リモートチーム向けの完璧なトレーニングウェビナーを作成する方法

チャットメッセンジャー、ビデオコール、およびチームコラボレーションツールは、リアルタイムの対面会話を通じて、リモートの従業員間のコミュニケーションを合理化します。

COVID-19によるリモートワークの現在の急増を考えると、求職者への面接、チームミーティングの主催、ビデオによるファイルの編集は今では当たり前のことです。

ウェビナーは、単に販売を行ったり、ブランド認知度を高めたりするだけではありません。 現在、スマート企業は、ウェビナーソフトウェアを、特にチームメンバーのオンライントレーニングに関して、社内のマスコミュニケーションのための貴重なツールと見なしています。

トレーニングウェビナーは、チームメンバー全員がHRポリシー、会社のソフトウェア、新製品、販売言語/技術などを明確に把握していることを確認します。 彼らはまた、専門的および個人的な開発を豊かにします。

• ウェビナートレーニングとは何ですか？
  • ウェビナーを使用して従業員をトレーニングする理由
  • トレーニングウェビナーの長所と短所
  • 一般的なトレーニングウェビナートピック
• 10ステップで成功するトレーニングウェビナーを作成する方法
  • ステップ1：コンテンツをサブトピックに分割する
  • ステップ2：主催者、講演者、パネリストを決定する
  • ステップ3：ライブと事前に録画されたウェビナーを評価する
  • ステップ4：従業員と人材の調査を実施する
  • ステップ5：ウェビナーコンパニオンパケットを開発する
  • ステップ6：視覚補助とツールを決定する
  • ステップ7：登録およびセキュリティプロセスを開発する
  • ステップ8：練習走行をホストする
  • ステップ9：フォローアップ調査を作成する
  • ステップ10：適切なウェビナーソフトウェアを選択する
• ウェビナーソフトウェアの主な機能
• トップ5ウェビナーツール
  • ズームビデオウェビナー
  • GoToWebinar
  • CiscoWebexイベント
  • RingCentralウェビナー
  • ライブストーム
• チームトレーニング用のWeb会議ソフトウェアとウェビナーツール

ウェビナートレーニングとは何ですか？

ウェビナートレーニングは、コンパクトなビデオ通話やWeb会議とは異なり、ホストが数百または数千の参加者や従業員と同時に接続できるWebベースのセミナーです。 従業員のトレーニングに関連するトピックのみに基づいた、ライブまたは事前に録音された仮想の大規模な内部会議と考えてください。

対面式のセミナーと同様に、トレーニングウェビナーでは、スライドショー、ゲストスピーカー、画面共有、質疑応答セッション、ビデオ、およびその他の支援を使用して、参加者の関心を維持します。

ウェビナーを使用して従業員をトレーニングする理由

企業はウェビナーを使用して、自社の製品やサービスを見込み客に直接売り込み、ターゲット市場について学びます。 時々、彼らはウェビナーをB2B製品として販売します。

スタッフを1対1で、少人数のグループで、または場所ごとにトレーニングおよび再トレーニングする代わりに、HRウェビナーが提供する機会を利用して、混乱を解消し、従業員の問題点を理解して軽減し、全社的に明確な期待を設定します。

ウェビナーを使用すると、HRスタッフ、採用マネージャー、および従業員の学習と開発に携わる他のすべての人が、再利用可能なトレーニングと企業文化プログラムを作成できるようになります。

トレーニングウェビナーの長所と短所

ウェビナーは、旅費、ケータリング費用、およびスペースレンタル料金を排除することにより、会社の多額の費用を節約できます。 しかし、間違って行われた場合、彼らはあなたのチームメンバーを非人格的でイライラさせます。

長所

• 費用対効果
• 時間の節約
• 従業員に柔軟性を提供する
• HRおよびトレーニングスタッフの可用性を向上させる
• リモートワーカー間のチームワークを増やす
• 将来の潜在的な混乱に関するプロアクティブを提供します
• マネージャーが潜在的なリーダーを特定できるようにする
• マネージャー以上に従業員を紹介します
• 複数の支店/場所間のコラボレーションを改善します

短所

• エンゲージメントを正確に測定するのは難しい
• ソフトウェアが不十分だと、トレーニングウェビナーが無意味になります
• 技術的な問題の可能性
• 複数のタイムゾーンにまたがるライブウェビナーの調整に挑戦
• 見落とされた質問の可能性
• 設計が不十分な場合、圧倒的で無限に感じます
• 対面でのコミュニケーションの欠如

一般的なトレーニングウェビナートピック

ウェビナー形式により、企業がサービスや製品を消費者に説明できるように、HRチームやマネージャーは、1回の全社的な会議で幅広いテーマをカバーする機会が得られます。

最も人気のあるトレーニングウェビナートピックには、次のものがあります。

• 従業員のオンボーディング
• HRポリシー
• 売上高
• ソフトウェア
• コンプライアンス
• 顧客サービス
• 製品のデモンストレーション
• 企業文化とブランディング

• 緊急時の手順とポリシー

10ステップで成功するトレーニングウェビナーを作成する方法

ウェビナーを介してリモートの従業員を管理するタイプの場合は、詳細な計画を立てる必要があります。

しかし、それを正しく行えば、将来にわたって素材や録音をうまく利用できるようになります。

以下のステップバイステップガイドに従って、オフィス内とリモートの両方のワーカーに対応するトレーニングウェビナーを作成してください。

ステップ1：コンテンツをサブトピックに分割する

最初のステップは、カバーしたいコンテンツを噛みやすいサブトピックに分割することです。

調査によると、参加者の10％だけが、1時間が適切なウェビナーの長さであると考えています。 したがって、より長いトピックについてチームメンバーをトレーニングする場合、最善の策は、コンテンツを30〜45分のセッションに分割することです。

たとえば、HRウェビナーをホストしている場合、サブトピックには次のものが含まれます。

• ブランディング/会社の歴史
• メリットと報酬
• 休暇/ PTO
• 多様性と包摂
• セクシャルハラスメントポリシー
• 報告手順

いくつかの短いまたは事前に録音されたオンデマンドセッションは、単一の疲れ果てたウェビナーよりもはるかに効果的です。 さらに、サブセクションを使用すると、リモートワーカーは、将来確認する必要のある特定のトピックを簡単に見つけることができます。

ステップ2：主催者、講演者、パネリストを決定する

サブトピックのリストがあると、ウェビナーの特定の部分を、それらについて話すのに最も適したチームメンバーに簡単に割り当てることができます。

ホストと共同ホスト、スピーカー、パネリストを選ぶときは、人口統計と役職の両方の多様性に焦点を当てます。

主にリモートチームと連携する場合、これらのトレーニングウェビナーは、通常は会う機会がないチームのメンバーにリーダーを紹介する機会です。その逆も同様です。

基調講演を行うか、特定のソフトウェアの使用方法についてチームメンバーをトレーニングするために、社外のゲストスピーカーを招待します。

ステップ3：ライブと事前に録画されたウェビナーを評価する

次に、ウェビナートピックをライブの視聴者に提示する方がよいのか、事前に録画してオンデマンドで利用できるようにするのかを検討します。

時間を節約するために、常に事前録音を選択したいという衝動に抵抗してください。 ソフトウェアトレーニングなどのトピックは、チームメンバーがリアルタイムで質問できるライブのインタラクティブな形式で提示すると、はるかに効果的です。 さらに、将来の使用に備えて、常緑のコンテンツを含むライブウェビナーをいつでも録画できます。

ただし、会社の休暇やソーシャルメディアポリシーなどは簡単で、事前に記録することができます。 事前にウェビナーを録画する場合は、チームメンバーが質問をするための明確なフォームまたはスペースを持っていることを確認してください。

ステップ4：従業員と人材の調査を実施する

ウェビナーの概要を完成させる前に、従業員と人事担当者向けの調査を作成してください。 これにより、問題のある領域を明確に特定し、チームが最も効果的であると思われる形式とツールを理解できます。

さらに、トレーニングウェビナーの設計プロセスにチームメンバーを参加させることで、チームメンバーはトレーニングに参加することとエンゲージメントを維持することの両方に熱心になります。

ステップ5：ウェビナーコンパニオンパケットを開発する

補足資料は、ウェビナーが終了した後に参照できるドキュメントを従業員に提供します。 それらは、カバーされた重要なポイントを強化し、ウェビナー中に参加者が従うべき何かを提供します。

補足資料は次のとおりです。

• 従業員のウェルカムパケット
• 会社の方針の印刷されたコピー
• 書面によるソフトウェアの説明
• プレゼンテーションで使用されるチャート、グラフ、およびデータポイントのコピー
• ワークブック
• コンプライアンス規制

ステップ6：視覚補助とツールを決定する

標準的なオフィスの会議やプレゼンテーションと同様に、ウェビナーも視覚補助の使用によって強化されます。

ウェビナーでチャットメッセンジャー、PowerPoint、Q＆Aツール、画面共有、ファイルアップロード、ライブポーリングなどの機能をどのように使用するかを決定します。

ステップ7：登録およびセキュリティプロセスを開発する

特に機密性の高い会社のポリシーとデータを扱う場合は、ウェビナーの安全を確保するのはあなたの責任です。

これは、登録プロセスの作成から始まります。

ウェビナートレーニングコースの場合は、アクセスを招待制にし、イベントをパスワードで保護します。 ウェビナー登録者を自動的に承認することはできますが、内部ウェビナーを実施する場合は手動で登録者を承認してください。

ウェビナーメンバーを追加/削除する機能、ミュート/ミュート解除機能、画面共有制限など、必要なホストコントロールを有効にします。

ステップ8：練習走行をホストする

特に、オンボーディングプロセスの一部として使用する記録されたトレーニングプログラムを作成することを計画している場合は、他のプレゼンターと試運転を行ってください。

このようにして、カバーしている素材に慣れ、技術的な問題に備えることができます。 また、ホワイトボード、ポーリング、画面共有などの機能についてもよく理解できます。

練習用ウェビナーを記録して、改善が必要な領域を評価します。

ステップ9：フォローアップ調査を作成する

ウェビナーが終了すると、作業は終了しません。 ウェビナーの有効性を評価する調査を作成するには、参加者にフォローアップする必要があります。

良いフォローアップ調査の質問は次のとおりです。

• ウェビナーは効果的な学習方法でしたか？
• ウェビナー中に技術的な問題が発生しましたか？
• ウェビナー中に集中力を維持できましたか？
• ウェビナーで、他の人に取り上げられている資料を説明する準備ができたと思いますか？
• ウェビナーの最大の長所と短所は何でしたか？

一部のウェビナーソフトウェアでは、録音を編集することもできるため、フィードバックに基づいてより強力であった可能性のあるセクションをクリーンアップしたり、追加情報を追加したりできます。

ステップ10：適切なウェビナーソフトウェアを選択する

準備の最も重要な側面は、ウェビナーをホストするために使用するソフトウェアを選択することです。

検索を開始する前に、ウェビナーを効果的にホストするために必要な機能を検討してください。

ウェビナーソフトウェアの主な機能

選択したウェビナーソフトウェアは、HRウェビナーが成功するかどうかについて最も重要な役割を果たします。 オプションを比較するときは、ウェビナーを作成する前に、探すべき最も重要な機能を知っておく必要があります。

選択するソフトウェアに次の機能があることを確認してください。

• 注意/エンゲージメントの追跡

• 録音/文字起こし機能
• 画面共有
• ポーリング
• Q＆Aツール
• 適切な出席者と時間制限
• パスワード保護
• ミュート/ミュート解除機能
• オンデマンド録音
• 参加者を削除/ブロックする機能
• ファイル共有
• グループおよびプライベートチャットメッセージング
• クローズドキャプション
• 共同ホスティング機能
• メールのリマインダーと通知
• 優れたビデオおよびオーディオ品質
• データレポートツール
• コミュニケーションツールの統合
• Facebook、YouTubeなどを介したライブストリーミング。
• バーチャルハンドレイズ
• ホワイトボード
• ダイヤルインオプション

トップ5ウェビナーツール

他のチームコラボレーションおよびWeb会議機能を備えたウェビナーソフトウェアが必要かどうか、またはスタンドアロンのウェビナーツールが必要かどうかを検討してください。

あなたのニーズは人気のあるウェビナーソフトウェアの無料バ​​ージョンで満たされますか、それともあなたの会社はより堅牢な有料プランに適していますか？

ズームビデオウェビナー

Zoomには、ビデオ通話機能と遠隔教育ツールで最もよく知られていますが、最大100人のインタラクティブWebカメラパネリストと最大10,000人の表示専用ウェビナートレーニングセッションの参加者を受け入れるビデオウェビナーアプリケーションもあります。

YouTubeとFacebookLiveの両方と互換性があり、人気のあるCMSソフトウェアと統合されているため、ブランド登録フォームをチームメンバーに簡単に送信できます。 従業員は、デスクトップ、モバイルデバイス、およびラップトップを介してホストと相互に監視および対話できるため、eラーニングがより便利になります。

ただし、Zoomのウェビナーツールの無料バージョンはありませんが、標準のビデオ会議機能の無料プランはあります。

ズームビデオウェビナーの追加機能は次のとおりです。

• ライブ、オンデマンド、定期的、および事前に録画されたウェビナー
• 自動ウェビナー録画
• レポートと分析
• Salesforce、Marketo、Panopto、およびその他のツールとの統合
• 70か国以上のグローバルダイヤルイン（通行料は含まれていません）
• エンゲージメント/注意の追跡
• ライブポーリング
• Q＆Aツール
• ワンクリックの画面共有
• クローズドキャプション
• バーチャルハンドレイズ
• グループと1-1チャットメッセンジャー
• ライブズームのサポート
• ミュート/ミュート解除
• 出席者をパネリストに昇格させる
• Zoombombingを防ぐための強力なホストコントロール

GoToWebinar

チームコラボレーションツールGoToMeetingはGoToWebinarも提供します。これにより、人事マネージャーとトレーニングスタッフは、イベントに参加するためにツールをダウンロードしなくても、ライブ、オンデマンド、および事前録音をホストできます。

優れたソフトウェア統合があり、Zapier、Salesforce、Infusionsoft、Leadpages、および多くのCRMツールと互換性があります。 Zoom Video Webinarsと同様に、現在無料のGoToWebinarプランはありませんが、ユーザーはサインアップ時に7日間の無料トライアルを利用できます。

大量の準備、画面共有、および多数のウェビナー資料を参加者と共有する必要があるホストは、GoToWebinarの包括的な計画機能によって十分に機能します。 このツールは、以前のウェビナー設定を保存し、将来のウェビナー用の自動テンプレートを作成します。

GoToWebinarは以下も提供します：

• 最大3,000人の参加者
• ウェビナー資料のブランディング
• カスタム登録フォーム
• ユーザーエンゲージメントダッシュボード
• 計時ツール
• ライブポーリング
• Q＆Aおよび調査ツール
• ウェビナーの記録
• 参加者のレポートとイベント分析
• 24時間年中無休の電話サポート
• ファイルとビデオの共有
• 最大6台の同時プレゼンターカメラ
• モバイルアプリ
• 共同ホスティング機能
• GDPRコンプライアンス
• 画面共有
• 視聴者が見ているものを確認するための視聴者ビュー

CiscoWebexイベント

Zoomと同様に、Cisco Webexは、標準のビデオ会議ソフトウェアで最もよく知られています（ZoomとWebexの比較を確認して、各ビデオ通話ツールが提供する機能の詳細を確認してください）。

WebexのウェビナーツールであるCiscoWebex Eventsは、最大3,000人のリモート参加者がライブストリームを視聴でき、最大40,000人のチームメンバーが事前に録画されたウェビナーを視聴できるため、多数の従業員を抱える企業に最適です。 Android、iPhone、およびその他のモバイルデバイスと互換性があるため、視聴者は自分に最適な方法で視聴できます。

Webexイベントの最も優れた機能の1つは、プライベート準備室です。 これにより、ウェビナー中にプレゼンテーションを行うすべての人が、自分自身または他のパネリストと会って練習することができます。

その他のWebexイベント機能は次のとおりです。

• エンゲージメントと注意の追跡
• シングルサインオンオプション
• AESデータの暗号化と招待のみのアクセス
• カスタマイズ可能な招待状とリマインダー
• 最大5人の同時プレゼンター
• アクティブスピーカービュー
• ホワイトボードの機能
• ファイルとビデオの共有/ストリーミング
• リアルタイムのファイル注釈
• ミュート/ミュート解除
• スレッド化されたQ＆A
• ライブポーリング
• パブリック/プライベートチャットメッセンジャー
• イベント後の調査
• 分析およびレポートツール
• CRM統合
• 顧客サポート
• ブランド素材/フォーム

RingCentralウェビナー

Ringcentralは、RingCentralWebinarを介してアドオンの有料ウェビナーツールを提供するもう1つのWeb会議ソフトウェアです。

Cisco Webexイベントと同様に、参加者の制限も高く、最大10,000人の同時視聴者と最大500人のプレゼンターが参加できます。 ウェビナーの開始後に参加者を追加または削除する機能など、強力なホストコントロールがあります。

RingCentral Webinarを使用すると、ホストはプレゼンターの仮想背景を設定できます。これにより、会社のブランディングが強化されたり、面倒な設定が隠されたりします。

RingCentralウェビナーは以下も提供します。

• カスタマイズ可能なブランド登録フォームとリマインダーメール
• ワンクリックのウェビナー録画
• ライブポーリング
• インタラクティブなQ＆Aツール
• データと分析のレポート
• チャットメッセンジャー
• ファイル共有
• 簡単に共有するためのソーシャルメディア統合
• 1回限りまたは定期的なウェビナー
• Salesforce、Marketo、およびその他の一般的なアプリケーションとの統合
• ホワイトボード
• アプリケーション共有
• バーチャルハンドレイズ

ライブストーム

Livestormは、Mac iOS、Android、およびほとんどのインターネットブラウザと互換性のあるモバイルおよびデスクトップウェビナーツールです。

LivestormのストリーミングツールまたはYouTubeを介してライブウェビナーをホストし、事前に録画されたオンデマンドの定期的なウェビナーも作成します。

Livestormは主にウェビナーソフトウェアとして設計されていますが、小規模なビデオ会議も可能です。

Livestormの主な機能は次のとおりです。

• デスクトップと単一アプリケーションの画面共有
• 最大1,000人の参加者
• 無制限のHDウェビナー
• ブラウザのみのアクセス可能性（ダウンロードは必要ありません）
• ファイル共有
• チャットメッセージングツール
• Q＆Aツール
• リアルタイムの投票および投票ツール
• 共同ホスティング機能
• ブランドウェビナー登録ツール
• 会社のウェブサイトに埋め込む登録
• カスタマイズ可能なテンプレート登録フォーム
• 分析とエンゲージメントの追跡
• インスタントウェビナーの記録
• 無制限の記録ストレージ
• 自動メールリマインダー
• 1,000以上のアプリとの統合
• GDPRコンプライアンス
• 参加者のモデレーション/ホストコントロール

Livestormの無料バージョンでは、最大10人の登録者と、最大4人の参加者と20分の制限時間での会議が可能です。 無料プランでは、無制限の数のライブおよび事前に録画されたウェビナーと、無制限の数のビデオ会議が提供されます。

チームトレーニング用のWeb会議ソフトウェアとウェビナーツール

小規模なチームは、ウェビナーソフトウェアとは対照的に、標準のビデオ会議ツールを使用して従業員をトレーニングし、総会を主催することができます。

上位のWeb会議ツールの表では、一般的なビデオ通話プラットフォームの機能、コスト、および機能を比較しています。

ウェビナーを使用してチームをトレーニングすることでどのような違いが生じるかを理解したら、それだけではありません。 ブランド認知度を高め、仮想的にネットワークを構築し、さらには社会的距離の間に仮想オフィスパーティーや従業員表彰式を主催するためのウェビナーへの他の方法を計画します。