HR はどのように電子メール署名を使用して企業文化を表現できますか?

電子メールの署名は、マーケティング担当者の 62% 以上が使用しており、企業のブランド認知度をさらに拡大できる貴重なツールとして機能しています。 メールへの簡単な追加として、このマーケティング ツールを使用して、送信するすべてのメールにプロ意識の要素を加えたり、人々があなたの仕事用アカウントと連絡を取り合うのに役立つ有用な情報を添付したりできます。

それでも、会社を宣伝してブランドの認知度を高めるだけでなく、電子メールの署名を使用して、会社の文化をさらに表現し、コミュニケーションを促進することもできます. 実際、コミュニケーションを容易にするというこの最後のポイントは、さまざまな主要なマーケティング エージェンシーに反映されており、マーケティング担当者の 89% が署名を使用して詳細な連絡先情報を含めています。

この記事では、会社全体で電子メール署名を使用する利点を探り、主な利点を説明し、社内文化を伝えて発展させる方法を示します.

すぐに始めましょう。

Outlook で電子メールの署名を追加するにはどうすればよいですか?

Outlook で電子メールの署名を追加するのは驚くほど簡単で、わずか数分で署名を作成してアップロードできます。 高度にカスタマイズ可能なオプションと、さまざまなオンライン クリエーターに頼ることができるため、会社全体の署名を実装することは、思っているほど難しくありません。

Outlook では、従うことができる特定のプロセスがあります。

• 環境設定 – Outlook のメール アカウントを開いた後、画面の左上にあるウィンドウ バーにある環境設定に移動します。
• 署名 –アルファベット順のリストを下に移動して署名に移動するか、[ヘルプ] を選択して直接検索します。 これをクリックして、Outlook 内で署名ページを開きます。
• 編集 –プラス (+) 記号をクリックして、新しい署名を追加します。 その後、パーソナライズされたフィールドと応答でカスタマイズする前に、署名のタイプと名前を編集できます。 同様に、サードパーティのアプリケーションまたはサービスで署名を作成した場合は、事前に作成された署名を直接アップロードできます。
• 公開 –電子メールの署名をカスタマイズした後、[適用] をクリックすると、変更がアカウントに公開されます。 電子メールの署名が選択されていることを確認してください。 そうである場合、アカウントから送信する次の電子メールには、ページの下部に電子メールの署名が自動的に含まれます。

これにより、会社全体に均等に配布できる電子メール署名を迅速に作成して含めることができます。

私の会社が電子メール署名を使用する必要があるのはなぜですか?

電子メールの署名を作成すると、この便利な電子メールの追加機能の利点を体験できるようになります。 通常、電子メールの署名には、すぐに得られるメリットと、時間の経過とともに増加するメリットの両方があります。 たとえば、これらの署名にはすぐに役立つ利点がありますが、これについては後で説明しますが、現在署名を使用すると、今後送信するすべての電子メールにこの追加情報が永続的に含まれることになります。

誰かが自分の電子メールを参照し、過去の電子メールを振り返ってあなたの発言を確認した場合、電子メールの署名は、会社のブランディング、その情報、および将来の詳細を永久に思い出させるものになります.

電子メール署名を使用することの即時の利点は計り知れません。この単純な追加が大きな違いを生んでいます。 オンライン電子メール署名は次のことができます。

• プロフェッショナリティの向上 –現在、82% 以上の企業が電子メールの署名を積極的に使用しています。 これが事実である主な理由の 1 つは、プロ意識のイメージを促進することです。 企業はそれらを使用して、ブランドを表示し、詳細を含め、企業の色を使用できます。 これは便利なだけでなく、オンラインでプロ意識を高めます。
• 連絡先の合理化 –電子メール署名を使用するもう 1 つの利点は、従業員が連絡先を追加できることです。 電子メールは広く使用されていますが、最も効率的なコミュニケーション手段とは言えません。 このため、電話番号、別の電子メール アドレス、または別の連絡先を含めると、人々が会社と連絡を取り合うのに役立ちます。
• ブランド認知度の向上–ブランド認知度は、オンライン マーケティングの大きな部分を占めます。 実際、メールに会社の色を反映した色を含めるだけでも、ブランドの認知度を最大 80% 向上させることができます。 会社の電子メール署名には、マーケティング資料、ブランド ロゴ、および会社名を含める絶好の機会が提供されます。 時間が経つにつれて、これは人々が肯定的な顧客サービスを認識し、あなたのブランドと関連付ける可能性を高めることに貢献します.

これらは電子メール署名を含めることで得られる主な利点ですが、これは表面的なものにすぎず、これはビジネスに加えることができる低コストの変更の 1 つです。

人事部は、社内の企業文化の進歩のために電子メール署名をどのように使用できますか?

ビジネスに電子メール署名を導入することの外部的な利点について説明しましたが、人事部門が企業文化の進歩のために電子メール署名を使用することで、内部的な利点も享受できます。

電子メールはビジネスにおけるコミュニケーションの中心的な方法であり、従業員はこのストリームを使用して 1 日を通して互いに話し合っています。 この先例により、人事部門はコミュニケーションにさまざまな追加情報を含めることができます。

たとえば、HR は電子メールの署名を使用して、

• 会社の調査を実行する –人事部門内から送信される電子メールの署名内に、従業員は、人事が実施している最近の調査へのリンクを含めることができます。 これには、労働者の状況に関する匿名調査へのリンク、フィードバックを提供する場所、または現在実施中のその他の調査へのリンクが含まれる場合があります。 これにより、従業員は自分の気持ちを共有する場所に簡単にアクセスできます。これは人事メールに含まれているため、調査を検索するための中心的な場所を提供しながら、全員の時間を節約できます。

• 会議のスケジュール – HR の多くの従業員は、電子メールの署名を「会議の予約」リンクを保存する場所として使用しています。 これにより、他の従業員はオンライン プラットフォームに移動し、利用可能な会議スロットから選択できます。 人事部の従業員が多くの会議をスケジュールする必要がある場合、これにより、従業員が 1 日のうちの適切な時間を見つけられるようにしながら、前後に行う時間を大幅に節約できます。 これは、社内での新しい会議の作成と配布を効率化するための最良の方法の 1 つです。

• ニュースのアナウンス– 最後に、HR は電子メールの署名を通じてメッセージや会社のニュースを配信できます。 大規模な発表から配布可能な日刊紙まで、電子メールの署名は、企業のニュース ポータルを読むことに集中しなくても、人々を関与させ、最新情報を提供し続けるのに最適な場所です。 情報を配布するこの非コミットの方法により、人事チームは余計な手間をかけずにメッセージを簡単に伝達できます。

人事部が電子メールを送信するすべての人が見たりアクセスしたりできる唯一の場所として、電子メールの署名は、企業文化を促進する要素を含めるのに最適な場所です。 多くの場合十分に活用されていませんが、これは人事部門に組み込むことができ、大きな違いを生む可能性のある特異な変更です。

最終的な考え

電子メールの署名は、専門的なコミュニケーションを改善し、ブランドの認知度を高めるために使用できる便利なツールとして広く議論されていますが、社内コミュニケーションに役立つツールとして提示されることはほとんどありません. 従業員が人事担当者に連絡するためのより多くの方法を提供するだけでなく、電子メールの署名は、多くの場合、さらなるコミュニケーションのための優れた掲示板です。

スケジュール会議ボタンを含めることから、会社のニュースを挿入できる場所を設計することまで、電子メールの署名は、企業環境内で会社のつながりと文化を促進する素晴らしい場所です.