Warum datengesteuerte Finanzprognosen für den modernen CFO von entscheidender Bedeutung sind
Veröffentlicht: 2021-04-16Teams für Finanzplanung und -analyse (FP&A) spielen in modernen Unternehmen eine entscheidende Rolle. Da Funktionen wie Budgetierung, Prognosen und Finanzanalysen in ihren Zuständigkeitsbereich fallen, verlassen sich C-Suite-Führungskräfte auf FP&A, um den Weg in die Zukunft zu beleuchten.
Traditionell war FP&A eine manuell intensive Aufgabe. Teams verlassen sich auf Tabellenkalkulationen, um ihre Finanzdaten zu verstehen und diese Daten manuell zu pflegen. In diesen Fällen ist die Zusammenarbeit eine lästige Pflicht, da es schwierig ist, Audit-Trails zu erstellen, wenn eine Datei von mehreren Benutzern über den Zugriff auf gemeinsame Laufwerke geändert wird. Daher besteht immer die Gefahr, dass die Datenintegrität kompromittiert wird.
Der Aufstieg von Big-Data-Lösungen und -Analysen hat sich auf die Art und Weise ausgewirkt, wie CFOs und ihre FP&A-Teams Finanzanalysen durchführen. Hier sind drei Möglichkeiten, wie Daten Finanzprognosen vorantreiben.
Erhöhte Effizienz
Da die Menge an Daten, die Unternehmen sammeln, exponentiell wächst, haben Unternehmen damit begonnen, ausgeklügelte Software zu nutzen. Der Hauptgrund für dieses Vertrauen ist eine höhere Effizienz. Software hat die Fähigkeit, lästige Büroarbeiten zu automatisieren und einen größeren Wert in einen Geschäftsprozess einzubringen.
Beispielsweise verbringen FP&A-Teams viel Zeit mit der Überwachung der Datenqualität und der Durchsetzung gemeinsamer Zugriffsregeln. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Teammitglied Änderungen an jeder Zelle in einer Kalkulationstabelle mit einer Zeilenanzahl von Tausenden und einer vergleichsweise großen Spaltenanzahl manuell nachverfolgt.
Das Ergebnis ist ein langsamer Prozess, der Schwierigkeiten hat, die Ergebnisse dem CFO und anderen Führungskräften mitzuteilen. Software vereinfacht die Herausforderung der Datenintegrität. Daten, die aus verschiedenen Quellen innerhalb einer Organisation eintreffen, werden automatisch aggregiert und in voreingestellten Vorlagen dargestellt.
Datenquellen wie Hauptbücher, Probebilanzen, Verkaufsrechnungsprotokolle und Budgetprognosen können automatisch in die Softwareplattform oder sogar in eine vom FP&A-Team ausgewählte Tabelle eingespeist werden. Dank der automatisierten Datenerfassung müssen sich Teams nicht zwischen der Durchführung wesentlicher manueller Prozesse und ebenso wesentlicher wertschöpfender Arbeit entscheiden.
Sie können sich auf die Analyse von Daten konzentrieren und der Geschäftsleitung Schlussfolgerungen präsentieren. Mit kürzeren Arbeitszyklen und zeitnahen Erkenntnissen können FP&A-Teams einen größeren Wert liefern, der das Endergebnis ihres Unternehmens verbessert.
Granulare Audit-Trails
CFOs und FP&A-Teams, die sich auf manuelle Prozesse verlassen, stehen vor erheblichen Herausforderungen bei der Überwachung des Zustands ihrer Daten. Typischerweise werden Dateien auf gemeinsam genutzten Laufwerken gespeichert, und Teams aus dem gesamten Unternehmen aktualisieren sie mit Daten aus ihren jeweiligen Geschäftsbereichen.
Wenn jedoch mehrere Benutzer an einer einzigen Datei arbeiten, gehen Sie unweigerlich Kompromisse bei der Datenintegrität ein. Einige Teams mindern dieses Risiko, indem sie Dateneingabeverfahren durch Vorlagen spezifizieren. Diese separaten Daten müssen jedoch immer noch manuell aggregiert werden, und es schleichen sich Fehler ein. Die Suche nach der Fehlerquelle ist eine mühsame Aufgabe, da die Teams manuell untersuchen müssen, wie die Daten eingegeben wurden.
Fortschrittliche Technologie macht Fehlerverfolgung und Compliance zum Kinderspiel. Die richtige FP&A-Lösung integriert dynamische serverseitige Daten mit Excel (oder einem beliebigen Tabellenkalkulationsprogramm) und zeichnet automatisch den Datenverlauf auf Zellenebene auf. Das Ergebnis ist, dass es einfach ist, einen Single Point of Truth zu ermitteln. Software kann sogar Änderungen in Formeln im Laufe der Zeit verfolgen.
In einem manuellen Prozess ist es mühsam, Änderungen über mehrere Zeilen und Spalten hinweg zu verfolgen. Die richtige Software ermöglicht es Teams jedoch, ganze Tabellenkalkulationen miteinander zu vergleichen und Änderungen automatisch hervorzuheben. Dank der Technologie wird auch die Einhaltung von Vorschriften vereinfacht. Teams können ganz einfach Prüfberichte erstellen, indem sie Daten in gewünschte Vorlagen exportieren, wie es von Sarbanes-Oxley und anderen Compliance-Protokollen gefordert wird.
Das Ergebnis ist ein größeres Vertrauen in Zahlen und genauere Berichte. So wird beispielsweise der Vergleich von Budgets mit Ist-Werten oder Ist-Werten mit aktuellen Prognosen leistungsfähiger. Teams wissen, dass sie auf vertrauenswürdige Daten schauen, und können diese Zahlen souverän melden.
Bessere Analyse
Dank der Reduzierung manueller Prozesse können sich FP&A-Teams auf die Durchführung besserer Analysen ihrer Daten konzentrieren. Um echte Einblicke zu erhalten, ist es jedoch am besten, die Daten anderen Augen auszusetzen. Die Demokratisierung von Daten und Analysen trägt dazu bei, Gruppendenken zu verhindern und Verzerrungen in Prognosen zu reduzieren.
Durch die Integration von Analysen in Excel können Einzelpersonen in einem Unternehmen Daten schnell filtern und aufschlüsseln, um Erkenntnisse zu gewinnen. Ein Mitglied des FP&A-Teams betrachtet Daten aus einem anderen Blickwinkel als der CFO. Dank einer ausgeklügelten Software kann der CFO nicht nur dynamische Berichte erhalten, sondern seine Berichte auch selbst anpassen.
Infolgedessen gibt es weniger Hin und Her beim Berichtsformat, das der CFO wünscht, und es wird mehr Zeit damit verbracht, in die Trends einzutauchen, die die Daten aufdecken. Durch die Integration mit Excel ist die Unterbrechung, mit der Teams konfrontiert sind, minimal. Sie müssen keine Daten in eine andere Anwendung exportieren oder spezielle Software starten, da sich Analytics nahtlos in ihre bestehenden Arbeitsabläufe einfügt.
Dank webbasierter Dashboards kann das Management Echtzeitdaten und Erkenntnisse einsehen, ohne sich ständig mit seinen FP&A-Teams in Verbindung setzen zu müssen.
Während Ad-hoc-Berichte kein automatisches Heilmittel für Verzerrungen in Analyseberichten sind, erhöhen sie doch die Chancen, größere Einblicke zu gewinnen. Daten können im Handumdrehen geschnitten und gewürfelt werden, was Unternehmen eine größere Kontrolle über ihre finanzielle Zukunft gibt.
FP&A optimieren
Die Datenanalyse hat die FP&A-Prozesse enorm rationalisiert. Teams können sich jetzt darauf konzentrieren, einen Mehrwert für Organisationen zu schaffen, anstatt ihre Zeit mit dem Sammeln und Aggregieren von Daten zu verbringen. Automatisierung und Analytik treiben den Wandel voran und Unternehmen haben dank ihnen ein besseres Verständnis ihrer finanziellen Lage.
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