電子メールよりもチームコラボレーションソリューションを採用することの上位5つのメリット

公開: 2016-07-20

電子メールは、以前はデスクの電話を打ち負かし、同僚間で電話をかけていましたが、しばらくの間、ビジネスコミュニケーションの王様でした。電子メールを使用すると、同僚間のコミュニケーションがより迅速かつ便利な時間に行われる可能性があります。電子メールは、すべての着信および発信の連絡先を追跡するための単一の場所を提供し、すべてを整理しておくための試みもありました。しかし、電話が消えることはなく、古き良きカタツムリの郵便も消えませんでした。電子メールはおそらくなくなることはありませんが、依存度が低くなるはずです。

職場のコミュニケーションにおける次の最大の変化は、チームコラボレーションソリューションへの重力であるように思われます。 Slackはニュースで波を起こし続けており、おそらくチームコラボレーションが正しく行われた最も速い例の1つです。ただし、これらのソリューションが次世代のYahooまたはAOLメッセンジャーであると想定しないでください。電子メールから焦点を移して、これらのチームコラボレーションサービスは、労働者がより多くの仕事を成し遂げることを可能にし、それをより速く成し遂げます。クラウドに基づいたこれらのソリューションは、必要な場所にファイルを保持し、メッセージの永続性を可能にします。これらのソリューションは、ファイルを残した場所に常に正しく存在します。チームコラボレーションソリューションは、チームを解放して、まさにそれを実行し、コラボレーションします。まだ問題があり、電子メールへの依存を解消する時期かどうかわからない場合は、従来の電子メールよりもチームコラボレーションソリューションを採用することで得られるメリットの概要を示したリストをまとめました。

1）単なるコミュニケーションを超えたコラボレーション

電子メールを使用すると、考えをすばやくまとめてメッセージを送信できます。反対に、電子メールは、すべての通信にアクセスするための1つの特定の場所も提供します。しかし、電子メールはサイロ化されたアプローチに依存しており、情報をプッシュするだけの一方通行として機能することがよくあります。チームと共有する新しいメモがある場合は、すべての人が見ることができるように1回の電子メールでそれをプッシュします。質問やリクエストは、個々の受信者からのチャネルで送信されます。これは、それらすべてを追跡するのが難しいことを示しています。

チームコラボレーションアプリは、メッセージだけでなくコンテンツに特に焦点を当てて、はるかに効率的な方法でコミュニケーションを構築します。コンテンツを最前線に置くことで、コラボレーションアプリは、他の人に情報をプッシュするだけでなく、反対のプル効果も促進します。コラボレーションアプリを使用すると、最新のプロジェクトの最新情報を1通のメールで10人に送信する代わりに、必要で関連性のある10人との部屋や会話を開始し、「Q2メモ」というラベルを付けてファイルをドロップし、同僚の様子を見ることができます。会話だけでなく、コラボレーションのプロセスを開始します。コラボレーションアプリの自由に流れるチャットにより、チームの各メンバーは、質問を1つずつ入力するのではなく、グループと直接対話できます。コラボレーションソリューションの構造により、ワーカーは最も都合の良いときに立ち寄り、見逃したものすべてに追いつき、関連する何かが発生したときにチャイムを鳴らすことができます。電子メールでは、この自由な流れ、会話構造は許可されていませんが、前後のコラボレーションが制限されています。

2）整理整頓

一度に1つの会話があり、前後のリストが長いため、一連の電子メールで迷子になりがちです。「スティーブが新しいTPSレポートについて私に送ったメッセージはどこにありますか？」あなたがそれを知る前に、15分が過ぎました、そしてあなたはまだあなたが会議の前に必死に必要とするその単一の添付ファイルを見つけることができません！コラボレーションアプリは、コンテンツやファイルを部屋に直接配置して、整理された状態を維持するという考えに基づいて構築されているため、整理が容易になります。プロジェクトやチームを特定の部屋や会話に整理する機能により、同じ人物からの15の異なる電子メール間を探して、関連する1つの電子メールまたは特定の情報チェーンを見つけるために費やす時間を削減できます。代わりに、チームコラボレーションソリューションを使用すると、明確にラベル付けされた部屋に直接ドロップして、コンテンツをスクロールすることで必要なものを見つけることができます。

整理されたコミュニケーションに加えて、Team Collaborationアプリには、書かれたテキストと部屋に保存されているファイルの両方をふるいにかける強力な検索機能が含まれています。これらのコラボレーションアプリは永続的であるため、2日前に行った会話が消えることはありません。上にスクロールして、Steveが会議について話した内容を確認するだけです。特定のプロジェクトまたは特定の同僚とのコラボレーションのためのこれらの個別の部屋は、プロジェクトのトップに留まることが、関連する部屋に簡単なメッセージをドロップし、再びコラボレーションを促進するのと同じくらい簡単であることを意味します。彼らはチャンスを得るのが一番です。メールスレッドを開始したり、間違った人にCCを送信したり、会話の途中でチームの半分が欠落していることに気付いたりする日はもうありません。

3）クラウドを介した永続性

私はこの永続性の概念に言及し続けますが、それは実際にはどういう意味ですか？これらのチームコラボレーションアプリで送受信されるすべて（メッセージ、ファイル、会議）はクラウドに保存され、そこで保持され、ほぼどこからでもすべてのクライアントがアクセスできます。すべてがクラウドネットワークで処理されるため、アクセスするデバイスに関係なく、すべてが正確に現在の場所にとどまることができます。また、メールとは異なり、これらのコラボレーションアプリは1対1であるだけでなく、常にモバイルで常にオンになっているグループチャットを可能にします。仕事を終わらせて問題を解決したい場合は、会話に参加するのに1人以上の人が必要です。チームコラボレーションアプリは、チームがグループで作業できるようにするツールです。しかし、グループの規模が大きくなるにつれて、全員が同時にオンラインでメッセージを読む可能性は低くなります。ここでも、クラウドの永続的な性質が登場します。

Team Collaborationアプリを使用すると、デスクトップクライアント、携帯電話クライアント、さらにはオンラインWebブラウザークライアント間で、どこにいても、どのデバイスでも接続を維持できます。永続的なチャットとファイルホスティングを組み合わせることで、作業を完了するために必要な情報へのアクセスを即座に行うことができます。オフィスで一日を逃した？携帯電話でアプリを起動し、クラウドが見逃したすべてのメッセージを取り込むので、最新の状態に保ちます。更新されたTPSレポートがオフィスにあるラップトップを忘れましたか？問題ありません。スマートフォンや自宅のコンピューターでチームコラボレーションアプリにログインし、ファイルがドロップされた部屋を覗いて、デバイスにダウンロードするだけです。

4）ニーズに合わせてカスタマイズする

これらのチームコラボレーションアプリは、古い学校のインスタントメッセンジャーのより美しいバージョンであるだけでなく、カスタマイズ可能で強力な作業コラボレーションエクスペリエンスを提供します。開発者の創造的な精神と提供されたAPIを使用して、チームはソリューションを完全にカスタマイズして、真にユニークなエクスペリエンスを作成し、他の生産性ツール間のギャップを埋めることができます。チャットボットのような単純な追加により、ユーザーは進行中のタスクリストをコラボレーションルームに保持したり、リマインダーを設定したり、ファイル共有を簡単にしたりすることができます。 IBMのWatsonテクノロジーのようなCiscoSparkへの追加により、コラボレーションプラットフォーム内に存在する新しいレベルのパーソナルアシスタントが生まれます。

さらに一歩は、統合の力です。 Office 365やDropBoxの人気のある作業アプリケーションとの統合から、SalesforceやZendeskなどの人気のあるCRMとの統合まで、チームは、すでに使用している他のアプリと連携する独自のコラボレーションアプリを構築できます。統合により、電子メールでは不可能なカスタマイズが可能になります。 Salesforceをコラボレーションアプリに直接リンクすると、新しい通話チケットが開かれるたびに新しいチャットルームを作成できるため、従業員は必要な情報を書き込んだり、必要なファイルをドロップしたり、通話やチケットの進行状況を追跡したりできます。これらの会議室は永続的でSalesforceにリンクされているため、すべての情報は通話後も保持されます。別のエージェントからの支援が必要な場合でも、エージェントまたは関連するチームメンバーを部屋に追加して、コラボレーションを開始してください。統合とチャットボットでできることは、創造性によってのみ制限されます。

5）ファイルはアプリに存在します

コンテンツがコラボレーションの最前線にあるため、ファイルの削除は、これらのコラボレーションソリューションを、より多くのことを成し遂げようとしているグループにとって非常に強力なものにしているもう1つの部分です。コンテンツは目前のタスクの中心であり、コラボレーションアプリで共有すると、ファイルは部屋に直接存在します。このようにして、行動し、反応し、変化の継続的な履歴を保持することができます。メールを送信したのに、添付ファイルを含めるのを忘れたことが何回ありますか？これは、主なコミュニケーション手段としてのコラボレーションアプリでは二度と起こりません。

ファイルはメッセージの添付ファイルとして送信する必要はなく、部屋や会話に直接簡単にドラッグアンドドロップできます。クラウドの力とメッセージングの永続性により、添付ファイルが受信トレイより長く電子メールチェーンで失われることはありません。電子メールを介したファイル共有は煩雑さを増すだけであり、作業者は受信トレイを常に把握して作業から離れる必要があります。繰り返しになりますが、すべてのプラットフォームで永続性を備えているため、ファイルはいつでもどこからでもアクセスでき、それに伴うすべてのコラボレーションと作業も可能です。

結論

職場が変わると、仕事を遂行するために使用するツールも変わります。電子メールはかつて王様であり、接続を維持するために電話やビデオ通話さえも打ち負かしていました。チームコラボレーションアプリは、作業の進め方に新たな変化をもたらします。メッセージングの永続性と強力なファイル共有により、コンテンツに焦点が当てられ、チームメンバーがどこにいても自然なコラボレーションが可能になります。

真にメールに取って代わることは決してないかもしれませんが、チームコラボレーションアプリとビジネスメッセージングアプリは、毎日の大量のメールを補完し、受信トレイをすっきりさせます。会議は常に瞬時に行われ、コラボレーションに重点を置くと生産性が新しいレベルに達する可能性があります。チームコラボレーションアプリがビジネスに適していると思われる場合は、各プロバイダーの内訳とそのサービスが提供するものを確認できます。どのプラットフォームが最適に機能するかについてより良い洞察を提供するために、CiscoSparkとHipChatを最も人気のあるコラボレーションアプリであるSlackと比較したChatWars比較シリーズを確認することもできます。