売掛金管理の自動化に関する 3 つのベスト プラクティス

成功するビジネスとは、成長の規模が全体的であり、すべての利害関係者が期待どおりに貢献し、曖昧な報酬を得られるビジネスです。会社に資本を提供する投資家は、株式の値上がりに合わせて配当を受け取る必要があります。同様に、ベンダーは、要件があればいつでも供給を継続できるように、期限内に支払いを受ける必要があります。

ブランドの製品を購入する主要な利害関係者である顧客は、迅速な支払いによる価値提案と割引の恩恵を受けます。顧客から支払われるべき金額は、未収金とも呼ばれる売掛金勘定に含まれます。これは通常、割引を差し引いた残りの金額であり、あれば返品されます。会社が成長し、売上高が増加するにつれて、手動の請求書発行を監視し、会費がすべて受領されているかどうかを確認するのは面倒になります。プロセスを遅らせる問題は他にもいくつかありますが、企業が売掛金管理サービスの使用を開始すれば克服できます。

お客様の様々な理由により遅れる場合がございます。最も一般的なのは、期日を忘れること、十分な資金がないこと、請求書の遅延または不正確な受け取り、請求された商品に対する顧客の不満です。いくつかの真の困難にもかかわらず、クライアントには支払いを奨励する必要があります。経営者が会費の徴収に積極的でない場合、会社はキャッシュフローの不均衡に気づき、登録簿やベンダーに支払う十分な資金が残らないことになります。

人々が時間の管理に課題に直面している世界では、タイムラインや締め切りを忘れてしまう可能性があります。しかし、顧客の時間管理スキルが当社への流入に影響を与えるべきではありません。電子メール、メッセージが録音された自動電話、アラートとしての短いメッセージなど、複数のチャネルから頻繁にリマインダーを送信することで、顧客の関心を引くだけでなく、顧客が当社への支払いを忘れないようにすることができます。興味深いことに、手動でお金を借りているすべてのクライアントを見逃さずに通知することは不可能です。ここで売掛金処理の自動化が介入し、人間の肩からプロセスの負担を引き継ぎ、すべてのデータを関連付けてアラートを自動的に送信する AI 駆動のシステムに同期させます。

売掛金管理の自動化: ゲームチェンジャー

AR の手動処理が直面する課題は、退屈で労働集約的で時間がかかり、疲労や見落としによる人的ミスの影響を受けやすいことです。手動プロセスでは何らかのエラーや不一致が発生せずに、大量の請求書を完了することは不可能です。プロセスの自動化により、顧客からの会費の受け取りに遅れを引き起こす問題が軽減されます。サイクル全体が既存の企業に合わせて合理化され、発注、事前詳細、在庫データ、配送シャランからのデータが照合され、請求書に誤りがないことが確認されます。自動化された AR が既存の問題をどのように克服できるかを詳しく説明します。

• タイムリーなアラート

自動化により、電子メールやメッセージを介してクライアントにリマインダーを送信する負荷が軽減されます。顧客が会費を清算するのに十分な時間が与えられるよう、フォローアップ メッセージも提供されます。お金を払っている顧客のほとんどが、時間管理の欠如や忘れっぽさのためにデートを逃してしまうことは周知の事実です。リマインダーは、支払いスケジュールを常に把握するのに役立ちます。

• 適切な請求書発行

自動化により、注文のコピー、返品、前払金、名前や住所などの顧客情報などの詳細を含む請求書発行のエラーが削減されます。プロセスは KPI とデータの統合作業に依存しているため、いくら請求書を処理しても遅延はありません。セマンティクスとニューラル言語処理を使用した機械学習。

• パターン認識

定期的に期限内に支払いを行う顧客は、ロイヤルティ割引や、現金賞品や割引と引き換えられるブラウニー ポイントでインセンティブを得ることができます。普段は支払いが遅れているものの、約束を守ろうとする人もいるでしょう。データは、顧客が直面している財務上の困難を指摘することができます。このような顧客に支払い構造を提供することは顧客にとって有益であり、ビジネスは長期にわたって顧客の信頼を勝ち取ることができます。

自動 AR を実装するためのベスト プラクティス

自動 AR を使用する利点について財務および会計チームを説得したら、それを実装し、より良い結果を得るためにシステムを最適化します。それを実現するためのヒントは次のとおりです。

• ゲージの要件

AR の自動化は BPA であり、スイート形式、クラウド インフラ、サブスクリプション モデル、またはエンタープライズ統合で利用できます。ビジネスのニーズに応じて、パッケージの機能は異なります。包括的なツールは、基本バージョンよりも高価です。ニーズと予算に基づいて特定の AR を選択する必要があります。企業は、単に余裕があるからではなく、ビジネス ニーズに合致する場合にのみ上位バージョンに投資する必要があります。

• スムーズな統合

チームが DIY に優れている場合でも、AR プラットフォームを現在のエンタープライズ システムまたは CRM システムと統合するには、専門家の助けを借りてください。サイロで作業すると、既存の問題が解決されるのではなく、問題がさらに複雑になります。このプロセスは、データのサイロ化、ワークフローの中断、手動入力の必要性、および限られた洞察がない場合にのみスムーズになります。スムーズな統合では、自動化する前にデータがクリーンアップされるようにします。

• 訓練されたチーム

自動化によっても、プロセスから人間の影響が完全に排除されるわけではありません。自動化ツールを使用できるようにチームをトレーニングすると、ダウンタイム時のトラブルシューティングに役立ちます。また、チームは、ツールの使用方法をトレーニングすると、そのツールを最大限に活用できます。スタッフが自動 AR を使用するようにトレーニングされている場合は、遅延を特定して技術チームに報告し、即時に修正コースを講じることができます。

結論：

資金管理は業務サイクルの重要な要素です。資金が流入する前に資金が枯渇すると、時間、評判、金銭が大幅に失われることになります。 1つ目は取り返すことができず、2つ目は長期間揺さぶられ、3つ目は2つ目を取り戻さない限り損失を完全に修復することはできません。したがって、ツールによってタスクが軽減されるのであれば、AR を自動化するときです。