Microsoft Teams のエンド ユーザー エクスペリエンスを向上させる 10 の方法

パンデミックは、私たちの生活や働き方を大きく変えました。 リモートおよびハイブリッド ワークを促進するために、世界中の企業が Slack、Google Meet、Microsoft Teams などのソリューションを採用しています。これは、従来のクラウドを使用している企業が、リモート チーム間のコミュニケーションに提供されるコラボレーション機能を利用するために、高度なクラウドに切り替えたことを意味します。

リモートでの作業に続いて、多くの企業がさまざまなクラウド ストレージとコラボレーション プラットフォームを切り替えました。つまり、 Box から Google Driveに、Dropbox から Google Drive に移行し、多くの企業がビジネス要件に応じて Slack から Microsoft Teams に移行しました。

2019 年後半以降、Microsoft Teams は同社の主要なコラボレーション ツールとなっています。 毎日、約 1 億 1,500 万人が日常業務で Teams を使用しています。 Microsoft は、Slack から Teams への移行に加えて、COVID-19 の発生が始まって以来、コラボレーション プラットフォームを採用し始めた企業向けにいくつかの新機能を追加しました。

この記事は、Microsoft Teams を最大限に活用し、その機能を適切に採用することでエンド ユーザー エクスペリエンスを向上させる最善の方法を探るのに役立ちます。

1. 関連チャンネルを作成する

チャネルは、チームとの会話を整理する優れた方法です。 チームのすべての領域のチャネルを作成し、それらのチャネルにコミュニケーションを投稿します。 チームの全員が必要な情報を簡単に見つけられるようになります。

2. Office ファイルで共同作業する

チーム メンバーと同じドキュメントで同時に共同作業する必要がある場合は、Microsoft Teams を使用してそれを行うことができます。 多くの企業がSlack から Microsoft Teams に切り替えて、ファイルをリモートでリアルタイムに共同作業することで、共同作業をより効果的かつ生産的にしています。

デスクトップ アプリでファイルを開き、適切なチャネルで共有するか、Microsoft Teams でチャットした後、チームと共同作業します。 チームメイトがドキュメントに加えた変更を追跡し、必要に応じてコメントを提供できます。

3. Microsoft Planner でタスクを管理する

自分自身とリモート チームを整理するには、Microsoft Teams で Planner を使用します。 これは素晴らしいツールであり、毎日使用してアクティビティとパフォーマンスを追跡できます。 やることリストを作成し、タスクを分類し、期限を指定し、優先順位を付けて、担当者に割り当てます。

あなたのチームのそれぞれのメンバー。 メッセージにリンクやドキュメントを添付することもできます。 コメントを使用して、他の専門家と協力することもできます。

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4. Teams カレンダーで整理整頓

チームが世界中にあり、複数のタイム ゾーンで活動している場合、全員にとって都合のよい会議をスケジュールするのは難しい場合があります。 Teams でスケジュール アシスタントを使用すると、チームのすべてのメンバーの会議を手配するのに最適な時間を見つけることができます。

Microsoft 365 に移行せず、Box またはDropbox から Google ドライブに切り替えて Google Workspace を利用する代わりに、Google カレンダーは Microsoft Scheduling Assistant の優れた代替手段です。 Google カレンダーを使用すると、チーム メンバーのカレンダーを統合して全員の予定を把握し、会議の計画とスケジュールを簡単に立てることができます。

5. 会議中に画面を共有する

プレゼンテーションと仕事の結果を発表することは、私たちの日常生活に欠かせない要素です。 また、オフィスでの会議や同僚との会話によって行うこともできますが、リモートで作業する場合はオンラインで行う必要があります。 ただし、これにも解決策があります。

Microsoft Teams とのミーティングで、自分の画面を共有したり、他のユーザーと共有するウィンドウを選択したりできます。 これにより、他のアプリから受け取る通知を誰も見たり聞いたりすることはありません。

6.会議を記録する

重要な会議に戻っていくつかの重要な問題をブラッシュアップしたい場合は、それを記録し、会議から要約を取得することも素晴らしいアイデアです. その後、それらをチームと共有できます。

この機能は、会議に出席できなかったが、アジェンダと実行されたアクションについて最新情報を入手したい個人にとって特に価値があります。

7. 異なるデバイス間を簡単に切り替える

緊急事態が発生し、ビデオ会議中に発生することもあります。 ラップトップが故障したり、インターネットがダウンしたり、カメラが機能しなくなったり、緊急時に外出しなければならなくなったりする可能性があります。 このような状況は、重要な通話中の仕事に影響を与える可能性があります。

幸いなことに、Microsoft Teams を使用すると、複数のデバイスから通話に参加できます。 電話、タブレット、および PC を同時に使用して通話を続けることも、必要に応じてあるデバイスから別のデバイスに移動することもできます。

8. Microsoft Teams アプリを使用する

豊富なデジタル接続と物理接続のおかげで、チームは Outlook、Word、Excel、PowerPoint、およびその他のアプリケーションとシームレスに連携できます。 会議の記録は SharePoint に保存され、データは OneDrive に保存され、Outlook の予定表は常に Teams と同期されます。

Microsoft またはサードパーティのアプリを Microsoft Teams 環境に接続できるため、異なるプラットフォーム間で切り替える必要がなくなります。

9.チャンネルにタブを追加する

企業は Teams インターフェイスを使用して、アプリケーションをチャネル内のタブとして統合できます。 その結果、Teams は会社のすべてのアプリケーションの単一のプラットフォームとして機能し、ユーザー エクスペリエンスが向上します。

タブにアプリを追加するには、チャット、グループ、またはチャネルで「+」アイコンをクリックし、アプリのウィンドウから必要なアプリを選択します。

10. 仮想ホワイトボードを使用する

Teams で Whiteboard を使用すると、オフライン セッションと同じように、会議の全員がアイデアやメモを投稿できる、優れた仮想体験を得ることができます。 同僚一人一人がどのように貢献しているかを観察することができ、彼らの考えがあなたに力を与えてくれます。 会議の後、グループの作業の成果は、適切なチャネルを通じて簡単に共有できます。

結論

これらの Microsoft Team 機能を使用すると、リモートで作業し、いつでもどこからでも同僚と専門的につながり、複数のタスクでチームとリアルタイムでやり取りし、健全なワークライフ バランスを維持できます。