VoIP vs. PBX: Hauptunterschiede, Preise, Vor- und Nachteile

VoIP ist der neue Standard für nahtlose Geschäftskommunikation zwischen Remote-Teammitgliedern, internen Mitarbeitern und vor allem Ihren Kunden.

Aber ist Ihr Unternehmen mit einem Cloud-basierten Telefonsystem wirklich besser dran oder sollten Sie sich für eine standortbasierte PBX-Lösung entscheiden?

In diesem Beitrag behandeln wir zwei Haupttypen virtueller Telefonsysteme: PBX vs. VoIP.

Haben Sie Schwierigkeiten, all die Akronyme zu verstehen?

Wir machen Ihnen keine Vorwürfe. Lesen Sie weiter, um eine klare, prägnante Erklärung der Unterschiede zwischen VoIP und PBX, der jeweiligen Vor- und Nachteile, Preise und Kosten und mehr zu erhalten.

Inhaltsverzeichnis:

• Standard-PBX vs. Business-VoIP: Ein Überblick
• Was ist VoIP?
• Was ist eine Telefonanlage?
• Telefonanlage vs. VoIP: Ein detaillierter Vergleich
• PBX: Die Vor- und Nachteile
• VoIP: Die Vor- und Nachteile
• PBX vs. VoIP: Was sollten Sie wählen?
• Telefonanlage vs. VoIP: Häufig gestellte Fragen

Standard-PBX vs. Business-VoIP: Ein Überblick

Der Hauptunterschied zwischen PBX und VoIP (Voice over IP) besteht darin, dass ein Standard-PBX-System Festnetztelefone verwendet, um Anrufe über das PSTN-Netzwerk zu senden/empfangen, während VoIP Anrufe über das Internet sendet/empfängt.

Obwohl auch von Cloud-PBX gehostete Telefonsysteme verfügbar sind, konzentrieren wir uns für die Zwecke dieses Artikels auf standortbasierte Standard-PBX.

Die folgende Tabelle bietet einen kurzen Überblick über die zusätzlichen Unterschiede zwischen VoIP- und standortbasierten PBX-Telefonsystemen, auf die wir später in diesem Beitrag ausführlich eingehen werden.

Was ist VoIP?

VoIP (Voice Over Internet Protocol) ist eine Art virtuelles Telefonsystem, das das Internet und nicht die physische Kupferverkabelung des PSTN verwendet, um eingehende und ausgehende Anrufe zu verwalten.

VoIP wird auch als virtuelle Telefonie, Online-Telefonie und IP-Telefonie bezeichnet.

Neben der Abhängigkeit von einer Internetverbindung zum Tätigen und Empfangen externer und interner Anrufe ist einer der wichtigsten Aspekte, die VoIP von PBX trennen, die Mobilität.

Da für den Betrieb von VoIP kein physisches internes Telefonnetz erforderlich ist, können VoIP-Benutzer im Wesentlichen ihr gesamtes Telefonsystem für kleine Unternehmen überall hin mitnehmen. VoIP-Anrufe sind überall mit hochwertigem Internetzugang möglich (mit einer Mindestbandbreite von 90-100 kbps).

Dies bedeutet auch, dass die VoIP-Kommunikation auf jedem Gerät zugänglich ist, sei es Ihr Desktop-Computer im Büro, Ihr Laptop zu Hause oder sogar Ihr Mobiltelefon über eine mobile iOS- und Android-App.

Wie funktioniert VoIP?

Lassen Sie uns kurz besprechen, wie VoIP funktioniert.

Wie im obigen Bild zu sehen ist, wird, wenn ein Endbenutzer einen Anruf einleitet, sein Sprachaudio in viele kleine Datenpakete aufgeteilt, die dann über das Internet gesendet werden.

Beachten Sie, dass diese Sprachdatenpakete während der Übertragung verschlüsselt werden. Damit die Person am anderen Ende der Leitung kein verstümmeltes Kauderwelsch hört, werden die Datenpakete wieder in der richtigen Reihenfolge zusammengesetzt, bevor sie dem Gesprächspartner zugespielt werden. Dieser Vorgang wird während des gesamten Gesprächs hin und her wiederholt.

Zusammenfassend VoIP:

• Verwendet Breitband-Internet, um die Sprachkommunikation zu erleichtern

• Ist nicht auf einen einzigen physischen Standort beschränkt

• Zugriff auf mehrere Geräte möglich

Was ist eine Telefonanlage?

PBX (Private Branch Exchange) ist eine Art hausinternes Telefonsystem, das das traditionelle PSTN (Public Switched Telephone Network) verwendet, um Sprachanrufe zu ermöglichen.

Stellen Sie sich ein traditionelles PBX-System ähnlich wie ein Festnetz vor, da es auf Leitungsvermittlung und Kupferverkabelung angewiesen ist, um Anrufe zu senden und zu empfangen. Während das Festnetz normalerweise persönliche Anrufe zwischen zwei Parteien erleichtert, ist die PBX für große Unternehmen konzipiert, die ihr eigenes privates Telefondatennetz besitzen und betreiben.

Mit PBX können Unternehmen vermeiden, Telefonnetze für zusätzliche Telefonleitungen zu bezahlen. Sie genießen auch eine größere Gesamtkontrolle über ihr geschäftliches Telefonsystem, da es sich physisch im Bürogebäude des Unternehmens befindet, das es verwendet.

Das bedeutet, dass Standard-PBX-Systeme an einem einzigen Standort fest installiert sind und nur auf den daran angeschlossenen Geräten zugegriffen werden kann.

Zusammenfassend, PBX:

• Verlässt sich auf die physische PSTN-Hardware vor Ort, um Telefonanrufe zu erleichtern
• Ist ortsfest (der Bereich, in dem sich die Hardware befindet)
• Kann über SIP-Trunking oder Hosted PBX auf VoIP-Funktionen zugreifen

Telefonanlage vs. VoIP: Ein detaillierter Vergleich

Nachdem Sie nun die Hauptunterschiede zwischen PBX und VoIP verstanden haben, werfen wir einen genaueren Blick auf die Funktionen, Kosten, Hardware, den Einrichtungsprozess und die Zuverlässigkeit jeder Option.

Verfügbare Funktionen

PBX-Telefonsysteme haben im Vergleich zu VoIP-Lösungen eingeschränkte Funktionen, aber wenn Sprachanrufe nicht der am häufigsten verwendete Kommunikationskanal Ihres Unternehmens sind, ist dies möglicherweise kein Dealbreaker.

(Beachten Sie, dass standortbasierte PBX-Telefonsysteme über SIP-Trunking auf die VoIP-Funktionalität zugreifen können. Erfahren Sie mehr über die Unterschiede zwischen beiden in unserem Beitrag SIP-Trunking vs. PBX.)

Wichtige PBX-Funktionen

Standortbasierte PBX-Systeme bieten nur die grundlegendsten Telefoniefunktionen, einschließlich:

• Sprachanruf
• Fähigkeit, Anrufe weiterzuleiten
• Anruf halten/Anklopfen
• Voicemail
• Anruferidentifikation
• Faxen
• Telefon-Audiokonferenzen
• Anrufsperre

Auch diese Funktionen sind nur auf dem Tischtelefon selbst zugänglich. Neuere Modelle verfügen über Farb-LCD-Bildschirme, mit denen Benutzer diese Funktionen programmieren/auf sie zugreifen können. Einige PBX-Lösungen bieten möglicherweise eine Anrufaufzeichnung an, die jedoch nicht als „Standard“-PBX-Funktion betrachtet wird.

Wichtige VoIP-Funktionen

Teams, die einen robusten Funktionsumfang benötigen oder Zugang zu den erweiterten Telefonsystemfunktionen wünschen, die die Mitarbeiter von heute erwarten, sollten sich zweifellos für eine VoIP-Lösung entscheiden.

Zu den VoIP-Funktionen für Anrufe und Anrufverwaltung gehören:

• IVR und ACD
• Anrufweiterleitung (Find Me, Follow Me)
• Voicemail-Transkription
• Automatisierte ausgehende Wählmodi (Power, Predictive usw.)
• Parken von Anrufen, Umlegen von Anrufen, Hot Desking
• Anrufwarteschlange und automatische Rückrufe
• Call-Routing-Strategien (Round Robin, listenbasiert, zeitbasiert, kompetenzbasiert usw.)
• Anrufaufzeichnung und Transkription
• Anrufüberwachung, Call Barge, Call Whisper

Zusätzlich zu Funktionen im Zusammenhang mit Sprachanrufen bietet VoIP Unified Communications mit Kanälen wie:

• Videoanrufe mit Bildschirmfreigabe, virtuelles Whiteboarding, Meeting-Aufzeichnung usw.
• Instant Messaging mit Dateifreigabe und Echtzeitsynchronisierung, Benutzererwähnungen, Kanäle, Aktualisierungen der Benutzerpräsenz usw.)
• Geschäftliches SMS-Versand
• Virtuelles Faxen
• Social-Media-Integration

Kosten und Preise

Während VoIP eine viel geringere Anfangsinvestition als PBX erfordert, können sich die VoIP-Gesamtkosten je nach Anbieter, Plan, Funktionen und Anzahl der benötigten Benutzer schnell summieren.

Obwohl die VoIP-Kosten höher sein können als ursprünglich erwartet, bieten sie dennoch enorme Einsparungen gegenüber standortbasierten PBX-Telefonsystemen.

Wie viel kostet eine Telefonanlage?

Erwarten Sie nicht weniger als 7.000 US-Dollar an anfänglichen PBX-Kosten – ein hoher Preis, der den PBX-Dienst für viele sofort als Option ausschließt.

Erstens gibt es die Kosten für Ausrüstung und neue Hardware (auf deren Einzelheiten wir gleich eingehen werden). Lokale PBX-Hardware kann leicht zwischen 5.000 und 9.000 US-Dollar und mehr kosten – und das gilt nur für etwa 15 bis 20 Benutzer.

Dann müssen Sie für die Softwarelizenzierung bezahlen, was Ihnen etwa 3.000 bis 4.000 US-Dollar kostet.

Vergessen Sie nicht, dass Sie auch finanziell für die Hardware- und Systemwartung verantwortlich sind – was möglicherweise die Einstellung eines internen IT-Teams zu Kosten von etwa 50.000 USD und mehr pro Jahr und Mitarbeiter erfordert. Dabei sind die jährlichen 3.000 bis 4.000 US-Dollar, die Sie für die Wartung Ihres PBX-Systems ausgeben, noch nicht einmal mitgezählt.

Schließlich können die Einrichtungs- und Installationskosten etwa 1.000 bis 1.500 US-Dollar betragen – plus weitere 1.000 US-Dollar pro Monat an zusätzlichen Servicegebühren.

Insgesamt können der Kauf, die Installation, die Wartung und der Betrieb eines PBX-Systems vor Ort leicht 25.000 bis 50.000 US-Dollar kosten – für größere Unternehmen sogar noch mehr.

Wie viel kostet VoIP?

Die meisten VoIP-Pläne haben monatliche Kosten von 20,00 bis 50,00 US-Dollar pro Benutzer und Monat und bieten unbegrenzte Anrufe.

10-köpfige Teams sollten damit rechnen, insgesamt 200 bis 250,00 $/Monat für Standard-VoIP-Pläne zu zahlen. Rabatte für zugesicherte Nutzung/Volumen sind verfügbar, und die meisten Dienstanbieter bieten einen Rabatt von 10 % bis 15 % auf die Jahrespreise.

Zusätzliche lokale VoIP-Telefonnummern kosten im Allgemeinen etwa 10,00 USD/Nummer pro Monat, während gebührenfreie, Vanity- und (falls verfügbar) internationale Nummern 10,00 bis 20,00 USD/Nummer pro Monat kosten können.

Einige Anbieter bieten zusätzliche Funktionen „à la carte“ an, was bedeutet, dass sie als eigenständige Add-Ons verfügbar sind. Im Allgemeinen ist es jedoch immer noch ein besseres Angebot, auf die nächste Preisstufe zu wechseln.

Die Kosten für VoIP-Geräte sind sehr unterschiedlich, in den meisten Fällen jedoch auf vorhandene Hardware wie Desktop-Computer und Mobilgeräte angewiesen. Darüber hinaus trägt der Anbieter die Wartungskosten (abgesehen von den Kosten für die Wartung vorhandener Hardware).

Auch wenn Ihr Unternehmen die VoIP-Einrichtung und -Installation möglicherweise selbst durchführen kann, zahlen Sie wahrscheinlich eine einmalige Gebühr von bis zu 50,00 USD, wenn professionelle Hilfe benötigt wird – obwohl die Installation und Einrichtung vor Ort mehr kostet.

Die einzigen „roten Fahnen“, auf die Sie bei der VoIP-Preisgestaltung achten sollten, sind die Kosten, die mit der Auflösung eines langfristigen Vertrags verbunden sind, sowie übermäßige monatliche Gebühren. Unser Leitfaden zu VoIP-Steuern und -Gebühren hilft Ihnen, ein besseres Gefühl dafür zu bekommen, was akzeptabel ist und was nicht.

Hardware, Installation und Einrichtung

Obwohl VoIP für den Betrieb deutlich weniger Hardware/Ausrüstung benötigt als PBX, gibt es dennoch ein paar Dinge, die Sie benötigen. Der VoIP-Installationsprozess ist viel kürzer als der PBX-Einrichtungsprozess, aber seien Sie sich bewusst, dass er viel mehr Mitarbeiterschulung erfordert als eine herkömmliche PBX-Festnetzleitung.

Erforderliche PBX-Hardware und Installationsprozess

Es sollte nicht überraschen, dass ein standortbasiertes PBX-System viel Hardware erfordert und mit einem langwierigen Installationsprozess einhergeht.

Schlüsselhardware umfasst:

• Tischtelefone
• Verkabelung und Splitter
• Modems
• Wandsteckdosen mit entsprechenden Schaltungen
• PBX-Server vor Ort
• Backup-Stromquellen

VoIP-Ausrüstung und Einrichtungsprozess

VoIP-Lösungen haben einen viel einfacheren Einrichtungs- und Installationsprozess als PBX, insbesondere weil viel weniger Hardware involviert ist.

Erforderliche VoIP-Ausrüstung umfasst:

• Ein Router, ein Ethernet-Kabel und ein Internetzugang
• Ein PoE-Adapter
• Ein Gerät (Desktop oder Mobilgerät), auf dem das Telefonsystem betrieben wird
• Analoger Telefonadapter (ATA) oder VoIP-Gateway

Unternehmen können sich für zusätzliche VoIP-Geräte wie IP-Tischtelefone, Lautsprechersysteme und Headsets entscheiden.

Abhängig von der Komplexität des Systems kann Ihr neues VoIP-Telefon innerhalb eines Werktages betriebsbereit sein.

Allerdings kann es eine Weile dauern, bis die Teammitglieder lernen, wie sie neue Funktionen verwenden, auf VoIP-Anrufe über mehrere Geräte zugreifen und wichtige Funktionen wie IVR-Anrufverlaufspfade, Begrüßungen und Anrufweiterleitungsstrategien einrichten. Um Ihnen dabei zu helfen, suchen Sie nach einem Anbieter, der neben On-Demand- oder Live-Schulungs-Webinaren rund um die Uhr Support anbietet.

Anrufqualität und Zuverlässigkeit

PBX hat einen ganz leichten Vorteil gegenüber VoIP in Bezug auf die Gesamtzuverlässigkeit, während VoIP mit einem knappen Vorsprung gewinnt, wenn es um die Gesprächsqualität geht.

PBX-Anrufqualität und Zuverlässigkeit

Standortbasierte PBX-Telefone sind äußerst zuverlässig und weisen nur wenige Ausfälle auf, da sie über die Kupferverkabelung des PSTN betrieben werden – das weniger Stabilitätsprobleme aufweist als das Internet.

Die PBX-Anrufqualität ist zwar größtenteils stabil, kann jedoch durch Echos, unterbrochene Anrufe und sogar das Wetter beeinträchtigt werden.

Qualität und Zuverlässigkeit von VoIP-Anrufen

VoIP bietet HD-Audio und -Video und damit eine insgesamt höhere Gesprächsqualität als herkömmliche Telefone.

Die meisten Systeme verfügen außerdem über anpassbare Audiooptionen wie Hintergrundgeräuschunterdrückung, Rauschunterdrückung und Audiotests vor Telefonanrufen oder Videokonferenzen.

Der Nachteil ist, dass die VoIP-Technologie vollständig von der Stärke der aktuellen Internetverbindung abhängig ist, was bedeutet, dass eine schwache Verbindung zu unterbrochenen Anrufen, Jitter und Latenz führen kann.

Für einen unterbrechungsfreien VoIP-Dienst benötigen Sie eine Mindestbandbreite von 100 kbps pro Telefonleitung. Viele Unternehmen entscheiden sich auch für eine Backup-Stromversorgung, die im Falle eines Strom-/Dienstausfalls automatisch aktiviert wird.

Unser Leitfaden zur Lösung häufiger VoIP-Probleme bietet weitere Informationen zur Vermeidung oder Behebung potenzieller Probleme mit der Anrufqualität.

In Bezug auf die Gesamtzuverlässigkeit bieten VoIP-Anbieter eine garantierte Mindestbetriebszeit von 99,9 % (obwohl 99,999 % der Goldstandard ist). Diese Zuverlässigkeit ist der Abhängigkeit von VoIP von Carrier-Grade-Netzwerken sowie geografisch redundanten Rechenzentren zu verdanken.

Skalierbarkeit und Flexibilität

VoIP bietet viel mehr Mobilität als PBX, da es nicht an einen einzigen Standort oder ein Gerät gebunden ist. Die Skalierung eines PBX-Systems bedeutet die zeitaufwändige und oft teure Aufgabe, weitere Leitungen physisch zu installieren – und selbst dann können Sie es nicht aus dem Büro nehmen.

PBX-Skalierbarkeit und Flexibilität

Zusätzlich zu einem langwierigen Installationsprozess wird das Hinzufügen neuer Leitungen zu einem standortbasierten PBX-System schnell teuer.

Um den Telefondienst zu erweitern, müssen Sie Techniker einstellen, um zusätzliche Kabel zu installieren, neue Festnetztelefone zu kaufen und mögliche Unterbrechungen Ihres aktuellen Dienstes zu bewältigen.

Die „Skalierbarkeit“ von PBX kann wirklich nur weit gehen. Im Gegensatz zu VoIP gibt es keine zusätzlichen erweiterten Funktionen, auf die zugegriffen werden kann, und selbst die Installation neuer Telefonleitungen bedeutet nicht, dass Teammitglieder außerhalb der vorgesehenen Büroräume auf ihre Geschäftstelefone zugreifen können.

VoIP-Skalierbarkeit und -Flexibilität

Die Skalierung Ihres VoIP-Telefonsystems ist oft so einfach wie ein Upgrade Ihres Plans auf die nächste Stufe im Online-Portal des Anbieters. Administratoren können sofort neue Funktionen oder zusätzliche Benutzer hinzufügen (einzeln oder in Gruppen von 5-10, je nach Anbieter).

Anders als bei PBX muss keine zusätzliche Hardware gekauft werden, um VoIP-Upgrades zu ermöglichen. Der einzige mögliche Nachteil ist, dass Sie je nach Anbieter und verfügbaren Plänen möglicherweise für Funktionen in gebündelten Plänen bezahlen, die Sie nicht benötigen.

In puncto Flexibilität sind VoIP und PBX konkurrenzlos.

VoIP funktioniert auf mehreren Geräten mit Echtzeit-Datensynchronisierung zwischen Desktop-Computern, Smartphones, mobilen iOS- und Android-Apps, Laptops und sogar Tablets. Ihr Business-VoIP kann überall hin mitgenommen werden, wo Ihr Team hingeht.

Sicherheit

Egal, ob Sie sich für PBX oder VoIP entscheiden, Ihr Unternehmen ist leider nie zu 100 % immun gegen Hacker oder Datenschutzverletzungen.

Wenn Sie jedoch bereit sind, aus Gründen der Sicherheit auf Funktionalität, Skalierbarkeit und Mobilität zu verzichten, ist PBX möglicherweise das Richtige für Sie.

Ist die Telefonanlage sicher?

PBX stützt sich auf die Kupferverkabelung des PSTN, das deutlich weniger anfällig für Sicherheitsprobleme ist als alles, was über das Internet läuft (wie VoIP). Indem das Internet vollständig aus der Gleichung herausgenommen wird, eliminiert PBX alle Cyber-Sicherheitsbedrohungen.

Die einzigen wirklichen Sicherheitsbedenken, um die Sie sich bei PBX sorgen müssen, sind das Abhören auf FBI-Ebene oder jemand, der Ihre Anrufe abhört.

Ist VoIP sicher?

VoIP-Sicherheit ist ein heißes Thema, und viele Unternehmen haben berechtigte Bedenken darüber, wie privat ihre Daten wirklich sind – und wie anfällig sie für Hacker sein könnten.

Kein Anbieter kann – oder sollte – garantieren, dass kein Risiko von Datenschutzverletzungen oder Datenschutzverletzungen besteht, aber VoIP bietet einen viel höheren Sicherheitsstandard, als Sie vielleicht erwartet haben.

Überlegungen zur VoIP-Sicherheit umfassen:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

• Zwei-Faktor-Authentifizierung und Passwortschutz
• Netzwerküberwachung rund um die Uhr
• Echtzeit-Benachrichtigungen über verdächtige Aktivitäten oder Sicherheitsprobleme
• Tests durch Drittanbieter
• Sicherheits- und Compliance-Zertifizierungen von Drittanbietern (DSGVO, HIPAA, PCI, SOC 2 Typ 2 usw.)

PBX: Die Vor- und Nachteile

In der folgenden Tabelle sind die wichtigsten Vor- und Nachteile von Telefonanlagen aufgeführt.

VoIP: Die Vor- und Nachteile

Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Vor- und Nachteile von VoIP:

PBX vs. VoIP: Was sollten Sie wählen?

Bei der Entscheidung zwischen VoIP und PBX ist VoIP in den allermeisten Fällen die insgesamt bessere Wahl.

VoIP bietet nicht nur erhebliche Kosteneinsparungen gegenüber standortbasierten PBX, sondern bietet auch mehr Funktionen, ein hohes Maß an Mobilität und Skalierbarkeit, starke Sicherheitsstandards und mehr.

Branchenexperten sagen, dass analoge Telefonsysteme auf dem Vormarsch sind – daher ist die Investition in ein völlig neues, vollständig standortbasiertes PBX-System wirklich nur für Unternehmen auf Unternehmensebene und Unternehmen/Sektoren sinnvoll, die sich mit hohen Sicherheitsbedenken befassen.

Allerdings haben gehostete PBX-Systeme – die Cloud-basierte Alternative zu standortbasierten PBX – in der Popularität explodiert. Auch SIP-Trunking verbindet ein vorhandenes standortbasiertes Telefonsystem mit der Cloud und gibt Teams Zugriff auf VoIP-Funktionen.

Telefonanlage vs. VoIP: Häufig gestellte Fragen

Nachfolgend haben wir einige der häufigsten Fragen zu PBX- und VoIP-Telefonsystemen beantwortet.