非効率的な会議のコストと問題を特定する方法

何も成し遂げられなかったような気持ちで会議から出てきたことがありますか？ 会議に参加して電話を常にチェックしたり、同じことについて何度も何度も話し合ったり、そもそもなぜそこにいたのか疑問に思ったことを覚えているかもしれません。 ええと、あなたは一人ではありません。

現在のビジネス環境では、頻繁に行われるカジュアルで日常的な会議を楽しんでいる人を見つけるのは困難です。 多くの勤勉な人々は、これらの会議ではほとんど何も達成されないと主張しており、生産性よりも会議の時間が無駄になっています。 あなたはこれらの非効率的な会議を以前よりもさらに困惑させたままにしておきます。

会議は生産性を高め、全員が同じページに集まるのに役立つはずですが、ほとんどの参加者は、これらの悪い会議中に多くの会議時間が無駄になると主張しています。 それでも、明確な議題を持った効率的な会議は、成功するすべてのビジネスの基本です。

適切なチーム調整とワークフロー編成でビジネスを前進させるには、会議が必要です。 適切に行われると、関係するすべての人にとって常にプラスの純利益につながり、それがすべての企業が達成したいことです。 では、なぜここに非常に多くの効率の問題があるのでしょうか。また、それについて正確に何ができるのでしょうか。

世界中の企業で非効率的な会議が蔓延しており、関係する企業と個人の両方に莫大な損失をもたらしています。 そろそろこの問題に取り組む時が来ました。そして、これを完全に解決するのに役立つ十分なリソースがそこにあります。

• 非効率的な会議の実際のコストはいくらですか？
• 非効率の結果
• 悪い会議の原因は何ですか？
• 会議の効率を改善する方法
• Web会議アプリの4つの利点
  1. コスト削減
  2. 時間の節約
  3. エンゲージメントと生産性の向上
  4. 安全
• トップ3のビデオ会議ソリューション
  • Skype for Business
  • Google Hangouts Meet
  • ズーム
  • 価格比較
• 非効率的な会議は費用がかかりますが回避可能

非効率的な会議の実際のコストはいくらですか？

European Journal of Work＆Organization Psychologyに掲載された調査によると、米国での効果のない会議は、企業に年間最大370億ドルの費用をかけています。 これは、非効率的な会議が原因で毎年370億ドルが失われ、その結果、作業の生産性が低下します。そして、時間=お金であることは誰もが知っています。 ここでのビジネスは、他の方法では防ぐことができる金銭的損失にさらされています。

数はばかげているように見えるかもしれませんが、すべてを考慮すると、それは非常に現実的になります。

非効率的な会議は、平日の生産性を低下させ、参加者は、そうでなければより生産的なタスクに費やされる可能性のある貴重な時間を無駄にすることになります。 会議に費やした時間の50％は、まったく良い結果をもたらさず、それが生産性とお金を失う方法です。

HR Digestによると、専門家は毎月31時間の会議で生産性を失い、数百人の従業員を抱える大企業で何が起こるか想像できます。 Wolf Management Consultantsが実施した調査によると、会議出席者の95％が会議の一部を見逃し、39％が会議室で居眠りをしていると主張しています。 これらの潜在的なコストは、次の会議をスケジュールするときに頭に浮かぶはずです。

非効率の結果

効果のない会議によって生産性が低下した後、主な結果は次のとおりです。

• ワークフローの中断
• 意思決定サイクルの延長
• 従業員の士気の低下
• より悪いチームワーク
• 非効率的な作業時間
• そして最後に、より多くの会議の必要性

これらの結果はすべて、時間であれお金であれ、企業に大きな損失をもたらします。 非効率的な会議のコストを正確に計算することはできませんが、そのような出来事にはいくつかの大きなマイナス面があることは明らかです。 コストは、時間とお金の両方の損失、従業員の関与の低下、チームの士気、およびチーム全体の化学的性質に要約できます。

幸いなことに、この問題にはおそらく解決策があります。 この問題の主な原因を特定して、問題を解決できるようにします。 多くの要因が非効率的な会議につながるので、先に進んでそれらのいくつかを調べてみましょう。

悪い会議の原因は何ですか？

多くの要因により、会議はチームメンバーにとって非効率的になります。

会議を開催すること自体は十分に困難です。私たちは、言葉を広め、行動計画を立て、全員を同じ部屋に入れる必要があります。すべてに時間と労力がかかります。 ビジネスミーティングに関してはさらに複雑な問題があるため、これはほんの始まりに過ぎません。

あなたはおそらく会議でこれらの問題のいくつかに遭遇したでしょう：

• 遅れて到着する人
• 構造化されていない会議の概要
• 明確な目標の欠如
• 電話を食べたりチェックしたりするなどの時間の無駄な活動
• トピックの繰り返し
• コミュニケーションの欠如または過剰なコミュニケーション
• チーム内の議論と戦い

これらの問題はすべて毎日発生し、非効率的な会議につながります。

一部の参加者は、トピックに貢献するものがまったくないか、ほとんどないため、そこにいるべきではないとさえ感じています。 もう1つのよくある不満は、特に追跡するドキュメントがたくさんある場合に、いくつかのトピックについていくのがどれほど難しいかということです。 それでも、すべての会議を最大限に活用するには、まさにそれを行う必要があります。

そのような問題は正常であるとさえ考えられるようになりました。結局のところ、それらは何度も何度も起こり続けています。 現時点では文化的な問題のように思われますが、調査によると、最も非効率的な会議は管理上の問題に帰着します。

これらの会議への取り組み方を変えることができれば、結果としてより良い会議を得ることができます。

会議の効率を改善する方法

ビジネスコミュニケーションを最大化するために何年にもわたる研究が行われ、生産性を向上させることができるいくつかの実証済みの方法があります。 しかし、今日の私たちの手にはまったく異なるものがあり、それが私たちがテクノロジーと呼んでいるものです。

テクノロジーを使用して、煩わしく非効率的な会議を取り除くことができたらどうでしょうか。

さて、標準的な会議がどのように構成されているかを考えると、テクノロジーは私たちが今日直面している問題の多くを解決するのに役立つように思われます。 1つは、会議の開催と全員の参加に必要な時間を大幅に短縮できることです。 最も論理的な解決策は、すべてのすばらしいテクノロジーを使用して会議を主催することだと思われます。 全員が特定のハードウェアとソフトウェアを使用する必要があるかもしれませんが、私たちはすでにここで常に電話を使用しています。

電話での会議に何十人もの人々が関わっていますが、それはどのように機能するのでしょうか。

しかし、それは機能し、多くの企業はすでにこれを有利に使用しています。 会議を開催し、1つの簡単なメッセージで全員に通知し、概要と目標を全員に通知し、誰もが自分の電話を使用してアクセスできる重要なドキュメントを共有するだけです。 時が来れば、参加者はお気に入りのデバイスを使用して電話に出るように早く通知されます。

このテクノロジーをVoIPテレフォニー、ビデオ、またはWeb会議ソフトウェアと呼ぶことができます。問題ではありません。

これは多くの問題を解決するプロセスであり、必要なのは安定したインターネット接続だけです。

ビジネスコミュニケーションを改善し、チームメンバーがインターネットだけを使用して共同作業できるようにするために開発されたVoIPビデオ会議アプリはたくさんあります。 携帯電話、ラップトップ、タブレットなど、マイク、カメラがあり、インターネットにアクセスできるものなら何でも接続できます。

これらのアプリが効率的な会議の開催に役立ついくつかの方法を見てみましょう。

Web会議アプリの4つの利点

では、Web会議アプリは、非効率的な会議を最終的に取り除くのにどのように役立つのでしょうか。

これらのアプリには多くの利点があり、効率に直接関係しないものもあります。 それでも、世界がオンラインでの操作にますます慣れてくるにつれて、これらのアプリはビジネスコミュニケーションの標準的な方法になるように設定されています。

Web会議アプリを使用することには4つの簡単な利点があります。

1.コスト削減

コスト効率は、おそらくWeb会議アプリが提供しなければならない一番のことです。 会場、管理、その他の会議費用にお金をかける代わりに、あなたがしなければならないのは、シンプルなアプリに投資し、それを使用する方法について従業員を訓練することです…そしてそれはそれについてです！

これはすべてのタイプのビジネスで機能しますが、オフィススペースの外で会議をホストするための莫大なコストを回避できるため、ほとんどがリモートで動作するビジネスにはさらに適しています。

コスト削減は素晴らしいですが、時間の節約はこれらのアプリが本当に優れているところです。

2.時間の節約

まだ気付いていない場合は、Web会議で貴重な時間を節約できます。 適切なインターネット接続のある場所を見つけることを除けば、仲間のチームメンバーとの会議に参加するための他の要件はありません。

会議への接続は簡単で、タイムリーな通知も受け取るので、忘れないでください。 さらに、ほとんどのアプリではメッセージングとファイル共有が可能であるため、会議に関連する重要な情報とドキュメントを最新の状態に保つことができます。

あなたが時間を節約しようとしているなら、それについて行くより良い方法はありません。

3.エンゲージメントと生産性の向上

調査によると、画面共有などのWeb会議機能は、エンゲージメントの向上と生産性の向上につながります。 上記で説明した画面共有などの他の機能もあり、生産性の向上にも役立ちます。

これは驚くべきことではありません。Web会議アプリは生産性を念頭に置いて構築されており、時間が経つにつれて改善されることは間違いありません。

クラウドコンピューティングなどのテクノロジーの台頭により、オンライン管理と生産性の大幅な向上が見込まれており、すべての企業がそれに注意を払う必要があります。

4.セキュリティ

セキュリティは多くの企業にとって非常に優先事項であり、VoIPは、電子メールや電話などの従来の形式と比較して、はるかに安全な形式のテクノロジーです。

これらのプラットフォームを介して共有される通信のほとんどは安全であり、極秘情報を処理する際にさらに優れたセキュリティを確保できる追加のオプションがあります。

これらは、会議の効率を改善し、ビジネスを前進させるのに役立つWeb会議の4つの基本的な利点であり、他にも非常に便利な小さな利点がたくさんあります。

それに加えて、VoIPプロバイダーを決定する際に選択できる多くのオプションがあります。

今日のWeb会議で使用されている最も人気のあるソフトウェアのいくつかの簡単なリストを次に示します。

トップ3のビデオ会議ソリューション

効率的なWeb会議に関しては多くのオプションがあり、企業は最適なものを自由に選択できます。 ほとんどのWeb会議ソフトウェアは個別に提供されますが、一部のオプションは、フルサービスのビジネスコミュニケーションプラットフォームのボーナスとして提供されます。

Skype for Business

Skype for Businessは、Office 365とも呼ばれ、Microsoftのオンラインビジネスコミュニケーションの主力製品です。

これは、効率的なビジネスコミュニケーションを可能にする最新のソリューションを備えた強力なオンラインコラボレーションツールです。 Office 365を使用すると、ユーザーはOfficeアプリ、メッセージング、通話、オンラインストレージにアクセスでき、画面やファイル共有などの機能を備えた大規模なチーム会議を開催できます。

Skype for Businessは、特にほとんどのユーザーがすでにプラットフォームにある程度精通しているため、Web会議に参加しようとしている企業に人気のあるソリューションです。

標準プランはユーザーあたり月額8.25ドルからで、プレミアムプランには月額12.50ドルの価格帯でさらに多くのオプションがあります。 全体として、Skypeをオンライン会議に使用することは安全な選択のように思われ、非効率的な会議を永久に排除しようとしている企業にとっては優れたソリューションです。

Google Hangouts Meet

Google Hangouts Meetは、G Suiteと呼ばれる人気のクラウドベースのツールシステムの一部として提供される、Googleの公式ウェブ会議ソリューションです。

いつものように、グーグルはそれをシンプルに保つことを好みます、そしてそれはまさにミートが何であるかです。

各ユーザーは、Googleカレンダーと自動的に同期される会議をスケジュールするオプションを利用でき、誰でも簡単な会議リンクURLを使用して参加できます。 システム全体が他のGoogleツールと同期されているため、全員が会議に関するタイムリーな通知を受け取ります。

単一のプラットフォームでの運用を好む企業にとって、Google Hangouts Meetは、企業がすでに人気のあるGSuiteプラットフォームを利用している場合に最適なオプションです。 興味深いことに、Meetを使用すると、同様のアプリ（Skype for Businessなど）を使用しているユーザーが、お気に入りのユーザーインターフェイス（この場合はSkype）を犠牲にすることなく会議に参加できます。

開始料金はGSuiteプランによって異なり、ユーザーあたり月額6ドルからです。

ズーム

Zoomは強力なビデオ会議ソリューションであり、それぞれのプラットフォームに付属しているSkypeやGoogleのMeetなどと比較して個別に提供されます。

これにより、究極のビデオ会議サービスを提供する際に、Zoomに特定の利点がもたらされます。 Zoomは、HDビデオ、画面共有、チームチャット、記録とトランスクリプトなどのコラボレーションツール、強力なセキュリティ、クラウドベースの統合を提供します。

Zoomは、あらゆるデバイスからアクセスできる最新の会議アプリであり、効率的な会議のためのすべての追加の柔軟性を企業に提供します。 ユーザーは、電話、車、またはパーソナルコンピューターから会議に参加できます。 全体として、Zoomは多くの追加ツールを提供しており、機能するためにビデオ会議に大きく依存しているチームにとっては素晴らしいオプションのようです。

基本プランは無料（$ 0）ですが、効率的な会議の開催には一定の制限があります。 Pro Planにはほとんどの機能が付属しており、ユーザーあたり月額$ 14.99です。 企業は、ユーザーあたり月額わずか19.99ドルで、全機能を利用できるビジネスプランにアップグレードすることもできます。

その他の人気のあるオプションには、GoToMeeting、Zohoなどのソリューション、またはRingCentralなどのフルサービスのビジネス通信プ​​ラットフォームが含まれます。

価格比較

一部の目的に使用できるZoomの無料バージョンを除外する場合は、Google HangoutsMeetが最も安価な選択肢です。 追加のツールと機能に関しては、Zoomは優れた製品ですが、より高い価格帯で提供されます。

全体として、シンプルなソリューションを探している企業はSkypeまたはGoogleに安全に依存でき、ビデオ会議テクノロジーに依存している企業は、Zoom、RingCentral、Zohoなどのより高度なソリューションに投資できます。

非効率的な会議は費用がかかりますが回避可能

物事がうまくいかない場合、非生産的な会議やタスクのチームメンバーは、自分の仕事に役に立たないことに遅れずについていくのは時間の無駄だと感じます。 すべての企業はこれらの問題を排除するよう努力する必要があり、VoIP通信はここでは優れたソリューションのようです。

Web会議ソリューションは、簡単なスケジューリング、通知、コラボレーションツール、マルチデバイスアクセス、チャット、クラウドベースのファイル共有、一流のセキュリティプロトコルなどの機能を使用して、企業がオンラインでより効率的な会議を開催するのに役立ちます。 これらのツールにより、フォローアップのスケジュールをシームレスに設定することもできます。

時間管理と会議の数を検討する一方で、会議の実行に使用するツールも検討してください。 Web会議ツールのインタラクティブな比較表により、次の会議を最大限に活用できます。