Zoho WorkDrive: データを合理化する共同ファイル管理ソリューション

すべての企業は、規模の大小を問わず、効果的に運営するために信頼性の高いストレージとコラボレーション プラットフォームを必要としています。 両方に適したオプションはたくさんありますが、両方の機能を 1 つ屋根の下で提供するプラットフォームを見つけるのは困難です。

Zoho WorkDrive は、安全なクラウド ストレージとコラボレーション ツールを 1 か所で提供することでデータを効率化するクラウド ストレージおよびコラボレーション プラットフォームです。

Zoho WorkDrive を詳しく調べて、Zoho WorkDrive が優れたファイル ストレージおよびコラボレーション プラットフォームである理由を見てみましょう。

Zoho WorkDriveとは何ですか?

Zoho WorkDrive は、チームがファイルをリアルタイムで簡単に保存、共有し、共同作業できるようにする、クラウドベースのファイル ストレージおよびコラボレーション プラットフォームです。

これは、オフィスおよび生産性向上アプリのスイートの基盤となるストレージ プラットフォームとして機能するために、数年前に Zoho Docs の代替として発売されました。 この間、プラットフォームにいくつかの変更が加えられました。

最新版は WorkDrive 4.0 の形で提供されます。 WorkDrive 4.0 は、ハイブリッド作業環境の増大するニーズに対応するために、ユーザー インターフェイス、データ管理、サードパーティ統合など、さまざまな側面にわたる多数の新機能をもたらします。

Zoho WorkDriveはモバイルとデスクトップの両方で利用できます。

Zoho WorkDrive はどのようなことに役立ちますか?

ファイル管理およびコラボレーションプラットフォームであるZoho WorkDriveを使用すると、ファイルを保存する以外にもさまざまなことができます。 これは、次のようなさまざまな機能セットのおかげで可能になります。

チームのコラボレーション

WorkDrive の最も優れた点の 1 つは、チームのコラボレーションです。 WorkDrive は、チーム フォルダーを使用してこれを行います。チーム フォルダーを使用すると、チームのメンバーがドキュメントを 1 つのフォルダーにアップロードして、チームの全員が同時にドキュメントを利用できるようになります。 こうすることで、ユーザーはファイルを個別に電子メールで送信したり、後で他の人にフォローアップしたりする必要がなくなります。

同様に、チーム内の誰かがチーム フォルダー内のファイルに変更を加えた場合、WorkDrive は通知を通じて全員に同じことを警告するため、メンバーは常に変更内容を最新の状態に保つことができ、スペースを頻繁に確認する必要がなくなります。それから自分たちも積極的に。

すべてのプロジェクト ファイルとドキュメントを整理しておく方法として、WorkDrive を使用すると、ワークスペース管理者がチーム フォルダー内にサブフォルダーを作成できます。 これは、大規模な組織が部門ごとにファイルを分類するために最大限に活用できるものです。 管理者は、各チーム メンバーのアクセス許可を設定して、フォルダーのコンテンツへのアクセスを制限することもできます。

最後に、すべての WorkDrive ワークスペースには、すべてのファイルとドキュメントを安全に保つために、チーム フォルダーの下にゴミ箱があります。 そのため、チーム内の誰かがファイルまたはフォルダーを削除すると、そのファイルはゴミ箱に移動します。 こうすることで、後で必要になった場合や、チーム内の誰かが最初に誤って削除してしまった場合に、それを復元するオプションが用意されています。

Zohoの強力なオフィススイートへのアクセス

チームがWorkDriveに登録すると、Zoho Office Suiteにもアクセスできるようになります。 Zoho Office Suite は、チームのオフィス作業を支援するツールのスイートです。 これには、ライター、シート、および表示の 3 つのツールが含まれています。 3 つはいずれもクリーンで使いやすいインターフェイスを提供し、作業を高速化し、オフラインでも作業できるさまざまなテンプレートを提供します。

さらに、各ツールは、Zoho Writerの集中書き込みモード、Zoho Sheetの事前定義関数およびカスタム関数、Zoho Showのさまざまなデザインとアニメーションのオプションなど、その他の便利な機能をいくつか提供します。

WorkDrive と組み合わせることで、チームのオフィス タスクを支援するだけでなく、各チームのファイルを 1 つの場所に保管することもできます。 その結果、チーム メンバーはリアルタイムで共同作業をしたり、フィードバックを収集したり、チームの全員が見られるように自分の作業を公開したりすることが容易になります。

共同作業スペース

WorkDrive はコラボレーション エクスペリエンスを次のレベルに引き上げます。 これにより、同僚をチーム フォルダーに招待せずに共同作業できる共同ワークスペースを構築できます。 同様に、プラットフォーム上の個人や他のチームとのファイル共有も簡素化され、共同作業がより効率的になります。

複数の人が同時に 1 つのファイルで作業できるため、同じファイルのコピーが複数作成される可能性があります。 このため、元のファイルを特定することが困難で退屈なプロセスになる可能性があります。 しかしありがたいことに、WorkDrive はバージョン履歴をサポートしているため、チーム メンバーはファイルのさまざまなバージョンすべてにアクセスして比較し、必要に応じて手間をかけずに前のバージョンに戻すことができます。

これに合わせて、プラットフォームでのコラボレーション エクスペリエンスを向上させるもう 1 つの便利な機能がアクティビティ監視です。 これを使用すると、チーム リーダーはワークスペースで起こっているすべてを簡単に監査し、進捗状況を追跡できます。 さらに、フィルターを介してアクティビティを詳細にチェックして、より貴重な洞察を確認できます。

チーム メンバーが何かについて話し合ったり、ファイルやドキュメントに関するフィードバックを共有したりする必要がある場合には、WorkDrive のフィードバック機能 (ファイル アノテーションと呼ばれます) が役立ちます。 これにより、ユーザーはアイデアについての考えを簡単に共有したり、コンテキストに応じたコメントを通じてファイルやドキュメントにフィードバックを残すことができます。

データ管理ツール

Zoho WorkDriveは220を超えるファイル形式をサポートしています。 これにより、かなり広範囲のファイル形式がカバーされるため、プラットフォーム上で互換性の問題が発生しないことが保証され、チームは最初にファイルを変換することなく、ワークスペース内のファイルを直接表示したり、必要なファイルをアップロードしたりできます。

プラットフォームでのファイルの検出と検索を簡単にするために、WorkDrive には、名前、作成者、またはドキュメント内のキーワードでファイルを検索するオプションが用意されています。 同様に、OCR とオブジェクト検出もサポートしており、キーワードを入力するだけでワークスペース内の画像やスキャンされた文書を見つけることができます。

さらに、チーム フォルダー内のファイルを分類するオプションもあります。 これにより、ファイルやドキュメントを整理して、チームの誰でも簡単に見つけられるようにすることができます。

チーム外の人々と協力する

チームが他のビジネスと連携している場合は、クライアントに進捗状況を表示して最新情報を入手したり、何かについて意見を求めたりすることをお勧めします。

WorkDrive を使用すると、これを非常に簡単に行うことができます。 このプラットフォームを使用すると、共有したいファイルへの外部リンクをすばやく作成できます。 この共同作業を安全にし、データを安全に保つために、このツールを使用すると、送信する各リンクを独立したアクセス許可、有効期限、パスワードで保護できます。 基本的に、リンクを完全に制御でき、ワークスペースに参加しているユーザーがアクセスできること、できないこと、または実行できないことを決定できます。

同様に、WorkDrive の「クライアント ユーザー」を使用すると、外部のクライアントやパートナーをチームに招待できます。 これは、関係者にプロジェクトを短期間見てもらったり、プロジェクトで共同作業してもらったりする場合に便利です。

高度な分析

大規模なチームで作業する場合、ワークスペースに関する特定の統計情報を知りたいと思うでしょう。 WorkDrive では、ワークスペース内で起こっているすべてのことに関するレポートとともに、そのようなすべての統計に 1 か所でアクセスできます。

したがって、たとえば、ワークスペース管理者であれば、ファイルがいつ更新されたか、プロジェクトが使用しているストレージ スペースの量、および利用可能な空きスペースの量を簡単に確認できます。

中断のないファイルアクセス

Zoho WorkDriveはモバイルとデスクトップの両方で利用でき、デバイス間ですべてのファイルとフォルダーを同期させます。 これにより、あるデバイスで作業を続けながら、別のデバイスで中断したところから続行することができます。

さらに、このプラットフォームはファイルとフォルダーをデスクトップに同期するため、オフラインでも作業でき、オンラインになったときに変更を同期できます。

Zoho WorkDriveのプランと価格

Zoho WorkDrive には、Starter、Team、Business の 3 つのプランがあります。

• スターター:ユーザーあたり月額 2.5 ドル (Rs 140)。 ストレージはチームあたり 1 TB から始まり、ファイルのアップロード制限は 1 GB です
• チーム:ユーザーあたり月額 4.5 ドル (275 ルピー)。 チームあたり 3 TB のストレージ容量と 5 GB のファイルアップロード制限
• ビジネス:ユーザーあたり月額 9 ドル (Rs 550)。 チームごとに 5 TB のストレージ容量、50 GB のファイルアップロード制限あり

各プランでは、すべての基本的なファイル ストレージおよび管理機能が提供されます。 ただし、より高い階層に進むと、さらにいくつかの階層へのアクセスがロック解除されます。 WorkDrive プランをチェックして、3 つのプランすべての違いを包括的に確認し、組織に適したプランを選択してください。

さらに、提供されたストレージスペースが十分ではない場合、Zohoには個別に購入できる追加のストレージオプションがあります。

Zoho では、新規ユーザーに WorkDrive のすべての機能に完全にアクセスできる 15 日間の無料試用期間を提供します。 このトライアルでは、個人やチームがサービスをテストおよび調査して、要件を満たしているかどうかを判断し、それに応じてプランを購読できます。

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