ITサポートの問題を回避する方法
公開: 2021-05-06事業主として、私たちが包括的に理解していない部門が存在することは避けられません。 そのため、特定のタスクに適したスキルセットと能力を備えたスタッフを採用しています。 靴が合わない場合は、その役割を完全に外注することができます。 これらのメカニズムを導入することは、ビジネス効率の鍵となります。
ただし、特定の問題は他の問題よりも深刻です。 最大の頭痛の種の1つはITです。 システムがダウンすると、生産性が大幅に低下したり、極端な場合にはビジネスが停止したりする可能性があります。 完璧な世界では、ITの問題は発生しませんが、実際には、少なくとも時折発生します。 この記事では、リスクを軽減する方法と、問題が必然的に発生した場合に最善の対処方法を学びます。
ITサポートとは何ですか？それはどこから来たのですか？
ITサポートの最新の概念は1990年代に始まりました。 ITヘルプデスクの急増はドットコムブームによって加速されましたが、それはしばしばプロ意識の観点から望まれるものを残しました。 お手玉に座ってレトロな小物の山の下で働いていたのんびりとした若い男性は、時代の一般的なステレオタイプです。 仕事に対する彼らのリラックスした態度は、同僚がITの複雑さを理解できないことによって大胆になりました。 （1）
従業員一人ひとりのパソコンが当たり前になり、技術の進歩に伴い、技術支援の需要が高まりました。 ドットコムブームは、2001年の9月11日の同時多発テロの頃に突然の激動の墜落に至りました。これは、9月11日の災害時のインターネットへの期待が、まだ初期段階のインフラストラクチャには大きすぎたことが一因です。 （2）
それにもかかわらず、電子メールやWebブラウザなどのインターネットサービスへの依存度が高まっていることと相まって、これらの欠点はITサポートの必要性を再強調し、皮肉にも業界の成長を支援しています。 これにより、電話ベースのITサポートを提供する巨大なコールセンターフロアが登場しました。
企業が独自の技術的な問題に対して標準化されたプロセスを備えたITサービスのニーズの高まりから利益を得るにつれ、ITは徐々にホラーストーリーの領域になりました。 コールセンターへの連絡は恐ろしい仕事であり、多くの場合、会社の地位の低い従業員に委任されたり、業績の悪い人への罰として使用されたりしました。
その結果、ITサポートはパロディーと嘲笑を通じて大衆文化の領域に入りました。 3つの有名なテレビ番組には、陰気なオタクの領域を展示するITクラウド、コメディレンズを通して日常の日常業務を描いたオフィス、そしてその署名フレーズであるリトルブリテンが含まれます。 '」
最後の例では、このキャッチフレーズは、最も合理的な要求への応答としてもコミカルに使用されていました。 その後、このフレーズは、ITサポートに特有の役に立たない、非効率なという広範な感覚に向けた、長らく、罵倒された爆発の省略形になりました。 （3）
現在、ITサポートは、いくつかの違いはありますが、過去数十年とほぼ同じように機能します。 これは、技術、ハードウェア、およびソフトウェアの問題の最初の呼びかけですが、ユーザーはチャットポータル、電話、電子メールなどのさまざまな媒体を介して通信することもできます。
昨年のITサポートのトラウマの記憶は決して遅れることはなく、自動化の増加とアルゴリズムへの依存により、倫理とサイバーセーフティに関するさらなる疑問が生じています。 それにもかかわらず、ITの問題を完全に回避することはできませんが、それらを軽減することは可能です。 （4）
ITサポートのトラブルを回避する方法
多くの人が証明できるように、予防は治療よりも役立つことがよくあります。 ITはビジネスに不可欠です。以下は、システムを実行し続け、継続的なITサポートの必要性を最小限に抑える方法に関するいくつかのアイデアです。
- 技術に精通したスタッフを雇う：これは簡単なことのように聞こえますが、新しいスタッフを雇うという旋風のプロセスの中で、誰かの技術知識がどれほど深いかを調査することは簡単に見過ごされがちです。 私たちは皆、技術的な困難を経験しているという感覚を知っていますが、サポートを求めて互いに無力に見える空白の顔の束だけが、従業員の履歴書の誤解を露呈しています。
- ソフトウェアを最新の状態に保つ：これらの厄介な「システム更新」警告に関連する一般的な感情には、煩わしさ、混乱、重要性、欲求不満などがあります。 多くの場合、そのようなメッセージは無視されるように設計されていますが、それは私たちの応答ではありません。 （5）
アップデートはバグを修正し、セキュリティを改善し、開発者が気付いたがあなたが気付いていないかもしれない他の内部問題に対処します。 単に「問題のない」システムを使用することは、自己満足の兆候であり、ITとの長時間の電話に一歩近づきます。 - 継続的にスタッフをトレーニングし、優秀な人材を育成します。IT、より一般的には技術は常に開発の状態にあり、18か月ごとに速度が2倍になります。 常にカーブの先を行くことができるとは限りませんが、少なくともそのカーブがどこにあるかを知ることは重要です。 （6）
定期的なスタッフトレーニングは、使用しているシステムに関する人々の知識の多くのギャップを埋めることができます。 多くの人は、パスワード強度の重要性や、基本的なプラットフォームの問題のトラブルシューティング方法についてさえほとんど知らないでしょう。 技術に精通した従業員にトレーニングの仕事を与えることは彼らの仕事への誇りを促進することができ、その結果、あなたのスタッフは発生する問題を解決するのにより自給自足になるでしょう。 - 包括的なパッケージを購入する：プラットフォームを購入するとき、物を個別に購入したくなるかもしれません。 ここからのサーバー、そこからのWebサイトのレイアウト、DiscountDaveのデスクトップ。 これは絶対に避け、単一のディーラーから完全なシステムを購入するようにしてください。 全体が同期しているプラットフォームでは、問題が少なくなります。 問題が発生した場合、ディーラーはシステムの隅々まで精通しているため、問題を解決するのに役立ちます。これは、オッズとエンドのフランケンシュタインネットワークをナビゲートするよりも望ましい効率的な方法です。
- アップグレードのタイミングを賢く選択する：主要なプロジェクトの途中でシステムをアップグレードしないでください。ワークフローに悪影響を与える可能性があります。 戦略的に行動し、プロジェクトの合間に、タスクにふさわしい注意を向けることができる時間を見つけます。
- 「コンピューターの衛生状態」を常に把握する：この点は2つあり、文字通りであり、比喩的でもあります。 コンピューターの衛生状態は、すぐにコンピューターを物理的に掃除するように聞こえるかもしれませんが、コンピューターの衛生状態の原則は、クリーンでサイバーセキュリティに役立つ製品やツールの使用に関連しています。 （7）
技術を物理的に掃除することも重要です。 ほこりがコンピュータに蓄積し、空気の通路を塞いで、過熱やパフォーマンスの低下につながる可能性があります。 食べ物や液体がこぼれた場合も、すべてが順調に進んでいるように見えても、大きな問題の原因となる可能性があります。
さらに、あなたのビジネスを実行するために評判の良いソフトウェアを選択してください。 安価または無料の代替手段は魅力的に見えるかもしれませんが、多くの場合、スパイウェアやデータ追跡の望ましくない負担が伴います。 これらの悪意のある攻撃者は永続的な脅威であり、ITサポートに迅速に送信されます。
ITサポートエクスペリエンスに最適に対処する方法
ITサポートから永遠に身を隠すことはできません。 これらのサービスが必要になる時期が来るでしょう。 優れたITサポートオプションが存在することを知って安心します。 時が来たら、このアドバイスに従って、可能な限りシームレスなエクスペリエンスを実現してください。
- あなたの怒りを最小限に抑えるようにしてください：インシビリティと電話の使用は密接に関係しています。 現代の携帯電話は、社会的スキルの低下と無礼の原因であるだけでなく、電話の見知らぬ人、特にサポートスタッフに対する無礼は非常に一般的です。 ミックスに大量の欲求不満を投げかけると、あなたの行動がどれほど爆発的になる可能性があるかに驚くでしょう。 （9）
あなたが動揺したり混乱したりしているからといって、それはあなたに攻撃的になる権利を与えませんし、あなたのIT問題を解決するのにも役立ちません。 この状況では、忍耐が美徳になります。 落ち着いて状況を説明し、彼らの反応に注意深く耳を傾けてください。 彼らの言うことを実行し、混乱したときに質問をします。
もちろん、標準以下のサービスを受けた場合や、自分で無礼を経験した場合もあります。 いつでもどこでも、電話の終了時に、または何かが特に悪い場合はマネージャーとエスカレーションすることによって、これに対処します。 - 合理的な要求を行う：ITサポートは絶え間ない道のりです。 向こう側であなたを待っているのんきな熱帯の島の目的地はありません、雲は常に来るでしょう。 このため、合理的かつ建設的な要求を行う必要があります。
「Xを修正して今すぐ実行する」という期待は、システムをより速く稼働させることにはならず、あなたを助けようとしている人々を苛立たせる可能性があります。 一方、特定の仕事をするためには、特定の時点までに特定の時間までにいる必要があることを示唆することで、ITサポート担当者はより多くの作業を行うことができます。 - 問題のトラブルシューティング中にお金や割引について話すことは避けてください。お金は非常にデリケートなトピックであり、ITの問題を解決しようとすると役に立たない場合があります。 これを不必要に立ち上げると、プロセスが混乱して複雑になります。 これは、財政があなたが話している人の「部門」ではない可能性が高いという事実によって悪化します。
受けているサポートと比較してサービスのコストについて真の懸念がある場合は、これを伝える適切な方法があります。 通常、ポイントを明確に述べ、交換の明確な記録を残すことができる電子メールを書くことは良い考えです。
結論は
ITサポートは、ほとんどの企業のワークフローの基本となる業界です。 1990年代の起源以来、その腹立たしい評判とその後のパロディーに至るまで、多くの人がそれを避けようとしました。 更新と技術的知識に関する上記のヒントのいくつかに従うと、ITサポートが必要になる頻度を減らすのに役立ちます。 その必要性が生じたとき、少しの礼儀正しさと敬意が経験をはるかに建設的にすることができます。
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