrufs
• Anrufgruppen: Ruft gleichzeitig eine vordefinierte Gruppe von Agenten mit relevanten Fähigkeiten/Zeitplänen an, der erste Agent, der den Anruf entgegennimmt, erhält den Anruf
• Echtzeit- und Verlaufsanalysen: Voreingestellte und anpassbare Berichtsvorlagen und Echtzeit-Benachrichtigungen zu Call-Center-Aktivitäten, Kundenzufriedenheit usw.
• Direct Inward Dialing (DID): Virtuelle Telefonnummern, die direkt mit Agenten oder Abteilungen verbunden sind, wodurch die Notwendigkeit entfällt, durch ein IVR-Menü oder eine automatische Weitervermittlung zu navigieren

Erforderliche Hardware

Festnetzanschlüsse sind mit einem langwierigen Einrichtungs- und Installationsprozess verbunden, der teure Geräte und Hardware wie Tischtelefone, ein PBX-System vor Ort, Verkabelung, Steckdosen, Telefonbuchsen und genügend Büroraum erfordert, um alles darin zu verstauen.

Festnetz-Hardware kann leicht zwischen 5.000 und 10.000 US-Dollar und mehr kosten – selbst für ein kleines Unternehmen.

Im Gegensatz dazu braucht eine VoIP-Telefonnummer nur eine funktionierende Breitband-Internetverbindung, ein Ethernet-Kabel, einen Router und die Kompatibilität mit vorhandenen Geräten, um zu funktionieren.

Zusätzliche VoIP-Ausrüstung wie Headsets, Lautsprecher, Notstromversorgung und ein analoger Telefonadapter sind optional. Außerdem können VoIP-Telefonnummern im Gegensatz zu Festnetztelefonsystemen in wenigen Minuten eingerichtet werden.

Skalierbarkeit

Die Anschaffung einer zusätzlichen Festnetznummer bedeutet einen langwierigen, teuren und störenden physischen Installationsprozess – weshalb die meisten Unternehmen dies nicht einmal in Betracht ziehen.

Aber um zusätzliche VoIP-Telefonnummern zu erhalten, genügt ein Klick auf eine Schaltfläche. Gehen Sie einfach auf die Website Ihres Anbieters, wählen Sie den gewünschten Nummerntyp aus, wählen Sie eine verfügbare Nummer aus und fügen Sie Ihre Zahlungsmethode hinzu, um sie innerhalb weniger Minuten zu verwenden.

VoIP-Nummernanbieter haben mehrere abgestufte Pläne zur Auswahl – mit der Option, jederzeit nach oben oder unten zu skalieren. Benutzer können die Funktionen, die sie benötigen, auch einzeln hinzufügen.

Durchschnittliche Kosten

Die meisten Unternehmen, die vom Festnetz auf VoIP umsteigen, reduzieren ihre Kommunikationskosten um die Hälfte.

Wie?

Erstens berechnen traditionelle Telefonnummernanbieter eine monatliche Servicepauschale zwischen 15,00 und 50,00 $/Nummer/Monat – aber das gilt nur für Ortsgespräche. Wenn Sie Fern- oder Auslandsgespräche führen möchten, müssen Sie zusätzlich zur monatlichen Gebühr einen Aufpreis zahlen.

Der Kauf von Festnetzgeräten kann leicht bis zu 5.000 US-Dollar kosten – und das vor Zahlung der Einrichtungs- und Installationsgebühren. Vergessen Sie nicht, die Wartungskosten und insbesondere für Unternehmen auf Unternehmensebene die Kosten für ein internes IT-Team einzukalkulieren.

Anbieter von VoIP-Telefonnummern erheben eine durchschnittliche monatliche Servicegebühr zwischen 20,00 und 25,00 $/Benutzer/Monat (obwohl höherstufige Pläne bis zu 50,00 $/Benutzer/Monat kosten können).

Diese Gebühr beinhaltet jedoch nicht nur zusätzliche Funktionen und Kommunikationskanäle, sondern auch die Kosten für die gesamte Wartung, die extern von Ihrem Anbieter abgewickelt wird. Viele Anbieter von VoIP-Nummern bieten 24/7-Support, sodass kein internes IT-Team erforderlich ist. Zusätzliche VoIP-Geräte sind optional, und viele Anbieter bieten eine Pay-as-you-go-Option für diejenigen, die noch mehr sparen möchten.

Arten von VoIP-Nummern

Es gibt verschiedene Arten von VoIP-Nummern:

• Portierte Telefonnummern: Eine vorhandene geschäftliche Telefonnummer (VoIP oder analog), die auf Ihr VoIP-Konto übertragen wird, sodass Sie VoIP-Anrufe tätigen/empfangen können, ohne die Telefonnummer ändern zu müssen.
• Lokale Telefonnummern: Eine VoIP-Telefonnummer mit einer lokalen Vorwahl (vom Besitzer der Nummer gewählt), die eine lokale Präsenz bietet und kostenlose unbegrenzte eingehende und ausgehende Anrufe anbietet (nur Ortsgespräche)
• Gebührenfreie Telefonnummern: Eine VoIP-Nummer, die dem Unternehmen, dem die gebührenfreie Nummer gehört, und nicht dem Kunden/Empfänger des Anrufs, die Kosten für den Anruf in Rechnung stellt. Gebührenfreie Nummern beginnen mit festen Nummernpräfixen (800, 888, 887, 886 usw.)
• Vanity-Telefonnummern: Eine gebührenfreie VoIP-Nummer mit einem gebührenfreien Nummernpräfix und alphanumerischen Formulierungen, um eine einprägsame, markenbezogene Geschäftstelefonnummer zu erstellen (wie 1-800-BUYCARS, 1-888-COOKIES usw.)
• Internationale Telefonnummern: Eine Telefonnummer mit einer internationalen Landesvorwahl, die eine lokale Präsenz überall auf der Erde aufbaut. Auslandsgespräche werden in der Regel nach den Festpreisen des jeweiligen Landes abgerechnet.

Warum Sie eine VoIP-Nummer bekommen sollten

Unabhängig von der Art der VoIP-Nummer, die Sie wählen, profitieren Ihr Team und Ihre Kunden von der Mobilität, den Fähigkeiten und der Qualität, die sie bieten.

Sehen wir uns unten einige der wichtigsten Vorteile von VoIP-Telefonnummern an.

Um das Vertrauen der Verbraucher zu gewinnen

Eine VoIP-Telefonnummer erhöht die Legitimität Ihres Unternehmens und das Vertrauen der Verbraucher in Ihr Unternehmen auf vielfältige Weise.

Eine VoIP-Nummer lässt Ihr Unternehmen etabliert, erfolgreich und rechenschaftspflichtig erscheinen – besonders wichtig für neuere oder reine Online- und E-Commerce-Unternehmen. Wenn Sie einen Anruf tätigen, wird der Name Ihres Unternehmens oder eines Agenten auf der Anrufer-ID des Empfängers angezeigt – eine viel bessere Alternative zu dem verdächtigen „Keine Anrufer-ID“, von dem viele annehmen, dass es sich um einen betrügerischen Anruf handelt.

Lokale VoIP-Telefonnummern ermöglichen Ihnen die Auswahl Ihrer bevorzugten Vorwahl, wodurch Ihr Unternehmen in Gebieten, in denen Ihr Kundenstamm lebt, eine lokale Präsenz erhält – unabhängig vom tatsächlichen Standort Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter. Wenn Sie eine bekannte Vorwahl auf dem Anrufer-ID-Bildschirm sehen, wird Ihr Zielmarkt mit größerer Wahrscheinlichkeit Ihre Anrufe entgegennehmen.

Als zusätzlichen Bonus bedeutet eine VoIP-Nummer, dass Sie und Ihre Mitarbeiter es vermeiden können, Kunden persönliche Telefonnummern zu geben.

Zur Verbesserung der Anrufqualität

VoIP funktioniert mit Tier-1-Carrier-Datennetzwerken, um Ihnen qualitativ hochwertiges, kristallklares HD-Sprachaudio zu liefern.

Zusätzliche Funktionen wie die Unterdrückung und Unterdrückung von Hintergrundgeräuschen, die Unterscheidung der Sprecheridentifikation in Sprachanrufen oder Videotranskripten und erweiterte Audiosteuerungen steigern die Gesprächsqualität zusätzlich.

Anbieter von VoIP-Nummern bieten außerdem Systemstatusaktualisierungen in Echtzeit und werten die Gesamtqualität jedes Anrufs aus, sodass Sie leicht erkennen können, wenn ein Problem vorliegt, und Lösungen für häufige VoIP-Probleme bereitstellen.

Die Anbieter bieten außerdem eine SLA-gestützte garantierte Betriebszeit von mindestens 99,9 %, Netzwerküberwachung rund um die Uhr und mehrere globale Präsenzpunkte, um eine hervorragende Anrufqualität zu gewährleisten.

Um die Betriebskosten zu senken

Wir haben bereits behandelt, wie der Wechsel zu einer VoIP-Plattform eine kostengünstige Einrichtung bietet, da teure Hardware, größere Büroflächen und eine physische Installation entfallen.

VoIP senkt auch Ihre Gesamtbetriebskosten durch:

• Zugang zu kostenlosen, unbegrenzten Anrufen (Orts-/Ferngespräche)
• Angebot gebündelter oder Pay-as-you-go-Gebührenfrei-/Ferngesprächsminuten
• Optimieren der Zeitpläne von Agenten durch Identifizieren von Spitzenanrufzeiten
• Identifizieren von Workflow-Engpässen
• Automatisierung von routinemäßigen Geschäftsprozessen und wiederkehrenden Aufgaben
• Erhöhung der Self-Service-Optionen für den Kundensupport über IVR
• Verwenden Sie Echtzeit-Synchronisierung, Push-Benachrichtigungen und Warnungen, um Missverständnisse zu vermeiden
• Bereitstellung erweiterter Funktionen, die die Produktivität der Teammitglieder steigern
• Geben Sie Teammitgliedern Fernzugriff, um Reisekosten und Personalkosten zu sparen
• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit, drastische Senkung der Mitarbeiterfluktuation

Zur Steigerung der Kundenzufriedenheit

Von VoIP-Nummern profitieren nicht nur Ihr Team, sondern auch Ihre Kunden.

Ihre Funktionen verbessern die Kundenzufriedenheitsraten durch:

• Erhöhung der Wahrscheinlichkeit, mit einem Live-Agenten in Kontakt zu treten
• Bereitstellung von Self-Service-Optionen
• Kunden ermöglichen, auf ihrem bevorzugten Kanal zu kommunizieren
• Verhindern Sie, dass sich Kunden bei mehreren Agenten wiederholen müssen
• Erhöhen Sie die Auflösungsraten beim ersten Anruf
• Lassen Sie Kunden per SMS mit Ihrem Unternehmen kommunizieren
• Versenden von automatisierten Terminerinnerungen, Bestätigungen, Gutscheincodes etc. per SMS
• Verbinden Sie sie mit Vertretern, die qualifiziert sind, ihnen zu helfen, nicht nur mit dem, der verfügbar ist

Um Teammitgliedern Flexibilität zu geben

Da keine physische Verbindung erforderlich ist, bieten VoIP-Nummern ein Maß an Flexibilität und Mobilität, das herkömmliche Tischtelefone nicht bieten können.

Mit VoIP müssen Agenten nicht mehr lange an ihren Schreibtischen sitzen und auf einen wichtigen Anruf warten. Stattdessen können sie eine Anrufweiterleitung einrichten , um ihre geschäftlichen Anrufe automatisch an mehrere Nummern weiterzuleiten.

Wenn sie während eines aktiven Anrufs das Gerät wechseln müssen, macht die Anrufwechselfunktion dies mit einem einzigen Klick möglich – kein Auflegen erforderlich.

Zur Vereinfachung des Einrichtungs- und Konfigurationsprozesses

Eine Voice-over-IP-Telefonnummer ist erfrischend einfach einzurichten, zu installieren und zu skalieren. Im Gegensatz zu analogen Telefonunternehmen bieten IP-Telefonanbieter auch rund um die Uhr durchsuchbare Online-Wissensdatenbanken mit Video-Tutorials, Benutzerforen, Versionshinweisen, On-Demand-Schulungs-Webinaren, FAQs und mehr.

Diejenigen, die zusätzlichen Kundendienst und Support benötigen, können Concierge-Onboarding-Service, Priority-Support und sogar persönliche Softwareeinweisungen erwerben.

In den meisten Fällen können Sie Ihre VoIP-Telefonnummer in weniger als einer halben Stunde einrichten.

Optimierung von Geschäftsprozessen mit erweiterten Funktionen

Selbst die einfachsten Anbieter von VoIP-Telefonnummern bieten Funktionen, die ein analoges Telefon niemals bieten könnte – und diese Funktionen können Ihren Arbeitsablauf erheblich verbessern, indem sie zuvor komplexe Aufgaben vereinfachen .

Integrationen von Drittanbietern machen das ständige Wechseln zwischen Anwendungen überflüssig, CRM-Call-Pops zeigen sofort relevante Anruferinformationen an und KI-basierte Agentenvorschläge in Echtzeit geben den Mitarbeitern während des Anrufs Zugriff auf Anrufskripte und Supportempfehlungen.

Administratoren können wiederkehrende Besprechungen festlegen, Analysen und KPIs automatisieren, Anrufgruppen erstellen, um die Erstlösungsraten zu erhöhen, und einen gemeinsamen Posteingang aktivieren, damit mehrere Agenten offene Support-Tickets und Kundenanfragen anzeigen und lösen können.

So erhalten Sie eine VoIP-Nummer

Der beste Weg, um eine VoIP-Nummer zu erhalten, besteht darin , eine direkt bei Ihrem VoIP-Dienstanbieter zu erwerben.

In den meisten Fällen ist mindestens eine lokale Nummer in Ihrem Plan enthalten, und gebührenfreie und internationale Nummern sind gegen eine zusätzliche Gebühr verfügbar. Sie können direkt im Admin-Portal beliebig viele VoIP-Nummern von Ihrem Provider erwerben und bestehende jederzeit deaktivieren.

Wenn Sie eine vorhandene Telefonnummer haben, die Sie weiterhin in Ihrem VoIP-Telefonsystem verwenden möchten, können Sie die vorhandene Nummer in Ihr Konto portieren – auch wenn Ihre alte Telefonnummer mit einem analogen Telefon verknüpft ist. Die meisten Anbieter erheben keine Gebühr für die Portierung von Festnetznummern , und Sie können diese Nummern von allen kompatiblen VoIP-Geräten abrufen.

Während Plattformen wie Google Voice eine kostenlose VoIP-Nummer anbieten, sind die verfügbaren Funktionen begrenzt.

Häufig gestellte Fragen zu VoIP-Nummern

Nachfolgend haben wir die häufigsten Fragen zu VoIP-Nummern beantwortet.