文書管理ソフトウェアとその利点

公開: 2023-03-21

どのようなビジネスにおいても、データはビジネスの最も重要な部分です。企業がデータを書籍に保存していた時代は終わりました。だからこそ、文書を保存するための安全なデータベースが存在します。

企業では毎日、大量のデータが処理されます。だからこそ、会社のニーズに合った効率的なソフトウェアが必要なのです。ここでは、ビジネスに役立つ管理ソフトウェアのリストを示します。

あなたの会社に最適なデータ管理ソフトウェア

法的文書管理ソフトウェア

法律事務所も文書管理ソフトウェアの分野から除外されるわけではありません。弁護士は、LexWorkplace を使用して文書を整理し、簡単に検索できるようにすることができます。このクラウドベースの製品は、法律事務所がさまざまな文書を扱うのに役立ちます。

すべての法律事務所がこれを備えている必要があります。

ウィンドウフォルダーよりも優れたソリューションを提供します
法律事務所にとって文書管理には S: Drive よりも優れたシステムです
アップグレードされたクラウドストレージソリューションを提供します
あらゆる規模の法律事務所に最適です。

M ファイル

M-Files は、セキュリティ、自動化、効率性を兼ね備えた DMS ツールです。さまざまな部門のすべてのビジネスファイルを 1 つの堅牢な電子アーカイブに結合します。チームはどの部門からの情報にも瞬時に簡単にアクセスできます。

このソフトウェアは最新のドキュメントを保存し、最も関連性の高いドキュメントに確実にアクセスできるようにします。また、高度なアクセスと暗号化を実装して、最も機密性の高いファイルを制御するのにも役立ちます。

洗練されていますが、ワークフローの自動化に優れています。ユーザーは、職場のガイドラインに従って承認のためにドキュメントを共有、編集、レビューできます。

テンプレート化

Templafy は優れているだけでなく、非常に効率的な DMS です。会社のファイルを、ユーザーが簡単にアクセスできる統合ライブラリに保存します。さらに、チームは変更をリアルタイムで追跡できるようになります。

Templafy を使用すると、カスタムテンプレートを使用してさまざまなビジネス文書を簡単に作成できます。このツールは、人事契約、NDA、サービス電子メールなどの重要なファイルの作成を自動化します。

このソフトウェアは、調整ツールと機能を使用して作成プロセス全体を最適化できるため、賢明でもあります。ファイル内のエラーや不整合を検出し、ユーザーの介入によって自動的に修正できます。

ペーパーセーブ

Papersave は、規模に関係なく、企業がファイルをより効率的に管理できるようにするもう 1 つの革新的で使いやすいツールです。このソフトウェアは、いつでも文書の特徴をキャプチャすることもできます。

ユーザーがユーザーインターフェイスからファイルをキャプチャできるため、ERP および CRM ソリューションに最適です。直感的な検索機能により、必要なドキュメントを検索できます。

堅牢なデータセキュリティにより、ファイルを追跡し、ファイルに対して実行されるすべての変更を監視しながら、特定の権限をチームに委任することができます。

文書管理ソフトウェアを選択する前に考慮すべき要素

DMD を選択する前に考慮する必要があることがいくつかあります。

使いやすさ: まず、ソフトウェアをどのように使用するかを考慮する必要があります。ナビゲートしやすく理解しやすい、ユーザーフレンドリーなインターフェイスを備えていることを確認してください。
機能: これらのツールのほとんどは、ファイル共有などの優れた機能をユーザーに提供します。これは、チームが同時にファイルを確認、編集、共同作業できるため、優れた機能です。
変更を追跡する: 優れたソフトウェアを使用すると、ファイルをリアルタイムで追跡できます。ソフトウェアはまた、古いバージョンに戻せるように、ドキュメントの古いバージョンをアーカイブする必要があります。
ツールが光学式文字認識を使用していることを確認します。OCR を使用する場合、ファイルをすばやくデジタル化して簡単にアクセスできます。このソフトウェアでは、ファイルを簡単にスキャンできる必要もあります。

社内で文書管理ソフトウェアを使用する利点

DMS はワークフローの合理化に役立つ企業基盤を提供するため、DMS に投資する価値があります。ビジネスの生産性も向上します。ビジネスにおける DMS の主な利点は次のとおりです

保管スペースを減らす

商業施設の費用は高いため、書類を保管する店舗を持つとさらに費用がかかる可能性があります。 DMS ツールは、ファイルキャビネットの固定に使用していたスペースを削減できるため、非常に重要です。したがって、これらの DMS はストレージの優れた代替品であり、オフィスのスペースを節約するのに役立ちます。会社でハードコピーが必要な場合は、保管庫などの別の安価な場所に保管できます。

セキュリティの強化

機密データは保護する必要があるため、ドキュメントのセキュリティはどの企業にとっても重要です。ハードコピーと比較して、DMS では機密ファイルへのアクセスを制御できるため、機密ファイルのセキュリティが強化されます。

さらに、DMS は、ファイルを閲覧した人、いつチェックしたか、ファイルが変更されたかどうかの痕跡を残します。機密文書の自動アラートにタグを付けることもできます。

書類の取り出しが簡単

ファイルの検索と取得は、特に大量のファイルを検索する場合には困難になることがあります。ほとんどの従業員は、適切な印刷ドキュメントの検索と整理に時間を費やしています。これは生産性に影響を与え、従業員が置き忘れた文書を見逃してしまう可能性があるため、成長が制限されます。

ただし、DMS を使用すれば、書類の紛失や置き忘れを心配する必要はありません。このソフトウェアを使用すると、ファイルを取得するためにコマンドが必要になるため、時間を節約できます。ネットワーク接続がある場合は、リモートからドキュメントにアクセスすることもできます。

災害時のバックアップを強化

ほとんどの DMS には、災害に備えたデータのバックアップと回復の計画があります。デジタルバックアップにより、書類は火災、洪水、その他の災害から保護されます。文書管理ツールを使用すると、文書を簡単に追跡できます。文書追跡機能を使用すると、閲覧後に重要な文書を紛失したり置き忘れたりする可能性がありません。

生産性を高める

DMS を使用すると時間を大幅に節約でき、生産性が向上します。これらの文書の追跡は簡単なので、従業員の士気を高め、顧客の満足度を高めることができます。 DMS はビジネスにこれらのメリットを提供します。

競争力
心の平和
顧客との関係を改善する
柔軟性

結論

ビジネスでのファイル管理を簡素化するには、ビジネスに合わせてカスタマイズされた DMS を入手する必要があります。生産性を向上させ、従業員の士気を高め、競争力を維持したい場合は、ビジネスニーズに合ったコスト効率の高い文書管理ソリューションを入手してください。ビジネスニーズを合理化し、生産性と収益性を維持するのに役立ちます。