HRIS（人事情報システム）とは何ですか?

HRIS とは何なのか疑問に思ったことがあるなら、ここが正しい場所です。

HRIS (人事情報システム) は、現代の人事部門を管理する上で非常に重要です。

これは、人事プロセスを合理化し、事務処理を削減し、日常業務を改善するように設計されたソフトウェア ソリューションです。

私の経験から言えば、HRIS を導入した企業では生産性が向上し、ワークフローがスムーズになり、意思決定が改善されることがよくあります。

人事チームは、時間のかかるタスクからより戦略的な取り組みに焦点を移すことができます。それがどのように機能するのか、そしてなぜそれがゲームチェンジャーであるのかに興味がありますか?

HRIS とその種類、そして HRIS が組織をどのように変革できるかをさらに深く理解してみましょう。

HRIS（人事情報システム）とは何ですか?

人事情報システム (HRIS) は、企業の人事プロセスの一元化と自動化を支援するソフトウェアです。

従業員データから給与計算、コンプライアンス、採用などあらゆるものを処理し、手動の人事業務の必要性を減らします。

中小企業でも大企業でも、HRIS は業務の合理化と効率の向上に役立ちます。

HRIS は、重要な従業員情報を格納する包括的なデータベースであり、人事業務を容易にし、権限のある担当者が常にデータにアクセスできるようにします。

人事管理に対するこの一元的なアプローチにより、より組織的、構造化された、データ主導型の環境が可能になります。

ほとんどの HRIS システムは、企業固有のニーズに合わせてカスタマイズでき、必須の記録管理から高度な分析に至るまでの機能を提供します。

HRIS が導入されたことで、スプレッドシートや終わりのない事務処理によって人事管理を行う時代はとうの昔に終わりました。

このシステムにより、企業は反復的なタスクを自動化し、人的エラーを最小限に抑え、日常業務の精度と効率を向上させることができます。

HRIS の主な機能

HRIS は、人事管理を簡素化し、人事管理をより効率的かつ適切に組織化する機能で構成されています。 HRIS ソリューションで一般的に見られるコア機能の一部を次に示します。

• 従業員データ管理:HRIS は、個人の詳細、職務経歴、業績評価など、従業員に関連するすべての情報を 1 か所に保管します。これにより、従業員の記録へのアクセスと更新がシームレスかつ効率的に行われます。
• 給与計算の統合: HRIS ソフトウェアには、給与計算、税控除、ボーナス、その他の形式の報酬を自動化する給与管理機能が含まれていることがよくあります。これにより、従業員への給与が正確かつ期限どおりに支払われるようになり、給与計算ミスのリスクが軽減されます。
• コンプライアンスの追跡:労働法や規制を遵守し続けるのは大変な作業です。 HRIS ソフトウェアは、規制の変更を追跡し、必要なすべてのデータが適切に記録および保存されるようにすることで、企業のコンプライアンス維持を支援します。
• 採用とオンボーディング: HRIS システムは、人事チームが求人情報を掲載し、応募者を追跡し、面接をスケジュールし、新入社員を効率的にオンボーディングできるようにすることで、採用プロセスも合理化します。これにより、新入社員のスムーズな移行が保証され、人事チームがシステム内で採用プロセスを最初から最後まで管理できるようになります。
• パフォーマンス管理: HRIS ソリューションには通常、従業員のパフォーマンスを監視および管理するツールが含まれています。これらのツールを使用すると、人事部門は目標を設定し、進捗状況を追跡し、パフォーマンス評価をすべて 1 つのシステムで行うことができます。
• 福利厚生管理: HRIS のもう 1 つの機能は、健康保険、退職金制度、有給休暇などの従業員の福利厚生を管理することです。このシステムにより、福利厚生が正しく管理され、従業員が福利厚生情報にアクセスできることが保証されます。
• 従業員向けのセルフサービス:多くの HRIS システムは、従業員のセルフサービス ポータルを提供しており、従業員は人事を介さずに自分の個人情報にアクセスして更新し、給与明細を確認し、休暇を申請し、福利厚生のオプションを確認することができます。

HRIS を使用する利点

社内で HRIS を使用すると、いくつかの利点があります。これらには次のものが含まれます。

• 効率の向上:反復的なタスクを自動化し、データ ストレージを一元化することで、人事チームがより戦略的な取り組みに集中できる時間が確保されます。この効率の向上により、コスト削減とリソース割り当ての改善につながります。
• データの精度の向上:人事情報を手動で管理する場合、従業員の記録のタイプミスや給与の計算間違いなどのエラーが発生するリスクが常にあります。 HRIS は、データ入力と計算を自動化することでこれらのエラーを最小限に抑え、より高い精度を保証します。
• より良い意思決定:データ分析機能により、人事チームは従業員の指標と傾向からレポートと洞察を生成できます。これらのレポートは、人員計画、従業員エンゲージメント、定着戦略に関する意思決定に役立ちます。
• 従業員エクスペリエンスの強化:セルフサービス ポータルと合理化された人事プロセスにより、従業員はより簡単に必要な情報にアクセスし、リクエストを送信し、データを管理できるようになります。これにより、従業員全体のエクスペリエンスが向上し、これらのリクエストを手動で管理する人事スタッフの負担が軽減されます。
• スケーラビリティ:従業員が 10 人であっても 10,000 人であっても、HRIS ソリューションはスケーラブルであり、ビジネスの成長に合わせて成長できます。新しい機能を追加し、企業の変化するニーズに適応する柔軟性を提供します。
• コンプライアンス リスクの軽減:HRIS システムは、レポートを自動化し、必要なすべての文書が最新であることを確認することで、企業が刻々と変化する労働法や規制を遵守できるように支援します。

HRIS の種類

HRIS システムは、その範囲と機能の点で大きく異なります。

会社の規模と特定のニーズに応じて、さまざまなタイプの HRIS システムの中から選択できます。

以下では、HRIS の 3 つの主要なカテゴリに分けて説明します。

1. 運用上の HRIS

運用中の HRIS システムは、次のような管理タスクを処理するように設計されています。

• 従業員の記録管理
• 出席状況の追跡
• 勤怠管理
• 福利厚生管理

運用 HRIS システムは、人事部門の円滑な運営を維持する日常のプロセスに重点を置いています。

これらは、最新の従業員情報を維持し、会社の重要な人事機能が効率的に機能するようにするために不可欠です。

2. 戦術的 HRIS

戦術的な HRIS システムは、採用、パフォーマンス管理、従業員の能力開発の管理を目的としています。これらには、以下のためのツールが含まれています。

• 応募者の採用と追跡
• トレーニングプログラムの管理
• パフォーマンスレビューの実施
• 後継者計画

これらのシステムは、人事チームが従業員のパフォーマンスを計画し、向上させるのに役立ちます。

戦術的 HRIS システムは、堅牢な人材パイプラインを構築し、継続的なトレーニングと評価を通じて従業員を育成したいと考えている企業にとって貴重です。

3. 戦略的 HRIS

戦略的 HRIS システムは、従業員分析や人材管理などの長期的な人事計画に焦点を当てています。多くの場合、次のような機能が含まれます。

• 後継者計画
• 従業員維持戦略
• リーダーシップ開発プログラム
• 従業員分析

戦略的 HRIS ソリューションは、HR の目標を長期的なビジネス戦略と一致させたいと考えている企業に利益をもたらします。

これらのシステムを使用すると、企業は傾向を分析し、将来の人材ニーズを計画することで、従業員を積極的に管理できます。

HRISタイプ比較表

これらのさまざまなタイプの HRIS をどのように比較するかを理解できるように、それぞれの機能と重点分野の内訳を以下に示します。

HRIS が人事部門をどのように変革できるか

HRIS を導入すると、人事部門の業務方法が大幅に変わる可能性があります。

手作業による事務処理の削減からデータに基づいた意思決定まで、HRIS は次の利点を提供します。

• 自動化されたプロセス:人事部門は多くの場合、手動の反復的なタスクに悩まされています。 HRIS はこれらのプロセスを自動化し、人事担当者が貴重な時間を解放して戦略的取り組みに集中できるようにします。
• データの一元化:複数のスプレッドシートで情報を管理する代わりに、HRIS を使用すると、従業員関連のすべてのデータを 1 つの一元化システムに保存できます。これにより、必要なときに情報に簡単にアクセスでき、データが常に最新であることが保証されます。
• コンプライアンスの向上:HRIS は重要な規制要件を追跡し、ビジネスが労働法に準拠していることを保証します。これは、高額な罰金や法的問題を回避するのに役立ちます。
• 従業員エンゲージメントの強化:セルフサービス ポータルにアクセスできるため、従業員は自分の情報をより細かく管理できるようになり、職場内の満足度とエンゲージメントが向上します。
• データ主導の意思決定: HRIS システムは、人事チームが主要なパフォーマンス指標を追跡し、データ主導の意思決定を行うことを可能にする強力なレポート機能と分析機能を提供します。これにより、従業員の定着率が向上し、人員計画が最適化され、全体的なビジネス パフォーマンスが向上します。

実際の例: HRIS が人事プロセスをどのように変革したか

私は個人的な経験から、HRIS を導入することで企業の人事プロセスがどのように変化するかを見てきました。

以前の会社では、従業員の記録を最新の状態に保ち、給与を正確に管理することに苦労していました。

計算ミスはよくあり、コンプライアンスの追跡は頭痛の種でした。

HRIS を導入すると、すぐに改善が見られました。給与計算は自動化され、エラーが減り、確実にタイムリーな支払いが行われました。

従業員の記録が一元化され、管理者が情報に簡単にアクセスできるようになりました。

システムが規制の変更を自動的に更新するため、コンプライアンスの追跡は問題になりませんでした。

人事チームはより効率的になり、従業員は自分たちの経験にさらに満足しました。

ビジネスに HRIS を導入する手順

ビジネスに HRIS の導入を検討している場合は、次の手順で開始してください。

1. ニーズを特定する:どの人事プロセスを自動化または改善するかを決定します。これは、給与計算、従業員データ管理、採用などです。
2. 適切な HRIS を選択する:さまざまな HRIS システムを調べて、ビジネス ニーズと予算に合ったものを選択してください。
3. データの準備:従業員記録、給与情報、コンプライアンス文書など、現在の人事データをすべて収集します。
4. チームをトレーニングする:人事チームと従業員が HRIS システムを効果的に使用できるようにトレーニングされていることを確認します。
5. 起動と監視:導入後、システムのパフォーマンスを監視し、必要に応じて調整して、目標を確実に満たしていることを確認します。

結論

HRIS とは何なのか、また HRIS がビジネスにどのようなメリットをもたらすのか疑問に思っていた方は、HR プロセスの合理化と全体的な効率の向上に対する HRIS の影響が理解できたと思います。

私の経験から言えば、HRIS を使用することで、給与計算から従業員育成に至るまでのあらゆる処理方法が完全に変わりました。

これは、特にビジネスが成長し進化し続ける中で、人事部門にとって欠かすことのできないツールです。

よくある質問

HRISとはどういう意味ですか?

HRIS は人事情報システムの略です。これは、企業が人事関連機能を管理、整理、合理化するのに役立つソフトウェア プラットフォームです。

従来、人事部門は手作業による事務処理、スプレッドシート、サイロ化されたプロセスで行き詰まっており、そのため従業員情報の管理が煩雑で、間違いが発生しやすくなっています。

しかし、HRIS の登場により、これらすべての機能をデジタルで処理できるようになり、プロセスがより効率的かつ信頼性の高いものになりました。

HRIS システムは、すべての重要な従業員情報を 1 つの集中プラットフォームに保管し、データに簡単にアクセスでき、最新の状態に保たれるようにします。

これらのプラットフォームは、従業員のオンボーディングやパフォーマンス評価から福利厚生管理やコンプライアンスの追跡に至るまで、さまざまな人事タスクを管理できます。

HRIS を使用すると、多くの反復的なタスクが自動化されるため、人事担当者は従業員のエンゲージメントや維持など、より戦略的で人間中心の取り組みに集中できるようになります。

また、このシステムは追跡と報告を自動化することで地方および国の労働法の遵守を保証し、人的ミスや潜在的な法的問題のリスクを最小限に抑えます。

HRIS は、より効果的かつ効率的に職務を遂行するために必要なツールを人事部門に提供することで、人事部門をサポートする上で不可欠です。

HRIS の 3 つのタイプとは何ですか?

HRIS システムは、その機能と重点分野に基づいて、次の 3 つのタイプに大まかに分類できます。

運用上の HRIS

運用 HRIS システムは、企業の円滑な運営を維持するための日常の運用および管理タスクに重点を置いています。

これらのシステムは主に、従業員データ、勤怠管理、給与計算、福利厚生管理の記録と追跡に使用されます。

運用 HRIS は、基本的な人事プロセスを自動化し、人事スタッフの管理負担を軽減することを目的としています。

機能の例:従業員の記録管理、勤怠管理、福利厚生管理。

使用例:運用 HRIS は、人事チームが数百人の従業員を管理し、労働規制の遵守を確保する必要がある大規模な組織で使用される可能性があります。

戦術HRIS

戦術的 HRIS システムは、人事チームによる従業員の採用、パフォーマンス管理、育成プロセスを支援するように設計されています。

これらのシステムは、構造化されたパフォーマンス評価、トレーニング プログラム、後継者計画を通じて、従業員エンゲージメントの向上と人材プールの開発を目指す企業に利益をもたらします。

機能の例:採用と応募者の追跡、パフォーマンス評価、後継者計画、従業員研修プログラム。

使用例:従業員の成長と能力開発に重点を置いている企業は、従業員のパフォーマンスを追跡し、昇進の機会を創出するために戦術的な HRIS を導入する場合があります。

戦略的HRIS

戦略的 HRIS システムは、長期的な人事計画と意思決定をサポートします。

これらは、人事チームが従業員を会社の戦略目標に合わせて調整するのに役立つ高度な分析およびレポート ツールを提供します。

これらのシステムにより、組織は将来の人事ニーズを予測し、後継者計画を立て、ビジネスの成功を促進する人材管理戦略を導入することができます。

機能の例: 従業員分析、人材管理、リーダーシップ開発、後継者計画。

ユースケース:多国籍企業は、戦略的 HRIS を使用して労働需要を予測し、潜在能力の高い従業員を特定し、長期的な成功を確実にするためのリーダーシップ開発の計画を立てることができます。

各 HRIS タイプは人材管理のさまざまな側面に対応しているため、企業は特定のニーズと目標に最適なソリューションを選択できます。

ADP は HRIS システムですか?

はい、ADP (自動データ処理) は HRIS システムです。これは、世界で最もよく知られ、広く使用されている HR ソフトウェア プラットフォームの 1 つです。

ADP は、給与計算、福利厚生管理、勤怠管理、採用、コンプライアンス管理などのさまざまな人事機能をカバーする包括的なサービス スイートを提供します。

ADP の HRIS システムは高度にカスタマイズ可能なため、小規模な新興企業から大企業まで、あらゆる規模の企業に適しています。

また、会計ソフトウェアなどの他の業務システムと統合することで、部門間でのシームレスなデータ共有と精度の向上が可能になります。

ADP のクラウドベースのソリューションは、どこからでも従業員データにアクセスできるようにするため、リモートまたは分散したチームを持つ企業にとって有益です。

このシステムはビジネスの成長に合わせて設計されており、変化する人事ニーズに適応できるスケーラブルなソリューションを提供します。

ADP の重要な機能は次のとおりです。

• 給与処理:給与計算を自動化し、税規制への準拠を保証します。
• 時間と勤怠の追跡:従業員の労働時間を監視し、スケジュールを管理するのに役立ちます。
• 福利厚生管理:従業員が福利厚生プログラムに登録し、福利厚生の提供を管理できるようにします。
• コンプライアンス管理:規制の変更を追跡し、会社が労働法を遵守していることを確認します。

全体として、ADP は多くの人事プロセスを合理化できる HRIS であり、多くの企業にとって頼りになるソリューションとなっています。

HRIS は給与計算と同じですか?

HRIS と給与システムは重複することがよくありますが、同じではありません。

HRIS は、さまざまな人事機能を網羅するより広範なシステムです。同時に、給与計算は人事の特定のコンポーネントであり、従業員の賃金と給与の計算と配分のみを処理します。

HRIS システムは、次のような幅広い人事機能を管理します。

• 従業員データ管理:連絡先情報、雇用履歴、業績評価などの従業員記録を保存および管理します。
• 採用とオンボーディング:求人情報の掲載から新入社員のオンボーディングまで、採用プロセスを管理します。
• コンプライアンス追跡:会社が労働法および規制を遵守していることを確認します。

一方、給与システムは特に次の点に重点を置いています。

• 給与計算:労働時間、残業時間、ボーナス、控除に基づいて従業員の給与計算を自動化します。
• 源泉徴収:従業員の給与から正しい税額が源泉徴収されていることを確認します。
• 直接入金:銀行口座への直接入金を通じて従業員の給与を分配します。

一部の HRIS システムには給与計算機能が含まれていますが、すべての給与システムに HRIS 機能が含まれているわけではありません。

たとえば、企業は、採用とパフォーマンス管理に重点を置いた HRIS と並行して、専用の給与計算プロバイダーを使用する場合があります。

最新の HRIS システムの多くは、給与モジュールを統合して、人事管理と給与処理をカバーするオールインワン ソリューションを提供し、ワークフローを合理化し、冗長性を削減できます。

給与システムが従業員の報酬に特化しているのに対し、HRIS は給与計算を含む複数の人事機能をカバーする包括的なツールです。