Der Anfängerleitfaden für virtuelle PBX

Business-Telefonanlagen müssen nicht so teuer sein, wie Sie vielleicht bereits vermuten. Es muss auch nicht so unzugänglich sein, wie es scheinen mag. Es stehen unzählige Optionen zur Auswahl, aber Sie möchten das Beste aus Ihrem virtuellen oder gehosteten PBX-System herausholen.

Sie sind billiger als PBX-Telefonsysteme vor Ort, sie sind einfacher zu bedienen und erledigen automatisch die Arbeit, für die Sie normalerweise ein IT-Team benötigen würden. Um sicherzustellen, dass Sie verstehen, wie sie funktionieren, haben wir diesen Leitfaden zusammengestellt.

Was ist VoIP?

Die VoIP-Technologie (Voice over Internet Protocol) wird verwendet, um geschäftliche Kommunikation über das Internet zu ermöglichen. VoIP, auch bekannt als Internettelefonie, wandelt Sprachvibrationen in komprimierte digitale Signale um, die in Datenpakete übersetzt werden. Einfach ausgedrückt, Sie verwenden das Internet, um eingehende Anrufe, Videoanrufe und Texte zu tätigen und zu empfangen. Wir könnten weiter und weiter über VoIP reden, aber das würde einen ganzen Artikel erfordern – für weitere Informationen sehen Sie sich unser VoIP-Glossar an!

Was ist eine gehostete Telefonanlage?

Hosted PBX ist ein leistungsstarkes Telefonsystem, das im Gegensatz zum Standardtelefondienst eine Internetverbindung nutzt. Eine Standard-IP-PBX wird verwendet, um Anrufe vom Internet (IP) zum öffentlichen Telefonnetz (PSTN) zu übertragen. Als kostengünstigere Variante kann man sich eine virtuelle Nebenstellenanlage vorstellen; Da keine Hardware beteiligt ist, ist alles virtuell und wird vom Dienstanbieter gehostet.

Warum ist es so schwierig, Informationen zu Hosted PBX zu finden?

Wenn Sie ein neuer Geschäftsinhaber sind, ist dies möglicherweise das erste Mal, dass Sie von Virtual PBX hören. Wenn Sie schon länger dabei sind und Kosten sparen müssen oder an einem benutzerfreundlicheren System interessiert sind, erhalten Sie hier genügend Informationen, um eine Entscheidung zu treffen, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Sie haben nach vielen ausführlichen Google-Suchen vielleicht bemerkt, dass Unternehmen mehr daran interessiert sind, ihr Produkt zu verkaufen und ihre charakteristischen Merkmale hervorzuheben, als einen allgemeinen Überblick über die Funktionsweise von Virtual PBX-Systemen zu geben.

Lassen Sie uns aufschlüsseln, was Sie über virtuelle PBX-Systeme wissen müssen, warum sie wichtig sind, Hauptfunktionen und seriöse Dienstanbieter.

HINWEIS: Bei der Recherche werden Sie auf viele verschiedene Namen für virtuelle PBX-Systeme stoßen. Lassen Sie sich davon nicht verwirren. Sie sehen Begriffe wie „Cloud PBX“ und „Hosted PBX“. Alle drei reden über dasselbe!

Virtuelle PBX vs. Vor-Ort-PBX

Was Sie oft sagen, ist, dass es kein in Stein gemeißeltes Allround-System gibt, das alles tut, was Sie wollen, und dass Sie das Beste für Ihr Unternehmen auswählen müssen. Um ein möglichst klares Bild zu zeichnen, werden wir die Vor- und Nachteile von virtuellen und lokalen PBX-Systemen aufschlüsseln.

Wie Sie sehen können, richten sich On-Premise-PBX-Lösungen an größere Organisationen, die sich die Hardware und das IT-Personal leisten können. Aber für ein kleines Team bietet eine virtuelle Telefonanlage ungefähr die gleichen Funktionen zu einem Bruchteil der Kosten. Wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind oder eine eingehendere Analyse darüber wünschen, welches PBX-System für Sie am besten geeignet ist, finden Sie hier einen detaillierten Einblick in On-Premise-PBX im Vergleich zu gehostetem VoIP.

Vorteile virtueller PBX-Systeme

Lassen Sie uns nun etwas tiefer in die Vorteile virtueller PBX-Telefonsysteme eintauchen. All dies läuft letztendlich darauf hinaus, Kosten zu senken; Es gibt jedoch einige sehr interessante Integrations-, Automatisierungs- und Anpassungsfunktionen, die virtuelle PBX-Systeme zu einer lohnenden Investition machen.

• Virtuelle Telefonanlagen erledigen die ganze Arbeit für Sie und machen es für Unternehmen jeder Größe einfach, mit dem professionellen Gefühl selbst der größten Player zu arbeiten.
• Virtuelle Nebenstellenanlagen ermöglichen es selbst dem technisch am wenigsten versierten Manager, sein Telefonsystem anzupassen.
• Unternehmen können jede PBX-Funktion einfach über eine App auf ihrem Smartphone oder Online-Verwaltungsportale ein- und ausschalten.
• Niedrige monatliche Gebühren helfen, die Kosten erheblich zu senken, da keine großen Investitionen in Hardwarekosten, die Verkabelung des Büros und ein IT-Team erforderlich sind.
• Da virtuelle Telefonsysteme keinen teuren Hardware-Installationsprozess erfordern, um neue Telefonleitungen hinzuzufügen, können Unternehmen die Plattform schnell und einfach aktualisieren.

Automatisierungstools und -funktionen

Hier finden Sie einige der vielen Funktionen, die virtuelle PBX-Systeme bieten. Ja, sie sind alle wichtig, und ja, Sie möchten bei der Auswahl eines Anbieters überlegen, was für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist.

Voicemail-zu-E-Mail-Funktion

Wenn Sie der Cheftyp sind, der immer unterwegs ist, möchten Sie ein System, das Ihnen die Möglichkeit gibt, Voicemails automatisch an Ihr Telefon oder andere mobile Geräte senden zu lassen. Wieso den? Wenn Sie mit jemandem in einer Besprechung sind und einen wichtigen Anruf erwarten, können Sie Ihre Nachrichten diskret abrufen, ohne jemanden zu unterbrechen.

Telefonmenüs

Sie möchten, dass Ihre Kunden/Klienten sich nicht scheuen, Sie anzurufen, weil sie denken, dass sie in die Warteschleife gelegt oder ständig an die falsche Abteilung weitergeleitet werden. Mit einfachen Menüs können Sie jeden, der anruft, dorthin leiten, wo er sein muss.

Automatische Telefonzentralen

Was ist, wenn niemand da ist, um ans Telefon zu gehen? Soll Ihr Kunde/Auftraggeber warten? Sie wissen, dass Sie beim Abheben des Telefons nichts als Beschwerden über die Wartezeit hören werden.

Automatische Telefonzentralen können Kunden/Kunden an Anrufbeantworter weiterleiten oder ihnen die notwendigen Informationen liefern, um entweder zurückzurufen oder bestimmte Probleme selbst zu lösen.

Anrufwarteschlange, Weiterleitung, Aufzeichnung

Anrufwarteschlangen ermöglichen es Benutzern, in der Leitung zu bleiben, während Sie mit jemand anderem beschäftigt sind, anstatt sie auflegen und zurückrufen zu lassen, wodurch möglicherweise vergessen wird, dass sie überhaupt angerufen haben. Mit der Anrufweiterleitung können Sie Kunden/Klienten an eine andere Telefonnummer weiterleiten, sodass Sie auch außerhalb des Büros in ständigem Kontakt bleiben können.

Anrufaufzeichnung ist ziemlich selbsterklärend. Sie können Anrufe aufzeichnen und als digitale Dateien speichern. Kombinieren Sie dies mit einer CRM-Software und Sie könnten potenziell weiter entwickelte Kunden-/Klientendatenbanken erstellen.

Konferenzüberbrückung

Bei einer Konferenzschaltung kann eine große Gruppe von Personen an Telefongesprächen teilnehmen. Herkömmliche Telefondienste erlauben nicht mehr als drei Personen gleichzeitig an einer Leitung. Im Gegensatz zu herkömmlichen PBX können diese Anrufe Hunderte von Personen gleichzeitig halten.

Dies ist eine praktischere Konferenzoption für große Unternehmen, aber sicherlich ist es für die meisten von uns ein Luxus, mit mehr als zwei Personen gleichzeitig sprechen zu können.

So wählen Sie einen Anbieter aus

Es gibt unzählige Meinungen darüber, welcher Anbieter der beste ist. Ich habe es bereits gesagt und wiederhole es noch einmal: Sie müssen wissen, was für Ihr Unternehmen das Richtige ist, um das Beste aus Ihrem virtuellen PBX-System herauszuholen. Hier sind einige allgemeine Kriterien, auf die Sie beim Erkunden Ihrer Optionen achten sollten:

Anfallende Kosten

Die Kosten sind in der Regel gering, da das vom Telefonsystem verwendete Netzwerk bereits vorhanden ist. Im Gegensatz zu einem PBX-System vor Ort können Sie mit einer geringeren Anfangsgebühr und dann mit zusätzlichen monatlichen Gebühren rechnen.

Add-Ons werden natürlich den Preis in die Höhe treiben, aber im Vergleich zur Einstellung eines IT-Teams und der Hardwarekosten können Sie mit einigen Einsparungen rechnen. Selbst wenn Sie ein etabliertes Großunternehmen sind und Ihr Büro neu verkabeln müssen, um ein VoIP-System zu unterstützen, sollten die Kosten niedriger bleiben.

Einige Websites geben an, dass die durchschnittlichen Kosten eines On-Premise-PBX-Systems etwa 1000 US-Dollar pro Benutzer betragen. Diese Zahl wird je nach Größe Ihres Unternehmens steigen oder fallen. Große erhalten eher einen Deal, während kleinere möglicherweise mehr zahlen.

Virtuelle TK-Anlagen gewinnen langfristig die Oberhand. Die Anschaffungskosten können je nach Größe Ihres Unternehmens hoch sein. Wenn Sie auf der großen Seite stehen, benötigen Sie teure Anrufweiterleitungstools, die das System reibungslos unterstützen können. Wenn Sie auf der kleineren Seite sind, sind die Kosten minimal.

Wenn Sie alles eingerichtet haben, liegt die ganze harte Arbeit nicht mehr in Ihren Händen; es wird an Ihren Internetprovider übertragen. Dies bedeutet keine Wartungsgebühren oder die Einstellung eines neuen Teams.

Qualität und Netzwerkzuverlässigkeit

Die Netzwerkzuverlässigkeit ist aus mehreren Gründen äußerst wichtig. Ihr virtuelles PBX-System hängt ganz davon ab, wie gut Ihr Netzwerk läuft. Wenn Ihr Router die Arbeitslast eines virtuellen PBX-Systems nicht bewältigen kann, können Sie den Dienst möglicherweise nicht optimal nutzen.

Wenn Ihr Netzwerk abstürzt, verlieren Sie den Zugriff auf Ihre Telefone. Unabhängig von der Größe sollte die Zuverlässigkeit des Netzwerks oberste Priorität haben.

Funktionen enthalten

Wie bereits erwähnt, werden virtuelle PBX-Systeme mit unzähligen Funktionen ausgestattet sein, die sich alle darauf beziehen, was Sie mit Ihren Telefonen tun können. Sie sollten Ihr Geschäft kennen, bevor Sie für Funktionen bezahlen, die Sie möglicherweise nicht benötigen. Das wird Ihnen helfen, diese häufigen Fehltritte bei der Cloud-Migration zu vermeiden.

Wenn Sie ein kleines Unternehmen sind, sind Telefonkonferenzen möglicherweise nicht Ihr Ding. Wenn Sie mit Tonnen von Voicemails aufwachen, schauen Sie sich ein System an, das sie organisiert und leicht zugänglich macht. Kaufen Sie keinen Ferrari für den Spritverbrauch.

Support-Optionen

Sie möchten, dass Ihr Anbieter stolz auf seinen Kundensupport ist. Viele Orte bieten großartige Möglichkeiten, aber Sie möchten jemanden, der entschlossen ist, jedes Problem zu lösen, das beim ersten Anruf auftritt – wann und wo immer das auch sein mag.

Ein Ort, der herausspringt, ist Nextiva. Ihr Support-Team ist per Telefon, E-Mail und Chat erreichbar. Auf ihrer Website rühmen sie sich, dass 95 % ihrer Support-Anrufe beim zweiten Klingeln mit wenig bis gar keiner Wartezeit beantwortet werden. Suchen Sie nach Unternehmen, die all diese Optionen haben. In diesem Fall ist mehr mehr – nicht weniger.

Sehen Sie sich diese sechs Geschichten von Kundensupport an, die weit über das hinausgehen.

Integrationen verfügbar

Auch Integrationen von Drittanbietern sollten bei der Auswahl eines Anbieters stark berücksichtigt werden. Wenn Ihr Büro auf Google oder Microsoft Office läuft, finden Sie einen Anbieter, der dasselbe tut.

Hier ist ein Beispiel: VoIP kann in CRM-Lösungen integriert werden. Wenn ein Support-Mitarbeiter einen Anruf entgegennimmt, würde sein integriertes Business-VoIP-System automatisch den entsprechenden CRM-Eintrag für diesen Anrufer aufrufen. Mit Hilfe Ihres IVR-Systems müssen Agenten nicht durch Fenster blättern und versuchen, die richtigen Informationen zu finden, während sie am Telefon Zeit verschwenden.

Dadurch werden Anrufe mit weniger Aufwand, geringeren Kosten und höherer Kundenzufriedenheit gelöst.

Virtual PBX hat wertvolle Funktionen

Unser Leitfaden kratzt nur an der Oberfläche, wenn es um virtuelle PBX-Dienste geht. Preise und Funktionen variieren je nachdem, welche Art von Geschäft Sie betreiben. Ein direktes Gespräch mit Anbietern kann weitere Informationen darüber liefern, wie virtuelle Telefonanlagen Ihre geschäftlichen Anforderungen erfüllen können, und ein direktes Gespräch kann dazu führen, dass Anbieter versuchen, sich gegenseitig zu überbieten, um Ihre Aufmerksamkeit zu erregen.

Sehen Sie sich unsere interaktive Vergleichstabelle an, um detailliertere Informationen darüber zu erhalten, welcher Hosted-PBX-Anbieter der richtige für Sie ist.