未払いの請求書を効果的に回収する方法: 中小企業の経営者向けのベスト プラクティス

中小企業の経営者は、収益性を高めるための戦略を常に模索しています。 これを達成するための 1 つのアプローチは、期限を過ぎた請求書をできるだけ早く回収することです。 ただし、コレクションの専門知識があまりないビジネス オーナーにとっては難しいかもしれません。

さらに、中小企業のほとんどの所有者には回収部門がないため、期限切れの請求書を監視し、まだ支払っていないクライアントに迅速に連絡することがより困難になります.

この記事では、中小企業の経営者を支援するために請求書を収集するためのベスト プラクティスについて説明します。

1. 契約を結ぶ

すぐにビジネスに飛び込みたくなるかもしれませんが、契約を結ぶ前に法的拘束力のある契約を結ぶ必要があります。 ビジネス的にも理にかなっています。

提供することに同意するサービス、および支払いを受け取る条件は、法的拘束力のある契約である必要があります。 「私がこれをやる」「それならあなたがそれをやる」だけであっても、何かを書くことは、何もないよりはましです。

そのような契約書を起草するときは、あなたのビジネスに精通した法律専門家と協力することが理想的です。

2. クライアントにあなたの意思を伝える

クライアントなしでは生き残れませんが、支払いの遅延を日常的に見逃すと、評判が損なわれ、信用を失い、お金を失うことになります。 そうすることで、クライアントに無利子の融資を提供することになります。

それがあなたがなりたいビジネスであるなら、あなたはそれを追求すべきです。 しかし、そうではない可能性が高いため、未払いの請求書を監視し、必要に応じて、クライアントとの取引時に同意した支払い条件と契約を顧客に思い出させるための手順を作成する必要があります。

3. 問題を特定する

あなたの目的は、クライアントがあなたのお金を差し控えている理由と、それを取り戻す方法を突き止めることです。 たぶん、あなたのクライアントは忘れていたり、大変な瞬間に遭遇したり、管理業務に圧倒されたりしています.

問題の原因を特定したら、あなたとクライアントは公正な支払い条件を含む解決策を考え出すことができます。

クライアントが困難な時期に直面している場合は、クライアントが立ち直る可能性と、どれだけのお金を取り戻すことができるかを把握する必要があるかもしれません. たとえば、支払い能力がないのは、制御できない要因によるものですか?

売掛金とのオープンな連絡経路を確立し、「理由」をよりよく理解すると、時間どおりに支払いを受ける「方法」が明らかになります。

支払いの遅延は、未完成のプロジェクト成果物など、組織内の追加の問題を警告する可能性があります。 また、危険信号を発見した場合、クライアントを維持する価値があるかどうかを判断するのにも役立ちます.

4. 遅かれ早かれ

回収分野の誰もが、支払いサイクルの早い段階でアクティブであるほど、お金の一部または全部を回収できる可能性が高くなると言うでしょう。

通常、事態は予想よりも悪化します。数週間待つと、他のことに気を取られて気が散り、すぐにフォローアップしないことを馬鹿にされ、さらに数週間待つためです。

この悪循環が始まる前に止めましょう。 債務の回収に成功する可能性を高める 1 つの方法は、サイクルの最初から体系的なフォローアップを行うことです。

5. あなたの権利を知る

売掛金や債権回収のトレーニングを受けていない場合は、請求書の収集について暗闇の中でつまずいている可能性があります.

自分の権利と可能な償還請求権について学ぶのが早ければ早いほど、あなたは有利になります。 できることとできないことの知識が得られるだけでなく、クライアントへの対応に自信が持てます。

たとえば、誰かがあなたの借金取り立てを避けている場合、その人の社会保障番号を合法的に検索できることをご存知ですか?

6. より安く解決するための取引を行う

顧客があなたに 20,000 ドルの債務を負っており、120 日遅れているとします。 この 4 か月間、あなたは借金を取り立てようとしてきましたが、どうにもなりそうにありません。 債務を帳消しにする前に、クライアントと和解金額の減額について常に交渉するようにしてください。

支払いの遅れはあなたにストレスを与えますが、それが顧客にさらにストレスを与えることは確実です. 彼らはおそらくそれで睡眠を失っています。

あなたが彼らに近づいて、あなたがそれを受け取る準備ができていると言えば、彼らは彼らの本から5,000ドルを手に入れたいと思っているかもしれません. とにかくこれを絶望的だと書き留めたので、それはあなたのポケットに余分な$ 5,000です.

7. 落ち着いて

サービスを受けたのに支払いが遅れた顧客に腹を立てるのは人間だけです.

ただし、深呼吸して冷静さを保つ必要があります。 怒りは、債権回収の成功の可能性を減らします。 顧客はあなたの怒りを感じ、それを個人的に受け止め、あなたに協力することを拒否します.

あなたの気分は、あなたがクライアントにどう対処するか、そして彼らがあなたにどう対処するかに大きく影響します。 素晴らしい一日の最初の電話のように、すべての電話を扱います。 前回の電話で怒っていた場合は、落ち着いてからもう一度試してください。

クライアントは、設定したトーンに反応します。 あなたの楽観的な態度はクライアントに影響を与え、より協力的な反応を促します。

債権回収には粘り強さが重要ですが、フォローアップとせがみの間には狭い境界線があります。

• クライアントに嫌がらせをするということは、60 日間毎朝電話をかけ、怒鳴ることです。
• 継続的なアプローチには、7 ～ 10 日ごとに顧客に電話し、債務の返済を開始できるようにいくつかの支払い計画を提供することが含まれます。

8.すべてを記録する

クライアントからお金を取り戻そうとするとき、ドキュメンテーションは最も重要なことの 1 つです。 借金が訴訟に発展した場合、参照できる記録があると非常に役立ちます。

• 電話で顧客と話すたびに、会話を録音してメモを書きます。
• メールで送信する各レターを確認してコピーします。
• オフィスでも自宅でも、顧客の訪問を追跡します。

9. チームの全員が同じ認識を持つようにする

収集プロセスは、すべての顧客対応部門、特に販売部門からの情報に依存しています。 多くの企業は、義務が財務チームだけにあると誤って信じているため、回収プロセスに営業スタッフを含めていません。

ただし、3 回目のリマインダーの後も支払いを受け取ることができない場合は、営業チームに解決策がある可能性があります。

あなたは顧客の財務管理が悪いと思い込んでいるかもしれませんが、営業チームはそうではないことを知っているかもしれません。 保留中の苦情や、製品またはサービスに関する予期しない問題である可能性があります。

最終的な考え

請求書の収集は骨の折れるプロセスです。 ある状況では、自分が柔らかすぎると感じるかもしれませんし、別の状況では、自分が強すぎるのではないかと心配するかもしれません.

目的は、顧客があなたを真剣に受け止め、時が来れば返済できるように、両極端のバランスを取ることです。

場合によっては、不良債権を帳消しにしなければならないこともありますが、上記のガイドラインに従えば、ある程度の改善が見られるはずです。 この記事が、請求書の回収について多くの知識を得るのに役立つことを願っています。