チームがオフィスに戻ったときにチームの生産性を維持するための5つのヒント

公開: 2021-08-02

現在、アメリカ人のほぼ半数が完全にワクチン接種されており、企業は通常どおり事業への復帰を求めています。事務所はゆっくりと再開されており、全国の高速道路は再び通勤者で詰まっています。一部の企業は無期限に遠隔地にとどまることを選択していますが、多くの企業は労働者を呼び戻しています。

チームがすぐにオフィスに戻る場合は、計画を立てる必要があります。チームメンバーの中には、WFHライフの柔軟性をあきらめることにわくわくしない人もいます。そして、オフィスに戻ることに熱心な労働者でさえ、その移行を行うのに苦労するかもしれません。よりシームレスで生産的な収益を得るために実行できる5つのステップは次のとおりです。

1.すべての会議の議題を設定します。

従業員がオフィスに戻るとき、あなたはいくつかの余分な興奮と混乱を期待する必要があります。あなたのチーム全体はしばらく同じ部屋にいませんでした、そして彼らは社交することを切望するでしょう。これは、一般的にあまり焦点が絞られていない多くの雑談や会議につながることになります。会議の議事録を作成することは、チームのタスクを維持するための鍵です。

少なくとも、会議の議題には、論点と行動項目のリストを含める必要があります。また、各ディスカッション領域を主導する責任者をメモすることもできます。大規模な会議の場合、ディスカッションの各部分にどれだけの時間が割り当てられているかに注意することで、物事を順調に進めることができます。参加者が準備できるように、事前に会議の議題を送信します。

2.同期オフィスアワーの周りに従業員に柔軟性を提供します。

リモートワークはすべての人に役立つわけではありませんが、従業員は自分の時間を設定する自由と柔軟性を高く評価しています。調査によると、従業員は仕事に柔軟性があると幸せになり、幸せによって人々の生産性が12％向上します。

封鎖中、多くの人は最高の状態で仕事を完了することに慣れました。彼らは新鮮な気分になったときに早く仕事を始めたり、集中力が衰え始めたときにトレーニングを受けたりすることができました。この自由はまた、労働者の燃え尽き症候群を防ぐのに役立つ、より良い仕事と生活のバランスを可能にしました。

もちろん、完全に非同期の作業環境で何かを行うのは難しい場合があります。これが、従業員がオフィスにいると予想されるときに特定のウィンドウを設定する雇用主がいる理由です。残りの勤務時間中、従業員は自由に出入りできます。チームがリモートワークから移行するにつれて、より柔軟なスケジュールを提供することを検討するかもしれません。

3.電子メールとインスタントメッセージングのリセットボタンを押します。

封鎖される前でさえ、労働者は仕事の大部分を自分の受信箱に貼り付けて過ごしていました。チームがリモートになると、電子メールやメッセージの絶え間ない流れを処理することがさらに面倒になりました。労働者の30％は、同僚からの電子メールとSlackメッセージを最大の気晴らしとして挙げています。（5分の1以上が、受信する電子メールの量によって、仕事を辞めたくなると言っています。）

従業員がオフィスに戻る場合は、この移行を使用して、電子メールとインスタントメッセージングに関するオフィス文化をリセットすることを検討してください。多くの場合、書面よりも対面で作業する方がはるかに高速です。毎日10分間の密談は、全員を同じページに集め、受信トレイで無駄な時間を回避するのに役立ちます。

文化を電子メールからシフトする別の方法は、深い仕事のための時間を切り開くことです。これを行うには、チームが「暗くなる」時間を毎日1時間設定します。または、集中する必要があるときにSlackの「サイレント」機能をオンにするように従業員に勧めることもできます。

4.休憩室に健康的な飲み物を用意します。

お腹が空いたときは集中するのが難しいことは誰もが知っています。会議で胃がうなり始めるとさらに難しくなります。 WFHライフの予期しない特典の1つは、キッチンに簡単にアクセスできることでした。労働者は、悪い休憩室のコーヒーや古いドーナツを食べたり、ファーストフードを買うためにオフィスを離れたりする必要はありませんでした。お腹が空いたときはいつでも、健康的なおやつを食べたり、食事をしたりすることができました。

労働者に十分な栄養と水分補給を維持することは、おそらくあなたが今まで考えたことのないことですが、それは生産性において主要な役割を果たします。砂糖とカフェインは、3時のクラッシュの万能薬のように感じるかもしれませんが、それらは短期間のブーストを提供するだけです。たくさんの水を飲み、健康的なスナックを手に入れることで、従業員は最高のパフォーマンスを維持できる可能性が高くなります。

オフィスに戻る計画を立てるときは、休憩室に健康的なスナックを用意することを検討してください。または、予算が許せば、週に1〜2回ケータリングランチを試してみてください。スナックを選ぶときは、ナッツ、シード、ヨーグルト、ストリングチーズなどの高品質のタンパク質源を探してください。複雑な炭水化物を含む果物、野菜、スナックも素晴らしい選択です。最後に、ソーダとエナジードリンクを捨て、ボトル入りの水、お茶、電解質を含む飲料を冷蔵庫にストックします。

5.運動と動きを奨励します。

私たちは皆、座りがちな生活が私たちの健康に悪いことを知っています。「座っていることは新しい喫煙です」のような宣言は、私たち全員が一日中もっと動きたいと思うようにするのに十分です。しかし、動きは私たちの健康に良いだけではありません。研究を重ねるごとに、運動する労働者の方が生産性が高いことがわかりました。昼食をとりながら30分間歩くだけでも、人々はより注意深くなります。

残念ながら、チームメンバーがオフィスに戻ったときに最初に行うのは、チームメンバーの毎日のトレーニングである可能性があります。通常の運動に費やされる時間は、労働者の毎日の通勤に費やされる可能性があります。オフィスに戻るというプレッシャーも、彼らにフィットネスルーチンをバックバーナーに押しやらせる可能性があります。彼らは、走りに逃げるのはそれほど簡単ではないと感じるかもしれません。あるいは、ジムに行くために少し早く切り取ったことに罪悪感を感じるかもしれません。

リーダーとして、あなたはこの不健康な後退を抑えるのを助けるための措置を講じることができます。あなたができる最も効果的なことは、模範を示すことです。毎日同じ時間に出発することをポイントにして、ジムに向かっていることを発表します。または、週に4回、午後半ばのトレーニングのためにカレンダーに時間を刻みます。

予算が許せば、未使用の会議室をトレーニングエリアに変えることを検討してください。オフィス全体のファンランを企画したり、ウォーキンググループを始めたり、ランチタイムのヨガを提供したりできます。追加の特典として、従業員のジムのメンバーシップに支払うこともできます。

職場復帰は恐怖や興奮に見舞われるかもしれませんが、従業員の日常を揺るがすことは間違いありません。労働者が大きな混乱に直面するときはいつでも、彼らの生産性は必ず損なわれます。リーダーとしてのあなたの仕事は、移行をよりシームレスにするための措置を講じることです。組織を維持し、コミュニケーションを改善し、健康的な習慣を促進することにより、労働者の集中力と活力を維持することができます。