ワークフロー自動化を実装する利点

公開: 2021-07-09

事実上すべての企業は、運用コストを削減し、収益性を最大化するために、以前よりも効率的になるよう常に努力しています。今日の飽和状態で非常に競争の激しいビジネスの世界では、企業は目的を効率的に達成するために利用可能なリソースを利用する必要があります。

そうでなければ、彼らは彼らの競争に先んじることができません。

ビジネス効率を改善するための最も実行可能なオプションの1つは、ワークフローの自動化です。

適切なテクノロジーを利用したワークフローの自動化は、企業が時間のかかる反復的なタスクの実行から人間の関与と監督を排除する方法として登場しました。その結果、企業はこれらのタスクを実行するための運用コストを削減すると同時に、人的エラーを排除することができます。

近年のテクノロジーのさまざまな進歩により、ワークフローの自動化を実装するための非常に多くのビジネスプロセスと要素があります。

ワークフローの自動化とは何ですか？

ワークフローの自動化とは、ツールとテクノロジーを使用してワークフローまたはビジネスプロセスを自動化する方法を指します。

社内従業員の採用に関連する人件費を削減または排除する
貴重な従業員の時間を繰り返しの管理タスクの実行から解放します
組織の生産性の向上
運用コストの削減

すべてのワークフローを自動化できるわけではなく、自動化する必要があります。テクノロジーが不足しているために自動化できないワークフローもあれば、コストがかかりすぎて自動化できないワークフローもあります。

一般に、次のようなワークフローを自動化する必要があります。

繰り返し実行および/または実行に時間がかかる
完了するまで高度な意思決定を必要としない
エラーが発生しやすく、このワークフローには正確さと一貫性が不可欠です

ワークフロー自動化を実行する際の原則

ワークフロー自動化の実際の実装はプロセス自体によって異なる場合がありますが、従うべきいくつかの重要な原則を次に示します。

ワークフローを正しく理解していることを確認してください

自動化を実装する前に、ワークフローとその周辺の既存のシステムを完全に理解する必要があります。

ワークフローがすでに効率的である場合にのみ、ワークフローを自動化する価値があることを理解することが重要です。非効率的なワークフローを自動化すると、その非効率性も増幅され、長期的には逆効果になる可能性があります。

プロセス全体を俯瞰できるように、最初にワークフローマッピングソフトウェアを使用してワークフローをマッピングすることが不可欠です。ワークフローマッピングによる適切な視覚化により、ボトルネックと冗長性をすばやく特定して、ワークフローを可能な限り最適化できます。

一貫性を確認する

自動化されたワークフローは、周囲のビジネスプロセスと一貫性があります。

ビジネス内のすべてのワークフローは互いに一意であるため、ワークフローを自動化するときは、他のプロセスとそれに対応する入力および出力を中断しないようにする必要があります。

一度に1ステップずつ、最小のステップに焦点を当てます

すべてのワークフローステップを一度に自動化する必要はないことを理解することが重要です。これを行うと、自動化プロセスのコストが高くなりすぎる可能性があります。ワークフローを部分的に自動化でき、必要に応じて、自動化プロジェクトをいくつかのフェーズに分割できます。

自動化されたワークフロー=よりシンプルなワークフロー

シンプルさに焦点を当てる：ワークフローの自動化は、以前よりも複雑ではなく、シンプルにすることを目的としています。自動化された後、ワークフローを評価します。介入よりも人間による監視が必要な場合は、何かがおかしいです。

スケーラブルでアジャイルであることを確認してください

ワークフローとビジネスプロセスは進化するため、自動化テクノロジーがビジネスの進化に適応して従うのに十分な汎用性があることを確認してください。

オンボーディング

自動化されたワークフローは、チームが適切に使用する方法を理解して初めて最大値に達します。チームがビジネスプロセスをよりよく理解するほど、自動化が機能し、他のプロセスと統合されます。繰り返しになりますが、ワークフローマッピングは、チームの全員がワークフローの内容を十分に理解できるようにするために不可欠です。

ワークフロー自動化の利点

あなたのビジネスにはワークフローの自動化が必要ですか？ここでは、ワークフローの自動化がビジネスにもたらす可能性のあるいくつかの主な利点について説明します。

コスト効率の向上

おそらく、ワークフローの自動化を実装することの最も重要な利点は、コストの削減です。ワークフローの自動化は、運用コスト（特に人件費）を削減し、収益性を向上させるのに大いに役立ちます。

たとえば、自動化されたソフトウェアを24時間年中無休で実行する方が、3つの異なるシフトを実行するために3人の従業員を雇うよりもはるかに安価です。また、人間の従業員が間違いを犯すことは周知の事実であり、長期的には多大なコストがかかる可能性があります。これらのエラーを排除することで、ビジネスのコストを大幅に節約できます。

生産性の向上

自動化により、主要な従業員を請求や請求などの冗長な管理タスクから解放できます。これらのタスクを自動化できれば、これらの従業員が自分の能力に集中し、組織の目標の達成にさらに貢献できるようになります。

ワークフローをより細かく制御

自動化は、ビジネスプロセス全体の制御を確立するための優れた方法です。なんで？自動化されたワークフローは、基本的に常に管理下にあり、常に文書化されています。何が実行されたかを示す明確な記録が得られます。

従業員の士気と生産性を向上させる

自動化を実装する際の一般的な問題は、自動化が従業員の役割を引き継ぐ可能性があることを従業員とマネージャーが恐れていることです。ただし、実際に自動化によって従業員のシフトが減り、一部の役割がなくなる可能性もありますが、コアコンピテンシーを使用して目的意識を育む機会を増やすことで、既存の従業員の士気を向上させることができます。

終わりの言葉

ワークフローの自動化は、さまざまなレベルで組織の成功に大きく貢献する可能性があります。また、以前はビジネスプロセスの自動化は、企業がコストのかかるオンサイトでの自動化ソリューションのインストールに投資する必要がある場合に非常に高額でしたが、現在では、さまざまなクラウドソリューションが手頃な価格で利用可能です。

ただし、重要なのは、ワークフローを自動化する前に、ワークフローがすでに効率的であることを確認することです。高度なワークフロー管理ソリューションを使用すると、すべてのワークフローの効率と透明性を確保できます。

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