5つの一般的なビジネスコミュニケーションの問題（+ソリューション）

ビジネスの風景は、2020年にCOVID-19のパンデミックによって完全に逆さまになった日常生活の多くの要素の1つでした。 コロナウイルスは、労働力のほぼすべてのメンバーが予見可能な将来のために遠隔地に行くことを余儀なくされました。 これにより、無意識のうちに多くのビジネスコミュニケーションの問題が発生しました。

以前は在宅勤務の従業員に関して厳格なポリシーが設定されていた多くの職場では、以前のルールを放棄する必要がありました。 これにより、彼らは完全に未知の領域に置かれました。つまり、企業は、以前は慣れていなかった方法でコミュニケーションをとることを学ぶ必要がありました。 この記事では、コロナウイルスのパンデミックによって引き起こされるいくつかの一般的なビジネス上の問題と、それらを解決する方法について説明します。

• 標準化の欠如
• 誤解とあいまいさ
• 書面によるコミュニケーションにおける非言語的手がかりの欠如
• 過度に接続されている
• フィードバックの欠如

標準化の欠如

近い将来、対面での会議は過去のものとなります。 テクノロジーは私たちにそれらのコミュニケーションがどこに行くことができるかについてのたくさんのオプションを与えました、しかし今問題はどんな種類のコミュニケーションがどこに行くべきかということです。 さまざまなトピックについていつどこでコミュニケーションをとるかを決める必要があります。 標準化の欠如は、コミュニケーションのサイロや従業員間の混乱につながる可能性があります。 全体的に、それはあなたのビジネスの日常業務を傷つけます。

この問題を解決する最善の方法は、すべてのチャネルの職場のコミュニケーションプロセスを標準化することです。 どのタイプの通信をどのチャネルで行うべきかについての明確なガイドラインを作成します。 たとえば、重要なタスクは、適切なチームメンバーへの電子メールに文書化する必要があります。

Slackなどのオフィス間インスタントメッセージングシステムは、プロジェクト固有の会話やウォータークーラーの会話用に予約する必要があります。 クライアントとのやり取りに関するコメントは、チームの顧客関係管理ソリューションのために予約する必要があります。

内部コミュニケーションをしっかりと標準化することで、組織に多くの利点がもたらされます。 1つは、すべてのやり取りに関する正式な紙の証跡があります。 最新のプロジェクトに関する直属の部下のコメントを確認する必要がありますか？ Slackを確認してください。 クライアントミーティングの前に必要な情報を確認したいですか？ CRMを見てください。

オフィスの内部コミュニケーションの標準化を実装することで、一般的に物事も整理された状態に保たれます。 あなたのチームが、関連する顧客情報からTwitterで流行している最新のミームに至るまで、スラックや電子メールをスパムしている場合、人々は届くメッセージを無視し始める可能性があります。 どのような種類のメッセージをどこに送信するかを概説することにより、従業員は、送信されるすべての通知で何を期待できるかを正確に知ることができます。

誤解とあいまいさ

おそらく、対面式のミーティングの最大の利点は、会話で交換される言葉の背後にある文脈と動機が通常かなり明確であることです。 それは、必要に応じて、現時点でフォローアップの明確な質問をすることができるためです。 書面による会話では、その機会が失われ、誤解やコミュニケーションの途絶が起こります。

しかし、コロナウイルスの大流行により対面でのコミュニケーションは厳しく制限されているため、同僚とのコミュニケーションにSlackや電子メールなどのイントラネットコミュニケーションチャネルを選択する人が増えています。 ビデオや電話を調整する必要があるよりも、単純に迅速かつ効率的です。 ただし、SlackまたはEメールの受信側のユーザーは、リアルタイムで受信できない場合があります。 それは明確にそして潜在的に難しい会話を伝える際にいくつかの問題につながる可能性があります。

これらのチャネルの便利さは忙しい従業員にとっては素晴らしいですが、多くの欠点があります。 書面によるコミュニケーションを通じて、誰かの考えを誤解しがちです。 人々は、脅迫されすぎたり、フォローアップメッセージを送信して応答を待つ時間がない場合があります。 つまり、これは、従業員が自分のタスクが何であるかについてのあいまいな、または誤解された考えの下で動作する場合があることを意味します。

これに対する解決策は簡単です。重要なメッセージをしばらく待ってから、同僚に送信してください。 すべての組織的コミュニケーションが明確であることを確認することは、関係するすべての関係者にとって相互に有益です。 人々はさまざまなタイムゾーンにわたってさまざまなスケジュールで作業しているため、これはコロナウイルスのパンデミックの際に特に重要です。

あいまいで不明瞭なメッセージを同僚に送信すると、追加のフォローアップが必要になる可能性があるため、重要なプロジェクトに戻る可能性があります。 これを回避するために、メッセージを校正するようにしてください。適切な場合は、サードパーティにも校正してもらう可能性があります。

書面によるコミュニケーションにおける非言語的手がかりの欠如

あいまいなメッセージを意図せずに送信する場合と同様に、書面による通信チャネルのみに依存すると、通信の問題が発生する可能性があります。 体の手がかり、顔の表情、またはトーンを活用することができなければ、コミュニケーターが誰かの意図を誤解するのは信じられないほど簡単です。 言葉による手がかりの欠如は、文化の違いが要因となる会話では特に混乱を招く可能性があります。 最も友好的な人は、書面での会話では違った形で外れる可能性があり、それは一部の人にとっては信じられないほど不快感を与える可能性があります。

複数の通信方法を利用して、メッセージが伝えようとしたのと同じトーンで送信されていることを確認できます。 もっと気楽なメッセージを送りたい場合は、絵文字や感嘆符を入れてください。 より多くの企業が、革新的なビジネスコミュニケーションツールとして絵文字を活用し始めています。 これにより、メッセージが厳しい響きから前向きで励みになるメッセージに変わります。 それはあなたが彼らに不満を持っているかどうかを意図せずに同僚に不思議に思わせることからあなたを救うでしょう。

もちろん、あなたはいつでもあなたが伝えようとしていることを平易な言葉でメッセージに含めることができます。 これは、メッセージを送信している相手に、あなたが何を言おうとしているのかを正確に知ってもらうための最も簡単な方法の1つです。

ただし、これに関連する問題を回避する最も効果的な方法は、ビデオ通話にジャンプすることです。 コロナウイルスのパンデミックが世界中を襲い続けているため、現時点では直接会うことはできません。 ビデオ会議は次善の策です。 彼らは同僚と効果的にコラボレーションするための最良の方法です。 ビデオ通話では、顔の表情やトーンがはっきりと表現されます。

以前に報告したように、「リモートの従業員の87％は、ビデオ会議を使用すると、チームやプロジェクトとのつながりや関与が深まったと感じています」と述べています。 ビデオ通話は間違いなくビジネスコミュニケーションの効率を高めます。

過度に接続されている

出典： Gineris

近い将来、ほぼすべての従業員が自宅で仕事をしているため、勤務時間と従業員の個人的な生活の境界線はあいまいになっています。 パンデミックでは、現在は自宅にあるため、圧倒的多数の人々がオフィスで過ごす時間が長くなっていることが定期的に報告されています。 これは、従業員が過剰に接続されるリスクがあることを意味します。

簡単に過剰に接続できると、人々は過労になります。 在宅勤務の柔軟性により、多くの人が常に「オン」であるというプレッシャーを感じています。 つまり、営業時間外にメッセージを送信している可能性があります。

それは、以前に同じことをするプレッシャーを感じるように境界を設定していた人々につながる可能性があります。 通常の営業時間をはるかに超えて働くと、燃え尽き症候群につながり、従業員のパフォーマンスが低下する可能性があります。 これは最終的にビジネスに悪影響を与える可能性があり、従業員の関与も同様に損なわれます。

これが従業員に起こらないようにする最善の方法は、基本ルールを設定することです。 通常の時間を超えて働くことは誰にも期待されていないことを明確にします。 夜の作業が終わったら、従業員に作業用デバイスからログオフするように促します。ほとんどのメッセージは翌日まで待つことができます。

このメッセージを実施するための優れた方法は、上級管理職がこれらの規則に従うことです。 上司が同じことをしているのを見ないと、従業員は勤務時間外に働く可能性が低くなります。 組織を最新の状態に保つことで、組織が最大限の機能を発揮できるようになります。 それは全体的に健全なチームワークを促進します。

フィードバックの欠如

出典：働きがいのある場所

健全で繁栄しているビジネスは、あらゆる側面から自分自身を調べる必要があります。 経営陣が従業員からのフィードバックを求めない場合、オフィス間の従業員のコミュニケーションは無効になります。 あなたの会社に有利に働くためには、それは双方向に流れる必要があります。 アンケートの送信などの方法で従業員からフィードバックを収集すると、現在の従業員の状況がわかります。

従業員からのフィードバックは今まで以上に重要です。 コロナウイルスのパンデミックは、1年の大部分で世界中で崩壊しましたが、人によって反応は異なります。 一部の人々は、現在の状況のストレスと不安を感じているだけかもしれません。 パンデミックに対する従業員の反応は常に進化しています。

定期的なフィードバックは、状況を考慮して従業員がどのように行動しているか、および従業員をサポートするために何ができるかについての洞察を得る唯一の方法です。 この情報は、一生懸命働く意欲を失う従業員に先んじるのに役立ちます。

フィードバックは、経営陣がどのように行っているかについての洞察も提供します。 従業員からの通知がない限り、自分が行っていることが機能していないことに気付かない場合があります。 そのフィードバックに基づいて行動し、プロセスを前進させることが、運用を改善する唯一の方法です。

結論：良好なコミュニケーションはより幸せな従業員になります

コロナウイルスのパンデミックは、当面の間、オフィスの顔を変えました。 オフィス環境での作業は、二度と同じになることはありません。 手元の流動的な状況は、主要なコミュニケーションの課題を回避するために、会社が常にピボットする必要があることを意味します。 途中でバンプが発生しますが、発生する可能性のある一般的なコミュニケーションの問題を解決するために時間をかけます。

最近のオフィスの顔が変わったからといって、リモートワーカーが幸せになれないというわけではありません。 以前に報告したように、リモートの従業員の90％は、残りのキャリアで柔軟なスケジュールで働き続けたいと考えています。 従業員のニーズに応えることで、従業員が満足していることを確認できます。これにより、長期的にはビジネスに大きなメリットがもたらされます。