知っておくべきGoogleスプレッドシートのテクニックとハック

公開: 2021-06-14

Googleスプレッドシートは、個人用およびビジネス用に作成された最高のツールの1つです。このシンプルなソフトウェアは、メールのマージ、複雑な数式など、さまざまなサービスを提供します。プログラムのすべての詳細を知っている限り、このツールを最大限に活用できます。

Googleスプレッドシートは、最も用途の広いプログラムの1つでもあります。シート自体を作成するだけでなく、やりたいことはほとんど何でもできます。計算とレポートは、多数のファイル所有者が作成、共有、編集できます。

世界中のさまざまな地域に分散しているチームと協力している場合は、いつでも簡単にGoogleスプレッドシートにアクセスして表示できます。 Googleスプレッドシートのような興味深い新しいアプリに出くわしたとき、この体験を最大限に活用するためにできる限り多くのヒントやコツを知りたいと思います。したがって、これらのトリックやハックを早く習得すればするほど、経験はより効率的になります。

Googleスプレッドシートにはさまざまな機能があり、どのように使用するかに関係なく、膨大な量の適用性があります。それらは簡単に始めることができますが、この驚くべきアプリケーションのより多くの特徴と機能を学び続けるにつれて、データを使って実行できる幅広い作業があります。

グーグルスプレッドシートがもたらすことができるすべての多くの利点の中で、あなたはそれをあなたの利点に使う方法を知ることに非常に興味があるでしょう。そうでなければ、あなたはそれがあなたとあなたのビジネス全体にもたらすことができるすべての大きな利点を逃してしまうでしょう。

ここにあなたが知っておくべき最高のGoogleスプレッドシートのトリックとハックのいくつかがあります

コメントを通じてメールを送信する

Googleスプレッドシートでは、特定のセルを強調表示してコメントを挿入できます。さらに、このコメントを介して自動的にメールを送信することもできます。

このように、Googleスプレッドシートは、チーム全体とのコラボレーションに最適な機能の1つを提供しています。この自動メール機能を使用すると、受信者をリアルタイムで更新できます。

コメントを介してメールを送信するには、次のことを行う必要があります。

コメントを追加するセルをクリックして、[コメントの追加]オプションを選択します。
コメントボックスが表示されたら、プラス記号（+）を追加してから、受信者の電子メールアドレスを追加します。
コメントを追加すると、受信者にもすぐにメールが届きます。

セルを特定の順序でグループ化する

Googleスプレッドシートのセルは、さまざまな方法でグループ化できます。通常、これは、作成されたスプレッドシートの特定の機能、または個人的な好みによって異なります。ここで、適用できる最良の手法の1つは、ARRAYFORMULA（）を使用することです。

さらに単純化するために、配列は値のテーブルを参照します。 ARRAYFORMULAがデータに適用されると、データも単一のバッチで処理されます。この式を使用すると、1つの場所ですぐに変更を加えることができ、これらの変更はデータ範囲全体に自動的に適用されます。

ヒートマップを作成する

ヒートマップは、テーブルの特定の重要な部分に注意を引くことができる機能です。特に、大きなデータ、大きなシート、および複数のテーブルで作業している場合、読者が関心のある主要な領域をすぐに指摘することは非常に混乱します。ヒートマップは、単に強調表示するだけでなく、シート上に重要なレイヤーを作成するための最良の方法です。

たとえば、明るい赤のハイライトは重要性の低い情報用であり、真ん中の赤いハイライトは非常に重要なデータですが、濃い赤は最も注意が必要な最も重要な情報を構成します。

ヒートマップを作成するには、次の手順でGoogleスプレッドシートの条件付き書式設定機能を使用できます。

フォーマットルールを適用するセルを選択します
[フォーマット]、[条件付きフォーマット]の順にクリックします
カラースケール機能を使用してルールを作成します

ピボットテーブルを使用する

Googleスプレッドシートのピボットテーブルは、特に要約したい大量のデータを扱う場合に便利です。

ピボットテーブル機能を使用すると、2次元テーブルをピボットして、テーブルの3次元を考え出すことができます。この種の機能は、次のような質問に答えるのに役立ちます。

2019年の第4四半期に、各店舗または支店で販売されたロッカーの数はいくつですか。
5月の収益の面で最も貢献した営業担当者はどれですか？

今後、ピボットテーブルを作成するには、次の手順を実行できます。

データに使用するすべてのセルを強調表示します
トップメニューで[データ]をクリックし、[ピボットテーブル]オプションを選択します
必要に応じて、カスタマイズされたピボットテーブルを作成します

異なるフィルターを適用する

はい、フィルタはGoogleスプレッドシートドキュメントにも適用できます。これらのフィルタは、シートの特定のデータグループをよりよく理解して分析できるように配置されています。

フィルタを使用すると、特に関心のあるシートの行または列のみを表示できるようになります。このトリックは、特にレポート中にスプレッドシートを使用している場合に便利です。

スプレッドシートにフィルタを適用するには、次の手順を実行します。

フィルタアイコンまたはボタンを選択します
フィルタに含める値を選択してください

データ検証機能を使用する

Googleスプレッドシートをより効率的にするもう1つの機能は、データ検証機能です。この関数を使用すると、ワークシートに入力されているすべての値を制限できます。

データ検証機能を使用するには、次の手順に注意してください。

トップメニューから「データ」を選択します
「データ検証」をクリックします
その後、「範囲からリスト」または「アイテムのリスト」のいずれかを選択できます

これにより、作成したリストのどの項目とも一致しないデータを入力すると、警告がポップアップ表示されます。この機能を使用すると、ユーザーを制限することもできます。これにより、シートを表示またはアクセスできるユーザーは、リストからのアイテムのみを入力できるようになります。

シート内のデータを保護する

この手法は、同じGoogleスプレッドシートドキュメントのユーザーが多い場合に非常に便利です。最終的な情報、特に非常に重要なデータがある場合は、これらのセルをロックすることをお勧めします。そうすることで、ロックしたセル内のデータが誤って変更されることはありません。

これは、「範囲編集権限」タブにアクセスすることで実行できます。次に、「あなただけ」オプションを選択します。

最後の言葉

このGoogleスプレッドシートのチートシートを使用すると、Googleスプレッドシートのユーティリティと機能を最大限に活用できます。一般的に、目標は可能な限り最善の方法でGoogleスプレッドシートから利益を得ることにあります。はい、これらのテクニックを習得するには、時間と労力がかかる場合があります。しかし、コツをつかむと、Googleスプレッドシートをまだ活用していないという理由だけで、実際には多くのことを見逃していることに気付くでしょう。次に、これらの手法の適用を開始します。

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