中小企業のデータを正しい方法で保存する方法

公開: 2020-08-28

データの保存は、中小企業を経営する上で重要な側面です。すべての中小企業の所有者は、データ侵害の危険性について知っています。

それで、あなたは何をしますか？中小企業の所有者は、中小企業のデータをどの程度正確に保護していますか？

最善の方法は、効果的なデータストレージソリューションを見つけることです。どこからでもアクセスできるファイルを保存する場所が必要です。ファイルにセキュリティを提供できるサービスが必要です。

中小企業のデータを保存するためのガイド

最初にすべきことは、バックアップとデータ回復についてもっと知ることです。中小企業のデータ回復のためのソリューションができたら、データを保存するための最良のオプションを見つけることに移ることができます。

考慮すべき点は次のとおりです。

画像：KnowTechie

外付けハードドライブ

最初のステップは、すべての従業員のために外付けハードドライブに投資することです。このハードドライブにファイルをバックアップするように従業員に要求する必要があります。この外付けハードドライブは、従業員の机に置いておく必要があります。手頃な価格で4テラバイトから6テラバイトの範囲のハードドライブに投資できます。

従業員に、ファイルをこの外付けハードドライブに最後にバックアップしたのはいつかを定期的に確認するように依頼してください。外付けハードドライブもパスワードで保護する必要があります。これにより、ハードドライブが盗まれたり紛失したりした場合に、ファイルにアクセスできなくなります。

USBフラッシュドライブ

また、すべての従業員のためにUSBフラッシュドライブに投資する必要があります。フラッシュドライブは少量のデータを保存できるため、従業員はそれらを使用して、交換または複製できない緊急データを保存する必要があります。

繰り返しになりますが、USBフラッシュドライブもパスワードで保護し、オフィスに保管する必要があります。フラッシュドライブのパスワードは、個々の従業員と管理者または監督者だけが知っている必要があります。

従来のストレージ

古風に見えるかもしれませんが、CDやDVDにデータを保存する場所はまだあります。コンピュータがCD / DVDを使用する可能性がある場合は、CD / DVDにいくつかのファイルを保存することをお勧めします。

USBフラッシュドライブを使用するのと同じ方法でCD / DVDを使用できます。それらを使用して、簡単に置き換えることができない緊急のファイルを保存します。従業員がファイルを別の従業員と共有する必要がある場合、ファイルを共有するためのストレージの1つの形式としてCD / DVDを使用できます。

監視アプリケーション

コンピュータにリモートアクセスできるPreyProjectなどの監視アプリケーションがあります。これは通常、コンピューターが盗まれたり紛失したりした場合に行われます。これを使用して、ファイルをクラウドストレージサービスにすぐにバックアップできます。

次に、ファイルがバックアップされたら、コンピューターからリモートでファイルを削除できます。特に、スタッフがラップトップを使用してリモートで作業できる場合は、PreyProjectなどのサービスをインストールするようにスタッフに依頼することをお勧めします。

クラウドストレージ

最後に、最後のオプションはクラウドストレージを使用することです。これらのファイルはクラウドに保存され、オフィス内外からリモートでアクセスできます。

多くの場合、クラウドストレージは無料で、サブスクリプション料金で追加のストレージスペースを利用できます。複数のクラウドストレージサービスにまたがってビジネスデータファイルを保存できます。これらのサービスはセキュリティも強化され、ハッカーがデータを見つけるのを困難にします。ファイルをパスワードで保護することもできます（そしてそうすべきです）。

一部のクラウドストレージサービスでは、ドキュメント、プレゼンテーション、スプレッドシートなどのファイルを作成することもできます。

では、どのクラウドストレージオプションを検討する必要がありますか？

いくつか見てみましょう：

グーグルドライブ

Googleドライブは、15ギガバイトのデータストレージを無料で提供します。ファイルをさまざまなフォルダに整理できます。 Googleドライブを使用して、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションを作成することもできます。

サブスクリプション料金で、より多くのストレージスペースにアップグレードできます。個々のファイルへのアクセスを共有できます。たとえば、Googleドライブの貸借対照表へのアクセスを簿記係に与えることができます。その後、あなたと簿記係はいつでもこのファイルを編集できます。

特定のスタッフだけがアクセスできるように、特定のファイルを制限することもできます。または、一部のファイルを一般に公開することもできます（会社が提供する無料の電子書籍など）。 Googleドライブのファイルにはリモートでアクセスでき、いつでもコンピュータにダウンロードできます。

箱

Boxは、企業に人気のあるクラウドストレージオプションです。これは、多数の優れた機能を提供する有料サービスです。これには、ファイルの高レベルの暗号化が含まれます。また、スタッフ間での簡単なファイル共有も含まれています。

オフラインファイルを「ボックス」に同期できます。 Microsoft Office 365を使用して、ドキュメント、スプレッドシート、およびプレゼンテーションを作成することもできます。 Boxには、データストレージに関するビジネスを支援するための高度な技術サポートもあります。

月額わずか10ドルで、100ギガバイトのストレージを利用できます。

ドロップボックス

これは、2ギガバイトを無料で提供するもう1つの人気のあるストレージオプションです。月額$ 15で5テラバイトにアップグレードできます。

DropBoxを使用すると、スタッフとファイルを簡単に共有できます。クライアントに（編集せずに）アクセスさせたいファイルがある場合は、そのオプションもあります。 DropBoxには、ネイティブドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションメーカーがあるため、ファイルを最初から作成することもできます。

DropBoxを使用すると、ファイルをパスワードで保護できるため、ハッカーがアクセスしにくくなります。

Microsoft OneDrive

これは、クラウドストレージのもう1つの優れたオプションです。 5ギガバイトを無料で受け取ります。月額$ 9.99で6テラバイトにアップグレードすることもできます。これは、個々の従業員ごとにインストールするのに最適なオプションかもしれません。これは、デスクに置いてある外付けハードドライブを補完するのに最適です。

Microsoft OneDriveには相互同期機能があり、ファイルを簡単に検索して見つけることができます。クラウドストレージサービスと連携できるサードパーティのアプリケーションは多数あります。

データを安全に保つ

中小企業のデータを保存する方法がわかったので、データを常に安全に保つことができます。データの保存についてストレスを感じる必要がないように、このガイドに記載されているすべてのオプションを使用することをお勧めします。

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