ビジネスで評価する重要なデータポイントVoIP通話レポート

公開: 2016-10-20

最近のほぼすべてのビジネスVoIPプロバイダーは、オンライン管理ポータルを介して電話回線を非常に簡単にカスタマイズおよび調整できるようにしています。管理者や管理者が非常に忙しく、他の責任に悩まされている場合、オフィス内、さらにはオフィス外で何が起こっているかをすばやく確認できることは、非常に有益です。

これらのオンライン管理ポータルを利用して、ユーザーは回線を追加または削除したり、内線番号を変更したり、さまざまな機能を試したり、さらに重要なことに、非常に詳細な通話分析やレポートログにアクセスしたりできます。これらの通話レポートログは、ビジネスの通話アクティビティを表示したり、ビジネスの方向性を理解したり、小規模ではどの電話回線の音量が他の回線よりも多いかを理解したりするのに最適な方法です。

あなたのデータを追跡する力

これらの通話レポートログを使用すると、ユーザーは電話システムと、オフィスの内外でどのように使用されているかに関する豊富な情報を一目で確認できます。管理者は、特定の日付範囲または全体からのインバウンドおよびアウトバウンドコールの数、個々のコールの長さ、応答または不在着信の数、システムに残っているボイスメール、オンラインファックスの数などのメトリックを追跡できます。オンラインで同じポータル内の個々の通話の録音にアクセスするだけでなく、どこにでも送信または受信されます。

8x8-通話レポート

ボタンをクリックするだけで利用できる、システムとその使用方法に関する膨大な量の情報を使用して、この情報を活用して収益を改善する方法を理解することは、絶対的なゲームチェンジャーになる可能性があります。これらの通話レポートログは、ビジネスの通話アクティビティを表示したり、ビジネスの方向性を理解したり、小規模ではどの電話回線の音量が他の回線よりも多いかを理解したりするのに最適な方法です。コールログは、進捗状況と効率を測定するためにも使用でき、マネージャーがチームを成長または縮小する必要がある時期を認識するのに役立ちます。

目を離さないための重要な情報

ほとんどの通話レポートログは、同様の簡単な通話情報を収集し、追跡するための同様のデータポイントを提供します。プロバイダーまたは特定のサービスプランによっては、データポイントがわずかに異なる場合がありますが、一般的でより重要な情報のすべてではないにしても、ほとんどを含める必要があります。たとえば、サービスにオンラインFAXが含まれていない場合、もちろんログはそれを表します。

通話ログ：もちろん、これらのログには、電話システムで行われたすべての通話の完全なリストが含まれます。 これらのログは、インバウンドコールとアウトバウンドコールだけでなく、不在着信や応答も追跡します。ユーザーは、これまでに行われたすべての通話のリスト全体を確認したり、特定の日付範囲を選択して結果を絞り込むことができます。
連絡方法：基本から始めて、すべてではないにしてもほとんどの通話レポートログには、システムで行われたトランザクションの全体的なリストとそれらがどのように行われたかが含まれます。これらのレポートは、該当する場合、すべての通話、ファックス、国際通信、およびビジネステキストメッセージをログに記録します。
連絡先：電話やFAXだけでなく、これらのログには通常、どの電話番号がシステムから呼び出されているかを示すためのより詳細な情報が含まれています。 サービスにオンラインFAXが含まれている場合、ユーザーはFAXの送受信場所を監視することもできます。
すべての電話アクティビティを追跡する：ユーザーは、これらの通話レポートを特定の電話回線に絞り込み、電話回線がかけている番号、かけている電話番号、各通話の長さを詳しく調べることができます。通話量でさえ、特定の期間にどの回線が最も多くの通話を発信または受信するかを理解します。
録音された通話の管理と聞き取り：繰り返しになりますが、プロバイダーとサービスのレベルに応じて、通話録音はこれらのオンライン管理ポータルからオンまたはオフにできることが多く、通話レポートログにより、ユーザーは各通話の録音に直接アクセスできます。ログ自体。エージェントが信じられないほど長いまたは短い電話をかけたことに気付いた場合は、録音を聞いてそれがどのように行われたかを確認できます。

さらに、一部のプロバイダーは国際電話をシンプルにし、無制限の国際プランを含めることを目指していますが、他のプロバイダーは各国固有の料金に基づいて1分ごとに課金します。使用されたこれらのレートと分は、ビジネスで使用されているサービスレベルに基づいて、通話レポートログに反映される可能性があります。多くのオンラインレポートログでは、ユーザーが請求を追跡したり、機能やその他の関連費用を管理したりすることもできます。

チームはこの新しいデータをどのように活用できますか？

通話レポートログは、通信の大部分を電話システムに依存している企業にとって大きなメリットになります。多くの企業は、クライアント、顧客、および潜在的な見込み客とのコミュニケーションに基づいてのみ運営しています。ビジネスや特定のユースケースに応じて、注意を払うべき最も重要な要素は異なる場合があります。コンタクトセンターを運営している場合でも、コールセンターを運営している場合でも、これらのコールレポートの真の力は、電話の使用状況に注意を払うことです。

売上高：

会社が販売に重点を置いている場合、通話レポートログの優れた用途は、通話の頻度、1日に行われる通話の数、通話間のダウンタイム、そしてもちろん各通話の長さを追跡することです。エージェントが1日に大量の電話をかけているのに、一度に30秒間しか電話がかかっていないことに気付いた場合は、そのエージェントがどのように実行しているかをよりよく理解できる可能性があります。

情報を活用して従業員がどのように実行しているかを理解することは、ビジネスが可能な限り改善するためにその慣行を最適に調整するのに役立ちます。アウトバウンドコールと大量の通話が優先される場合、システムのコールログを追跡することは、生産性を追跡し、より現実的な目標を設定するためのクォータを管理するための非常に便利な方法です。

顧客サービス：

販売と同様に、エージェントのコールアクティビティを詳細に調べることで、ビジネスが最高レベルの効率で実行できるように業務を調整するのに役立ちます。量は必ずしも品質と同じではないため、これも特定のユースケースによって異なりますが、個々の電話回線のアクティビティを追跡する機能を使用すると、その情報を活用して収益を向上させることができます。

エージェントが電話回線に接続している時間が予想外に短い場合、それらの番号が再び電話をかけて別のエージェントと話すことになった場合、管理者はその情報を使用してトレーニングを改善したり、個人と協力したりできます。それらの効率を改善するためのエージェント。

一般的な使用：

ビジネスがセールスやカスタマーサービスのようにインバウンドまたはアウトバウンドの外部通信に依存していない場合でも、チームはこれらのコールレポートログによって収集されたデータを理解して使用することで大きなメリットを得ることができます。もちろん、細かく管理して肩越しに注意を払うのが好きな人は誰もいませんが、電話レポートを使用すると、マネージャーは従業員の活動をより深く調べ、電話の使用法について詳しく知ることができます。従業員が一度に何時間も電話をかけて個人的な電話をかけている場合、生産性は明らかに打撃を受けます。これらのレポートログの力により、マネージャーはこの特定の活動を詳しく調べることができます。

ユーザーは、電話の統計だけでなく、請求、使用時間、最も使用されている機能、その他の費用、さらにはファックスの送信回数と送信先を確認することもできます。あなたのビジネスが多数の国際電話をかける場合、これらのレポートログは、どの国が最も連絡を受けているかをよりよく理解するのに役立ち、プロバイダーが単純なパッケージに国際電話を含まない場合は個々の料金を追跡します。

コールログを使用すると、マネージャーは次のことができます。

チームを戦略的に計画および調整する

すべてのトランザクション、通話、FAX、および経費、請求、および全体的なビジネス指標を追跡します。通話レポートを注意深く監視することで、ビジネスの流れを追跡し、期待を維持し、最高レベルの効率を確保することが容易になります。

いつでもどこでもデータを常に把握

インターネットに接続された任意のデバイスからWebベースのポータルにログインできるため、外出中や国の反対側にいても、マネージャーは注意深く自分のビジネスやチームの活動を把握できます。

多くの通話ログでは、ユーザーがMicrosoft ExcelのFire形式でデータをダウンロードすることもでき、オフラインアクセスやさらに強力な分析のためにこれらの通話ログの電子メール配信をスケジュールすることもできます。

必要に応じてログを並べ替える

ユーザーは、時間、日付範囲、または特定の電話回線に基づいてログを並べ替えることができます。全体的な視野を広げたり、非常に具体的な範囲の指標にズームインしたりする機能により、マネージャーはこの情報を企業規模で活用したり、1つのチームや特定のエージェントの管理を支援したりできます。道路の凹凸を滑らかにする必要があるものに焦点を当てる機能を使用して、収益を改善します。

すべての通話ニーズに対応する1つのリソース

オンライン管理ポータルとオンライン通話レポートログへのアクセスにより、ユーザーはこのプラットフォームを利用して、統計を収集して詳しく調べるだけでなく、それに基づいて行動することもできます。ソフトフォンのおかげで、Webから直接電話をかけ直したり、電話をかけたりすることができます。短い電話や切断された電話は、Webブラウザから直接取り戻すことができます。通話録音も非常に簡単にアクセスでき、通話ログのコンテキスト内で、必要なすべての情報をすぐに利用できます。