整理された状態を保ち、生産性を維持する–最適なチームコラボレーションソリューションを見つける方法

この時点で、プロジェクト管理およびコラボレーションソリューションは、チームメッセージングソリューションと非常によく似ています。 チームが1つを活用していない場合は、生産性の大幅な向上を逃している可能性がありますが、オプションも1ダースほどです。 Basecampの選択肢のリストを簡単に見てみると、あなたの頭はすでに疑問を持って回転している可能性があり、お気に入りのオプションに焦点を合わせるためにリストを縮小する必要がありました。

さて、コラボレーションツールについて話すとき、必ずしもチームメッセージングだけを意味するわけではありません。 プロジェクト、タスク、およびファイル管理の方針に沿って、これらのコラボレーションソリューションは、一般に、同じ時代の古い慣習と最新のプレゼンテーションを統合します。

リストベースのアプリやピンボードスタイルの視覚に焦点を当てたオプションの間で、そこにソリューションがあるので、オプションに迷うのは簡単です。 そして、それは、コラボレーションアプリがチームにとって適切なツールであることを認めた後でもです。 これを読んでいる人の中には、投資にまだ価値があるのか​​どうか疑問に思う人もいるかもしれません。 では、調べてみましょう。チームがコラボレーションソリューションを使用する必要があるのはなぜですか。それでは、どのソリューションが最適かをどのように選択するのでしょうか。

なぜあなたのチームは気にする必要がありますか？

誰もが最初に尋ねる質問は、なぜ彼らのチームがこれらの管理およびコラボレーションアプリの1つに悩まされるのかということです。 結局のところ、企業はコンピューターなしで何十年も機能しており、コンピューターがあっても、プロジェクトを管理するための「アプリ」は必要ありませんでした。 ホワイトボードを使用して進行中のプロジェクトやタスクを追跡したり、ディレクトリを使用してチームを管理したり、モニターの付箋を使用してタスクを思い出させたり、すべてをカレンダーにスケジュールしたりできます。

確かに、私たちはペンと紙、または少なくとも私たちの組織の背後にあるいくつかの方法論を持っています。 チームメッセージングと同じように、その前には電話と電子メール、または基本的な人間との対話と直接の会話がありました。 ただし、日常業務や個人的な生活でこれらのメッセージングアプリを活用する理由はまだあります。

コラボレーションソリューションはまったく同じです。古い方法を1つの集中型アプリケーションに置き換えて、すべてを管理できるようにします。 これらのアプリは、新しいレベルの効率で作業方法を変革するのに役立ちます。それが進行中のタスクの単純なリストであるかどうか、およびそれらが誰に割り当てられているか。 または、チーム全体のダッシュボードを使用して1か月のプロジェクトの進行状況を追跡したり、共同作業スペースでドキュメントをライブで共有および編集したりできます。

私たちの働き方は変化しており、誰もが離れており、チームは分散しており、ドキュメントとファイルは常に共有されており、プロジェクトは時間とともに進化しています。 私たちの狂気への方法論は、私たちの新しい仕事が生きているのと同じくらい柔軟であるべきではありませんか？

従来の方法に対する利点

したがって、基本的な考え方は、チームが組織を維持し、最新情報を把握し、プロジェクトで共同作業を行って作業をより良く、より速く、より簡単にするのに役立つソリューション（通常はクラウドベースのWebアプリ）を利用することです。

素晴らしいように聞こえますが、Webベースのアプリケーションは、カレンダー、ペン、紙よりも、これをどの程度うまく行うのに役立ちますか？ ええと、ほぼすべてのソリューションは、チームの編成とコラボレーションの方法がわずかに異なりますが、すべて同じ基本概念に当てはまります。

• 外出先での強力なコラボレーション

ここでの最大の利点の1つは、いつでもどこからでもアクセスできるインスタント情報です。 これらのソリューションは、他のビジネスアプリと同じようにクラウド内およびクラウドの周囲に組み込まれているため、どこでも使用できます。 モバイルアプリ、デスクトップアプリ、またはWebアクセスだけでも、コンピューターとインターネット接続があればどこからでもアクセスできます。すべてが、最後に残した方法とまったく同じです。

計画書をオフィスに置いたままにしたり、持ち運べないホワイトボードにすべてを引き出したりする代わりに、組織全体の計画、タスク管理、スケジューリング、およびコラボレーションがすべてクラウドに保存されます。 そして、プラットフォームはあなたが行くところに行きます。 チームが行っていることや進捗状況を常に最新の状態に保ち、リアルタイムで共同作業や委任を行うこともできます。

• ビジネスの俊敏性を向上させる

外出先でも常に最新のコラボレーションスイートを利用できるため、チームは問題や障害が発生したときにいつでもそれに取り組む準備ができています。 そのドラフトを上司のデスクにドロップしたり、メールを撮影して応答を待ったりする代わりに、コラボレーションアプリを使用すると、ファイルや更新を即座に共有でき、受信側に即座にアラートと通知を送信できます。

これだけでも、更新を共有したり、ドラフトを送信したり編集したり、プロジェクトの重要な進展に対応したりするための1つの簡潔なプラットフォームで、ビジネスの応答時間と俊敏性を向上させるのに役立ちます。 すべてがモバイルプラットフォームで利用可能であり、これはこの敏捷性と柔軟性をさらに強化するのに役立ちます。

• ソリューションを統合する

チームが、クラウドアプリに依存せずに、進捗状況を追跡してコラボレーションするための方法論を作成することは完全に可能です。 Excelスプレッドシートはプロジェクトを追跡でき、共有Googleスプレッドシートは、一貫性のある複数のチームのプロジェクトを追跡するために使用することもできます。 ただし、その後、全員がカレンダーを個別に更新するか、メールやチームメッセージングアプリを使用してファイルや下書きを共有するか、ドロップボックスフォルダにドロップする必要があります。

しかし、その後、誰かに電子メールを送信して更新や修正について質問する必要があります。電子メールが埋もれてしまい、ファイルがドロップボックスから取り出されました。 重要なのは、非常に多くの異なるソリューションがあるため、すべてを把握するのが難しく、フープを飛び越えようとするだけで時間が無駄になるということです。 コミュニケーションが組み込まれ、すべてを1か所で追跡する、1つのソリューションだけではるかに簡単になりませんか？

• プロセスを改善し、時間を節約する

結局、これらすべてが連携して、ビジネス時間を節約するのに役立ちます。 コラボレーションとタスク管理のプロセス全体を改善することで、マイクロ管理に費やす時間を短縮できます。 コラボレーションソリューションを使用すると、チームの全員に一度に通知を送信でき、全員のカレンダーを即座に同時に更新できます。特定のプロジェクトに関係する全員が同時に同じ更新または通知を受信でき、ファイルは統合されたままで簡単にアクセスできます。 。

重要なのは時間を節約することです。これは、チームがコラボレーションし、これらのソリューションが確立するのに役立つプロセスで作業を完了する方法を改善することで実現できます。

あなたのチームはすでに何に依存していますか

これらのソリューションの1つが自分に適していると判断した場合は、すばらしいです。 ここで、チームに最適な適切なソリューションを見つける方法を理解する必要があります。 UCへの移行ガイドと同様に、開始するのに最適な場所は、すでに持っているものを確認することです。 おそらく、あなたのチームはすでに電子メールまたはチームメッセージングを組み合わせて通信を行っており、コラボレーションは、密談室での非公式の会議、またはオンラインでの簡単な電子メールやチャットのいずれかで処理されます。

結局、これはあなたのビジネスがどの業界にあり、どのような仕事が行われているかによって異なります。 しかし、全体として、チームがすでに依存しているものを確認する必要があります。

• チームはどのようにして自分たちが取り組んでいることを知るのですか？
• 誰もが自分に割り当てられているタスクをどのように知っていますか？
• 作業を追跡して完了するための既存のプロセスは何ですか？
• ドラフトやアイデアを共同で共有するためのプロセスは何ですか？
• ファイルはどのように転送、共有、編集されますか？
• カレンダーはどのように管理され、会議はスケジュールされていますか？

ここから、意思決定者は、コラボレーションに使用される既存のハードウェアまたはソフトウェア、つまり、電子メール、メッセージング、電話、ビデオ会議、またはファイル共有用のDropBoxやドキュメント編集用のGoogleドキュメントなどの特定のソリューションのインベントリを作成する必要があります。 どのツールを交換する必要があるかを理解することは、最終決定を組み立てるのに役立ちます。

チームが何を必要としているかを理解する

大企業のチームコラボレーションは、SMBの場合とはかなり異なります。 エンタープライズソリューションをお探しの場合は、シスコのWebExTeamsとエンタープライズチームコラボレーションソフトウェアの2つの最大の名前であるMicrosoftTeamsを比較した直接の記事から始めることをお勧めします。 あらゆる規模の企業にとって、すべての人が同じように機能するわけではなく、すべてのソリューションがコラボレーションとプロジェクト管理を同じように処理するわけではありません。 チームがコラボレーションにすでに利用しているソリューション、プロセス、またはアプリによっては、チームごとに選択されるソリューションが異なる場合があります。

チームがすでにどのように機能しているかについてのインベントリまたは一般的なアイデアを構築することは、チームがすでに行っていること、または行う必要があることと最もよく適合するソリューションに決定を集中させるのに役立ちます。 ここから、意思決定者はさまざまなアプローチ、またはソリューションが提供するさまざまな機能に優先順位を付けることができます。この優先順位リストは、その買い物リストを除外するのに役立ちます。

簡単に説明すると、最も一般的なコラボレーションおよびプロジェクト管理機能は次のとおりです。

• テキスト、リストベースのプロジェクト管理。 Basecampは、ユーザーがテキストベースのプロジェクトとタスクのリストを生成できる「リストベース」のフォーカスで知られています。 単純な方が良い場合もあります。
• または、視覚的な「ボード」に焦点を当てたプロジェクト管理。 これは、Trelloが行うこととほぼ同じであり、pプロジェクトとタスクを、一目で多くの情報を提供する視覚的な「カード」に編成します。
• 誰が何に取り組んでいるかを確認するためのアクティビティフィード。
• 更新のための自動電子メール通知
• 同時に同期できるカスタムカレンダーを作成して共有します。
• 詳細なプロジェクト管理—大規模なプロジェクト、小規模なタスク、さらには小規模なサブタスクを区別します。 一部のソリューションでは、これを組織内で詳細に説明していません。
• カスタマイズ可能なダッシュボード—プロジェクトと進捗状況の鳥瞰図を提供する、毎日、毎週、またはプロジェクトに焦点を合わせた「ダッシュボード」。
• コラボレーションのためのライブファイル共有と編集

チームがすでに使用しているものと、チームが改善するために使用できる新機能を理解したら、適切なソリューションの検索を開始できます。

オプションの比較

チームが何を必要としているかを知ることは、プロセスの半分にすぎません。 後半は、その情報を取得して、最良の解決策を探し回ることです。 市場には非常に多くの差別化があり、信じられないほどの差別化は行われていないため、それらすべてを見るのは非常に時間がかかり、圧倒される可能性があります。 お気に入りのソリューションのリストを収集しようとするとき、私たちは通常、いくつかの重要な側面に焦点を合わせます。 価格は重要ですが、パズルのピースだけではありません。

• 含まれる機能

上記で触れましたが、もう一度言及する価値があります。 すべてのアプリが同じように作成されているわけではありません。主な違いは、アプローチとプレゼンテーションにあります。 たとえば、Basecampは主にテキストとリストに基づいていますが、Trelloは「カード」を使用して、プロジェクトとコラボレーションを視覚的に整理します。 Basecampは不十分であり、ユーザーが「サブタスク」を追加することはできません。一方、Asanaを使用すると、ユーザーは深く掘り下げて、必要な数のサブタスクを追加できます。

一部のソリューションにはカレンダーが含まれ、チームメッセージングも組み込まれますが、含まれないソリューションもあります。 これが、チームがすでに何に依存しているかを知り、機能にギャップがなく、チームに精通しているソリューションを見つけることが重要である理由です。

• 統合と柔軟性

組み込まれている機能だけでなく、同様に重要なもう1つの側面は、ソリューションを構築する機能です。 2017年の最も重要な頭字語を利用した統合は、まったく新しい機能を追加することを目的としています。

通常、統合により、既存のソリューションを別のソリューションに接続できます。チームのコラボレーションとプロジェクト管理のために、CRMを追加して関連情報を手元に置いたり、BasecampをSlackに統合して、すべてのプロジェクトの更新をに配置したりできます。メールが受信トレイを乱雑にする代わりに、Slackルーム。

• ユーザーエクスペリエンスと使いやすさ

結局のところ、ソリューションが複雑、混乱、複雑、または単に使いにくい場合、チームは切り替えたくないでしょう。 最後に必要なのは、この時間とお金をすべて費やして、ソリューションの調査、調査、購入を行い、誰も気にしないようにすることです。 「以前の方法の方がはるかに簡単だった」という叫びを防ぐために、ユーザーエクスペリエンスは非常に高い優先順位を置く必要があります。

チームがリストに慣れている場合は、リストベースのソリューションを使用してください。とにかく誰も気にしないビジュアルとダッシュボードを追加するのはなぜですか。 チームが現在どのように機能しているか、およびチームがすでに使用しているツールを理解し、テスト期間と組み合わせると、最適なソリューションを決定するのに役立ちます。 これらのアプリには通常、試用版または返金保証が付いているので、それらを使用してください。

• 価格と制限

他の主要なビジネス上の決定と同様に、コストは絶対的な大きな懸念事項です。 ソリューションが高すぎるだけで、チームが含めることを正当化できない場合でも、気にする必要はありません。 ただし、さらに重要なのは、アプリとソリューションの販売方法です。 サブスクリプションベースのモデルでは、さまざまなチームサイズまたは価格ポイントに対してさまざまなパッケージを「階層化」することが非常に一般的です。 ここでの重要な側面は、層が異なれば一般的に制限も異なるということです。

したがって、基本計画では10人のユーザーを許可できますが、架空の例として、「チーム」を2人に、「プロジェクト」を5人に制限します。 コストだけでなく、そのコストで何を得ているかにも注意してください。

すべてを一緒に入れて

必要な情報をすべて収集し、チームの仕組みを理解したら、検索を開始します。 もちろん、最も明白な方法は、単にグーグルでトップソリューションを探すことです。 基本的な単語ドキュメントまたはExcelスプレッドシートは、見つけたすべての関連オプションを追跡したり、さまざまな優先順位を整理したりするのに役立ちます。

これは、コラボレーションソリューションリストなどのプロバイダーページを整理するときにGetVoIPで行うことや、最初に参照したTop BasecampAlternativesなどの投稿の一部に似ています。

購入する前に試してください

チームが必要とする、または必要とする機能の実行リストを開始し、それを使用してチェックリストを作成し、さまざまなソリューションを実行することをお勧めします。これは、さまざまな機能のさまざまな価格制限を追跡するのにも役立ちます。

しかし、結局のところ、実際のテストは、ソリューションをテストすることです。 一度に1〜2週間、さまざまなソリューションを試すか、2つのチームを2つの異なるソリューションに配置して、テスト期間後に彼らの考えを聞いてください。 こんなに短い期間でどれだけ多くのことを成し遂げたかに驚かれるかもしれません。