会議室スケジューリングツールのバイヤーズガイド

公開: 2016-09-21

私たちの仕事の時間のかなりの部分は、会議や会議室で共同作業を行い、物事を成し遂げるために費やされています。会議室の性質上、あらゆる規模のグループ間の豊富なコラボレーションのためのオープンスペースが可能になります。しかし、あなたのチームは、誰がいつどこにいるのかを明確に伝えずに、同じ部屋で2つの会議を誤って予約したことがありますか？または、チームがどれだけ長くなるのか疑問に思ってドアをノックすることで会議が中断されたり、誰もいない「占有された」会議室に出くわしたりしませんか？

明確なスケジュールと編成がないと、厄介なスケジュールの競合が発生しやすくなります。もちろん、これはすべて紙で、または電子メールチェーンや会議室のスケジューリング専用のSlackルームを介して行うことができますが、他のチームコラボレーションアプリと同じように機能するソリューションがあったとしたらどうでしょうか。ありがたいことに、クラウドベースのソリューションの台頭により、会議室のスケジューリングであっても、柔軟で常に接続されたプラットフォームを利用するあらゆる機会が実を結ぶように思われます。

それで、それは何ですか？

会議のスケジュールツールは、会議室の空き状況とスケジュールを予約、スケジュール、キャンセル、更新、または追跡するための、すべてのチーム向けの柔軟なクラウドベースのプラットフォームです。これらのソリューションには通常、建物内のどの会議室がどの会議でどのくらいの時間占有されているかなどの情報が入力される「ホームベース」アプリが含まれます。

スケジューリングが簡単に
これらのアプリはクラウドベースであるため、デバイスがインターネットに接続されている限り、いつでも携帯電話、コンピューター、またはタブレットからこれらのアプリにアクセスできます。また、アプリを開いたプラットフォームや時刻に関係なく、まったく同じ情報を表示できます。これらの「ホームベース」アプリでは、多くの人気のあるカレンダーアプリとの統合も可能になるため、チームは真に軌道に乗って、重要な会議やスケジュールの変更を見逃すことはありません。このようにして、イベントを作成するときにカレンダー上で直接部屋をスケジュールすることができ、会議室スケジュールソリューションが更新されて正しい時間と場所の情報が表示されます。

スマート会議室を備えたスマートオフィスに変換
ただし、仕事用のコンピューターや携帯電話にアプリをインストールするだけでなく、会議室スケジューリングツールの2番目の側面は、各会議室の外にあるハードウェアディスプレイと統合できることです。

ルームディスプレイ

初期投資を行うことで、チームはオフィスの各会議室にiPadまたはAndroidタブレットを装備して、その部屋で開催される会議の1日のスケジュール、現在の会議など、アプリで構成されているすべてのスケジュール情報を表示できます。会議が進行中であるか、チームが関連すると判断したその他のほとんどすべての情報。これがクラウドの力であり、すべてのディスプレイデバイスがネットワークと会議室スケジューリングソリューションに接続されているため、自宅や地下鉄で立ち往生している場合でも、情報はオンザフライでリモートで更新されます。遅い。このようにして、会議室のドアまで歩いて行く人は誰でも、取り付けられたディスプレイを見るだけで、部屋が使用されているかどうか、いつ空いているかをすばやく確認できます。

メリットは何ですか？

1.会議室のスケジュール設定が簡単に

これらのツールは、使い慣れたカレンダーと直接かつきちんと統合する1つの集中型プラットフォームを使用して、スケジュールのプロセスを作成し、スケジュールを比較的簡単に管理できるようにすることを目的としています。空の部屋を探したり、各会議室の外に壁に取り付けられたディスプレイでチームの気を散らしたりする煩わしい中断はもうありません。一部のソリューションでは、ユーザーはチェックインして出席を発表することもできます。チームが早期に終了した場合は、アプリを即座に更新して、部屋が空いていることを示すことができます。そしてもちろん、すべてクラウドベースであるため、リモートからでもどこからでも最新の状態を保つことができます。

2.生産性の向上

効率は生産性の絶対的な鍵です。ダウンタイムを削減し、失われた情報をスクランブルしようとする制約や頭痛の種を取り除くことは、絶対的な時間の浪費です。すべての会議室のスケジュール情報をすべてクラウドで処理する1つのソリューションにより、チームはすべてが最新で正しいことを確認できます。マウントされたディスプレイにより、その日のスケジュールをすばやく見つけたり、空の部屋を見つけたりすることが非常に簡単になります。中断が少ないということは、気が散ることやダウンタイムを意味します。特定のソフトウェアソリューションでは、ユーザーが壁に取り付けられたディスプレイから直接会議室を更新、変更、または予約することもできます。チームメンバーは到着時にチェックインできるため、会議を開始する前に誰が行方不明かを知ることができます。

3.クラウドを活用する

すべてのクラウドベースのアプリと同様に、これらの会議室スケジューリングソリューションは、利用するクラウドネットワークを最大限に活用し、どこにどのように接続しても、永続的な情報を提供します。デバイスがインターネット接続である限り、ログオンして最新のスケジュールを確認したり、必要な変更を加えたりすることができます。チームが会議室の外にあるハードウェアディスプレイを最大限に活用して統合することを決定した場合、このタイプのシステムを機能させるには、クラウドネットワークを利用することが絶対的な鍵となります。リモートワーカーも知っているので、管理者はハードウェアディスプレイにリモートで変更を加えることができます。クラウドのおかげで、会議が不足して部屋が開いた場合は、ディスプレイまたは電話の情報を更新するだけで、ネットワーク上の他のすべての人がすぐに知ることができます。

あなたのニーズを特定する

もちろん、各ソリューションには、解決しようとした特定のユースケースまたはシナリオがあります。ただし、これらの会議室スケジューリングツールの場合、会議に依存し、適切な管理とスケジューリングの恩恵を受けることができる多数の会議室を持っているほとんどすべてのチームが最大限に活用できます。もちろん、チームが小規模で、オフィスが1つまたは2つの会議室に制限されている場合、このソフトウェアは少し不必要に思えるかもしれません。ただし、会議室が1つしかない小さなチームであっても、この種のソリューションはオフィスにメリットをもたらす可能性があります。こうすることで、複数のチームが会議室に誰がいるかについて競争したり心配したりする必要がなくなります。

会議室のスケジューリングソリューションの最適な使用例は、大規模なチームを持つ大規模な組織である可能性があります。オフィスの会議室が5室でも100室でも、オフィス全体を整理して同期させるために会社が使用できるツールは、ダウンタイムを大幅に削減するのに役立ちます。人数が多く、部屋の数が少ない場合、これらのソリューションは、中断を減らしたり、会議室Bの直前のオープニングを妨害したりするのに不思議に思うことがあります。チームが大きく、多数の人がいる場合会議室では、これらのソリューションは、チームが最新の状態を保ち、どこにいついるのかを知るのに役立ちます。

買い物をするときに何を探すべきですか？

1.デバイスの互換性

もちろん、クラウドソリューションでは、最も多くのデバイスで利用可能なソリューションを採用するのが最善です。タブレット（AppleとAndroidの両方）、PCとMacの両方のデスクトップコンピューター、AndroidとAppleの電話が含まれるかどうかにかかわらず、新しいソリューションの利用から労働力のかなりの部分を除外したくないでしょう。 BYoDの性質を持つオフィスは、選択したソリューションが最も多くのプラットフォームで利用できるようにするために最善を尽くします。

2.ハードウェアディスプレイのサポート

これらのソリューションは、クラウドや外出先で情報を簡単にスケジュールおよび整理するための堅牢なアプリケーションを提供しますが、真の力は、会議室にこれらのハードウェアディスプレイを装備することから得られます。デバイスのサポートと同様に、これらのハードウェアディスプレイをサポートするソリューションと、さまざまな世代のiPadであれ、さまざまなスタイルのAndroidタブレットであれ、最も多くのディスプレイをサポートするソリューションを探すことは、リストの上位にあるはずです。

3.付属のハードウェア

これは少し難しいかもしれませんが、一部のソリューションでは、採用を1つのショッププロセスにするために、ソフトウェアにハードウェアバンドルを提供する場合があります。 20台の新品のiPadを購入する価格は、それぞれの会議室の外にディスプレイを適切に配置するために必要な取り付けハードウェアやケースは言うまでもなく、それ自体で高額になる可能性があります。一部のプロバイダーは、サービスへのサブスクリプションを含むハードウェアバンドルを喜んで投入する場合があります。

4.高度な分析レポート

データの収集は、問題や問題点を改善または排除するために利用できる強力なリソースです。一部のプラットフォームは、スケジュール時間、最も一般的に使用される部屋、一般的な会議の長さなど、ソリューションにダンプする情報を最大限に活用し、この情報へのアクセスを提供して、生産性を真に高め、ダウンタイムを削減する方法についてのより強力なアイデアを策定します。

5.カスタマイズ可能なディスプレイと設定

これらすべてのハードウェアディスプレイが、会議室の名前、時間、および会議室が占有されているかどうかを表示するだけの場合、同じ作業をはるかに簡単なソリューションで完了することができます。ただし、ディスプレイが完全にカスタマイズ可能で構成可能である場合、それは可能性の新しい世界を開きます–一日のスケジュール、会議の参加者、ディスカッションについての簡単な宣伝文句、チームが関連すると感じるものすべてを表示します。一部のソリューションでは、管理者がこれらのタブレットディスプレイの機能をロックダウンできるため、誤って変更されることはありません。

6.サードパーティのカレンダー統合

多くの人気のあるカレンダーアプリの1つに直接統合する機能を備えた会議室スケジューリングソリューションは、スムーズな移行を通じて日常業務に取り入れられ、チームに必要な情報を適切な場所で提供するため、Toddはそうしません。彼は特定のカレンダーをスケジュールする2番目のスケジュールを確認するのを忘れたため、その会議を見逃しました。