Was Startups über Auftragsabwicklung wissen müssen

Für jedes E-Commerce-Startup, das Erfolg anstrebt, ist es unerlässlich, die Besonderheiten der Auftragsabwicklung zu verstehen.

Dieser Leitfaden bietet Ihnen einen tiefen Einblick in die entscheidenden Komponenten und Auswahlmöglichkeiten, mit denen Sie konfrontiert werden, von der Bestandsverwaltung bis hin zu den vielen Vorteilen der Nutzung eines Fulfillment-Unternehmens und allem dazwischen.

Treffen Sie fundierte Entscheidungen, um die Fulfillment-Strategie Ihres Startups zu optimieren und dafür zu sorgen, dass Ihre Kunden immer wieder zurückkommen.

Die Grundlagen der Auftragsabwicklung verstehen

Bei der Auftragsabwicklung geht es um mehr als nur den Versand eines Produkts. Es geht darum, Ihrem Kunden ein Versprechen zu geben. Für E-Commerce-Startups ist dieser Prozess der Schlüssel, der das Kundenerlebnis zusammenhält. Es beginnt in dem Moment, in dem ein Kunde auf die Schaltfläche „Jetzt kaufen“ klickt, und endet erst, wenn das Produkt sicher in seinen Händen ist.

Eine gut umgesetzte Auftragsabwicklungsstrategie stellt sicher, dass Ihre Produkte pünktlich, in einwandfreiem Zustand und mit klarer Kommunikation bei jedem Schritt der Reise geliefert werden. Im Wesentlichen bedeutet die Beherrschung der Auftragserfüllung, die Beherrschung der Kundenzufriedenheit.

Definition der Auftragserfüllung

Im Kern ist die Auftragsabwicklung ein mehrstufiger logistischer Vorgang. Es beginnt mit dem Eingang einer Bestellung und endet mit der Auslieferung des Produkts an den Kunden. Auf dieser Reise sind jedoch mehrere wichtige Schritte erforderlich:

• Bestandsverwaltung: Verfolgen Sie die Lagerbestände, um sicherzustellen, dass die Produkte für den Versand verfügbar sind.
• Kommissionierung und Verpackung: Auswahl der bestellten Artikel aus dem Lagerbestand und sichere Verpackung für den Versand.
• Versand: Transport des Pakets zum Kunden per Kurierdienst.
• Kundendienst: Bereitstellung von Tracking-Informationen, Bearbeitung von Anfragen sowie Verwaltung von Rücksendungen und Umtausch.

Jeder dieser Schritte ist ein Rädchen im Gesamtsystem Ihres E-Commerce-Geschäfts. Wenn einer ausfällt, kann dies den gesamten Vorgang zum Scheitern bringen.

Die Bedeutung der Auftragserfüllung für Startups

Für Startups, insbesondere in der wettbewerbsintensiven E-Commerce-Landschaft, ist die Auftragsabwicklung nicht nur ein Back-End-Vorgang; Es ist ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal. Kunden stehen heute endlose Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können leicht zu einem Konkurrenten wechseln, wenn sie auch nur eine einzige negative Erfahrung mit Ihrem Service machen. Eine effiziente und zuverlässige Auftragsabwicklung kann Ihre Geheimwaffe beim Gewinnen von Kundentreue sein.

Der Auftragsabwicklungsprozess: Ein Überblick

Der Auftragsabwicklungsprozess umfasst normalerweise die folgenden Schritte:

1. Wareneingang: Dies ist der erste Schritt, bei dem Waren von Lieferanten eingehen. Qualitätskontrollen sind in dieser Phase unerlässlich, um sicherzustellen, dass der Lagerbestand der Bestellung entspricht und frei von Mängeln ist.
2. Lagerhaltung: Nach Erhalt werden die Artikel in einem Lager gelagert. Eine effektive Lagerhaltung umfasst die Kategorisierung von Artikeln für eine einfache Entnahme und die Aufrechterhaltung optimaler Lagerbedingungen zur Erhaltung der Produktqualität.
3. Auftragsabwicklung: Wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt, werden die Informationen verarbeitet und an das Lager gesendet. Dieser Schritt kann die Zahlungsabwicklung und Betrugsprüfungen umfassen.
4. Kommissionierung und Verpackung: Mitarbeiter oder automatisierte Systeme „kommissionieren“ die bestellten Artikel aus ihren Lagerorten. Anschließend werden sie sicher „verpackt“, um Schäden während des Transports zu vermeiden.
5. Versand: Die verpackten Artikel werden an einen Spediteur übergeben. In dieser Phase ist es wichtig, dem Kunden Tracking-Informationen zur Verfügung zu stellen, damit er den Weg seines Pakets verfolgen kann.
6. Retourenmanagement: Ein guter Fulfillment-Prozess verfügt auch über ein optimiertes System zur Abwicklung von Retouren und Umtausch, sodass Kunden problemlos Artikel zurücksenden und Ersatz oder Rückerstattungen erhalten können.

Durch gründliches Verständnis und effektive Umsetzung jedes dieser Schritte können Startups einen robusten Auftragsabwicklungsprozess aufbauen, der die Erwartungen der Kunden nicht nur erfüllt, sondern übertrifft.

Arten von Auftragsabwicklungsmodellen: Bewertung Ihrer Entscheidungen

Die Wahl des richtigen Fulfillment-Modells ist eine entscheidende Entscheidung für jedes Startup. Das von Ihnen gewählte Modell hat direkte Auswirkungen auf Ihre betriebliche Effizienz, Kundenzufriedenheit und letztendlich auf Ihr Endergebnis. Hier sind einige der gängigsten Modelle:

Selbstverwirklichung: Verwalten Sie Ihr eigenes Inventar

Wenn Sie sich für Self-Fulfillment entscheiden, übernehmen Sie die vollständige Kontrolle über Ihren Bestand und den gesamten Fulfillment-Prozess. Dieser Ansatz ermöglicht ein hohes Maß an Individualisierung; Sie können die Verpackung personalisieren und sogar Werbematerialien hinzufügen, um das Kundenerlebnis zu verbessern. Darüber hinaus ermöglicht der sofortige Zugriff auf Ihren Lagerbestand eine schnellere Auftragsabwicklung.

Allerdings ist dieses Modell nicht ohne Nachteile. Es kann unglaublich zeitaufwändig sein, alle Aspekte der Auftragsabwicklung zu verwalten, von der Bestandsverwaltung bis zum Versand. Auch die Kosten können sich schnell summieren, da Sie in Lagerfläche, Personal und Bestandsverwaltungssoftware investieren müssen. Darüber hinaus kann es mit dem Wachstum Ihres Unternehmens schwierig werden, Ihre Abläufe effizient zu skalieren.

Drittlogistikunternehmen (3PLs)

Drittpartei-Logistikanbieter wie der Marktführer James & James bieten eine Komplettlösung für alle Ihre Fulfillment-Anforderungen. Diese Unternehmen bringen umfangreiches Branchenwissen mit und optimieren Ihren Fulfillment-Prozess für maximale Effizienz.

Einer der größten Vorteile des Einsatzes eines 3PL ist die Möglichkeit, Ihre Abläufe mühelos zu skalieren. Wenn Ihr Unternehmen wächst, kann Ihr 3PL problemlos höhere Auftragsvolumina bewältigen, sodass Sie sich auf Kerngeschäftsaktivitäten wie Marketing und Produktentwicklung konzentrieren können.

Die Nutzung eines 3PL bedeutet, dass Sie ein gewisses Maß an Kontrolle über einen Teil Ihres Unternehmens aufgeben. Da Ihr Fulfillment von einem Dritten durchgeführt wird, fehlt Ihrer Verpackung und Präsentation außerdem möglicherweise die persönliche Note, die Ihre Marke von anderen abheben könnte, obwohl das von Ihnen gewählte Fulfillment-Unternehmen dies möglicherweise in irgendeiner Weise bieten kann.

Dropshipping: Ein anderer Ansatz

Bei einem Dropshipping-Modell fungieren Sie als Vermittler zwischen dem Kunden und dem Lieferanten. Dieses Modell hat den Vorteil eines geringen Overheads; Es besteht keine Notwendigkeit, Lagerbestände zu verwalten oder die Komplexität der Auftragsabwicklung zu verwalten, was sowohl die Anlauf- als auch die Betriebskosten erheblich senkt. Durch Dropshipping können Sie außerdem eine breite Produktpalette anbieten, ohne sich Gedanken über Speicherbeschränkungen machen zu müssen.

Allerdings führt die Tätigkeit als Mittelsmann in der Regel zu geringeren Gewinnspannen. Außerdem haben Sie weniger Kontrolle über Lagerbestände, Erfüllungsgeschwindigkeit und Produktqualität, was zu Herausforderungen beim Kundenservice führen kann. Wenn Probleme wie verspätete Lieferungen oder Produktmängel auftreten, kann die Lösung dieser Probleme kompliziert werden, da Sie nicht derjenige sind, der die Bestellungen ausführt.

So wählen Sie die richtige Fulfillment-Strategie für Ihr Startup

Die Auswahl der richtigen Fulfillment-Strategie ist eine wichtige Geschäftsentscheidung, die sich auf die Kundenzufriedenheit, die betriebliche Effizienz und die Rentabilität auswirkt. So gehen Sie vor:

Beurteilung der Erfüllungsanforderungen Ihres Unternehmens

1. Auftragsvolumen: Schätzen Sie sowohl das aktuelle als auch das zukünftige Auftragsvolumen. Hohe Volumina erfordern möglicherweise eine stärker automatisierte Lösung, während geringe Volumina möglicherweise intern bewältigt werden können.
2. Lagerbedarf: Berechnen Sie den Platzbedarf für die Lagerhaltung. Wenn Sie große oder verderbliche Gegenstände haben, ist möglicherweise eine spezielle Lagerung erforderlich.
3. Versandgeschwindigkeit: Bestimmen Sie die Versandgeschwindigkeit, die Ihr Kundenstamm erwartet. Ein schnellerer Versand erfordert oft einen schlankeren und effizienteren Fulfillment-Prozess.

Bewertung verschiedener Erfüllungsoptionen

• Kosten: Berechnen Sie die Gesamtkosten jeder Fulfillment-Option, einschließlich Lagerung, Arbeit und Versand. Vergessen Sie nicht, die Kosten für die Rücksendung zu berücksichtigen.
• Kontrolle: Überlegen Sie, wie viel Kontrolle Sie über den Fulfillment-Prozess haben möchten. Interne Lösungen bieten mehr Kontrolle, erfordern jedoch mehr Zeit und Ressourcen.
• Flexibilität: Bewerten Sie die Flexibilität jeder Option. Lässt es sich mit Ihrem Unternehmen skalieren? Ist es an saisonale Schwankungen oder Marktveränderungen anpassbar?

Erstellen einer lückenlosen Auftragsabwicklungsstrategie

Ihre Fulfillment-Strategie sollte auf Ihre allgemeinen Geschäftsziele abgestimmt sein, sei es schnelles Wachstum, Marktdifferenzierung oder Kundenbindung. Es sollte außerdem flexibel genug sein, um sich an Änderungen des Bestellvolumens, des Lagerbedarfs oder der Versandanforderungen anzupassen. Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Strategie regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie den sich ändernden Geschäfts- und Kundenanforderungen gerecht wird.

Die Rolle von Fulfillment Centern im Bestellprozess

Fulfillment-Center zentralisieren Lager-, Kommissionierungs-, Verpackungs- und Versandaktivitäten für mehrere Unternehmen. Sie ermöglichen es Unternehmen, logistische Aufgaben auszulagern und sich auf Kerngeschäftsfunktionen zu konzentrieren.

So funktioniert ein Fulfillment Center

Sobald der Lagerbestand eingegangen ist, wird er in einem Logistikzentrum organisiert gelagert, damit er leicht abgerufen werden kann. Fortschrittliche Bestandssysteme steuern die Kommissionierung der Artikel, sobald Bestellungen eingehen. Diese Artikel werden dann sicher verpackt und zur Lieferung an Spediteure übergeben. Während dieses Prozesses wird häufig modernste Technologie eingesetzt, um Lagerbestände, Bestellstatus und andere wichtige Kennzahlen zu verfolgen.

Die Vorteile der Nutzung eines Fulfillment Centers

• Skalierbarkeit: Wenn Ihr Unternehmen wächst, kann das Fulfillment-Center problemlos höhere Bestellvolumina bewältigen, sodass Sie ohne logistische Probleme expandieren können.
• Kosteneffizienz: Durch die Bündelung von Ressourcen und Fachwissen können Fulfillment-Center Skaleneffekte erzielen und die Kosteneinsparungen an Sie weitergeben. Dies macht es zu einer kostengünstigen Lösung, insbesondere für Startups, die möglicherweise nicht über das Kapital verfügen, um in ihre eigenen Lager- und Fulfillment-Betriebe zu investieren.
• Geschwindigkeit und Effizienz: Fulfillment-Center sind auf Geschwindigkeit ausgelegt. Durch optimierte Kommissionierungs- und Verpackungsprozesse und strategische Beziehungen zu Spediteuren können sie Bestellungen oft schneller ausliefern als interne Abläufe.

Outsourcing der Auftragsabwicklung: Eine Option für kleine Unternehmensgründungen

Wann Sie die Auslagerung Ihrer Auftragsabwicklung in Betracht ziehen sollten

Die Auslagerung der Auftragsabwicklung kann ein strategischer Schachzug für kleine Startups sein, die vor Herausforderungen bei der Skalierung oder Bewältigung der Komplexität der internen Auftragsabwicklung stehen. Erwägen Sie Outsourcing, wenn Sie Schwierigkeiten haben, steigende Bestellvolumina zu bewältigen, oder wenn die Feinheiten der Fulfillment-Logistik zu komplex werden, um effizient verwaltet zu werden.

Wichtige Tipps für Startups zur Auftragsabwicklung

1. Halten Sie immer einen Backup-Plan bereit: Seien Sie auf unerwartete Störungen vorbereitet, egal ob es sich um einen alternativen Fulfillment-Service oder einen internen Notfall handelt.
2. Investieren Sie in gute Software: Hochwertige Bestands- und Auftragsverwaltungssoftware kann wertvolle Erkenntnisse liefern und Abläufe optimieren.
3. Kontinuierliche Überwachung und Verbesserung: Überprüfen Sie regelmäßig Leistungskennzahlen und Kundenfeedback, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Durch die sorgfältige Überlegung, wann eine Auslagerung erfolgen soll, worauf bei einer Dienstleistung zu achten ist und welche Vor- und Nachteile dies mit sich bringt, können Startups fundierte Entscheidungen treffen, die ihren Geschäftsanforderungen und -zielen entsprechen.

Die zentralen Thesen

Die Steuerung der Auftragsabwicklung ist für Startups von entscheidender Bedeutung. Jede Komponente, vom Lagerbestand bis zum Kundenservice, wirkt sich auf Ihr Unternehmen aus. Unabhängig davon, ob Sie die Selbstverwirklichung oder die Logistik durch Dritte in Betracht ziehen, werden Ihre Entscheidungen langfristige Auswirkungen haben. Nutzen Sie diesen Leitfaden, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Ihre Fulfillment-Strategie für den Erfolg zu optimieren.