Was ist VoIP? Ultimativer Leitfaden zum Voice Over Internet Protocol

Sie haben gehört, dass VoIP die Betriebskosten drastisch senkt, eine größere Flexibilität bietet, mobile Anruffunktionen von jedem Gerät mit Internetverbindung bereitstellt und Telefondienste für den geschäftlichen und privaten Gebrauch vollständig zu revolutionieren scheint.

Das Einzige, was Sie noch nicht gehört haben?

Eine klare Antwort auf die Frage „ Was ist VoIP? ”

Es ist verwirrend, dass Anbieter und Branchenexperten so viel Zeit damit verbringen, den VoIP-Telefondienst zu preisen, aber wenig bis gar keine Zeit damit verbringen, zu erklären, was es eigentlich ist.

Dieser Beitrag soll dieses Problem lösen.

Sie erfahren, was VoIP ist, wie es funktioniert, auf welche Funktionen Sie achten müssen und warum es sich lohnt, umzusteigen.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist VoIP?
• Wie funktioniert VoIP?
• Die Vor- und Nachteile von VoIP
• Wichtige VoIP-Funktionen
• VoIP-Ausrüstung und -Hardware
• Wie viel kostet Voice over IP?
• Worauf Sie bei einem VoIP-Anbieter achten sollten
• Welcher VoIP-Telefondienst ist der richtige für Sie?
• Häufig gestellte Fragen zu VoIP

Was ist VoIP?

VoIP (Voice over Internet Protocol) ist ein virtuelles Telefonsystem , mit dem Benutzer Anrufe über das Internet tätigen und entgegennehmen können, anstatt über das herkömmliche kabelgebundene öffentliche Telefonnetz (PSTN).

VoIP hat viele Namen: virtuelle Telefonie, Online-Telefonsystem, Cloud-Telefondienst, IP-Telefonie, virtuelles Anruftool … die Liste geht weiter.

All diese Begriffe bedeuten dasselbe: Anstatt ein traditionelles Festnetztelefon für Sprachanrufe zu verwenden, verwaltet VoIP die Telefonkommunikation über das Internet.

Die „IP“ in VoIP ist ein weiterer wichtiger Teil des Prozesses.

IP steht für „Internet Protocol“ – und ist dafür verantwortlich, Orts- und Ferngespräche zwischen Geräten über virtuelle statt physische Telefonleitungen zu ermöglichen.

Die folgende Tabelle, die die traditionelle Telefonkommunikation mit der VoIP-Kommunikation vergleicht, zeigt schnell die Unterschiede zwischen den beiden auf.

Eine ausführlichere Erklärung finden Sie in unserem Vergleichsbeitrag zu VoIP vs. Festnetz .

Wie funktioniert VoIP?

Die VoIP-Technologie funktioniert, indem sie die Audiodaten eines Telefongesprächs in digitale Sprachdatenpakete zerlegt und diese Datenpakete dann über das Internet an den Empfänger sendet.

Die kompliziertere Erklärung?

Codecs komprimieren/zerlegen diese Sprachdatenpakete, damit sie über das IP-Netzwerk (ein lokales Netzwerk oder ein Weitverkehrsnetz) übertragen werden können. Sobald diese Sprachdatenpakete ihr Ziel erreichen, werden sie dekomprimiert/wieder zusammengesetzt und transformiert an den Empfänger gesendet zurück in Wörter und Phrasen, anstatt nur in digitale Signale zu übertragen.

VoIP-Benutzer können Anrufe über VoIP-Softphones, VoIP-Telefone und/oder durch den Anschluss herkömmlicher analoger Telefone an ein VoIP-System über einen analogen Telefonadapter tätigen

Die Vor- und Nachteile von VoIP

Die folgende Tabelle umreißt schnell die Vor- und Nachteile von VoIP. Dann gehen wir näher darauf ein, wo VoIP glänzt und wo es zu kurz kommt.

Der bei weitem größte Vorteil von VoIP ist, wie viel Geld es Unternehmen bei den Kommunikationskosten spart.

Benutzer können damit rechnen, bis zu 50 % der Telekommunikationsgebühren zu sparen, wenn sie von Festnetz zu VoIP wechseln. Und weil Sie keine neuen Geräte kaufen müssen (da VoIP mit mehreren Geräten wie Smartphones und Desktop-Computern funktioniert), sparen Sie noch mehr.

Darüber hinaus steigert VoIP nachweislich die Produktivität der Mitarbeiter. Seine erweiterten Funktionen können Agenten über 30 Minuten Anrufzeit pro Tag einsparen und zusätzliche 3,5 Tage Produktivität pro Jahr und Mitarbeiter hinzufügen. Insgesamt steigert VoIP die Teamproduktivität um etwa 20 % .

Die erweiterten Funktionen von VoIP (auf die wir weiter unten näher eingehen werden) verbessern das Kundenerlebnis, indem sie lange Wartezeiten verkürzen, sicherstellen, dass Anrufer beim ersten Kontakt den besten verfügbaren Agenten erreichen, und Vorgesetzten die Überwachung von Anrufanalysen in Echtzeit erleichtern und vergangene Gespräche, um nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen.

Schließlich sorgen Funktionen wie die Unterdrückung von Hintergrundgeräuschen und HD-Anrufqualität für eine klarere Konversation und reduzieren plötzliche Anrufabbrüche und andere frustrierende Fehlkommunikation.

Die Wahrheit ist, dass es gerade jetzt schwierig ist, etwas Schlechtes über VoIP zu sagen, abgesehen von seiner Abhängigkeit von einer ausgezeichneten Internetverbindung.

Der einzige wirkliche Nachteil, dem Sie begegnen könnten?

Diese neuen Features und Funktionalitäten können mit einer gewissen Lernkurve einhergehen. Der beste Weg, dies zu vermeiden, besteht darin, den Anbieter nach den angebotenen Teamtrainingsmöglichkeiten zu fragen.

Wichtige VoIP-Funktionen

Obwohl es über 90 VoIP-Funktionen gibt – Tendenz steigend! — Zur heutigen Auswahl haben wir die wesentlichen Funktionen skizziert, die die virtuelle Telefonkommunikation ausmachen.

Anrufweiterleitung

Anrufweiterleitung ist eine Anrufverwaltungsstrategie, die eingehende Anrufe gemäß voreingestellter Kriterien an Agenten verteilt.

Die Ziele der Anrufweiterleitung bestehen darin, sicherzustellen, dass der Anrufer mit dem besten verfügbaren Agenten verbunden wird, Anrufwartezeiten und Anrufweiterleitungsraten zu verringern und die Erstlösungsraten zu erhöhen.

Es stehen zahlreiche verschiedene Routing-Techniken zur Auswahl, wobei die beliebtesten sind:

• Listenbasiertes Routing : Leitet Anrufe gemäß einer voreingestellten, linearen Liste weiter, die nach jedem Anruf wieder ganz oben beginnt. Beispielsweise wird der Anruf zuerst an Agent A gesendet und nur dann an Agent B gesendet, wenn Agent A nicht verfügbar ist. Der nächste Anruf wird wieder an Agent A gesendet.
• Round-Robin-Routing: Eine rundenbasierte Routing-Strategie, die den ersten Anruf an Agent A, den nächsten Anruf an Agent B und den nächsten Anruf an Agent C weiterleitet. Ideal für provisionsbasierte Verkaufsteams und um zu verhindern, dass bestimmte Kundendienstmitarbeiter überlastet werden.
• Fertigkeitsbasiertes Routing: Leitet eingehende Anrufe gemäß den Stärken, Fachgebieten und Fähigkeiten der Agenten weiter. Wenn beispielsweise ein Kunde mit Fragen dazu anruft, welches Produkt er von Ihrem Unternehmen kaufen soll, wird er an einen Produktspezialisten weitergeleitet. Aber wenn ein Kunde mit Fragen zur Funktionsweise eines Produkts anrief, wurde er an den technischen Support weitergeleitet.
• Zeitbasiertes Routing: Leitet Anrufe gemäß bestimmten Agentenzeitplänen und/oder Zeitzonen weiter, besonders hilfreich für geografisch unterschiedliche Zeiten
• Beziehungsbasiertes Routing: Leitet Anrufe an Agenten gemäß zuvor eingerichteter Arbeitsbeziehungen weiter, z. B. dem bevorzugten Agenten eines Kunden oder dem VIP-Anruferstatus

Informationen zu weiteren Routing-Strategien und Best Practices finden Sie in unserem Call Routing Guide .

Interaktive Sprachantwort (IVR)

Interactive Voice Response (IVR) ist eine VoIP-Funktion, die vorab aufgezeichnete Sprachansagen, Spracherkennung und/oder Kundeninteraktionen über die Wähltastatur verwendet, um Anrufe an die richtigen Abteilungen oder einzelnen Agenten weiterzuleiten.

Wenn ein Kunde einen ausgehenden Anruf bei einem geschäftlichen Telefonsystem mit IVR tätigt, erfassen aufgezeichnete Nachrichten wichtige Informationen wie:

• Kontaktinformationen des Kunden
• Der Grund des Anrufs
• Gewünschte Abteilung oder Vertreter
• Zahlungsinformationen

IVR wurde entwickelt, um Geschäftsprozesse zu automatisieren, die es entweder vollständig überflüssig machen, dass der Anrufer mit einem Live-Agenten sprechen muss, oder die Anrufzeiten drastisch verkürzen.

Automatische Dialer

Automatisierte Outbound-Dialer (Auto-Dialer) beschleunigen die Durchdringung von Lead-Listen und erhöhen die Gesamtgesprächszeit, indem sie die Notwendigkeit für Agenten beseitigen, Telefonnummern physisch einzugeben, und sicherstellen, dass Agenten nur dann mit Anrufen verbunden werden, wenn ein potenzieller Kunde auf der anderen Leitung ist und gesprächsbereit ist.

Diese Funktion filtert automatisch Besetztzeichen, nicht verbundene Nummern und Voicemail-Geräte heraus.

Es stehen mehrere Wählmodi zur Auswahl, die unten aufgeführt sind:

• Predictive Dialer : Führt gleichzeitig ausgehende Anrufe durch und filtert Voicemail, Faxgeräte, Besetztzeichen und nicht verbundene Nummern heraus. Verwendet einen Algorithmus, um die Verfügbarkeit von Agenten „vorherzusagen“ und leitet dementsprechend Live-Leads an Agenten weiter.
• Progressive Dialer: Tätigt jeweils einen Anruf pro Agent, um ein konsistentes ausgehendes Wähltempo aufrechtzuerhalten, das je nach Verfügbarkeit und Präferenz des Agenten angepasst werden kann. Agenten müssen ihre aktuellen Anrufe vollständig beenden, bevor die nächste Telefonnummer automatisch gewählt wird.
• Power Dialer: Verwendet ein voreingestelltes Verhältnis von Anrufen zu Agenten, um automatisch potenzielle Telefonnummern zu wählen, sobald ein Agent verfügbar wird. Verbindet Agenten nur mit einem Live-Lead. Ideal für kleinere Teams, die mit großen Leadlisten konfrontiert sind.
• Preview Dialer: Tätigt automatisch ausgehende Anrufe und versorgt Agenten mit relevanten, aktuellen Kunden-/Interessenteninformationen basierend auf früheren Interaktionen, bevor sie verbunden werden. Agenten können basierend auf Vorschaumodusdaten auswählen, ob sie einen Anruf entgegennehmen möchten oder nicht.

Unser Call Center Dialer Guide enthält weitere Informationen zu Wählmodi und erläutert Best Practices für ausgehende Dialer.

Anrufaufzeichnung

Anrufaufzeichnung ist eine Form der Anrufüberwachung, die Anrufe zwischen Agenten und Anrufern entweder automatisch oder auf Abruf aufzeichnet.

Anrufaufzeichnungen werden dann automatisch in der Cloud zur späteren Überprüfung gespeichert. In vielen Fällen werden Gesprächsaufzeichnungen automatisch transkribiert und Transkriptionen können nach Schlüsselwörtern oder Phrasen durchsucht/organisiert werden.

Diese Aufnahmen ermöglichen:

• Agenten- und Abteilungsbewertung und Qualitätssicherung
• Detailliertere Kundeneinblicke
• Auswertung aktueller Schulungsunterlagen
• Unfehlbare Aufzeichnungen darüber, was bei einem Anruf gesagt oder nicht gesagt wurde

Stellen Sie sicher, dass Sie die örtlichen und bundesstaatlichen Gesetze zur Anrufaufzeichnung einhalten , bevor Sie diese Funktion einrichten.

Visuelle Voicemail

Visual Voicemail ist eine VoIP-Funktion, die für Agenten hinterlassene Voicemail-Nachrichten per Voicemail-to-Text und/oder Voicemail-to-E-Mail transkribiert.

Das bedeutet, dass Agenten sich nicht die Zeit nehmen müssen, jede einzelne Voicemail abzuhören, und dass sie Rückrufe einfach nach dem Inhalt der Voicemail priorisieren können.

Mit Visual Voicemail können Agenten bei Bedarf auch aufgezeichnete Nachrichten abhören.

Anrufweiterleitung

Anrufweiterleitung ist eine Anrufverteilungsstrategie, die eingehende Anrufe automatisch in einer voreingestellten Reihenfolge an verschiedene Telefonnummern sendet (weiterleitet), die demselben Agenten oder derselben Abteilung zugeordnet sind.

Die Weiterleitung von Anrufen ermöglicht eine größere Teamflexibilität und ist besonders ideal für Remote- oder gemischte Agenten, da Agenten nicht mehr physisch an einen einzigen Standort gebunden sein müssen, um Anrufe entgegenzunehmen. Es verhindert auch, dass Anrufer auflegen und mehrere Telefonnummern wählen müssen, in der Hoffnung, den gewünschten Agenten zu erreichen.

Wenn beispielsweise ein Agent einen Anruf auf seinem Tischtelefon erhält und nicht antwortet, wird der Anruf nach einer festgelegten Anzahl von Klingeltönen an sein Smartphone weitergeleitet. Wenn der Agent nicht auf sein Smartphone antwortet, wird der Anruf an seine private Telefonnummer weitergeleitet. Wenn zu Hause niemand abnimmt, kann der Anruf an die Sprachmailbox des Agenten weitergeleitet oder an einen anderen Agenten weitergeleitet werden.

Unser Beitrag zur Remote-Anrufweiterleitung bietet zusätzliche Einblicke.

VoIP-Ausrüstung und -Hardware

Obwohl die VoIP-BYOD-Kompatibilität einen Großteil des Bedarfs an teurer Ausrüstung eliminiert, sind dennoch einige grundlegende Hardwareoptionen erforderlich.

Wir werden diese sowie beliebte optionale VoIP-Hardware unten behandeln.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zu den besten VoIP-Geräten und -Herstellern .

Grundlegende Ausrüstung und Hardware

Die folgende Ausrüstung ist erforderlich, um Ihr VoIP-Telefonsystem in Betrieb zu nehmen.

Internetverbindung und Router

Das Wichtigste, was Sie für den Betrieb eines VoIP-Systems benötigen, ist eine schnelle Breitband-Internetverbindung und ein Router.

Im Allgemeinen benötigen VoIP-Systeme eine Mindestbandbreite von 90-156 kbps, um richtig zu funktionieren – was bedeutet, dass Sie möglicherweise Ihren Internetdienst aktualisieren müssen. Beachten Sie, dass für ausreichende Bandbreite der Benutzer und nicht der VoIP-Anbieter verantwortlich ist.

Ein Router verbindet VoIP-Geräte mit dem Internet und hält diese VoIP-Anrufe verbunden.

Kompatibles Gerät

Sobald Sie über ein funktionierendes Internet verfügen, müssen Sie die spezifischen Geräte bestimmen, die Sie zum Tätigen und Empfangen von VoIP-Anrufen verwenden.

Zu den beliebten VoIP-kompatiblen Geräten gehören:

• Standard-Tischtelefone (über ATA- oder VoIP-Telefone)
• Smartphones
• Desktop-Computer
• Laptop-Computer
• Tablets

Ethernet Kabel

Ein Ethernet-Kabel versorgt Ihr VoIP-System mit einer leistungsstarken, konsistenten Internetverbindung. Obwohl VoIP-Anrufe über WLAN möglich sind, ist eine Ethernet-Internetverbindung viel zuverlässiger als eine drahtlose.

PoE-Adapter

Ein PoE-Adapter wird an das Ethernet-Kabel angeschlossen und dann direkt an eine Wandsteckdose angeschlossen, um sicherzustellen, dass das Kabel ausreichend Strom hat.

Analoger Telefonadapter (ATA)

Ein analoger Telefonadapter (ATA) ermöglicht es Benutzern, vorhandene Tischtelefone, (analoge Telefone), Faxgeräte oder andere Geräte vor Ort mit ihrem VoIP-Netzwerk zu verbinden.

Zusamenfassend?

Dadurch können Standardtelefone VoIP-Anrufe tätigen und empfangen.

VoIP-Gateway

Ein VoIP-Gateway wandelt analoge Telefonsignale in virtuelles SIP (Session Initiation Protocol) um und stellt so eine Verbindung zwischen der Einrichtung des herkömmlichen Telefonsystems und dem Netzwerk her.

Optionale Ausrüstung und Hardware

Obwohl Sie dieses Gerät nicht benötigen , verbessert es Ihre VoIP-Erfahrung, wenn Sie es haben.

VoIP-Tischtelefone

Auch wenn sich Benutzer in erster Linie auf Desktop-Computer und Mobiltelefone verlassen, um über VoIP-Sprache zu kommunizieren, entscheiden sich viele auch für die Investition in ein herkömmliches Tischtelefon (auch Hardphone oder IP-Telefon genannt).

Zu den wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei VoIP-Telefonen achten sollten, gehören:

• LCD-Farb-Touchscreen
• Programmierbare Tasten und Shortcuts
• Integrierter Bildschirm für Videoanrufe
• Eingebaute USB-Anschlüsse
• Besetztanzeige

Kopfhörer

VoIP -Headsets bieten eine insgesamt bessere Klangqualität, verfügen über Geräuschunterdrückungsfunktionen und erleichtern es den Mitarbeitern, aktuelle Gespräche zu hören und sich auf sie zu konzentrieren.

Es sind sowohl kabelgebundene als auch kabellose Headsets erhältlich, wobei letzteres beliebter ist und eine größere Flexibilität ermöglicht.

Suchen Sie nach Headsets mit:

• Eine Bluetooth-Reichweite von mindestens 5 Fuß
• Grundlegende Anrufsteuerungsfunktionen direkt am Headset
• Einstellbares Mikrofon
• Kompatible Smartphone-App

Konferenzsprecher

Headsets machen Einzelgespräche klarer, aber Lautsprecher können Konferenzgespräche zu einem viel besseren Erlebnis für alle Beteiligten machen.

Suchen Sie nach Lautsprechern mit:

• Eingebaute Mikrofone
• Unterdrückung von Hintergrundgeräuschen
• Ein Audioaufnahmeradius von mindestens 7-10 Fuß
• Benutzersteuerungen wie Stummschalten, Von der Freisprecheinrichtung entfernen, Gegensprechanlage, Lautstärkeregler
• Bluetooth-Konnektivität/USB-Anschlüsse

Wie viel kostet Voice over IP?

Um die wahren Kosten von VoIP zu verstehen, müssen Sie mehr als nur den monatlichen Softwarepreis berücksichtigen. Andere Faktoren wie Hardware/Ausrüstung, behördliche Gebühren und Steuern wirken sich ebenfalls auf die VoIP-Preisgestaltung aus.

Diese Tabelle zeigt Faktoren und durchschnittliche Kosten, die die monatlichen VoIP-Kosten beeinflussen (einmalige Einrichtungs-/Installations- und Gerätegebühren variieren stark auf individueller Ebene und sind daher nicht enthalten.)

Im Folgenden schlüsseln wir alle Kosten auf, die mit der virtuellen Telefonie verbunden sind. Eine ausführlichere Erläuterung der üblichen Kosten für virtuelle Telefonsysteme finden Sie in unserem Beitrag zu VoIP-Steuern und -Gebühren .

VoIP-Preise und -Pläne: Durchschnittlich 15 bis 25 US-Dollar pro Benutzer und Monat

Beginnen wir mit den Grundlagen: Wie viel der Anbieter für die von ihm angebotenen VoIP-Dienste berechnet.

Die Mehrheit der VoIP-Dienste bietet eine Reihe von skalierbaren Plänen, die es Unternehmen ermöglichen, nicht für Funktionen oder Servicelevel zu bezahlen, die sie nicht benötigen. Diese gestaffelte Preisoption bedeutet auch, dass Unternehmen einfach auf den nächsten Plan skalieren können, wenn sich ihre Anforderungen ändern.

Zu den Faktoren, die die Kosten des VoIP-Plans beeinflussen, gehören:

• Anzahl der Benutzer und/oder Administratoren
• Eigenschaften und Funktionalitäten
• Verfügbare Integrationen von Drittanbietern
• Anzahl und Art der benötigten geschäftlichen Telefonnummern (lokal, gebührenfrei usw.)
• Anzahl der gebührenfreien Minuten pro Monat
• Gewünschte Stufe der Anbieterunterstützung (Prioritätsunterstützung, Omnichannel-Unterstützung usw.)
• Einrichtung und Installation

Pläne sind in der Regel monatlich oder jährlich zahlbar (wobei ein Jahresabonnement Einsparungen zwischen etwa 10-20 % bietet). Anpassbare, auf Angeboten basierende Pakete sind ebenfalls verfügbar, aber Sie müssen sich direkt an den Anbieter wenden, um die Kosten zu besprechen.

Wenn Sie nicht auf die nächste Preisstufe upgraden möchten, aber dennoch Funktionen benötigen, die in Ihrem aktuellen Plan nicht verfügbar sind, können Sie wahrscheinlich „Add-On“-Funktionen wie Anrufaufzeichnung und Transkription zusätzlich erwerben VoIP-Telefonnummern oder visuelle Voicemail.

Das folgende Bild zeigt beispielsweise die drei verfügbaren Pläne und gestaffelten Preise des VoIP-Anbieters Dialpad.

Wie im obigen Beispiel bieten virtuelle Telefongesellschaften normalerweise unbegrenzte lokale VoIP-Anrufe für jeden Tarif an.

Einige Anbieter bieten jedoch auch „Pay-as-you-go“-Telefonie an, bei der pro Minute oder in Minutenblöcken abgerechnet wird. Einen deutlichen Kostenvorteil bietet dies in der Regel nur für Kleinstunternehmen, junge Unternehmen oder Teams, die nicht primär telefonisch kommunizieren, aber dennoch eine Business Number haben möchten.

Ein letzter Faktor bei der VoIP-Preisgestaltung ist, ob Sie sich für eine Cloud-gehostete PBX (Private Branch Exchange) oder standortbasierte Dienste entscheiden.

Lokale Kommunikationsdienste sind mit hohen Vorabkosten von 3.000 bis 5.000 US-Dollar verbunden, ermöglichen Unternehmen jedoch eine bessere Kontrolle über ihre VoIP-Dienste. Cloud-basierte Optionen sind beliebter, da sie zwischen 15,00 und 25,00 $/Monat kosten und die Systemwartung in die Verantwortung des Anbieters – nicht der Benutzer – legen.

Regulierungsgebühren und Zuschläge für VoIP: Durchschnittlich 33 $/Monat

Die Zahlung von weniger als 30,00 USD/Benutzer einmal im Monat für den VoIP-Dienst ist zwar angemessen, beachten Sie jedoch, dass die Anbieter zusätzliche Gebühren erheben können. Einige dieser Gebühren sind legal, andere können ein Zeichen für ein betrügerisches Unternehmen sein.

Da VoIP von der FCC reguliert wird, müssen Anbieter Beiträge zu den unten aufgeführten Fonds und Diensten leisten. Infolgedessen werden Kunden wahrscheinlich die unten stehenden gesetzlichen Gebühren auf ihren monatlichen VoIP-Rechnungen sehen, um den Anbieter bei der Deckung der Regulierungsgebühren zu unterstützen.

E911 Gebühren

E911 (erweiterte 911)-Gebühren tragen dazu bei, die Kosten für die Notdienstanforderungen der FCC auszugleichen.

Anbieter müssen den 911-Dienst zu einem obligatorischen Merkmal jedes Plans machen und sicherstellen, dass Notdienste Zugriff auf den Standort des Anrufers haben.

E911-Gebühren können zwischen 0,20 $ und 2,00 $/Benutzer pro Monat liegen.

Gebühren des Universaldienstfonds

Die Gebühren des Universal Service Fund (USF) helfen den Anbietern, die Kosten für die erforderlichen Beiträge zum USF zu decken. Dieser Fonds bietet VoIP-, Festnetz- und Internetzugang für einkommensschwache und ländliche Gemeinden, Schulen und medizinisches Fachpersonal.

USF-Gebühren kosten im Allgemeinen jeden Monat pro Leitung. Wenn Sie bemerkt haben, dass Ihre monatliche USF-Gebühr schwankt, ist dies kein unmittelbarer Grund zur Besorgnis, da sich die erforderlichen Beiträge viermal im Jahr ändern.

Rechnen Sie mit USF-Gebühren zwischen 2,00 und 4,00 $/Benutzer pro Monat.

Nicht-FCC-Zuschläge: Preise variieren

Die folgenden Zuschläge sind nicht mit der FCC verbunden, aber Sie werden sie oft auf Ihrer VoIP-Rechnung sehen. Obwohl ihre Anwesenheit allein kein Grund zur Sorge ist, können skrupellose Anbieter sie als Vorwand benutzen, um Ihnen eine exorbitante monatliche Rate zu berechnen – achten Sie also darauf, was Zuschläge normalerweise kosten.

Gebühren für die Nummernmitnahme

Die überwiegende Mehrheit der VoIP-Dienstanbieter erhebt keine Gebühren für die Nummernportierung (einmalige Kosten, die es Unternehmen ermöglichen, bestehende Telefonnummern zum neuen Anbieter zu übertragen).

Gesetzlich ist es ihnen jedoch erlaubt. Die durchschnittlichen Kosten für die Nummernportierung betragen 10,00 bis 20,00 USD pro portierte Telefonnummer und können je nach Ihrem bestehenden Anbieter 1 bis 3 Wochen dauern.

Gebühren für Internetinfrastruktur und Intercarrier Compensation Service

Obwohl dies nicht vorgeschrieben ist, erheben einige Anbieter Gebühren für Intercarrier Compensation und Internet Infrastructure Service, um die Kosten für Internetdienste und Gebühren zwischen Carriern zu decken.

Diese Gebühren betragen im Allgemeinen weniger als 1,00 $/Monat.

Zusätzliche Zuschläge

Weitere Zuschläge können sein:

• Gebühren für vorzeitige Kündigung
• Regulierungsgebühren
• Gebühren für Regulierung, Compliance und geistiges Eigentum
• Gebühren für Zusatzfunktionen
• Verwaltungs-/Servicegebühren

Insgesamt liegen die durchschnittlichen Kosten für Zuschläge zwischen $5,00 und $50,00+/Benutzer pro Monat. Hier versuchen hinterhältige Anbieter, überhöhte Gebühren zu erheben, also überprüfen Sie Ihre monatliche Rechnung sorgfältig.

Geschäftliche VoIP-Steuern: Durchschnittlich 7 $/Benutzer pro Monat

VoIP-Dienstanbieter müssen gesetzlich Bundes-, Kommunal- und Landessteuern erheben und abführen.

Diese Steuern können auch Stadtsteuern, Lizenz- und Franchisesteuern, öffentliche Versorgungssteuern und sogar Transitsteuern umfassen. Diese Steuersätze variieren je nach Standort und bereitgestellten Diensten, kosten jedoch im Allgemeinen etwa 5,00 $/Benutzer und Monat.

Bruttoumsatzzuschlag

Obwohl dies gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, können Benutzer auch mit einer Bruttodienstleistungsgebühr konfrontiert werden.

Eine GRS-Gebühr gleicht die Kosten der Bundes- und Landessteuergebühren eines Anbieters aus und basiert auf einem Prozentsatz der steuerpflichtigen Einnahmen, die jeder Kunde für den Anbieter generiert.

Obwohl die Gebühren variieren, liegen sie im Allgemeinen zwischen 1,00 und 3,00 $/Benutzer pro Monat.

Das folgende Bild zeigt ein Beispiel einer monatlichen VoIP-Rechnung:

Worauf Sie bei einem VoIP-Anbieter achten sollten

Was sollten Sie außer einer fairen und transparenten Preisstruktur bei der Bewertung von VoIP-Software noch beachten ?

Unsere Untersuchungen zeigen, dass bei der Auswahl eines VoIP-Dienstes vier Hauptfaktoren zu beachten sind:

• Skalierbarkeit
• Verfügbare Funktionen
• Kompatibilität
• Kundendienst und Support

Skalierbarkeit

Skalierbarkeit bezieht sich darauf, wie einfach es für Benutzer ist, ihre VoIP-Pläne zu vergrößern oder zu verkleinern, wenn sich ihre Anforderungen ändern. Beispielsweise ist ein Anbieter, der nur 2-3 Pläne anbietet, nicht so skalierbar wie einer, der 4-5 verschiedene Preisstrukturen anbietet.

Skalierbare Lösungen sind wichtig, weil sie:

• Verhindern Sie, dass Sie für Funktionen bezahlen, die Sie nicht benötigen
• Lassen Sie Ihren VoIP-Dienst mit Ihrem Unternehmen wachsen (durch Hinzufügen zusätzlicher Benutzer und/oder zusätzlicher Funktionen)
• Bieten Sie einen besseren Gesamtwert, auch wenn Sie woanders „günstigeren Service“ bekommen

Überlegen Sie auch, ob der Anbieter Ihnen die Möglichkeit bietet, von einem geschäftlichen Telefonsystem auf eine Contact Center-Software oder ein Unified Communications-System zu skalieren. . Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, in Zukunft weitere Kommunikationskanäle wie Videokonferenzen oder Live-Chat hinzuzufügen – ohne den Anbieter wechseln zu müssen.

Verfügbare Funktionen

Wenn es um die Bewertung von Anbieterfunktionen geht, ist mehr nicht immer besser. Zu viele Funktionen können neue Benutzer verwirren und überfordern, was oft mehr Arbeit verursacht, als sie sparen sollten.

Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, ob der Anbieter die Funktionen anbietet, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind.

Wenn Sie beispielsweise im Gesundheitswesen tätig sind, benötigen Sie eine VoIP-Lösung, die HIPAA-konform ist. Wenn Sie ein Outbound-Callcenter betreiben, werden Sie wahrscheinlich eine große Anzahl verfügbarer Wählmodi gegenüber Funktionen wie Visual Voicemail priorisieren.

Kompatibilität

Die besten Preise und alle Funktionen der Welt spielen keine Rolle, wenn Ihr VoIP-System nicht mit Ihren aktuellen Geschäftstools und Betriebssystemen kompatibel ist.

Stellen Sie sicher, dass jeder Anbieter, den Sie in Betracht ziehen, konform ist mit:

• Ihre Mobilgeräte (Apple- und Android-Apps usw.)
• Ihr aktuelles Betriebssystem (Mac, Windows usw.)
• Ihr bevorzugter Webbrowser (Google Chrome, Safari, Firefox usw.)
• Software von Drittanbietern (CRM-System, Projektmanagement-Tool, Team-Chat-App usw.)
• Jegliche zusätzliche Hardware (analoge Telefone, Headsets usw.)

Kundendienst und Service

Stellen Sie schließlich sicher, dass der VoIP-Anbieter qualitativ hochwertigen und reaktionsschnellen Kundendienst und Support bietet.

Du musst wissen:

• Wie viele Supportkanäle stehen zur Verfügung? (Telefon, Live-Chat, E-Mail usw.)
• Was sind die verfügbaren Stunden für jeden Kanal? (24/7 auf mindestens einem Kanal ist am besten)
• Wie lange braucht der Anbieter im Allgemeinen, um das Problem eines Kunden zu lösen?
• Was ist die durchschnittliche Antwortzeit des Anbieters?
• Was ist die garantierte Betriebszeit? (99,9 % ist das Minimum, das Sie berücksichtigen sollten)
• Welche Sicherheitsstandards/Zertifizierungen bietet der Anbieter? (Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, GDPR-Konformität, HIPAA- und PCI-Konformität, SOC II-Konformität usw.)
• Welche Benutzerschulungsmaterialien werden bereitgestellt? (Online-Kurse, Tutorials, kundenspezifische persönliche Mitarbeiterschulungen usw.)
• Ist vorrangiger Support verfügbar?
• Wie aktiv sind das Online-Support-Forum und die Entwickler-Community des Anbieters?

Unser detaillierter Leitfaden zur Auswahl eines VoIP-Anbieters bietet zusätzliche Einblicke sowie eine Aufschlüsselung der wichtigsten VoIP-Plattformen wie Nextiva, RingCentral und Grasshopper.

Welcher VoIP-Telefondienst ist der richtige für Sie?

Nachdem Sie nun wissen, worauf Sie bei einem VoIP-Telefondienst achten müssen, ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, welche Plattform am besten zu Ihren aktuellen und zukünftigen geschäftlichen Kommunikationsanforderungen passt.

Unabhängig davon, ob Sie bereits einen bestimmten Dienstanbieter in Betracht ziehen oder noch keinen im Sinn haben, unsere Business-VoIP -Vergleichstabelle bietet detaillierte Informationen zu Benutzererfahrung, Preisen, verfügbaren Funktionen, VoIP-Softphones und mehr.

VoIP-FAQ

Nachfolgend haben wir einige der häufigsten VoIP-Fragen beantwortet.