組織に自動化を正常に実装するための5つのステップ
公開: 2021-06-17大企業の40％は、少なくとも1つのビジネスプロセスを完全に自動化しています。あなたもそうすべきです。 現代の企業は、パフォーマンスを向上させ、競争力を獲得する方法を絶えず模索しています。 彼らは自分たちのリソースを最大限に活用したいと考えています。
自動化はすべての違いを生みます。
これにより、企業はテクノロジーの力を活用できます。 そのため、ますます多くの組織がビジネスプロセスを自動化しています。 自動化により、コストが削減され、人的エラーの余地が減り、ビジネスの生産性が向上し、従業員の創造性が高まり、ワークフローが合理化されます。
ビジネスの世界は長い道のりを歩んできました。 現在、ビジネスを行うためのより良い方法があり、それをより効率的に行うことができます。 ビジネスプロセス管理システムは、ビジネスの俊敏性、生産性、収益性、および制御を可能にするものの1つになりました。 自動化の採用を検討している場合は、次の5つの手順に従って効果的に実装してください。
- 自動化する必要のあるタスクとプロセスを特定する
ビジネスプロセスの自動化は、効率と生産性の向上につながるため、現代のビジネスでは不可欠です。 また、組織が迅速かつ組織的な方法で顧客にサービスを提供するのにも役立ちます。 顧客は優れたサービスを愛し、それが彼らが会社と取引をするかどうかを決定するものです。
ビジネス自動化ソフトウェアを使用すると、組織は自動化されたジョブプロセスのコストを30〜40％削減し、効率を向上させることができます。 しかし、自動化を採用して機能させたい場合は、適切なタスクとプロセスを自動化する必要があります。
自動化できるビジネスプロセスには、次のものがあります。
- 雇用プロセス
- 従業員のオンボーディング
- 従業員の分析と維持
- 監査
- ITサポートチケット
- トランスクリプトのリクエストと処理（大学で）
- クレーム処理
- 売掛金
- 注文書
- 顧客サポート
- ロジスティクスとサプライチェーン管理
- 業務管理
Pebbleは、お金を節約したかったので、請求システムを自動化しました。 同社の請求書のほとんどすべてが電子的に処理されるため、同社は現在、毎年8,000ドル以上の紙を節約しています。 何を自動化しているのか、なぜ自動化しているのかを理解してください。
- ビジネス目標を定義する
ビジネス目標を設定することは多くの理由で重要です。 成功を測定する方法を提供し、すべての従業員が同じページにいることを確認します。 ほとんどの企業には、これらの共通の目標があります。
- 優れた顧客サービスを提供するため
- 従業員とリソースの生産性を確保するため
- トップタレントを雇い、それを維持する
- ミッション主導のコアバリューを持つために
- 持続可能な成長を楽しむために
目標は、あなたの会社が本当に達成したいことを定義します。 それらの概要を説明することで、会社が正しい方向に進んでいることを確認し、目標の達成に役立つステップに集中できます。
現在の会社の目標を見て、自動化がどのように役立つかを調べてください。 それらは、組織が排除しようとしているボトルネックと一致している必要があります。 また、目標が達成されたかどうかを確認するために成功を測定する方法を考え出す必要があります。
- 適切な自動化ソフトウェアを見つける
各企業には、請求書の処理、マーケティングメールの送信、クライアントアカウントの更新、部門での社内業務の開始など、時間がかかりすぎる、または多くの人が関与する多くの運用ワークフローがあります。 これらの反復的なタスクは従業員にとって疲れ果てており、高度な技術スキルを必要としません。
ビジネス自動化ソフトウェアは、複雑なタスクの進行を簡素化するのに役立ちます。 情報転送をスムーズにし、さまざまなプロセスを合理化し、タスクの進行状況をリアルタイムで監視します。 また、リソースを効率的に割り当てることでコストを削減します。 適切なソフトウェアを使用すると、エラーの可能性が排除または最小限に抑えられます。 自動化により、従業員はより創造的になり、ビジネス分析を精査してビジネス収益を増やすことができます。
機械は人間よりも速く、長く働くことができ、これにより生産率が向上します。 自動化ソフトウェアは、製品の品質と作業の信頼性を向上させます。 すべての製品は同じ仕様で製造されており、修理はほとんどありません。
組織がリソースを効率的に使用すると、生産性が向上し、製品の品質が向上し、作業者の安全性が向上し、材料の効率的な使用、工場のリードタイムの短縮、労働時間の短縮が実現します。 自動化された産業操作は、労働者の安全性を高めます。 幸せな労働者の方がパフォーマンスが良いので、労働者の安全はビジネスにとって良いことです。
- 従業員と企業文化を準備する
自動化に関して、企業がよく理解していないことが1つあります。それは、ビジネスの変更を行うのは簡単ですが、従業員に変更を受け入れて実装させるのは難しいということです。 自動化が機能するかどうかを決定するのは従業員であることを忘れないでください
組織は、チームを参加させずに自動化を採用することはできません。 ビジネスプロセス管理システムを入手したら、それをテストして実装し、従業員をトレーニングします。 自動化を成功させるには、全員がプロセスを受け入れる必要があり、組織にはコミュニケーションの文化が必要です。
また、監督が不足しているために自動化が失敗することがあることにも言及する価値があります。 一部の企業は、自動化ソフトウェアがすべての作業を行うと信じているため、自動化されたプロセスの制御を失います。 しかし、この間違いは、最大のビジネスの失敗となる競争上の優位性を生み出す可能性があります。
自動化を採用した後は、従業員を解雇しないでください。 自動化ツールを監視および制御するようにトレーニングします。 そうすれば、ツールが誤動作したときにツールを修正できるようになります。
- しゃっくりに気をつけろ
一部の企業が間違っていることの1つは、大きな独立したタスクとプロセスを自動化することです。 多くの独立したプロセスが自動化されると、後の段階で統合するのが難しくなります。 はい、AmazonとDominoは配信サービス全体を自動化する余裕がありますが、大企業は自由に使える多くのリソースを持っています。 それらをコピーしようとしないでください。
あなたがすべきことは、最初に小さな反復的なタスクを自動化することです。それは、Eメールマーケティングのように、あなたのビジネスオペレーションにとって重要ではないものです。 Eメールマーケティングを自動化し、マーケティング戦略を管理することができます。
一度に1つのプロセスを自動化することもできます。 たとえば、電子メールマーケティングから始めて、請求書発行、採用プロセスなどに進むことができます。 次の問題に移る前に、1つの特定の問題を解決してください。 また、自動化の実装を開始すると、問題が発生する可能性があります。 それらを探して、それらを処理する準備をしてください。
ビジネスプロセスの自動化を開始します
調査によると、組織の74％が自動化の新しいユースケースを探しています。 彼らは、効率を高め、コストを削減し、プロセスを合理化することを望んでいます。 自動化により、冗長で複雑なビジネスプロセスとワークフローが合理化されます。 業務や納期に大きな影響を与えます。 単調で低レベルのタスクは、過度の時間と労力を消費します。 自動化ソフトウェアを入手して、会社の収益性を高めましょう。
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