Ein genauer Blick: Unser praktischer Rückblick auf Webex Teams im Jahr 2019

Unified Communications scheint immer wieder neue Veränderungen auf dem Markt zu erleben, sei es die Einführung von Cloud-Lösungen oder ein neuer Fokus auf KI. Es gibt immer eine neue, neueste und beste Lösung oder Technologie, die unser Leben vereinfachen kann.

Zu einem bestimmten Zeitpunkt war Slack der amtierende König und die offensichtliche Antwort, wenn es um einfache und effektive Kommunikation und Zusammenarbeit ging. Wir haben eine Reihe von Konkurrenten aufeinandergestapelt, aber Slack hat weiter getuckert – sogar einen ihrer größten Konkurrenten, HipChat, von Atlassian übernommen.

Es gab auch andere Optionen, aber erst seit Kurzem sehen wir, dass die Risse in Slacks Festung auftauchen. Mit der Umstellung von Unternehmensorganisationen auf die Cloud und UCaaS-Plattformen entstand 2019 ein Bedarf an etwas Leistungsfähigerem – ein Bedarf an einer echten und vollständigen Unternehmenskommunikationsplattform.

Als wir damals das, was damals als Cisco Spark bekannt war, mit Slack verglichen haben, ist mir ursprünglich ein Vergleich zwischen Äpfeln und Orangen aufgefallen: Spark macht einfach so viel mehr als nur anhaltende Konversation, und das klingt auch heute noch wahr. Trotz einer Namensänderung wächst und entwickelt sich Ciscos Kollaborationsvision als Webex Teams weiter. Der bessere Kopf-an-Kopf-Vergleich wäre daher Webex Teams vs. Microsoft Teams, da Microsoft Teams derzeit der größte Wettbewerb von Webex Teams um den Titel der besten Enterprise Unified Communication-Plattform ist.

Zuvor ist Spark, Webex Teams ausgereift

Cisco Webex ist ein bisschen wie ein alter Freund von mir, wir gehen zurück zu den Spark-Tagen der App. Als ich zum ersten Mal einen Blick auf den starken Einstieg von Cisco in die Welt der Zusammenarbeit geworfen habe, habe ich es wirklich geschätzt. Ich habe jetzt das Gefühl, dass ein Vergleich mit Slack unfair war, da das, was jetzt als Webex Teams bekannt ist, über die einfachere Chat- und Zusammenarbeitsform der Anwendung hinausgeht.

„Webex Teams ist eine App für kontinuierliche Teamarbeit mit Videokonferenzen, Gruppennachrichten, Dateifreigabe und Whiteboarding.“

Während sich das Kollaborationsteam in den letzten Jahren ziemlich verändert hat, hat sich Webex Teams weiterhin als eine wirklich starke Enterprise-Kollaborationsplattform behauptet. Wir haben seitdem gesehen, wie sich andere Plattformen auf dem Markt entwickelt haben, und sogar Slack hat seinen Fokus leicht verschoben, um die Unternehmensseite der Gleichung einzubringen, wenn auch mit gemischten Ergebnissen.

Als Cisco Spark in WebEx Teams umbenannte, beinhalteten sie mehr als nur einen frischen Anstrich. Die Hauptidee bestand darin, eine einzige und zusammenhängende Plattform mit nur einem Namen, Webex, zu schaffen.

Mit einem großen Fokus auf die visuellen Aspekte der Zusammenarbeit führt Webex Teams das Konzept in eine völlig neue Richtung und umfasst eine breite Palette von Funktionen für die Zusammenarbeit:

• Chat – Gruppennachrichten, permanenter Chat und anpassbare Benachrichtigungen, um immer in Verbindung zu bleiben
• Meet – Jeder kann Meetings überall starten und einige leistungsstarke Collaboration-Tools wie Bildschirmfreigabe und Whiteboarding nutzen
• Whiteboard – Visuelle Zusammenarbeit auf Steroiden mit virtuellen und physischen digitalen Whiteboards zum Zeichnen, Schreiben, Bearbeiten von Dokumenten und mehr in Echtzeit
• Zeitplan – Verwalten und organisieren Sie Zeitpläne für produktive Besprechungen effektiv und einfach. Lässt sich auch in vorhandene Kalender-Tools integrieren
• Datei – Alle Ihre freigegebenen Dateien werden in demselben Bereich gespeichert, in dem Sie mit Ihrem Team arbeiten, Dateien bleiben in den Räumen, in denen sie freigegeben wurden, und eine leistungsstarke Suche macht es einfach, alles zu finden.

Die ursprüngliche Veröffentlichung des digitalen Whiteboards von Cisco und die tiefe Integration in die Gesamtplattform haben der Plattform einen einzigartigen Fokus verliehen und aufgrund der Hardware-Geschichte von Cisco ein bisschen mehr in Richtung einer hardwareorientierten Plattform getrieben, aber seitdem weniger gesehen herausragende Rolle bei der Entwicklung und dem Wachstum von Webex Teams. Zum Beispiel haben wir in jüngerer Zeit eine Erweiterung in Huddle Room-Technologie und sogar Webex Calling gesehen.

Aber am Ende des Tages ist der größte Vorteil, den Sie von Cisco gewinnen, ihre langjährige Erfahrung in der Kommunikation, insbesondere ein starker Fokus auf die Entwicklung von Videokonferenzlösungen. Während Webex Teams durchaus ohne Videokonferenzen auskommt, können Benutzer natürlich Webex Meetings zu ihrer Lösung hinzufügen, um die Kernfunktionalität zu erweitern.

Aber auf Anhieb kann jedes Abonnement und jeder Plan von Webex Teams die einzigartigen Whiteboarding-Funktionen, die direkt in die Plattform integriert sind, voll ausschöpfen. Die visuelle Zusammenarbeit ist eine der Stärken von Cisco in diesem Bereich und hilft sogar dabei, mit den intensiven Zusammenarbeitsmöglichkeiten zu konkurrieren, die durch die konsequente Nutzung von Office 365 gewährt werden.

Verwenden von Webex: Die Benutzeroberfläche

Obwohl Webex im Laufe der Zeit, in der wir getrennt waren, einige Änderungen erfahren hat, ist ein Großteil der Kernfunktionen konsistent geblieben – was gut ist. Ich habe es immer genossen, Webex zu verwenden (als es Spark war), und genieße die subtilen, aber wirkungsvollen Änderungen, die im Laufe der Zeit vorgenommen wurden.

Das Design bleibt insgesamt der Einfachheit treu, die für eine Lösung wie diese erforderlich ist. Die Kombination einer breiten Palette von Funktionen und die einfache Bedienung sind keine leichte Aufgabe. Webex läuft schnell durch die Benutzeroberfläche und verwendet einen starken Kontrast, um Ihre Arbeitsinhalte und Ihre Navigation zu trennen.

Dies ist der Schlüssel, damit Benutzer sehr einfach und schnell verstehen können, was sie sehen. Wenn sie jemanden zum Reden oder einen Raum finden müssen, in dem sie sich aufhalten können, nutzen sie den dunklen Bereich. Wenn sie die gerade eingegangene Nachricht finden oder sich auf das Gespräch konzentrieren müssen, sehen sie sich die helleren Abschnitte an.

Die Navigation wird durch ein kleines Menü auf der linken Seite der App vereinfacht, das verdauliche Symbole bereitstellt, mit denen Sie zwischen Ihrer Startansicht, Teamauswahl, Anrufseite und Meeting-Zentrale wechseln können. Das wirklich Einzigartige an der Registerkarte „Startseite“ ist die Möglichkeit, diese Ansicht im Handumdrehen anzupassen – so können Sie Ihren Team-Chat, die Liste der Konversationen und die Whiteboards gleichzeitig sehen.

Diese Registerkarte enthält eine Liste der Konversationen und Chats, in denen Sie sich befinden, sowie eine Such- und Schnellzugriffsschaltfläche, um einen neuen Chat zu starten. Dies alles befindet sich noch im linken, dunklen Feld. Beim Blick in die Mitte der App begrüßt uns der eigentliche Inhalt, sei es ein Team-Chat oder ein 1:1-Chat.

Aber was meiner Meinung nach wirklich mächtig ist, ist das zweite Menü oben rechts in der App, das mit dem Spark Board eingeführt wurde. Von hier aus können Sie Ihre Sicht auf andere Formen der Zusammenarbeit erweitern. Wenn Sie sich beispielsweise mitten in einer Videokonferenz befinden, können Sie dies zu Ihrer Hauptansicht in der Mitte machen und Ihren Chat rechts halten.

Alternativ können Benutzer direkt über dieses Menü auf Dateien oder sogar Whiteboards zugreifen, während sie den Hauptinhalt im Blick behalten, egal ob es sich um einen Videoanruf, einen Audioanruf oder ein Textgespräch handelt.

Das ist die wahre Stärke von Webex, diese konsequente Verbindung der Zusammenarbeit, ganz zu schweigen von den extrem leistungsstarken Meeting-Funktionen, die direkt in Teams integriert sind. Alles, was Sie wissen müssen, ist immer direkt vor Ihren Fingerspitzen, und nichts ist jemals verborgen.

Benutzer sind nicht unbedingt gezwungen, zwischen ihrer Chat-Ansicht und ihrer Whiteboard-Ansicht zu wechseln oder, um sich auf den Videostream zu konzentrieren und Chat einzuschließen, die Whiteboard-Funktion zu opfern. Alles arbeitet nahtlos zusammen und minimiert das allgemeine Durcheinander und die Verwirrung, die eine Zusammenarbeit in großem Umfang erben könnte.

Zusammenarbeit mit Webex Teams: Die Benutzererfahrung

Apropos, die Zusammenarbeit über Webex ist unglaublich leistungsstark und einfach. Wie ich oben skizziert habe, ermöglicht die Möglichkeit für Benutzer, auszuwählen, welche spezifischen Funktionen in ihrer Ansicht angezeigt werden, Benutzern, ihren Arbeits- und Besprechungsbereich nach Bedarf vollständig anzupassen.

Dies ermöglicht eine leistungsstarke Zusammenarbeit mit mehreren Funktionen und Tools, ohne dass der Benutzer gezwungen ist, seine Aufmerksamkeit auf mehr als eine Anwendung zu verteilen. Das ist wirklich nicht zu unterschätzen, und ich denke, Cisco hat hier wirklich den Nagel auf den Kopf getroffen.

Die Modularität der Plattform ist ein massives Verkaufsargument und wird nicht überwältigend oder umständlich. Tatsächlich geht es hier weniger um das „Anpassen“ der Benutzeroberfläche, als vielmehr darum, die Plattform wirklich so zu nutzen, wie es für Sie am besten funktioniert.

Webex ermöglicht es Benutzern, zu ihren eigenen Bedingungen zusammenzuarbeiten – wenn Zeichnen und Diagrammerstellung im Vordergrund stehen, wird das Whiteboard höchstwahrscheinlich Ihre prominenteste Ansicht sein. Aber wenn es bei Textgesprächen um alles geht, haben die Benutzer die Möglichkeit, sich auf Dateien und Textnachrichten zu konzentrieren und völlig zu vergessen, dass überhaupt ein Video existiert.

Natürlich wird ein großer Fokus auf die Möglichkeit gelegt, Video-Chats, Whiteboards oder Textnachrichten zu führen oder dies alles gleichzeitig zu tun. Und deshalb hat Webex die Möglichkeit, dies zu tun, indem es einen Teil des Stresses beseitigt. Alles ist immer nur einen einfachen Klick von diesem kleinen Menü oben rechts entfernt.

Wir können auch nicht vergessen, wie wichtig die digitale Whiteboarding-Funktion von Webex ist. Das Webex-Board ist immer noch gesund und munter und stellt einen großen Schwerpunkt für die Plattform dar, obwohl nur die Zeit zeigen wird, wie das neue Management das Paradigma noch weiter verschieben will.

KI in der Unternehmenskommunikation

Apropos Paradigmenwechsel: Künstliche Intelligenz schleicht sich schnell in unsere realen Anwendungen ein, wie wir im Contact-Center-Bereich zu sehen beginnen. Bei einer so engen Beziehung zwischen UcaaS- und CCaaS-Lösungen macht es Sinn, dass KI weiter in Collaboration-Lösungen eindringt.

Die Formen der KI, die wir in unseren Kollaborationsplattformen sehen werden, unterscheiden sich stark von denen, die in anderen Lösungen verwendet werden, wobei ein stärkerer Fokus darauf gelegt wird, unser Leben einfacher und unsere Meetings produktiver zu machen.

Das offensichtlichste Beispiel für KI in einer UC-Lösung ist die Integration eines virtuellen Assistenten – etwas, das sowohl Microsoft als auch Cisco seit einiger Zeit entwickeln.

Kognitive Zusammenarbeit von Cisco

Und genau wie Microsoft ist Cisco der Einsatz und Einfluss von KI nicht fremd. Zum Beispiel hatte das Team damals, als die Plattform noch unter dem Namen Spark bekannt war, auf Anhieb damit begonnen, KI in die Lösung einzufügen, wohl bevor die Konkurrenz wirklich die neueste Technologie voranbrachte. Beispielsweise begann der Spark-Assistent als kleines Experiment und wurde in jüngerer Zeit zu einem vollständigen Webex-Assistenten ausgebaut.

Vor seinem kürzlichen Ausscheiden aus der Cisco Collaboration-Abteilung schrieb Jonathan Rosenberg einen Blog-Beitrag, in dem er die Verschiebung von WebEx hervorhob und die Zusammenarbeit von Cisco in Richtung dieser einheitlichen Marke verlagerte. In diesem Beitrag erwähnte Jonathan einen bestimmten Begriff: „Intuitives Arbeiten“. Ähnlich wie bei der „intelligenten Kommunikation“ von Microsoft legt Cisco offenbar einen ganz ähnlichen Fokus auf den Einsatz und die Entwicklung von KI.

Rückblickend auf den Webex-Assistenten ermöglicht Cisco Teams, KI auf ähnliche Weise wie Microsoft zu nutzen, und konzentriert sich darauf, in unserem ansonsten hektischen Alltag Komfort und Einfachheit zu bieten. Im Wesentlichen ermöglicht der KI-gestützte Webex-Assistent Benutzern die Interaktion über zahlreiche Befehle:

• Starten Sie jedes Meeting, ohne etwas zu tippen oder zu wählen, verwenden Sie einfach einfache Sprachbefehle wie „Hey Webex, dem Meeting beitreten“ oder „Meeting mit John starten“.
• Treten Sie einfach und mühelos persönlichen Meeting-Räumen von WebEx oder bestimmten Meeting-Räumen Ihrer Kollegen und anderer Teams bei, wiederum über Sprachbefehle.
• Steuern Sie jeden Cisco-Endpunkt oder jedes Gerät über Sprachbefehle – Benutzer können beispielsweise einfach „Hey Webex, starten Sie die Aufzeichnung dieses Meetings“ oder sogar „dieses Meeting beenden“ sagen, um ein Gerät auszuschalten.

Die Idee ist natürlich, den Assistenten im Laufe der Zeit zu erweitern, und Jonathan Rosenburg erklärte sogar, dass der Assistent im Laufe der Zeit wachsen wird, um immer mehr Aufgaben zu bewältigen, „die Arten von Aufgaben, die Menschen frustrieren und sich wie Zeitverschwendung anfühlen“. Wenn Sie beispielsweise die Folie, die Sie teilen möchten, nicht finden können, bitten Sie einfach den Assistenten, sie für Sie zu finden.

Ich möchte auch etwas ganz Neues hervorheben. Die Collaboration-Abteilung von Cisco hat, wie wir wissen, in letzter Zeit einen Wandel erlebt. Während sie größtenteils geschwiegen haben, hatte NoJitter Ende Januar die Gelegenheit, die neue Leiterin der Abteilung zu interviewen: Amy Chang, ehemalige Gründerin und CEO der KI-gesteuerten Informationsplattform Accompany.

Chang konnte die Zukunft von Webex beleuchten und sprach insbesondere über das Potenzial von KI, die Zusammenarbeit zu revolutionieren. Insbesondere hob Chang hervor, wie KI in der Lage ist, die massiven Datensätze zu bewältigen, die von Kontaktzentren und sogar der Zusammenarbeit eingeführt werden, während KI die langweilige Arbeit erledigt (wie Rosenburg sagte), was es uns ermöglicht, „sich in den menschlichen Teil des Meetings zu entspannen“.

Chang und ihr Team nennen dieses neue Paradigma „kognitive Zusammenarbeit“.

Das Endergebnis

Trotz der jüngsten Änderungen in der Kollaborationsabteilung von Cisco scheint Webex voranzukommen, und zwar stark. Chang hat einige wirklich interessante Initiativen und Ziele, in die wir hoffentlich in den kommenden Wochen und insbesondere während Enterprise Connect mehr Einblick gewinnen können.

Unternehmensorganisationen haben naturgemäß größere technologische Anforderungen an ihre Lösungen und Plattformen als kleinere Organisationen. Lösungen wie Webex Teams sind viel mehr als das Zusammenfügen eines Chatrooms und einer Videokonferenzfunktion, sondern es geht vielmehr darum, ein zusammenhängendes Kollaborationserlebnis zu schaffen.

Mit den Fähigkeiten, die Organisationen in Plattformen wie Webex Teams gewinnen, und wie wir in naher Zukunft auch Microsoft Teams sehen werden, können Abteilungen in einem völlig neuen Umfang und mit einem völlig neuen Maß an Effizienz interagieren und zusammenarbeiten.