旅行管理会社と効果的に連携するための重要なヒント

公開: 2023-04-05

出張管理は複雑なビジネスプロセスです。従業員の出張体験を向上させることによってのみ、出張を成功させることができます。同様に、出張支出からより高い利益を得るには、平均出張コストの削減に重点を置く必要があります。

適切な出張管理会社にプロセスをアウトソーシングすることで、出張管理を合理化できます。同社は、出張管理サービスとソリューションを提供することで、従業員の出張目標の達成を支援します。

また、世界的なインフレに打ち勝ち、出張の平均コストを管理するのにも役立ちます。しかし、多くの企業や新興企業が、旅行管理会社と良好な協力関係を築くのが難しいと感じていることを覚えておく必要があります。旅行管理会社 (TMC) とより効果的に連携するために従うべきヒントとベストプラクティスをいくつか紹介します。

旅行管理会社と効果的に協力するための 9 つのヒント

1. TMCの役割と責任を定義する

出張管理プロセスを完全または部分的に TMC にアウトソーシングできます。たとえば、TMC と提携して、出張予約などのプロセスの特定のステップを管理できます。同時に、出張プログラムを TMC に完全に管理させることができます。

TMC の役割と責任を定義することで、TMC と良好な協力関係を築くことができます。また、TMC にレポートとサービスレベルの要件を明確に理解させる必要があります。この理解は、TMC が出張プログラムの管理を開始した後に誤解や対立が生じる可能性を排除するのに役立ちます。

2. 旅行および経費に関するポリシーを伝達する

出張および経費のポリシーを明確に定義しないと、出張管理を合理化することはできません。これらのポリシーは、従業員が払い戻し可能な旅費と払い戻し不可能な旅費を区別するのに役立ちます。同様に、TMC はこれらの事前設定ポリシーを参照して、ポリシー内の旅行商品のみを予約します。

それが理由です; 組織の旅費および経費に関するポリシーを TMC に明確に伝える必要があります。このコミュニケーションは、TMC がポリシー違反を排除することで平均的な出張コストを管理するのに役立ちます。

3. 出張予約の一元化

組織は、TMC を使用して出張予約を一元管理できます。一元化により、TMC は従業員の航空券、ホテル、レンタカーなどの出張商品を予約できるようになります。 TMC は、各従業員の旅行日程と旅行の好みに応じて旅行商品を予約します。

同時に、出張の予約を早期に完了し、ポリシーへの準拠を確保することでコストを節約できます。 TMC はさらに、従業員が追加料金や違約金を支払うことなく変更やキャンセルできる完全に柔軟なチケットを予約します。

4. テクノロジーソリューションを活用する

組織は、TMC が提供する技術ソリューションを使用して、出張管理の主要な手順を自動化できます。たとえば、TMC が提供する旅行予約ソリューションを使用すると、従業員は組織のポリシーに違反することなく、ビジネス旅行商品を選択して予約できます。

同様に、TMC が提供する経費管理ソリューションは、財務チームが従業員が負担する出張費を追跡、確認、払い戻すのに役立ちます。 TMC が提供する技術ソリューションを使用して時間と労力を節約するよう従業員に奨励する必要があります。

5. 旅行者情報の早期かつ正確な提供

出張予約を一元管理すると、TMC が従業員の出張商品を予約します。出張を予約する際にはさまざまな旅行者情報が必要になります。従業員が不完全または不正確な情報を共有すると、TMC は出張の予約を完了するまでにさらに時間がかかります。

組織は、従業員に正確な個人情報を共有させることで、TMC が出張の予約を容易にできるようにする必要があります。また、旅行日程、旅程、旅行の好みなどの必要な情報をできるだけ早く TMC と共有するようにする必要があります。

6. シームレスな通信を確保する

多くの組織は、明確なコミュニケーションが欠如しているため、TMC と良好な協力関係を構築できません。 TMC は出張プログラムを効率的に管理するためにさまざまな情報を必要とすることを覚えておく必要があります。

同様に、ポリシーの変更や出張関連の問題を TMC と共有することで、出張管理を改善できます。したがって、出張管理をアウトソーシングする際には、明確なコミュニケーション計画を策定しておく必要があります。

この計画は、TMC が旅行管理サービスを改善し、シームレスなコミュニケーションを通じて旅行関連の問題を解決するのに役立ちます。また、TMC が早期かつ定期的に応答するようになります。

7. データ主導の洞察を取得して活用する

最近では、1 つの TMC が複数の企業の出張プログラムを管理しています。同様に、最近のほとんどの TMC は、データ分析を使用して顧客の出張および経費データを分析しています。したがって、実用的な洞察を共有することで、組織が出張でより高い利益を得ることができるようになります。

組織は、TMC の経験と専門知識を活用することに重点を置く必要があります。 TMC に定期的にアドバイスを提供し、洞察を共有するよう依頼する必要があります。ただし、組織のポリシーを変更し、出張プログラムを改良するには、データ主導の洞察を実装する必要があります。

8. フィードバックを定期的に共有する

出張管理をアウトソーシングしても、従業員の出張経費を定期的に評価することを忘れてはなりません。この評価は、TMC が各従業員の出張体験を向上させるかどうかを判断するのに役立ちます。また、従業員の出張体験に影響を与える問題を検出することもできます。

従業員が出張の目標を達成しやすくするために、フィードバックを TMC と共有する必要があります。フィードバックは、TMC が従業員のニーズと期待に応じて出張管理サービスとソリューションをカスタマイズするのに役立ちます。また、フィードバックにより、TMC は組織の出張目標を達成できるようになります。

9. ビジネス出張の新たなトレンドについて話し合う

新しいトレンドを早期に取り入れることで、出張プログラムを強化できます。たとえば、組織は休暇旅行をサポートすることで、従業員に仕事で旅行するよう動機付けることができます。同様に、従業員に環境に優しい出張商品を予約させることで、出張を持続可能なものにすることができます。

TMC が共有するアドバイスと洞察は、新たな出張トレンドを検出するのに役立ちます。ただし、TMC とアイデアについて話し合うことで、新たなトレンドを最も効果的に採用できます。 TMC と協力関係を築き、新しいトレンドを取り入れることが常に重要です。

結論

適切な旅行管理会社と連携すれば、平均的な出張コストを上昇させることなく出張の目標を達成できます。ただし、出張管理会社とより効果的に協力することによってのみ、出張の ROI を一貫して向上させることができます。これらのヒントを実践すると、旅行管理会社とより効率的に連携できます。