2022年の最高のコミュニケーションチャネル[+あなたのニーズにぴったり]

会社を経営するとき、それがオフィスであろうとリモートであろうと、コミュニケーションは成功と生産性の重要な信条の1つです。 ビジネスは、社内で共同作業を行い、タスクを効率的に管理し、従業員がスキルと知識を互いに共有することで成功します。

企業内でのメッセージングは​​重要ですが、メッセージと同じくらい重要なのはコミュニケーションチャネルです。スタッフや同僚とのコミュニケーションをどのように選択していますか？ 適切な通信チャネルを選択すると、効果的な通信が確立または中断される可能性があるため、それぞれの方法が適切であるかどうかを必ず確認してください。

目次

• 通信チャネルとは
• コミュニケーションの形式
• 通信チャネルの種類
• チームのトップ5コミュニケーションチャネル
• カスタマーサービスのトップ5コミュニケーションチャネル
• 私のニーズに最適な通信チャネルを選択する方法は？
• あなたのビジネスにコミュニケーションチャネルを実装する方法

通信チャネルとは何ですか？

大まかに言って、コミュニケーションチャネルは、1人または複数の人と対話またはコミュニケーションするための手段です。 これがあなたのビジネスの文脈で意味することは、メディアと直接のコミュニケーションの複数の方法があるということです、そしてあなたが伝えようとしているメッセージに適切なチャネルを接続することはそのメッセージが受け取られる方法に違いをもたらします。

組織全体に新しい情報を提示する場合でも、1人の同僚とタスクについて話し合う場合でも、どのタイプの通信チャネルが最も適切かを知ることは、結果に大きな影響を与えます。

コミュニケーションの形式

適切なチャネルを選択する際に考慮しなければならない、コミュニケーションで使用される形式にはさまざまなレベルがあります。 3つの主要な形式レベルは、公式、非公式、および非公式のコミュニケーションです。

正式なコミュニケーション

正式なコミュニケーションには通常、ポリシーや会社の戦略などの機密情報が含まれます。

一般的な例としては、事業計画、年次報告書、書面による戦略、契約、全社的な通信、安全ガイドライン、プレゼンテーションなどがあります。

非公式のコミュニケーション

非公式のコミュニケーションチャネルはビジネスコミュニケーションにも使用されますが、多くの場合、よりカジュアルな方法で提示されます。

非公式のコミュニケーションの例には、同僚との会話、単純な好意やタスクの支援を求める同僚への要求、継続的なチームコラボレーションなどがあります。

非公式のコミュニケーション

非公式のコミュニケーションは3つの外れ値であり、ほとんどが職場の外で発生し、完全にカジュアルで、仕事のトピックとは無関係です。

非公式のコミュニケーションの例としては、休憩中にお気に入りのスポーツチームについて話したり、最近の休暇について話し合うためにコーヒーブレイクに出かけたりすることがあります。

通信チャネルの種類

各通信チャネルタイプには、独自の長所と短所があります。つまり、各タイプを理解し、その知識を同僚、従業員、およびクライアントとの通信に適用する必要があります。

文章のコミニュケーション

書面によるコミュニケーションチャネルは、最も正式なものの1つですが、最も緊急性の低いコミュニケーション方法でもあります。 書面によるコミュニケーションは通常、より正式なプレゼンテーションまたは署名を必要とする契約書、通知、およびその他の全社的な文書に使用されます。 書面によるコミュニケーションの方法は次のとおりです。

• メモ
• 契約
• レポート
• マニュアル
• ガイド
• 出版物とパンフレット
• 手紙
• ファックス
• 直筆メール

ここでの名誉ある言及は、同じレベルの形式に該当しますが、正確に「書かれている」わけではありませんが、取締役会や業績評価などの対面のコミュニケーションです。

デジタル通信

デジタル通信チャネルは、公式および非公式の両方の通信に使用でき、コンテキストと方法に応じて、非常に緊急なものからまったくないものまでさまざまです。 デジタルチャネルは通常、やり取り、パブリックメッセージング、タスク管理、内部要求、および広告に使用されます。 デジタルコミュニケーションの方法には、次のような言語的および非言語的コミュニケーションチャネルが含まれます。

• Eメール
• メッセージングアプリ
• プロジェクト管理アプリ
• ビデオ会議ソフトウェア
• イントラネット
• ブログ
• ソーシャルメディア
• ライブチャット
• チャットボット
• プレスリリース
• ディスプレイ広告

モバイル通信

モバイル通信チャネルはデジタル通信の別の形式ですが、特にモバイルデバイスにセグメント化されています。 例は次のとおりです。

• 携帯電話
• SMSテキストメッセージング
• メッセージングアプリ
• モバイルアプリでのビデオ通話

チームのトップ5コミュニケーションチャネル

内部チームのコミュニケーションチャネルに最適なコミュニケーション方法を選択することは、メッセージを確実に受信して処理するための重要なステップです。

電子メールなどのすべてに1つのコミュニケーション媒体を使用すると、従業員や同僚が単一媒体のメッセージの数に飽きてしまい、それに応じてすべて同じ優先順位と重要性を扱う可能性があります。 ニーズに合わせて通信チャネルを多様化すると、メッセージの受信が向上します。

Eメール

電子メールは、現代の職場で最も一般的なコミュニケーション手段の1つであるだけでなく、最も使いやすいものの1つでもあります。 さらに、電子メールプラットフォームは、ビデオ会議ソフトウェアやタスク管理プラットフォームなどの他のアプリケーションやソフトウェアとうまく統合される傾向があり、電子メール内のイベントやタスクをネイティブにスケジュールできます。

• 長所：安価で信頼性が高く、添付ファイルと統合をサポートし、ビジネスメッセージやその他の重要なメッセージの共通チャネル
• 短所：予想される応答時間が遅くなり、オープンなコミュニケーションにより、外部のエンティティが電子メールで連絡できるようになります
• 最適な用途：ほとんどの正式なデジタル通信、応答の緊急性が低いメッセージ、添付ファイル付きのメッセージ

面と向かって

対面コミュニケーションは本の中で最も古い方法であり、コミュニケーションの最も信頼できる媒体であり続けています。 顔のコミュニケーションには、会話の受け渡しからプレゼンテーション、正式な会議や会議まで、さまざまなレベルの形式があります。 ただし、対面式の会議を開催する場合は、会議の目標と目的が明確であり、タスクを継続することに注意してください。マネージャーの約71％は、これらの基準が会わなかった。

• 長所：誤解の余地が少なく、ボディランゲージや顔の表情だけでなく口頭でのコミュニケーションが可能になり、共同作業のエネルギーと効率が向上します
• 短所：脇道に立つことができますが、誰もが練習なしで優れた演説者であるとは限りません
• 最適な用途：発表、プレゼンテーション、共同会議

ビデオ会議

完全にリモートのチームであるか、ハイブリッドチームの一部としてリモートの従業員がいる場合、ビデオ会議は、対面のコミュニケーションを模倣して会議への参加を増やし、コラボレーションを促進するための優れた方法です。 リモートミーティングだけでなく、クライアントに電話をかけるだけでなく、クライアントとビデオ会議を行って、声に顔を向けたい場合もあります。

• 長所：デジタル形式の対面、口頭でのコミュニケーションは電話よりも明確になり、時間をかけずにエンゲージメントを促進し、顔の表情や声のトーンなどの二次的なコミュニケーションを可能にします
• 短所：コラボレーションが難しく、お互いに話し合うのを防ぐことができます。カメラの品質が異なると、コミュニケーションの効果が異なる可能性があります。
• 最適な用途：リモートおよびリモートのハイブリッドチーム、クライアントミーティング、チームミーティング

インスタントメッセージングアプリ

インスタントメッセージングアプリは、直接使用できるクローズドコミュニケーションでチームやクライアントと常に連絡を取り合うための優れた方法です。 SlackやDiscordなどのアプリを使用して、前後の共同作業を促進したり、時間に敏感な問題について簡単なメッセージやリマインダーを渡したりすることができます。

• 長所：高速でカジュアル、ビデオハングアウトや直接の会議、リアルタイムのダイアログ、通知を必要とせずにコラボレーションを容易にします
• 短所：添付ファイルのサイズが制限される可能性があり、コンテキストとトーンが誤って解釈される可能性があります
• 最適な用途：迅速なコミュニケーション、前後のコラボレーション

プロジェクト管理ソフトウェア

AsanaやMonday.comなどのアプリは、タスクトラッキングとそれに付随するすべての詳細のためのプラットフォームを提供することにより、デジタル環境でのコラボレーションをこれまでになく簡単にしました。 プロジェクト管理プラットフォームを使用すると、期日、メモ、および割り当てられたサブタスクを使用してチームをタスクに維持し、タスク管理を改善して生産性を向上させることができます。

• 長所：チームメンバーの説明責任を高め、プロジェクトの完了をより効果的に整理し、共同意思決定、タスク通知、情報共有を容易にします
• 短所：応答時間は、直接またはチャット通信よりも遅くなる可能性があります
• 最適な用途：特定のタスクとプロジェクトの管理、従業員の組織戦略

カスタマーサービスのための5つの一般的なコミュニケーションチャネル

内部コミュニケーションを超えて、顧客や顧客とのコミュニケーションに適切な媒体を選択することは、優れた顧客体験を提供するために重要です。 顧客を対象としたさまざまなコミュニケーションチャネルの背後にはさまざまなトーンと動機があり、最適なチャネルを選択することで、オーディエンスのリーチとビジネスでのエクスペリエンスに大きな違いをもたらすことができます。

あなたのウェブサイト

あなたのウェブサイトは最終的にあなたがあなたの顧客を導きたい場所です、しかし彼らがそこに着いたらそれは良いコミュニケーションを維持することが重要です。 バナー広告やプロモーション、またはライブチャットやチャットボットによるサポートのいずれであっても、サイトで顧客とコミュニケーションをとることで、顧客のエクスペリエンスが向上し、顧客を維持する可能性が高まります。

• 長所：通常、すでにビジネスのネイティブ機能であり、顧客がいつでもあなたから見るものを簡単に制御でき、ブランドの信頼と認知度を高めます
• 短所：一方向、顧客があなたに連絡できるようにするために他のコミュニケーション方法が必要
• 最適な用途：プロモーション、広告、顧客や顧客への幅広いメッセージ

ソーシャルメディア

ソーシャルメディアはデジタルビジネスのパズルの大部分であり、顧客エンゲージメントとブランド認知度に驚異的な効果をもたらす可能性があります。 あなたのウェブサイトと同様に、あなたはあなたの製品やサービスを宣伝し宣伝することができますが、ソーシャルメディアはあなたの顧客があなたの投稿に応答し、メッセージングアプリとダイレクトメッセージであなたに直接到達できるようにすることでさらに一歩進んでいます。

• 長所：あなたの投稿への顧客の関与を可能にし、使いやすいプロモーションチャネルは、あなたがあなたのウェブサイトに投稿しないかもしれないコンテンツのための媒体を提供します
• 短所：一度に1人のユーザーしかアカウントを操作できないため、複数のメッセージを管理するのが難しい場合があります
• 最適な用途：セミフォーマルなパブリックコミュニケーション、プロモーション、広報

ライブチャット

カスタマーサービスは迅速な場合もあれば、多くのやりとりを必要とする長いプロセスになる場合もあります。 注文の追跡など、1つまたは2つのメッセージで解決できる単純な問題が発生する場合もあれば、コールセンターを詰まらせる可能性のある電話をかけずに、もう少しコミュニケーションが必要な場合もあります。 カスタマーサービスエージェントを利用するライブチャットソフトウェアは、よりカジュアルで効率的な方法で顧客のニーズを満たすために、あるいは単に支援や関連製品/サービスを積極的に提供するために顧客に連絡するための優れた方法です。

• 長所：高度にカスタマイズ可能で、時間のかかる電話をかけずに顧客満足度を向上させ、顧客を引き付け、1人のエージェントが一度に複数の要求に対応できるようにします
• 短所：テキストベースのコミュニケーションは誤解される可能性があり、添付ファイルはめったにサポートされません
• 最適な用途：シンプルなカスタマーサービスのリクエストと問題、プロアクティブなカスタマーエンゲージメントとプロモーション、小規模なカスタマーサービスチーム

チャットボット

ライブチャットと同様に、チャットボットは会話型AIを使用して基本的なリクエストや一般的な問題を促進することで、カスタマーエンゲージメントと満足度のニーズを満たすことができます。 チャットボットは、エージェントが監視する必要がないため効率的であり、顧客を特定の購入経路または顧客サービスの問い合わせラインに導くようにカスタマイズできます。

• 長所：自動化されたサービスとプロモーション、カスタマーサービスチームの時間を要求することなく顧客と関わります
• 短所：ライブエージェントや他のカスタマーサービスチャネルほど徹底的ではなく、自分が探しているものを知っている顧客に不誠実または迷惑を感じる可能性があります
• 最適な用途：中小企業、シンプルなカスタマーサービスのニーズ

Eメール

カスタマーサービスに関しては、特定のケースのニュアンスが、ライブチャット、チャットボットサービス、または電話でさえも対処できない場合があります。 メールでのやり取りにより、顧客は写真やスクリーンショットを送信して問い合わせの詳細をより適切に追加でき、カスタマーサービスチームがケースバイケースで対応するため、一度に多くのケースを解決するのに役立ちます。

• 長所：添付ファイルと写真、詳細なコミュニケーション、更新とフィードバックを提供するための長期的な通信が可能になります
• 短所：ライブチャットや通話よりも遅く、チームが追跡して整理するのが難しい場合があります
• 最適な用途：添付ファイルと写真を利用した詳細で徹底的なカスタマーサービス、カスタマーサービス能力の低い中小企業

組織に最適なコミュニケーションチャネルの選択

すでに述べたように、ビジネスに適したコミュニケーションチャネルを選択すると、社内外のコミュニケーションを大幅に改善できます。 では、どのようにしてニーズに最適なチャネルを選択しますか？ 正しい選択をするために、コミュニケーション戦略を立案するときは次のことを考慮してください。

チャンネルを視聴者に合わせる

コミュニケーションの内部、外部、または両方のチャネルを改善する必要があるかどうかを評価して、ギャップがどこにあるかを判断します。 あなたのチームはあなたが望むほど効果的に協力していませんか？ あなたの顧客は彼らが期待するサービスを受けるのに苦労していますか？

また、コラボレーション、マーケティング、またはカスタマーサービスに新しいコミュニケーションチャネルを使用しているかどうかを検討して、メッセージの配信方法を決定します。 電子メールのみを介したマーケティングでも結果は得られますが、Webサイトやソーシャルメディアなどのより多くの公開チャネルと静的チャネルを使用すると、より長期的な成功を収めることができます。

最後に、あなたのビジネスの性質を考慮してください。 完全に対面している場合、ビデオ会議が使用されることはめったにありません。 リモートチームまたはハイブリッドチームの場合は、テキストベースのチャネルとビデオベースのチャネルを組み合わせて使用​​して、チームとのコラボレーションとコミュニケーションを行うことをお勧めします。

欠点を検討する

ほとんどのコミュニケーションチャネルには欠点があり、視聴者とのコミュニケーション方法を選択する際に考慮することが重要です。 チャットおよびメッセージングアプリを使用することは、メッセージまたはタスクを送信するための最速の方法かもしれませんが、追跡されず、会話に埋もれてしまう可能性があります。 欠点に基づいて各チャネルをいつ使用するかを知ることで、進行中または将来の問題を防ぐことができます。

目標とKPIを設定する

ビジネスの新しいコミュニケーションチャネルを選択したら、目標と主要業績評価指標を設定して、それらのパフォーマンスとその違いを追跡します。 否定的なレビューが頻繁に寄せられる場合は、カスタマーサービスの対応を変更または改善するときにレビューがどのように変化するかを追跡します。 リード、チーム内のタスク完了、およびチームとのコミュニケーション方法に直接関連するその他のパフォーマンスメトリックを追跡します。

あなたのビジネスにコミュニケーションチャネルを実装する方法

新しいコミュニケーションチャネルを実装する最初のステップは、それに応じてチームとビジネスを準備することです。 新しいタスク管理ソフトウェアでトレーニングする場合でも、新しいソーシャルメディアページを参照してフォローして監視する場合でも、移行に向けてチームを準備することが成功への第一歩です。

次に、チャットボットのカスタマイズやライブチャットボックスのユーザーインターフェイスの変更など、新しい統合や機能の技術要件とソフトウェア要件を評価して、Webサイトの美しさに合わせます。

最後に、チームにフィードバックを提供し、チャネルのパフォーマンスの見返りとしてチームからのフィードバックを受け入れます。 ビデオ会議やメッセージングアプリとより頻繁に通信することを選択した場合は、エンゲージメントと成功を妨げる可能性のある道を進む前に、チームとクライアントがこれを受け入れていることを確認してください。

全体として、適切なコミュニケーションチャネルは、コミュニケーションの認識と相互作用の方法を劇的に改善することができます。 ガイドの手順と情報を使用して、最適な方法を決定し、社内外のコミュニケーションをマスターするためにいじくり回し続けます。