仮想コミュニケーション：課題、すべきこと、すべきでないこと、およびトップツール

公開: 2021-03-02

コロナウイルスのパンデミックの発生により、当面の間、対面でのビジネスコミュニケーションは一掃されました。対面式の会議とウォータークーラーの会話は、すぐに仮想コミュニケーションツールに置き換えられました。パンデミックの前にリモートワークが増加していましたが、コロナウイルスの発生により完全に加速しました。

対面でのコミュニケーションが不足しているため、ビジネスがリモートコミュニケーションプラットフォームを習得することが重要です。この記事では、ツール自体から従うべきエチケットまで、仮想コミュニケーションについて知っておく必要のあるすべてのことについて説明します。この記事では、次のセクションについて説明します。

仮想コミュニケーションとは何ですか？
仮想コミュニケーションの課題
仮想コミュニケーションのすべきこととすべきでないこと
トップ仮想コミュニケーションツール
よくある質問

仮想コミュニケーションとは何ですか？

このソフトウェアは、人々が同じ部屋にいなくてもコミュニケーションをとることを可能にします。これは、リアルタイムのコミュニケーションを可能にするオーディオツールとビデオツールの組み合わせによって行われます。これらのツールは、 COVID-19のせいで使用量が急増している可能性がありますが、何年も前から存在しています。テクノロジーが進歩し続けるにつれて、これらのツールは急速に進化してきました。

仮想コミュニケーションに利用できるツール

ビデオ会議ツール—これらのソリューションは、市場で最も価値のある仮想コミュニケーションツールの1つです。 2つのエンドポイント間でオーディオとビデオを送信することにより、ライブ会議を実施できます。対面式の会議の代わりに簡単に使用できます。

チームチャットソフトウェア—これらのツールを使用すると、同僚にインスタントメッセージを送信できます。これらは、簡単な質問をしたり、以前のワークスペースから欠落している可能性のあるフレンドリーなオフィスバンターに追いつくための優れたオプションです。

プロジェクト管理ツール—このソフトウェアは、進行中のプロジェクトに関連するすべてのタスクを整理、委任、および管理するのに役立ちます。

ビジネスVoIP電話システム—これらのプラットフォームにより、ユーザーはインターネット経由で電話をかけることができます。そうすれば、従業員はビジネス上の問題で個人の携帯電話を使用する必要がありません。

電子メール—電子メールは、定義を必要としないほど長い間目立ってきました。しかし、これは企業の仮想通信ソフトウェアスタック内の重要な資産です。

仮想コミュニケーションの課題

このテクノロジーは、対面でのやり取りが単純に不可能な場合に、非常に高いレベルの利便性を提供します。しかし、彼らが良い第二の選択であるという理由だけで、これは彼らが彼らの挑戦を持っていないという意味ではありません。このソフトウェアを使用するときに遭遇する可能性のあるいくつかのハードルがあります。

ボディーランゲージの欠如—ボディーランゲージはコミュニケーションの鍵です。言葉はあなたが伝えようとしているメッセージのごく一部を占めるにすぎません。実際、 Business Know Howによると、メッセージの93％は非言語的であり、55％はボディランゲージです。

これは、Slackなどのインスタントメッセージングシステムを介して通信している場合に特に問題を引き起こす可能性があります。たとえば、マネージャーは直属の部下に簡単な1文のメッセージを送信できます。ただし、ボディランゲージなどの追加のコンテキストがないと、メッセージが誤って解釈される可能性があります。その誤解は、従業員の生産性を低下させる可能性のある注意散漫につながる可能性があります。

Humintellのディレクター兼心理学者のDavidMatsumoto博士は、この問題は、人間が2次元のコミュニケーションを行うように進化しなかったという事実に起因すると述べています。私たちは、3次元の世界で機能するように単純に設計されています。ですから、私たちがどれだけテクノロジーに依存するようになっても、私たちの心はテクノロジーに完全に適応することは決してありません。

異なるタイムゾーンの人々とのコミュニケーション—これはリモートコミュニケーションに関しては一般的な問題ですが、COVID-19に固有のものではありません。同じ国にいても世界中にいても、異なるタイムゾーンに従業員がいる可能性があります。つまり、これらの従業員の1人と連絡を取る必要がある場合、会議を開催するための時間枠が短い場合があります。

企業文化は苦しんでいます—多くの従業員にとって、彼らは繁栄している企業文化のために仕事に来て滞在します。しかし、リモート通信に完全に依存している場合、企業文化は消滅する可能性があります。 COVID-19のパンデミックの間、世界中の企業が仮想のハッピーアワーとゲームナイトでクリエイティブになりました。

しかし、残念ながら、本物ほど良くないものがいくつかあります。 Clutch.coによると、COVID-19のパンデミックが始まって以来、従業員の63％が同僚との付き合いに費やす時間が少なくなっています。ウイルスの蔓延が収まった後でも、ますます多くの従業員がリモートで作業を続ける可能性があります。それは、労働文化が引き続き苦しむことを意味します。

自宅で仕事をすることには気が散ることがあります—どんな職場環境にも気が散ることがあります。しかし、あなたのチームが自宅からこのソフトウェアを利用している場合、それは異なるレベルの気晴らしを伴います。

従業員は簡単に休憩を取り、1時間の昼寝や犬との遊びのセッションになります。オフィスにいなくても、責任を問われる人は誰もいません。自宅で気を散らすものは、回復がなくなる前にすぐに積み重なる可能性があります。

KDSDKによると、調査で調査したアメリカ人の54％が、自宅で仕事をしていると気が散ることが多いと報告しています。回答者の86％は、自宅で仕事をする自由を利用したと述べています。あなたのチームが自宅で仕事をしている場合、このような事件は避けられません。

不安定なインターネット接続—オフィスは安定したインターネット接続に接続されている可能性があります。それはみんなの家には当てはまりません。一部の人々は、彼らが住んでいる地域またはサービスがどれほど高価であるかのために、インターネット接続が悪いかもしれません。

残念ながら、これらのツールは完全にインターネット接続に依存しています。そのため、接続が不安定になるとサービスが停止し、チームメンバーが遅れをとる可能性があります。

仮想コミュニケーションのすべきこととすべきでないこと

これらのツールは、正しい方法で活用する限り、大きな資産です。これがすべきこととすべきでないことのリストです。

コミュニケーションの種類ごとにチャネルを定義する—このテクノロジーは、同僚とのコラボレーションのための幅広いオプションを提供するため、チームに大きなメリットをもたらします。しかし同時に、これは圧倒される可能性があります。コミュニケーションの手段が非常に多いため、どのタイプの会話がどのツールに適しているかを知ることが重要です。

そのため、特定の通信ソリューションのプロトコルを確立するのが賢明です。たとえば、チームメッセージングツールにはクイックチェックインが最適です。長くて詳細な会話は、ビデオ会議に最適です。

タイムゾーンを考慮する—従業員が異なるタイムゾーンに散在している可能性があるため、コミュニケーションに関してはそのことに注意する必要があります。チームメッセージングプラットフォームに緊急のメッセージを送信しないでください。同僚が何時間もメッセージプラットフォームにアクセスできない可能性があります。

また、ビデオ会議の通話をスケジュールする時間にも注意する必要があります。通話中のすべての関係者が勤務時間内に収まる時間を見つけてください。このツールを活用して、別のタイムゾーンで自分や同僚に適した会議時間を見つけることを検討してください。

過剰なコミュニケーション—これらのツールではボディーランゲージを読むことができないため、過剰なコミュニケーションによって過剰に補償する必要があります。定期的な対面での会話を使用すると、ボディランゲージで人が言おうとしていることの完全なコンテキストを測定できます。ここでは明らかにそうではありません。

あなたが伝えようとしているメッセージに関して、あなたが石を回さないようにするために、あなたの同僚と過剰にコミュニケーションをとることを忘れないでください。電子メールまたはインスタントメッセージを送信するときは、詳細を徹底的に調べて、すべての詳細を確実にカバーするようにしてください。

企業文化を定義して取り組む—文化はどの企業にとっても重要な側面です。リモートで行うのは少し難しいですが、それでも絶対に可能です。ビデオ会議ツールを活用することは、そうするための優れた方法です。バーチャルイベントにはビデオ会議ツールを使用してください。画面共有を活用して仮想雑学クイズをホストすることもできます。同僚間の関係を構築するために、チームメッセージングプラットフォームが適切なスペースでウォータークーラーの会話を歓迎することを確認してください。

可能な場合はビデオを使用する—リモートワークは孤立している可能性があり、その孤独はチームの作業品質に悪影響を与える可能性があります。これに対抗する最善の方法は、可能な場合は電話の代わりにビデオ会議を使用することです。同僚に会うことで、チームは以前よりもはるかに孤独を感じることがなくなります。

それだけのために会議をスケジュールしないでください—以前は仮想チームがこれを経験した可能性がありますが、「ズーム疲労」という用語はCOVID-19危機の間に顕著になりました。

BBCは、人々はさまざまな手がかり、顔の表情、ボディーランゲージを解釈するために一生懸命働く必要があるため、従業員は対面式の会議よりもズーム会議に疲れ果てていると述べています。オンライン会議で過剰なコミュニケーションを取り、要点を理解し、不要な会議の必要性を排除するようにしてください。

誰かがコミュニケーションをとる頻度で生産性を測定しないでください—人々はオンラインでのコミュニケーションが直接のコミュニケーションとは異なるため、それを相手に抑えることはできません。誰かが仮想会議にあまり参加しないかもしれないからといって、彼らが優秀ではないという意味ではありません。彼らの仕事の質だけで彼らを判断していることを確認してください。

チームに連絡方法を知らせてください—これはマネージャーにとって特に重要です。チームが離れている場合、質問のためにデスクに立ち寄ることはできません。言うまでもなく、多くの人は、離れた場所にいる場合、かなり散発的なスケジュールを維持します。あなたはあなたのチームがあなたにいつどのように連絡するかを知っていることを確認する必要があります。あなたに到達する方法を理解することになると、彼らがストローをつかんでいないことを確認してください。 SlackまたはMicrosoftTeamsを使用している場合、連絡先情報を自分のステータスのままにしておくことをお勧めします。

会議の招待リストを再考する—これはズームの疲労に関連しています。誰かが電話に出る必要がない場合は、単にそれらを含めないでください。送信する前に、必ず招待リストを再確認してください。

仕事だけに集中しないでください—オフィスで働くとき、企業は同僚が仕事以外の生活について絆を深めて話すことができる会社の外出を投げる傾向があります。リモートチームとは、通常、従業員がさまざまなオフィスに散在していることを意味するため、実際には不可能です。仕事に集中すると、従業員はすぐに燃え尽きてしまいます。したがって、適切な場合は、これに対抗するために、個人的な会話を仕事に招待する方法を見つけるようにしてください。

トップ仮想コミュニケーションツール

仮想通信スタックを強化する場合は、これらのツールの実装を検討してください。

チームメッセージング— Slack

Slackは、チームメッセージングプラットフォームに最適なオプションです。このツールを使用すると、同僚に直接メッセージまたはグループメッセージを送信したり、仕事やウォータークーラーのトピックに適用できるチャネルを開始したりできます。 Slackは2,200以上の統合を誇り、ユーザーはビデオ通話や音声通話にジャンプすることもできます。

レビューページのSlackのプロは次のとおりです。

メッセージを固定する機能
データを共有するための安全で安全な場所を提供します
通知と邪魔しない時間を設定する機能が役立ちます

ビデオ会議—ズーム

ズームロゴ

ズームは、ビデオ会議のニーズに使用するのに理想的なツールです。 2020年のGartnerMagic Quadrant for Meeting Solutionsのリーダー、およびUCaaSのMagic Quadrantのリーダーに選ばれたことから、この分野でよく知られているプレーヤーです。

一貫性のあるビデオ会議体験を提供し、企業に会議やチャット、ビデオウェビナー、会議などを使用する機会を提供します。

レビューページのZoomのプロは次のとおりです。

誰がミュートされているかを確認できるのは素晴らしい機能です
そのPowerPoint統合は便利です
パスワードで保護された会議は会議を安全にします

プロジェクト管理— Asana

Asanaは、プロジェクト管理のニーズに最適です。進行中のプロジェクトを鳥瞰図から表示したり、すべてのチームメンバーの個々のタスクにドリルダウンしたりできます。これらすべてのタスクを100を超える統合と結び付けます。

レビューページのAsanaのプロは次のとおりです。

プロジェクトにタグを付けると、チームは整理された状態を保つことができます
マネージャーが期日を設定できるようにすることで、チームに明確なガイドラインが設定されます
柔軟性の高いツール

ビジネスVoIP電話— RingCentral

ringcentralのロゴ

RingCentralは、VoIP電話のニーズに最適なオプションです。このプラットフォームは、ビジネス電話ソリューションを含むシームレスなユニファイドコミュニケーションエクスペリエンスを提供します。信頼性の高いHDオーディオ、任意のデバイスへの通話を切り替える機能を提供し、管理ポータルからすべてを管理できます。

レビューページのRingCentralのプロは次のとおりです。

インターコム通話は簡単に使用できます
RingCentralは簡単にインストールできます
着信転送は優れた機能です

メール— Gmail

新しいメールソリューションをお探しの場合は、 Gmailが最適なオプションです。直感的で効率的なプラットフォームです。 Gmailは、15 GBのストレージ、スパムの減少、モバイルデバイスへのアクセスを提供します。 Googleの豊富なGスイートの一部であるため、同じインターフェースからGoogleMeetやGoogleDocsなどのGoogleツールを活用することもできます。

G2ページのGmailのプロは次のとおりです。

Gmailは信じられないほどユーザーフレンドリーです
Googleは、質問オプション、メールのスケジュール設定、フィルタリング、スヌーズなどの優れた機能を提供しています
1つのインターフェースで複数のアカウントをリンクできます

結論：仮想コミュニケーションをマスターすることはあなたのビジネスを助けるでしょう

コロナウイルスのパンデミックがビジネス界に何かを教えたとしたら、それはリモートワークがここにとどまっているということです。つまり、このソフトウェアはどこにも行きません。あなたのビジネスが時代を先取りし、すべきこととすべきでないことを学び、リモートコミュニケーションの課題をマスターすれば、より幸せな従業員を見つけることができます。幸せな従業員は、繁栄し、成功する職場につながります。

在宅勤務のライフスタイルに完全に傾倒したい場合は、ホームガジェットとアクセサリーの最高の作品のリストをご覧ください。