Worauf Sie bei der Auswahl einer Arbeitszeittabellen-Management-Software achten sollten

Für die erfolgreiche Durchführung von Projekten ist die Zeiterfassung der wichtigste Leistungsindikator für einen Projektmanager.

Der Markt ist jedoch überschwemmt mit allgemeinen Projektmanagement-Tools mit Zeiterfassungsfunktionen und spezieller Software zur Arbeitszeittabellenverwaltung.

Als Außendienstunternehmen ist es ratsam, sich von beidem fernzuhalten und sich für eine spezielle Außendienstverwaltungssoftware zu entscheiden, die Funktionen zur Arbeitszeittabellenverwaltung umfasst.

Aber was sollte eine ideale Arbeitszeittabellen-Management-Software für ein Außendienstunternehmen beinhalten? Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie Sie die richtige Zeiterfassungssoftware auswählen.

Warum sollten Sie sich für eine Arbeitszeittabellen-Management-Software entscheiden?

Gute Zeiterfassungspraktiken als Teil Ihrer Projektabläufe im Außendienst helfen Ihnen:

• Halten Sie sich an die Arbeitsgesetze: Wenn Sie ein globales Unternehmen sind, müssen Sie die Arbeitsgesetze des Landes einhalten, in dem Sie Außendienstmitarbeiter eingestellt haben. Ein Zeiterfassungstool erfasst die Stunden, die Ihre Mitarbeiter und Arbeitskräfte aufgewendet haben, und liefert so die notwendigen Beweise für etwaige rechtliche Probleme.
• Optimieren Sie Ihre Prozesse: Gibt es einen Auftrag, der zu viel Zeit in Anspruch nimmt? Warum nimmt ein Job auf einer Baustelle weniger Zeit in Anspruch und auf anderen nicht? Sie können Antworten finden und Ihre Geschäftsabläufe überarbeiten, um produktiver zu werden.
• Bezahlen Sie Mitarbeiter fair: Die Arbeitszeittabellenverwaltung hilft Ihnen bei Leistungsbeurteilungen, indem sie weiß, wer in Ihrem Unternehmen arbeitet und wer nachlässt. Es hilft Ihnen auch dabei, Überstunden, Unterstunden, bezahlten Urlaub, Freizeit usw. auszugleichen.
• Transparenz: Alle Streitigkeiten im Zusammenhang mit Stundenverträgen lassen sich mit der Software zur Arbeitszeittabellenverwaltung leicht lösen. Es hilft Ihnen, beweiskräftig mit Ihren Kunden und Mitarbeitern umzugehen.

So wählen Sie die richtige Arbeitszeittabellen-Management-Software für ein Außendienstunternehmen aus

Wenn Sie Inhaber eines Außendienstunternehmens sind, beginnen Sie damit, Ihre Geschäftsprozesse abzubilden, bei denen Zeiterfassung erforderlich oder hilfreich ist. Dies kann für Ihre Verträge, die Verwaltung von Außendiensttechnikern, die Bereitstellung von Freistellungen für Mitarbeiter usw. gelten.

Erstellen Sie SOPs für diese Prozesse und kommunizieren Sie diese an relevante Stakeholder. Stellen Sie sicher, dass sie sich an den Entscheidungsprozessen und der Zeitplanung beteiligen.

Achten Sie dann bei der Evaluierung einer idealen Arbeitszeittabellen-Management-Software auf die folgenden fünf Hauptmerkmale:

Umfangreiche Optionen zur Zeiterfassung

Jede Arbeitszeittabellen-Management-Software sollte die Zeit erfassen und Optionen bieten, mit denen Sie die Zeiterfassung individuell anpassen können. Beispielsweise sollte es die Möglichkeit bieten, unterschiedliche Zeiterfassungsregeln für verschiedene Projekte, Baustellenregionen, Kunden oder Aufgaben festzulegen.

Man sollte in der Lage sein, seine Arbeitszeittabelle von überall aus zu aktualisieren, einschließlich Android- oder iOS-Apps.

Einfache Benutzererfahrung

Für Ihre Mitarbeiter und Außendiensttechniker ist die Verwaltung der Zeiterfassung umso wichtiger, da ihr Gehalt/Einkommen davon abhängt.

Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiter die Benutzeroberfläche der Software verstehen. Holen Sie im Idealfall vor dem Kauf der Lizenz Feedback von ihnen ein.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter von Arbeitszeittabellen-Software über die erforderlichen Schulungsmaterialien für das Onboarding verfügt.

App-Integrationen mit Ihrer vorhandenen Software

Ihre Arbeitszeittabellen-Verwaltungssoftware sollte über entsprechende Funktionen zum Teilen oder Abrufen von Daten aus anderer von Ihnen verwendeter Software verfügen.

Beispielsweise verwenden Sie möglicherweise bereits Buchhaltungssoftware für Rechnungen oder Lieferantenabrechnungen. In einigen Anwendungsfällen kann es sich um Zahlungen handeln, deren Wert von der erfassten Zeit abhängt.

Daher muss Ihre Arbeitszeittabellen-Verwaltungssoftware die Daten an Ihre Buchhaltungssoftware weitergeben, damit ein reibungsloses Arbeiten gewährleistet ist.

Fragen Sie den Support Ihrer Arbeitszeittabellen-Management-Software, ob er die vorhandenen Tools für Sie integrieren kann.

Datenschutz und Sicherheit

Eine Software zur Arbeitszeittabellenverwaltung enthält Daten, die zu rechtlichen Problemen führen können, wenn sie in die falschen Hände geraten. Eine gut integrierte Software würde auch zusätzliche private Daten mit sich bringen.

Daher ist es notwendig, sich bei Ihrem Anbieter von Arbeitszeittabellen-Management-Software über die Sicherheitsmaßnahmen zu erkundigen, die für Ihre Unternehmensdaten gelten.

Fragen Sie nach relevanten Zertifizierungen und der Einhaltung der DSGVO (wenn sich Ihre Einsatzorte, Kunden oder Ihr Unternehmen in Europa befinden).

Robuste Android- und iOS-App zur Zeiterfassung

Der Endbenutzer Ihres Zeiterfassungstools sind Ihre Außendiensttechniker und Mitarbeiter. Da viele auf der Baustelle arbeiten würden, benötigen sie eine praktische mobile Anwendung, die sie für die Anwesenheitskontrolle nutzen können.

Stellen Sie sicher, dass die mobile App über relevante Funktionen verfügt, um die Anwesenheit zu markieren, um Urlaub zu bitten, Informationen über die Genehmigung ihres Urlaubs, die erfasste Zeit für den Job usw. zu erhalten.

Ihre Software zur Arbeitszeittabellenverwaltung sollte sowohl für Android als auch für iOS verfügbar sein.

Holen Sie sich eine Software zur Arbeitszeittabellenverwaltung, die für den Außendienst nützlich ist

Ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis für Zeiterfassungssoftware besteht dann, wenn sie als spezielle Funktion in der Außendienstverwaltungssoftware verfügbar ist.

Dadurch wird sichergestellt, dass Sie für Ihren Außendienstbetrieb nicht auf zu viele Integrationen und externe Daten angewiesen sind.

Bei Zuper verfügt unsere Software zur Arbeitszeittabellenverwaltung über erweiterte Funktionen wie Geo-Fencing, Gehaltsabrechnungsverwaltung und die Erstellung aufschlussreicher Berichte zur Entscheidungsfindung.

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