リモートコール転送とは何ですか？ 仕組み+ベストプラクティス

あなたの顧客はあなたのブランドに到達するのに苦労していますか？ VoIPの世界には、顧客が適切な担当者に確実に到達できるようにするためのIVRシステムや専用のコールセンターソフトウェアなどのツールがいくつかありますが、緊急時や担当者がリモートで作業する必要がある場合はどうすればよいでしょうか。 COVID-19の大流行の間、企業はリモートワーカーに依存することを余儀なくされましたが、幸いなことに、多くのプロバイダーが移行を容易にするためにCOVID-19リモートワークツールを提供しました。

リモートコール転送は、プロバイダーによってRCFと呼ばれることもあり、管理者と個々のユーザーが新しい番号にコールをすばやく転送できるため、顧客のニーズが常に満たされ、オンザフライで実行されます。 不在着信は不在の機会であるため、先を行くには強力な電話転送機能を実装する必要があることを忘れないでください。

リモートコール転送とは何ですか？

リモートコール転送は、顧客が同じ番号に電話をかけ、異なる場所にいるエージェントに連絡できるように、通信回線を接続するために企業によって使用されます。 同じ番号で着信した場合は、別のオフィスまたは携帯電話に転送して、発信者のニーズに対応できるようにすることができます。

着信転送システムが効率的であれば、オフィスのスタッフが限られている場合でも、電話を逃すことはありません。 顧客がいつでもあなたに連絡でき、彼らが作った接続に満足している場合、あなたの会社は、彼らの電話の間にエージェントが連絡できなかった場合に別の選択肢を見つけたかもしれないリードを得るでしょう。 最適化されたカスタマーサービスの統計は、顧客が一貫してブランドに到達するかどうかに依存し、リモートコール転送により、担当者との信頼できる連絡先が確保されます。

それはビジネスにどのようなメリットをもたらしますか？

コールフォワーディングは、スタートアップ企業から多国籍企業までの企業で使用されています。 これは、コールフォワーディングが、ブランドの可用性の向上や、複数の物理的な場所にまたがるコールを統合する機能など、大きなメリットをもたらすためです。 これは、ほとんどの既存のオフィス電話システムに接続し、不必要な出費、過剰なハードウェア、または追加のエージェントなしで顧客サービスを強化する方法として機能します。

この通話管理テクノロジーがなければ、これを行う余裕はありません。 納得できませんか？ 最も重要なメリットをさらに詳しく見ていきましょう。

可用性の向上

リモートコール転送は、顧客が常にあなたに連絡する手段を持っていることを保証する確実な方法です。 エージェントが不在の場合やオフィスが閉鎖されている場合でも、着信コールは適切なタイムゾーンで別のコールセンターまたはオフィスに転送されるか、ビジネスVoIPを使用して自宅のデスクトップなどの担当者のデバイスに直接転送されます。ソフトフォンまたはそのスマートデバイス。 これはすべて、組み込みのUIまたは専用の番号を介して迅速かつリモートで実行されます。

着信転送のルールを設定するので、1日の特定の時間に特定のルーチンを有効にするのは簡単です。 たとえば、午前8時から午後6時の間に物理的なオフィスに転送されるように通話を設定します。 これらの通話を設定すると、他のすべての時間に携帯電話または自宅の電話に自動的に切り替わります。 昼休みや就業時間後など、特定の時間にボイスメールに着信を自動的に送信するようにシステムを設定することも可能です。

可用性の向上は、企業が何らかの形のリモート転送を採用するための主要な推進要因です。 あなたが電話を期待しているとき、あなたはもはやあなたの机につながれていません。 クライアントや顧客との重要な電話を逃す可能性を逃すことなく、必要な場所に行くことができます。

複数のオフィスにリーチ

VoIPベースの通話転送では、通話を必要な場所にルーティングすることもできます。 たとえば、ニューヨーク州ウエストチェスター、オハイオ州コロンバス、カリフォルニア州サラトガに拠点を置く企業では、すべての通話が1つのフリーダイヤルからこれらの場所にルーティングされます。 これらのオフィスの場所は、一度にすべての呼び出し音を鳴らすように構成することもでき、誰かが電話に出ると、すべての呼び出し音が鳴り止みます。 これは、支店が夜間に閉店している場合でも、通話を迅速に管理し、顧客が必要なタイムリーな支援を受けるための具体的な方法です。

逆に、これは数値を統合するための優れた方法です。 ローカル仮想番号を地理的なさまざまな場所に配信している場合でも、コール転送を使用すると、それらすべてを1つのスイッチに接続できます。 次に、このスイッチはコールを適切なエージェント/エージェントグループにルーティングします。

お客様に便利

直通内線番号、または仮想番号は、長距離の国内市場または海外市場に拡大しようとしている人にとって非常に便利な形式の電話転送を使用します。 このテクノロジーを使用すると、ローカルは割り当てられたローカルまたはフリーダイヤルの800番号にダイヤルしますが、追加料金を発生させることなくリモートオフィスにアクセスできます。

英語を話さない外国の市場では、これらの遠隔地からの市内通話は、必要な言語能力を備えたエージェントに直接転送されます。 発信者にとって、彼らがあなたのフロリダ支社に到達しているという兆候はなく、母国のオフィスではありません。

任意の電話番号の柔軟性

ビジネスコミュニケーションには、考慮すべき複数のエンドポイントがあります。組織は、デスクフォン、WindowsとmacOSのソフトフォン、およびGoogleAndroidとAppleiOSのスマートフォンアプリで顧客と関わります。 リモートコール転送は、従来のPSTN固定電話でも、これらの通信テクノロジーのいずれでも簡単に実行できます。

この柔軟性はあなたにユニークな機会を与えます。 スターバックスでリモートで作業していますが、電話を逃したくないですか？ パブリックインターネットに簡単に接続して、ラップトップまたはタブレットでビジネスコールを受信できます。 国外？ インターネットに接続している限り、オフィスにいるかのように通話がモバイルデバイスに転送されます。

新しいハードウェアは必要ありません

ホスト型PBXオフィス電話システムのほとんどのプロバイダーはリモートコール転送を提供しているため、必要な設定はすべて、オフィスではなくプロバイダー側​​にあります。 これは、この機能をインバウンド呼び出しプロファイルに追加するために、追加のハードウェアをインストールする必要がないことを意味します。 ほとんどのシステムは、ダウンタイムなしでこのアドオン機能を受信するため、プロバイダーからサービスを購入するとすぐに、電話を新しい番号に転送できます。

ハードウェアを実装せずに機能を呼び出すことは、このテクノロジーの重要な利点です。電話室を用意する必要はなく、管理するための追加のネズミの巣もありません。 料金は最小限の料金でVoIPサブスクリプションに組み込まれます。

リモートコール転送をアクティブにする方法

リモートコール転送のアクティブ化は、VoIPプロバイダーによって異なります。 ほとんどのプロバイダーには、10ステップ以下でセットアップでき、機能をすぐに提供する簡単なアクティベーション方法があります。

リモートコール転送の「リモート」を理解することが重要です。リモートアクセス番号を使用して機能をアクティブにし、PINを使用して、自分が変更を行っていることを確認します。 これにより、顧客との連絡に使用する恒久的な番号でなくても、転送番号を簡単に追加できます。 ほとんどのプロバイダーは、プロセスを比較的単純にします。 同じアクセス番号とPINを使用してメニューに入り、数字キーコードを使用してVoIPサービスの機能をアクティブまたは非アクティブにします。

一方、この機能は、プロバイダーのソフトウェアで直接構成できる場合があります。ソフトフォン、ブラウザー、またはモバイルVoIPアプリのいずれかです。 この方法を使用すると、ほとんどの場合、スライダーを介して特定の機能が有効になります。「オン」または「オフ」を選択します。 ユーザー時間や時間外転送などの他の機能も構成可能です。

リモートコール転送のベストプラクティスは何ですか？

あなたのビジネスがこの機能を使用するとき、専門家であり続けるために従わなければならないベストプラクティスがあるでしょう。 これは、電話を解決するために必要な場所に顧客を接続する電話システムの側面です。

ブランドを強調する

ほとんどの企業レベルの企業には、企業の名前とブランドの概要を顧客に提供するシステムがあります。 リモートコール転送を使用して別の電話番号にコールが送信されている場合は、コールに応答する前に、ブランドが強調表示されていることを確認する必要があります。 これにより、発信者に優れた第一印象を与え、正しい番号に連絡したことを確認できます。

短いIVRメニューを作成する

多くの着信を受信する企業は、多くの場合、IVRメニューを使用して、電話が別の番号に転送される前に、顧客が電話をかけている理由を調べます。 これにより、リモートでの通話の転送が簡単になり、発信者は最初に接続したときに必要な場所に移動できます。 発信者が新しい番号に到達したときに時間を節約したいので、IVRメニューを複雑にしすぎないでください。他の場所に転送する必要はありません。 最適化されたIVRコールフローは、顧客を先延ばしにすることなく情報を収集するためのスマートな方法です。

タイムアウト値を短くする

元の番号に電話をかけることができる人がいないために通話がリモートで転送されている場合、複数の呼び出し音で応答されない番号に通話を置いたくない場合があります。 このタイムアウト値は、発信者が電話回線に留まり、通話が解決されるように、比較的短くする必要があります。 顧客は、通話が別の遠隔地に転送される前に10回の呼び出し音を待つことを望まないため、設定によって、ブランドが顧客とどのように対応しているかについて顧客に素晴らしい印象を与えるようにしてください。

システムを最新の状態に保つ

リモートコール転送システムが任意のタイプのIVRシステムを使用している場合、または顧客が電話をかけたときにメッセージを送信する場合は、定期的に更新されていることを確認してください。 ビジネスの名前を変更してから、新しい名前ではなく古い名前を使用する番号に通話を転送することを想像してみてください。 これは顧客を混乱させることになり、顧客が間違った番号に到達したと思ったために通話を切断して別の代替手段を探すと、ビジネスを失う可能性があります。

緊急時に使用する方法

事業所でリモート通話転送を使用すると、建物全体で通話が停止する可能性のある緊急事態が発生した場合でも、作業を続行できます。 有効にすると、着信コールは別の電話または一連の電話にルーティングされ、エージェントがコールに応答します。

ほとんどの大企業は、ある施設での通話が失敗した場合に通話が送信される別の施設に単一のフォールバック番号を持っていますが、通話は携帯電話にも転送できます。 これは、従業員がしばらくの間リモートで作業する必要がある企業にとって非常に便利な機能です。 2020年のコロナウイルスの大流行の間、これはより一般的になりましたが、他の状況では従業員の大多数がリモートで作業する必要がある可能性があるため、大企業は電話が引き続き受信されるようにこれに備える必要があります。

着信コールは、何が起こっているかについての詳細を顧客に提供し、特定の時間内に誰かが連絡するためのメッセージを残すオプションを顧客に提供する自動メッセージにも転送されます。 これは、通話量の多い企業がよく検討することではありませんが、通話が最小限の場合は、通話を返し、複数の施設からの着信にエージェントが行き詰まらないようにすることが有益です。

顧客のアクセシビリティの向上

自分が対応していると感じている顧客は組織に固執し、顧客維持はビジネスの継続性にとって重要です。 リモートコール転送により、顧客のニーズにいつでも対応できるようになり、顧客エクスペリエンスが向上します。 VoIPは、あなたのような企業に、あらゆる番号やネットワークに通話をすばやく簡単に転送する機能を提供します。そのため、VoIPを使用して、顧客がひび割れに陥らないようにします。

顧客体験を改善するために使用できるビジネスVoIPプロバイダーの他のツールを知りたいですか？ インタラクティブガイドをチェックして、ビジネスに最適な機能を確認してください。