生産性を高める10の強力なオンラインファックス機能

オンラインファックスについて考えるとき、プロセスを単純なファイル共有と混同するのは簡単です。 電子メールの添付ファイルとして送信されるドキュメントは、それほどエキサイティングで有用なものではないようです。 しかし正直なところ、オンラインFAXは、同僚にWord文書を送信して、電子メールの受信トレイに届くだけではありません。

プロセスが実際にはファイル共有よりも複雑であるという単純な事実を無視します。オンラインファックスでは、電子メールを使用してドキュメントを受信ファックス機に送信したり、ファックスを電子メールまたはテキストとして受信したりできます。 とてもシンプルなので、Gmailから直接FAXを送信したり、携帯電話からFAXを送信したりすることもできます。 機動性と使いやすさの利点は素晴らしく、ほとんどの人にとってなじみ深いものですが、オンラインファックスがドキュメントの送信と共有の方法を変えるのに本当に役立つあまり知られていない機能についてはどうでしょうか。 オンラインファックスサービスを最大限に活用できるように、生産性をまったく新しいレベルに引き上げることができる、最も有用であまり知られていない機能のリストをまとめました。

1.デジタル署名

私たちのリストの最初は、オンラインファックスの最も便利な機能の1つと見なすことができ、署名が必要な法的文書または拘束力のある文書を送信するときに以前に感じた問題点を完全に埋めます。 デジタル署名を可能にするオンラインファックスプロバイダーは、ほとんどすべてのビジネスに理想的であり、ファックスプロセスの不要な手順を削減することで、時間を節約し、生産性を向上させるのに役立ちます。

デジタルまたは電子署名を使用すると、受信者にファックスを送信する前に、電子文書に署名を追加するだけで済みます。 一部のサービスでは、手書きの署名ファイルをドキュメントに簡単にドラッグアンドドロップできます。 これは、電子文書またはハードコピー文書に一致する署名があることを確認するのに役立ちます。選択した独自の手書き署名をアップロードして、同じ署名を必要な回数だけ再利用できます。

別の方法では、モバイルデバイスのタッチスクリーンを利用して、指やスタイラスペンで署名して、精度を高めることができます。 選択する方法は、柔軟性とモバイルデバイスへのアクセスによって異なりますが、このオプションは、オンラインFAXプロバイダーを購入するときに探すのに最も役立つ機能の1つです。

2.グループ配信

私たちのリストの2番目は、生産性を高め、オフィス全体で共有されるファックス関連の頭痛のレベルを減らすためのもう1つの非常に便利な機能です。 ファックスブラスト、グループ配信、または一括ファックスと呼ばれることもあるこの便利な機能は、インターネットファックスプロバイダーをクロスショッピングするときに注意する機能です。 グループ配信を使用すると、FAXドキュメントを多数の受信者（場合によっては一度に最大20のアドレス）に同時に送信できるようになります。

HRのTinaが同じFAXを50回何度も送信するので、列に並んで順番を待つ日はもうありません。 ファックスブラストが完全に可能になり、リストに含まれる各受信者がメッセージのコピーをすべて同時に、電子メールの受信ボックスで直接受信できるようになりました。 これで、チーム全体が必要なときに適切なメッセージやドキュメントを確実に受け取れるようにすることで、コラボレーションを改善し、タスクに集中できます。メールの受信トレイで簡単に見つけて整理できます。

3.定期配達

些細なことのように思えるかもしれませんが、オンラインファックスの導入により、標準の従来のファックス機に関連する問題点の1つは、ファックスを送信する必要がある正確な時間にファックス機の真正面にいる必要があることです。 したがって、重要なドキュメントを3つのタイムゾーン先の朝に最初にFAXで送信する必要がある場合、通常は寝ているときに、起きていることと準備ができていることを確認するだけでなく、次のことを確認する必要があります。ファックス機を見つけることができます！ さて、それはもはやオンラインファックスの問題ではありません。

送信ファックスの配信をスケジュールする機能により、重要な閉会会議が終了するまで、ファックスが即座に送信されるかどうかに関係なく、適切な受信者に適切なタイミングで送信されるようにすることができます。 これを携帯電話やインターネット接続のあるデバイスからファックスを送信する機能と組み合わせると、通常はその重要な瞬間にファックス機に直接アクセスする必要がある文字列をカットできます。 オンラインポータルまたはモバイルアプリからFAX配信をスケジュールし、FAXが早すぎたり遅すぎたりしないことを知って、安心して1日を続けてください。

4.ジャンクファックススクリーニング

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カタツムリのメールを招待し、不要なジャンクメールが届きました。 最終的には電子メールに移行し、不要なスパム電子メールが登場しました。 テレマーケティングの売り込みやロボコールでさえ、不要な電話が私たちのラインナップを詰まらせることさえあります。 したがって、もちろん、不要なジャンクファックスがファックス機に送信されることは理にかなっています。オンラインファックスを使用すると、電子メールの受信トレイに送信されます。 スパムフィルターのように、そこでジャンクファックススクリーニングが登場します。ジャンクファックススクリーニングは、実際にはホワイトリストとブラックリストの2つの方法で機能します。 ホワイトリストを利用して承認済みのアドレスと番号を追加し、これらの特定の番号からのみドキュメントとメッセージを受信し、他の誰も受信しないようにします。 ただし、これにより受信トレイがロックされ、知っている人からのメッセージのみが受信され、新しい顧客やクライアントがブロックされる可能性があります。

一方、ブラックリストに登録すると、特定のアドレスと番号を入力してオンラインFAXサービスからブロックし、厄介なスパマーを排除できます。 一部のジャンクファックススクリーニング機能では、「ワイルドカード」に特定の市外局番、番号セット、またはプレフィックスを含めることもできます。 スパムや混乱を減らすことで、受信トレイを整理整頓するのに役立ちます。

5.進捗状況とステータストラッカー

受信者が最後まで届かないように、受信者を待って待機させるためだけに、FAXを送信したことがありますか？ オンラインFAXは、送受信されたFAXのログを保持し、それらを電子メールの受信トレイに保存することで、より整理された状態を維持するのに役立つだけでなく、一部のサービスでは、メッセージが受信者に送信されるときにメッセージを追跡することもできます。

プログレストラッカーは、移行中の送信FAXの現在のステータスを表示し、送信ボタンを押した瞬間から受信者のFAXに表示されるまでのすべての停止を追跡できるソフトウェアです。マシンまたは受信ボックス。 プログレストラッカーは、紛失したFAXを削減し、最後のFAXが通過することを期待して待機するのに役立ちます。

6.統合とAPI

当社のすべての生産性プラットフォームは、ますます柔軟でカスタマイズ可能になっています。 APIの世界のおかげで、開発者は以前は独立していた2つの労働力ソリューション間のブリッジを簡単に構築できるようになりました。 APIは短く、使いやすいWebベースのコードの文字列であり、2つのプラットフォームが相互に対話できるようにします。 CRMをSlackなどのチームチャットツールに直接統合できるのと同じように、APIを簡単に利用して、オンラインファックスサービスをチームがすでに使用している職場のツールに直接統合できます。

ファックス機能は、SMTP、テキストXML、またはWebサービスAPIを使用してプロセスを自動化し、コミュニケーションとコラボレーションを促進するビジネスアプリケーションに統合できます。 APIのおかげで、プロセスはファックスボタンをCRMに直接追加するのが簡単であるため、ボタンを1つクリックするだけで、クライアントのプロファイルを同僚のファックス機に送信できます。

7.大容量ファイル共有

オンラインファックスは単なるファイル共有以上のものですが、それはファイル共有のためにサービスを使用できないという意味ではありません。 オンラインファックスでは、電子メールアドレスを使用して、デジタルドキュメントを自分のマシンでファックスとして送受信するか、電子メールで受信します。 ただし、電子メールの性質上、かなり大きなドキュメントを送信しようとすると、ファイルサイズの制限に達する可能性があります。また、まったく異なるファイルタイプ（ビデオも含む）を送信しようとすると、ファイルサイズの制限に達する可能性があります。

大きなファイル共有は、かなり大きなまたは長いテキストドキュメント（100ページ以上と考えてください！）、または高解像度の画像、オーディオファイル、スプレッドシート、さらにはビデオなどのまったく異なるファイルタイプを送信する必要がある場合に便利な機能です。 大きなファイル共有を許可するオンラインFAXプロバイダーには、通常、ファイルサイズの上限がありますが、3 GB以上では、電子メールサービスによって設定されたファイル制限をはるかに超えて拡張されます。 サービスにグループ配信も含まれている場合、これらの大きなファイルを一度に複数の受信者に送信することも可能です。他のファイル共有プラットフォームでは問題が発生する可能性があります。

8.複数のメールアドレス

ドキュメントのグループ配信と混同しないでください。1つのドキュメントを多くの受信者にFAXで送信し、オンラインFAXで可能にします。オンラインFAXであまり一般的ではない機能の1つは、複数の電子メールアドレスを1つのFAX回線にリンクする機能です。 このように、オンラインファックスポータルまたは機能へのアクセスを許可するために各チームメンバーに提供するスタンドアロンの電子メールアドレスを作成する必要はありません。 代わりに、複数の電子メールアドレスがサポートされているため、すべてのチームメンバーにアクセスを提供する個別の電子メールをいくつでも含めることができます。チームメンバーはそれぞれ独自の受信トレイとポータルを受け取ります。 まだ1つのスタンドアロンオンラインファックスサブスクリプションの下にあります。

オンラインファックスの費用対効果の高い性質を継続し、1つのファックス回線に複数の電子メールアドレスを追加すると、チームに必要なサブスクリプションまたはライセンスの数を減らすことができます。 管理制御を使用すると、制御を維持し、それを必要とするものだけにアクセスを渡すことが簡単になり、アクセスが許可されている個々の電子メールアドレスの機能を制限することさえ可能です。

9.ファックスアーカイブ

オンラインファックスで雑然としたものを減らすことは、紙を減らすだけでなく、ファイリングキャビネットをさらに減らすことです。 オンラインファックスのおかげですべてがデジタルで処理されるので、あなたのファイリングもそうです。 一部のプロバイダーでは、すべてを電子メールの受信トレイに正しく保存する必要がありますが、注目すべき便利な機能の1つは、アカウント全体で送受信されるすべての送受信FAX用の専用の検索可能なファイルストレージソリューションであるFaxArchiveです。

これで、これらの古いFAXを受信トレイから安全に削除し、後で呼び出す必要がある場合に備えて、それらがレコードに統合されるようにすることができます。 アーカイブできるFAXの数に制限があるプロバイダーもあれば、必要な限り無制限の数のドキュメントを保存できるプロバイダーもあります。

10.セキュリティとコンプライアンス

オンラインFAXは本質的にドキュメントのセキュリティを強化しますが、電子メールの受信トレイにアクセスできる人だけがFAXを読み取ることができます。また、ドキュメントに適切な暗号化が提供されていることを確認することも重要です。 プロバイダーを購入する場合、アウトバウンドだけでなくインバウンドのファックス暗号化も確実にすることが有益な場合があります。 一部のプロバイダーは、配達の確認が暗号化されていることを確認し、隠された宛先番号を許可することさえします。

関連業界にいる場合は、すべてのプロバイダーがさらに一歩前進するわけではないため、米国医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律などのデータセキュリティ規制への準拠を保証するプロバイダーを参加させることも最優先事項です。 暗号化は通常、クライアントとサーバー間の暗号化されたリンクを確立するために通常使用される標準のセキュリティテクノロジー（SSL、Secure Sockets Layerとして知られている）のおかげで行われます。

オンラインファックスだけでも、オフィス周辺の生産性を向上させると同時に、標準的なファックス回線や恐ろしいファックス機の運用に通常伴うコストと問題点を削減できます。 しかし、メリットはそれだけではありません。注目に値するいくつかの追加機能があります。